Møte? En veileder i møteforberedelser.

Transkript

1 Møte? En veileder i møteforberedelser.

2 Inneholder: Innledning Innkalling Møteforberedelser Gjennomføringen av møtet Etterarbeide Roller i møtet Oppsummering

3 Innledning De fleste av oss vil oppleve møtesituasjonene mange ganger i livet. Dette gjelder både i den private svære og i jobbsituasjon. Innholdet i dette lille kompendiet vil kunne brukes i begge situasjoner, men er konsentrert om jobbmøtene. Et møte kan ha mange ulike formål. Forberedelser og gjennomføring vil derfor kunne ha ulike spesialiteter fra møte til møte, men det er likevel en del generelle trekk som gir deg som møtedeltaker større effekt om du forbereder deg. Jeg håper dette heftet kan gi deg som leser noen tips og ikke minst at du tenker gjennom møtet før du går dit uavhengig om du bruker tipsene eller ikke. I møtesituasjon vil alle få mer igjen for møtet når deltakerne er godt forberedt. Ingen ting er verre enn å stå overfor en deltaker som åpenbart ikke har lest dokumentene og derfor uttaler seg på sviktende grunnlag. Slike må ofte få korrigert fakta underveis. Resultatet er vingling i meninger og lite utbytte for de som er godt forberedt. Lykke til Fredrik Hellstrøm Innkalling innhold Innkallingsrammen Alle møter bør ha en tydelig innkalling med et klart mål for møtet. Tid, sted og tidsramme er selvskreven del av en innkalling til et møte. Hvem som er innkalt bør så langt mulig være med. Særlig viktig er dette med tidsrammen. Denne glemmes ofte. Et møte som har en tydelig sluttid vil ofte få en strammere regi og bli mer effektivt. Agendaen eller på et mer folkelig språk, innholdet i møtet og gangen i møtet, bør fremkomme tydelig. Ofte kalt saksliste. Noen kaller det også for kart. Dersom dette er et fast nedsatt utvalg som møtes regelmessig, bør sakslisten nummereres gjennomgående for ett år. Det vil si at når man starter møtesesongen (normalt nyttår), så begynner man med sak 1 og følger på med årstallet. Da blir det seendes slik ut: 1/ 07 for sak en i Noen kontorsystemer opererer med året først, altså 07/1 osv MERK! I et saksbehandlingssystem vil også saken i seg selv ha et eget arkivnummer. Dette må ikke forveksles. Det er møteleder som har ansvaret for innkallingen, men det kan være utpekt en sekretær som foretar den praktiske delen av innkallingen. Generelt når man sender ut innkalling bør så mye relevant informasjon som mulig følge med saken. Her er det viktig å tenke på relevansen. Ikke trekk inn mindre vesentlige deler.

4 Sakspapirer som blir sendt ut som hele bøker dreper lysten til å lese dem uansett hvor viktig forberedelser er. Ta alltid utgangspunkt i at møtedeltakerne har knapt med tid. Sakspapirer som sendes ut må vurderes nøye i dette perspektivet. Klar og tydelig problemstilling og de fakta som ligger til grunn bør være kort beskrevet. Oppsummering av innkallingen: Målet med møte Saksliste om det er flere saker til møte Tidspunkt for møte Sted for møte Tidsramme for møte Deltakerliste for møte Relevant og konkret informasjon om saken(e) som skal behandles følger med Møteforberedelser Les sakslisten godt. Merk deg de saker som er viktigst for deg eller de saker du har kompetanse på. Bruk tiden på dem, men se også på de øvrige sakene. Er det et møte som skal drøfte en spesifikk sak, vil det kreve at du bruker tid på å vurdere denne fra ulike vinkler eller faglige målsettinger. Det kan også være nyttig å drøfte problemstillingen med andre som vil kunne tilføre deg kunnskap (gitt at du kan drøfte innholdet i møte med andre). Noter deg alltid kort de poengene du ser når du leser dokumentet første gang! Har du god tid, les saken flere ganger og finslip dine første betraktninger. Dersom du ikke har tid til det, vurder under møtets gang hva du vil trekke fram av dine poenger. Det kan være at andre har lest dokumentet bedre enn deg og dermed forstått dette på en bedre måte. Oppsummering av forberedelsene: Les målet eller sakslisten for møtet godt Vurder om det er spesifikk kunnskap du bør oppdateres på før møtet Skriv ned viktige poenger til møtet Vurder behovet for å lage notat på ditt fagfelt som kan legges fram i møtet Gjennomføringen av møtet Møtet bør gjennomføres i en bestemt og effektiv form. Møter i organisasjoner opptar mye av tiden. De bør derfor være effektive og korte. Møtet skal komme ut med en tydelig konklusjon, slik at deltakerne vet hvilke oppgaver de har fått, eventuelt at de ikke har noe oppdrag etter møtet. Målet må være at møtet bidrar til framgang og ikke til å generere mer arbeide uten at saken som førte til møtet er kommet noe lengre. Et møte bør i utgangspunktet ikke vare mer enn en time, men er det flere saker eller en viktig beslutningssak, kan møtets varighet bli lengre.

5 Varer møtet over en time bør det legges inn 10 minutters pauser hvert 50 minutt. Det vil gjøre møtet mer effektivt og møtedeltakerne mer konsentrert. Faglig innkalt konsentrer deg om faget og de effekter dette får. Du får større tyngde innenfor dette feltet ved å holde deg til ditt område. Dersom du inntar meninger på andre områder som ikke kan utredes av ditt fag, så kan du meget raskt svekke tilliten til deg som fagperson. Tenk nøye gjennom det du mener er viktigst for deg å få presisert i møtet. Er det viktige fakta, få det klargjort tydelig for deg selv slik at du er tydelig i fremføringen. Helst skrevet ned i et notat og lignende som kan overleveres samtidig. På denne måten vil du både få det fremført og overlevert slik at viktige momenter ikke går tapt i referatskrivingen. På denne måten vil også møtets beslutningsgrunnlag bli bedre dokumentert for ettertiden. Dersom du har ønsker om spesifikke vedtak i et møte, formuler forslag til vedtak skriftlig. Dette gjør det enklere for alle å forholde seg til forslaget. Dersom dette er et uformelt drøftingsmøte vil en slik framgangsmåte være overflødig og kunne virke noe voldsom. Oppsummering av gjennomføringen av møtet: Møtet gjennomføres i en bestemt form Møter bør være korte Møter på over en time bør ha innlagt pauser hvert 50 minutt Faglige innkalte til et møte holder seg til faget Vær tydelig i framføringen av dine innlegg Lever forslag til vedtak skriftlig i formelle møter med skriftlige referat Lederens spesifikke oppgaver ved gjennomføring av møte. Lederen er avgjørende for møtets gang. En leder som ikke leder vil oppleve at møtet blir rotete og trekker ut i tid. Start møtet med de eventuelle formelle skranker som ligger der - opprop osv. Når dette er over sørg for at saken eller sakene får en god innledning. Når denne er ferdig sørg for at alle kommer med sine innspill og få dem drøftet. Lederen må selv føle seg fram til når møtedeltakerne har fått kommet med de relevante innspillene. På dette tidspunktet bør leder søke å komme med en oppsummering som gjenspeiler de innspill og forslag som har kommet. Er oppsummeringen god vil denne bli akseptert. Det er viktig at den som leder møtet trekker opp konklusjonen til slutt og får denne anerkjent av deltakerne. På denne måten blir det mindre tvil om hva deltakerne har besluttet. Når man er enige i en oppsummering, fordeles oppgavene som denne eventuelt har medført. Dersom det skal avholdes flere møter bør man også bli tydelig enige om en framdriftsplan til neste møte.

6 INGEN BØR GÅ FRA MØTET UTEN Å HA KLART HVILKEN OPPGAVE MAN HAR FÅTT, EVENTUELT IKKE FÅTT. SPØR OM NOE ER UKLART!!! Oppsummering av Lederens spesifikke oppgaver ved gjennomføring av møte. Lederen åpner møtet med å gi en kort redegjørelse for møtet eller for å få møteinnkallingen godkjent (Om det er et formelt beslutningsmøte) Lederen leder møtet gjennom å holde styringen på hvem som snakker og hvor lenge man kan snakke. Lederen foretar en oppsummering og fremmer eventuelle forslag om noe skal besluttes. Leder fordeler oppgavene som er gitt på bakgrunn av møtet. Etterarbeide Et møte vil ofte generere etterarbeide. Dette kan være like viktig eller viktigere enn forarbeidene til selve møtet. En møtedeltaker må derfor huske på å sette av tid også til dette arbeidet, ikke bare til selve møte. Rollen i møtet Ulike uformelle roller Rollen i denne sammenhengen er definert til den oppgaven du er gitt av de som har besluttet at du er deltaker i møtet, eventuelt om du selv er initiativtaker, så definerer du din rolle selvstendig. I en møtesituasjon har man litt forenklet to formelle roller, møteleder eller deltaker. Det vil være uttallige mer uformelle roller man spiller i et møte, som eksempel kan nevnes spesialkunnskap, støtte for et spesielt syn osv. Dersom du møter med et slikt spesialoppdrag fra din arbeidsgiver og lignende, vil du ha en spesiell rolle som de andre forventer at du inntar. I noen sammenhenger kan denne rollen være skjult, det vil si at du har kommet med i møtet med et oppdrag fra en av de øvrige deltakerne eller din oppdragsgiver, men som de andre i møtet ikke kjenner til. Du kan også ha andre roller av ulike typer som er uformelle. Det kan være en som demper tydelige konflikter blant andre deltakere eller andre uformelle roller som ofte kan oppstå i selve møtet. Leder Lederrollen er klar og tydelig. Oppdraget er å gjennomføre møtet. Den som har utpekt deg som møteleder (kan være en gruppe eller en person) kan ha gitt deg et oppdrag om å komme fram til en spesiell løsning eller et løsningsforslag som er innenfor en ramme. I en slik situasjon vil du ikke være en fri og uavhengig møteleder. Alternativt så har du et fritt mandat til å komme fram til den beste faglige løsningen møtedeltakerne og deres kunnskap kan gi møtet.

7 Spesialroller I større faste komiteer kan det være utpekt en eller flere sekretærer. Disse vil ha en formell rolle i møtet, men skal ikke være premissleverandører for innholdet. De skal referere og med bakgrunn i dette kan de ta ordet for å klargjøre hva som skal skrives og lignende. I noen sammenhenger vil man også kunne bli innkalt til en del av et møte for å gi sine faglige råd overfor deltakerne. I denne sammenhengen vil man ha en spesialoppgave knyttet til sin faglige kompetanse og lignende. I denne rollen vil man kunne delta, så langt leder ønsker dette i diskusjonen som omhandler fagområdet man er innkalt til å gi råd om. Det vil være leder som avgjør spesialistens deltakelse. Ved svært formelle møter vil man kun få muligheten til å ta ordet når møtedeltakerne gjennom leder ber om dette (se eksempelet nedenfor). Eksempel på strengt formelle møter er kommunestyrene. Administrasjonen kan være til stede og noen ganger er de innkalt. Dersom det oppstår uklarheter om noe i en sak, kan ordfører be om en avklaring fra administrasjonen. Et medlem av kommunestyret som føler at det er uklarheter, kan be ordføreren om å kalle opp administrasjonen. Dette vil i så fall alltid gå fra ordfører til rådmann. Denne kan så be om at en fagperson avgir svaret. Uansett hvilken rolle man har, vil det være best for deg og de øvrige deltakerne at man har forberedt seg. I mange møter, både privat og i annen sammenheng, vil det være en spesifikk sak som drøftes. Du blir ofte innkalt fordi du har en viktig beslutterrolle eller vesentlig faglig kompetanse som vil gi et godt beslutningsgrunnlag. Oppsummering Et møte er ikke noe som varer mellom to klokkeslett. Dersom det hadde vært så enkelt kunne man fylt dagen med møte - og så gått hjem. Møtet har en tid for forarbeide, møte og etterarbeide. Alt er like viktig. Det å møte uforberedt skaper irritasjon, andre eller en selv får ikke ut av møtet det som er ventet osv. Husk når du er innkalt til et møte, så er du ønsket eller har en viktig funksjon som gjør at din deltakelse er viktig. Bruk tid før møtet til å klargjøre det du mener er viktig for de andre møtedeltakerne. Dette sparer alle for tid i selve møtet. Møter bør ikke være lange. Sakene som skal behandles bør være oppsummert, slik at alle kan lese raskt gjennom og finne fram til den/de saker man må sette seg grundig inn i. Her vil møtegrunnlaget avgjøre hva møtedeltakerne må bruke tid på. Er det et beslutningsmøte må man ofte ha grundig kunnskap om alle saker. Dersom det er et fagmøte, vil det være sakene med fagene som den enkelte er innkalt til å ha faglige argumenter til som vil være viktige.