Bilag 1 Kravspesifikasjon Krav til gjennomføring av medarbeiderundersøkelse i Helfo ifm. etablering av rammeavtale

Transkript

1 Bilag 1 Kravspesifikasjon Krav til gjennomføring av medarbeiderundersøkelse i Helfo ifm. etablering av rammeavtale

2 1 Nærmere om Helfos behov Nærmere om Puls - hovedleveransen Konsulentenes kompetanse Rapporter Om personopplysninger, taushetsplikt etc Prissetting av hovedleveransen Puls Opsjoner Tiltaksoppfølging Videreutvikling av materiell... 7

3 1 Nærmere om Helfos behov Medarbeiderundersøkelsen «Puls» gjennomføres årlig i Helfo hver vår. Metodikken og prosessen rundt arbeidet med medarbeiderundersøkelsen er utviklet i Helfo, og leverandøren må tilpasse sitt arbeid til rammene for Puls. Medarbeiderundersøkelsen skal måle jobbengasjement, jf. punkt Feil! Fant ikke referansekilden.. Spørsmålsbatteriet/påstandene/verktøyet leverandøren benytter må ha solid teoretisk forankring og leverandøren må kunne vise til det forskningsmessige grunnlaget for undersøkelsen. Undersøkelsen må være fleksibel og skalerbar, dvs.at det kan legges til, eller trekkes fra påstander. Undersøkelsen skal være web-basert. Resultatene fra undersøkelsen må gjøres elektronisk tilgjengelig for den enkelte leder, slik at de ved behov kan hente ut sine egne data. Leverandøren må også kunne tilby grundigere analyser av resultatene på alle nivåer i organisasjonen. 2 Nærmere om Puls - hovedleveransen Puls er et verktøy for ansatte og ledere i arbeidet med å skape en engasjerende arbeidshverdag. Formålet med Puls er å gi alle ansatte i Helfo mulighet og medansvar til å påvirke sin egen arbeidssituasjon. Vi ønsker å få utvidet innsikt slik at vi sammen kan utvikle en bedre arbeidshverdag for menneskene i virksomheten. Puls er en firetrinnsrakett som består av fasene: Planlegge, undersøke, arbeide med resultater samt følge opp og lære. Hver fase representerer et viktig steg for å sikre en god arbeidssituasjon for våre medarbeidere slik at vi sammen kan levere gode resultater.

4 For hver fase er det utviklet et sett med ledelsesverktøy. Det er i tillegg utformet en lederhåndbok som hjelper ledere å få en kvalitativt god prosess. Verktøyene skal gi lederne bedre forutsetninger for å få innsikt i sin enhets ulike behov og å kunne oversette innsikten til praktiske forbedringstiltak. Gjennom de fire fasene ønsker vi følgende leveranser fra leverandør: Fase 1: Planlegge 1. sparring og bistand til å utarbeide gjennomføringsplan 2. utforming av påstander med utgangspunkt i standardiserte spørsmålsbatteri 3. rådgivning ifm justering/tilpasning av påstander 4. oppsett, utforming og layout av medarbeiderundersøkelsen, med bakgrunn i Helfos visuelle profil 5. import og kvalitetssikring av data 6. gode brukermanualer for bruk av systemet 7. testing av undersøkelsen før den publiseres Fase 2: Undersøke 1. distribusjon av undersøkelsen til alle ansatte: Utsendelse av e-post med lenke til nettsted der alle ansatte skal svare på medarbeiderundersøkelsen 2. utsendelse av purringer 3. kvalitetssikring av utsendelse

5 Fase 3: Arbeide med resultater 1. visuell, nettbasert fremstilling av resultatene med tydelige og lett forståelige grafer. Fremstillingen skal være tilgjengelig i Microsoft Power Point. 2. grundig analyse av resultatene (eksempelvis regresjons- og effektanalyser) 3. presentasjon av analysene for alle ledere/ledergrupper i Helfo (ca 16 grupper) 4. bistand til gjennomføring av tiltaksworkshop i Helfos øverste ledergruppe 5. rådgivning til direktør og øverste ledergruppe Fase 4: Følge opp og lære 1. bistand i evaluering av prosessen 2. rådgivning til videre oppfølging og eventuelle ytterligere temperaturmålinger Merk at leverandøren ikke bes om å bistå med prosessveiledning i gjennomføring av tiltaksworkshoper (utover Helfos øverste ledergruppe). Ei heller opplæring i metodikk og verktøy for ledere og ansatte. 3 Konsulentenes kompetanse Konsulentene skal ha kompetanse til å utføre oppdraget på en kvalitativ god måte i henhold til Helfos behov. Konsulentene må kunne ivareta arbeidet med: utforming og tilpassing av spørreskjema og påstander i medarbeiderundersøkelsen import og kvalitetssikring av data grundige analyser av resultatene presentasjon av resultatene for lederne/ledergruppene Det vil bli lagt spesiell vekt på hvilke analyser leverandøren kan tilby. Leverandør må derfor redegjøre spesielt for hvilken kompetanse og erfaring konsulentene har med hensyn til analyse av resultater fra spørreundersøkelser generelt, og fra gjennomføring av medarbeiderundersøkelser spesielt. Det er viktig for Helfo å ha kontinuitet i leveransen. Dersom det på grunn av utskiftinger i personell fra leverandørens side blir vanskelig å beholde dedikerte konsulenter gjennom hele avtaleperioden, er det nødvendig at konsulentene som erstatter disse har tilsvarende kompetanse. Avtalen som inngås mellom

6 leverandør og Helfo som oppdragsgiver slår fast at skifte av nøkkelpersonell hos leverandør skal godkjennes av Helfo. 4 Rapporter Undersøkelsens rapporter skal gi resultater på følgende nivå (antall per 2017): Helfo totalt hver styringslinje (4 totalt) hver avdeling (12 totalt) hver seksjon (29 totalt) Helfo gjør oppmerksom på at leverandøren må kunne tilpasse rapporter og resultater i tråd med Helfos behov, herunder til endringer av nivåer og enheter i organisasjonsløsningen. 5 Om personopplysninger, taushetsplikt etc. Leverandøren skal ha systemer som sikrer forsvarlig ivaretakelse av sensitive opplysninger som kan komme frem i en slik undersøkelse, og følger lover og regelverk på dette området. Det vises herunder til personopplysningsloven med forskrifter. Leverandøren vil ha taushetsplikt etter forvaltningslovens 13 flg. Taushetsplikten vil også gjelde etter avslutning av avtaleforholdet. Det skal inngås en egen databehandleravtale i henhold til personopplysningslovens 13, jf. 15 og personopplysningsforskriftens kapittel 2. Avtalen skal sikre at personopplysninger om de ansatte som registreres i systemet ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. 6 Prissetting av hovedleveransen Puls Tilbyder skal opplyse om pris på følgende: enhetspris for oppsett av undersøkelse/spørsmålsbatteri (Planlegging pkt. 1-3) årlig lisens eller totalpris for gjennomføring av spørreundersøkelse (Planlegging pkt. 4-7, Gjennomføring pkt. 1-3 og Arbeide med resultater pkt. 1) enhetspris for analyse av resultater (Arbeide med resultater pkt. 2) enhetspris med spesifisering av tidsomfang for presentasjon av analyse for ledere/ledergrupper (Arbeide med resultater pkt. 3) timepris for tiltaksworkshop og rådgiving for ledergruppe samt bistand i fase 4

7 7 Opsjoner Helfo ønsker også tilbud på følgende tjenester som opsjon: 7.1 Tiltaksoppfølging Helfo vurderer å kjøpe tjenester tilknyttet tiltaksoppfølging. Tilbydes bes beskrive og redegjøre for eventuelle verktøy og systemer for tiltaksoppfølging tilbyder kan levere. Tilbyder bes strukturere sin beskrivelse ut fra følgende: hvordan er systemet/verktøyet bygget opp? hvilke behov ivaretas, for lederen selv og for virksomheten samlet? finnes det mulighet for å følge opp effekter av tiltak? Det bes om pris på timepris, samt eventuelle andre relevante priser. 7.2 Videreutvikling av materiell Helfo vurderer å kjøpe tjenester tilknyttet videreutvikling av virksomhetens lederhåndbok. Helfo har utviklet en egen lederhåndbok med verktøy som skal gjøre det enklere for lederne å planlegge arbeidet, følge opp resultatene, arbeide med tiltaksutforming i enheten, og skape positive effekter og økt engasjement. Lederhåndboken inneholder konkrete verktøy for å arbeide med resultatene i egne tiltaksworkshoper. Vi vil videreutvikle materiellet de kommende årene, og ønsker å vite om tilbyder kan tilby bistand til dette arbeidet. Tilbyder skal kort redegjøre for sin tilnærming til denne type arbeid. Det bes om timepris for bistand til videreutvikling av lederhåndbok.