Tjenester knyttet til arbeidsmiljøundersøkelse ved Senter for IKT i utdanningen

Transkript

1 Til interesserte tilbudsgivere Vår referanse: 2012/46 Vår dato: Tjenester knyttet til arbeidsmiljøundersøkelse ved Senter for IKT i utdanningen Tilbudskonkurranse Konkurransegrunnlag Forskrift om offentlige anskaffelser Del I Saksnummer 2012/46

2 INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. Oppdraget Generelt om avtalen Om oppdragsgiver Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Antall eksemplarer Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Tentativ fremdriftsplan Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Habilitet Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon Innledning Leveransen Omfang Krav til leverandøren Lovbestemte kvalifikasjonskrav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Organisatorisk og faglig kapasitet Administrative bestemmelser og krav til tilbudet Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Innleveringssted Forbehold Tilbud på deler av oppdraget Endring og tilbakekall av tilbud... 11

3 5.8. Komplett tilbud skal bestå av Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avgjørelsen av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier... 12

4 Konkurransegrunnlag Tjenester knyttet til arbeidsmiljøundersøkelse ved Senter for IKT i utdanningen 1. Oppdraget 1.1. Generelt om avtalen Senter for IKT i utdanningen ønsker å inngå avtaler for anskaffelse av tjenester knyttet til gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelse. Arbeidsmiljøundersøkelsen skal gjennomføres våren Vi har i den forbindelse behov for å anskaffe tjenester knyttet til henholdsvis A) tilgang til webbasert verktøy for utsendelse, rapportering og analyse av spørreskjema, og B) bistand til analyse av data, samt presentasjon av hovedfunn og opplæring i oppfølgingsmetodikk for ledere. Anskaffelsen omfatter 2 separate oppdrag og med to avtaleporteføljer. Tilbydere kan velge om de kun vil inngi tilbud på det ene eller på begge oppdrag. Senter for IKT i utdanningen vil med utgangspunkt i innkomne tilbud vurdere om begge oppdrag kan gis til samme leverandør, eller om de ulike delene skal gis til forskjellige tjenesteleverandører. Det bes om at leverandører oppgir om tilbudet gjelder del A og/eller del B. Avtaler vil være avgrenset til levering av de angitte tjenestene, og vil kun gjelde frem til endelig levering av tjenestene Om oppdragsgiver Senter for IKT i utdanningen ble opprettet 1. januar 2010 og er direkte underlagt Kunnskapsdepartementet. Senteret er en sammenslåing av utdanning.no, ITU og UNINETT ABC. I tillegg er personalressurser og enkelte oppgaver som tidligere ble utført av Utdanningsdirektoratet overført senteret. Senter for IKT i utdanningen har hovedkontor i Tromsø, samt avdelingskontor i Oslo. Mer informasjon om Senter for IKT i utdanningen finnes på våre hjemmesider Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres i det vesentligste av bestemmelsene som fremgår av Statens standardavtaler (SSA-B). Det tas forbehold om at det kan foretas endringer i standarden.

5 1.4. Kunngjøring Tilbudskonkurranse kunngjøres på DOFFIN Antall eksemplarer Konkurransegrunnlaget ligger tilgjengelig elektronisk på DOFFIN Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan denne skriftlig, per post eller e-post, be om tilleggsopplysninger hos Senter for IKT i utdanningen ved: Navn: Postadresse: E-post: Philippa Kristiansen Postboks 530, 9256 Tromsø pk@iktsenteret.no All slik kommunikasjon vedrørende anskaffelsen skal rettes til oppdragsgiver innen de angitte frister, beskrevet i punkt 1.9. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er fremsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget, senest 6 dager før tilbudsfristens utløp Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra én leverandør, skal umiddelbart og samtidig meddeles alle leverandørene. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen Tentativ fremdriftsplan Kunngjøring av konkurranse Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget Tilbudsfrist Innstilling på tildeling

6 2. Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 2.1. Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen er et kjøp etter forskriftens del I Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder lov av 19. mai 2006 nr. 16, offentleglova Taushetsplikt Oppdragsgiver og dens ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår Habilitet En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurransen. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. Ved gjennomføringen av konkurransen gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 3.1. Innledning Senter for IKT i utdanningen ønsker å inngå en avtale for anskaffelse av tjenester knyttet til gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelse. Arbeidsmiljøundersøkelsen skal gjennomføres våren Vi har i den forbindelse behov for å anskaffe tjenester knyttet til henholdsvis A) tilgang til webbasert verktøy for utsendelse, rapportering og analyse av spørreskjema, og B) bistand til analyse av data, samt presentasjon av hovedfunn og opplæring i oppfølgingsmetodikk for ledere.

7 3.2. Leveransen Vennligst spesifiser tilbud i henhold til inndelingen under. Beskrivelse av behovet: A) Bistand til forberedelse og gjennomføring av arbeidsmiljøundersøkelse inkludert tilgang til webbasert verktøy for utsendelse, rapportering og analyse av spørreskjema. Presisering av innhold i oppdrag A: 1. Forberedelse og gjennomføring av webbasert undersøkelse. Sammenligning av senterets resultater med andre sammenlignbare statlige virksomheter. Bruk av spørreskjema basert på QPSnordic, eller annen undersøkelsesverktøy som er vitenskapelig testet i forhold til reliabilitet og validitet, og tilgang til spørsmålsbibliotek for tilpasning av undersøkelsen til aktuelle problemstillinger i senteret. Legge inn spørreskjema i websystem Bruk av websystem for innsamling og generering av data. Bruk av websystem for print av besvarte skjema for respondentene Bruk av websystem for rapportering av data og utsendelse til ledere 2. Teknisk bistand/brukerstøtte Brukerstøtte og support Hjelp til kvalitetssikring av spørreskjema i websystem Hjelp til kvalitetssikring av respondentinnleggelse Tilgang til maler for informasjonsutsendelser til deltakere Tilgang til maler for informasjonsutsendelser til ledere ved rapporttilgang Samlet testutsendelse til testgruppe 3. Produksjon av elektroniske rapporter Produsere elektroniske rapporter i pdf-, ppt- og frekvensformat sortert pr avdeling/senteret. Produsere elektroniske rapporter i pdf-, ppt- og frekvensformat sortert pr bakgrunnsvariabler. Produsere elektroniske rapporter i pdf- og ppt-format som sammenligner avdelingene i senteret. Produsere elektroniske rapporter i pdf-, ppt- og frekvensformat for ledergruppen med ledernormgrunnlag. Distribuere rapportene (pdf- og pptformat) elektronisk til ledere iht avtale med oppdragsgiver Legger inn informasjon til ledere ved rapporttilgang. Tilgang til websystem for produksjon av egendefinerte rapporter.

8 B) Veiledning, analysebistand og bistand til oppfølging av rapporter. Presisering av innhold i oppdrag B: 4. Tilbakemelding til senteret, veiledning av ledere og analysebistand Bistand til analyse av rapporter Bistand til utarbeidelse av oppfølgingsplan Presentasjon av arbeidsmiljøundersøkelsens hovedfunn for alle ansatte i senteret Presentasjon av arbeidsmiljøundersøkelsens faglige grunnlag, hovedfunn og tilbakemeldingsmetodikk for direktør, avdelingsdirektører og kontorsjef I tillegg ønsker vi opsjon på og prissetting av tilleggsbistand: Med spesielle problemstillinger knyttet til arbeidsmiljøet som kan bli avdekket i undersøkelsen. Spesialrapporter for nærmere analyse av problemstillinger som framkommer ved gjennomgang av datamaterialet. Teknisk bistand utover det som fremgår av pkt Omfang Antall respondenter: Krav til leverandøren 4.1. Lovbestemte kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system. Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av kompetent myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og merverdiavgift. (Næringsdrivende kan bestille skatteattest for skatt og for merverdiavgift på ett sted. Du kan enten henvende deg direkte til ditt lokale skatte oppkreverkontor eller til skattekontoret; se HMS-egenerklæring. Skjema for HMS-egenerklæring finnes på følgende lenke:

9 Tilbydere med skatte- og/eller avgiftsrestanser vil som hovedregel bli avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle tilbyder er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Dokumentasjon som viser at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav: Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjonskrav: Årsrapport og revisorbekreftet årsregnskap for siste regnskapsår Organisatorisk og faglig kapasitet Kvalifikasjonskrav: Foretaket skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag, Foretaket skal ha gode tekniske og faglige kvalifikasjoner, samt god kapasitet, Leverandøren skal ha et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjonskrav: Beskrivelse av leverandørens generelle organisatoriske og faglige kapasitet, 3 relevante referanser fra de siste 3 år Bemanning, med navn og cv på personell som inngår i tilbudet, Redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings-/styringssystem for å sikre at oppdrag blir gjennomført på en mest mulig effektiv og formålsrettet måte.

10 5. Administrative bestemmelser og krav til tilbudet 5.1. Tilbudets utforming og levering Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av ansvarlig representant, og være stemplet med firmaets navn. Tilbudsbrevet skal også angi kontaktperson for konkurransen med e-postadresse og postadresse. All kommunikasjon og dokumenter, herunder tilbudet, som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Tilbudet skal være merket: Arbeidsmiljøundersøkelse. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen, sendes per post eller pr. e-post, jf. punkt Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf. punkt 5.4, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud skal avvises Vedståelsesfrist Med mindre leverandøren setter en lengre frist er leverandøren bundet av tilbudet til Innleveringssted Postadresse: Senter for IKT i utdanningen v/resepsjon Postboks Tromsø Besøksadresse: Senter for IKT i utdanningen Killengreensgate Tromsø E-post: post@iktsenteret.no

11 5.5. Forbehold Leverandøren har ikke anledning til å ta forbehold i tilbudet. Tilbud som inneholder forbehold, vil bli avvist Tilbud på deler av oppdraget Anskaffelsen omfatter 2 separate oppdrag. Det er imidlertid ikke noe i veien for å komme med tilbud på begge oppdragene samlet. Senter for IKT i utdanningen vil med utgangspunkt i innkomne tilbud vurdere om begge oppdrag kan gis til samme leverandør, eller om de ulike delene skal gis til forskjellige tjenesteleverandører Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes og leveres i samsvar med punkt Komplett tilbud skal bestå av Tilbudsbrev i tråd med kravene som stilles i dette konkurransegrunnlaget, Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner, o Skatteattest attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift, o MVA-attest attest på betalt merverdiavgift, o HMS-egenerklæring, o Firmaattest, o Årsrapport og revisorbekreftet årsregnskap for siste regnskapsår, o Beskrivelse av leverandørens generelle organisatoriske og faglige kapasitet, o 3 relevante referanser fra de siste 3 år, o Bemanning, med navn og cv på personell som inngår i tilbudet, o Redegjørelse for foretakets kvalitetssikrings-/styringssystem, o Priser, o Eventuell annen dokumentasjon, Innkomne tilbud hvor en eller flere av disse dokumentene mangler skal avvises. 6. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1. Registrering av tilbud Innkomne tilbud skal umiddelbart påføres tidspunkt for mottakelse. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt.

12 6.2. Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted den , kl Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Minst to representanter for oppdragsgiveren vil forestå åpningen. 7. Avgjørelsen av konkurransen 7.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, eksempelvis ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra overordnet myndighet. Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterier for oppdrag A) Faglig kvalitet 50 % Kompetanse 30 % Pris 20 % Nærmere om tildelingskriteriene: Faglig kvalitet Under dette kriteriet vil elementene spørreskjemaets teoretisk grunnlag, validitet og reliabilitet bli vurdert. Kompetanse Det skal tilbys navngitte konsulenter som skal være tilgjengelig for gjennomføring av dette oppdraget. Det er kun tilbudt personell det skal fremlegges dokumentasjon på, og som vil bli vurdert under dette kriteriet. Følgende elementer vil bli vurdert: Den relevante, individuelle kompetansen og erfaring på de ressurser som tilbys og som vil påvirke tjenestekvaliteten på leveransen. Grad av tidligere erfaring fra tilsvarende oppdrag. Pris Pris på forespurte produkter og tjenester vurderes ut fra opplysninger oppgitt i bilag 1.

13 Tildelingskriterier for oppdrag B) Gjennomføringsevne for oppdraget 30 % Kompetanse 50 % Pris 20 % Nærmere om tildelingskriteriene: Gjennomføringsevne Her vurderes organisatorisk og faglig kapasitet for det konkrete oppdraget. Kompetanse Det skal tilbys navngitte konsulenter som skal være tilgjengelig for gjennomføring av dette oppdraget. Det er kun tilbudt personell det skal fremlegges dokumentasjon på, og som vil bli vurdert under dette kriteriet. Følgende elementer vil bli vurdert: Den relevante, individuelle kompetansen og erfaring på de ressurser som tilbys og som vil påvirke tjenestekvaliteten på leveransen. Grad av tidligere erfaring fra tilsvarende oppdrag. Pris Pris på forespurte produkter og tjenester vurderes ut fra opplysninger oppgitt i bilag 1.