Teletrafikk BILAG 6. til kontrakten. Bilag 6 Administrative bestemmelser

Transkript

1 BILAG 6 til kontrakten Administrative bestemmelser Side 1 av 7

2 Innholdsfortegnelse 1 Alminnelige bestemmelser Oppdragsgivers og leverandørs plikter Leverandørens nøkkelpersonell Bruk av underleverandører Samarbeid med tredjepart Møter Rapporter og statistikk Generelt Kundeportalløsning Rapporttyper... 6 Side 2 av 7

3 1 Alminnelige bestemmelser (Avtalen punkt 1.5: Partenes representanter) Bemyndiget representant for partene: For Kunden Navn: Stilling: Telefon: E-post: For Leverandøren: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Side 3 av 7

4 2 Oppdragsgivers og leverandørs plikter 2.1 Leverandørens nøkkelpersonell Leverandørens nøkkelpersonell: Navn Stilling Kompetanseområde 2.2 Bruk av underleverandører Leverandørens godkjente underleverandører: Navn Org. nr Leveranseområde 2.3 Samarbeid med tredjepart Omfang av Leverandørens samarbeid med tredjepart valgt av Kunden: Leverandøren forplikter seg til å utveksle nødvendig informasjon med Askøy kommunes underleverandører for at disse skal kunne utføre de av deres tjenester som er basert på Leverandørens leveranse. Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter til bistand i forbindelse med sine oppgaver under avtalen: Navn Org. nr Arbeidsområde Utfylles dersom aktuelt ved Kontraktinngåelse Side 4 av 7

5 2.4 Møter Askøy kommune ser det som en klar forutsetning for å lykkes i vår egen videreutvikling at vi får etablert et tett og godt samarbeid med våre viktigste leverandører. Kunde- leverandørmøter Det skal opprettes faste kontaktpunkter mellom kunde og leverandør. Disse møtene skal inneholde gjennomgang av tema som: Statistikk Trafikk- og bruksmønster Driftsavvik Driftsvarsler Teknologi Informasjon om nye tjenester, roadmaps etc Halvårlige ledelsesmøter med kontraktsansvarlige, med minimum følgende innhold: status SLA, avvik, spesielle saker pris/markedsrapportering, herunder skal Leverandør dokumentere at vi er innenfor beste markedspris og beste kundepris forslag til videreutvikling av tjenesteleveranser Forhandlingsmøter for utløsing av opsjoner og/eller nye uttak fra rammeavtalen Opsjonsforhandlinger vil inkludere: Erfaringer i perioden Avtalerevisjon Full prisrevisjon Møteoversikt for regelmessige møter mellom Kundens kontaktpersoner og Leverandør: Møtetype Frekvens Kunde- leverandørmøte Halvårlig Ledelsesmøter Halvårlig Forhandlingsmøter Ved behov Det skal opprettes faste kontaktpunkter direkte for kvalifisert/sertifisert teknisk personell mellom leverandør og kunde. Utelukkende kontakt med førstelinje support er ikke tilfredsstillende. Side 5 av 7

6 3 Rapporter og statistikk 3.1 Generelt Askøy kommune ønsker en moderne rapporteringsløsning der rapportene tilgjengeliggjøres via web. Det må være gode søkemuligheter i rapporteringsløsningen og rapportene skal som minimum kunne eksporteres til standard regnearkformat. Den enkelte bruker må kunne logge seg på med brukernavn og passord på en Min side - løsning. Avhengig av tilgangsrettigheter/autorisasjon skal det være mulig å se/bearbeide/vedlikeholde informasjon på ulike nivå som avdeling, ansvarssted, individ. Dette skal gjelde både aggregert informasjon og detaljer knyttet til telefonnummer, forbruk og trafikk. Alle standardrapporter skal mottas uten omkostninger for Askøy kommune. Som standardrapporter defineres nedenfor nevnte rapporter i avsnitt 3.2. Jfr. for øvrig krav til Kundeportalløsning i pkt.2.1. i Bilag 1 Kravspesifikasjon. For andre rapporter og statistikker enn det som er nevnt her, bes leverandørene beskrive hvilke rapporter som gjøres tilgjengelig, og til hvilken pris. Pris pr oppsett og rapport skal angis. Leverandør er ansvarlig for utsendelse av rapporter. Leverandør må som et minimum kunne sende ut rapporter på e-post basert på angitt rapporteringsstruktur. Det er ønskelig å kunne spesifisere egendefinerte rapporter som tilsendes automatisk i etterkant. Leverandør er ansvarlig for å knytte det enkelte telefonnummer til den organisasjonsstruktur /rapporteringsstruktur som Askøy kommune oppgir, slik at rapporter kan tas ut på flere nivå. 3.2 Kundeportalløsning Det er et mål for Askøy kommune med denne anskaffelsen å sikre elektronisk og i størst mulig grad automatisk dataflyt mellom Askøy kommune og leverandøren for å sikre god og effektiv behandling av forskjellig typer bestillinger, endringer og rapporteringer. Leverandøren skal etablere automatiserte grensesnitt mot Askøy kommune med det formål å minimalisere manuelt arbeid knyttet til men ikke begrenset til vedlikehold av brukerregistre, bestillinger/endringer, feilrapportering og status meldinger. Administrasjons-, rapporterings- og faktureringssystem må være tilpasset Askøy kommune struktur og rutiner. Leverandøren skal etablere datautveksling med Askøy kommunes regnskapssystem, for tiden Agresso, for å kunne innhente komplett fullmaktstruktur. Strukturen inneholder en rekke ansvarssteder med person- kontakt- og adresseendringer som endres gjennom året. 3.3 Rapporttyper Trafikkrapporter kvartalsvis. Disse skal inneholde en samlet vurdering av sambandsportefølje med forslag til tiltak for optimalisering mht type, kapasitet og pris. Intern ekstern utland etc. oppgis. Rapportene leveres uoppfordret hvert kvartal. Side 6 av 7

7 Porteføljerapporter periodisk. Disse skal vise samlet alle samband etter type, lokasjon og leiekostnad. Endringer i porteføljen skal også fremkomme av disse rapportene. Linjer uten trafikk, skal spesifiseres. Samtalespesifikasjon Det må leveres spesifisert oppsett over det enkelte telefonnummers (fast og mobil) forbruk. Rapportene skal være sortert på ansvarsnummer/telefonnummer. Leverandør er ansvarlig for utsendelse, alternativt å legge til rette for presentasjon via vev. Rapportene skal følge fakturaperiode. Leverandør er ansvarlig for vedlikehold av adresseregister. For hvert telefonnummer skal følgende framgå: spesifikasjon pr samtaletype, antall samtaler og samtalevarighet. Skatterapport mobil Leverandøren skal tilfredsstille alle lovpålagte krav for rapportering til offentlige myndigheter. Rapport for Askøy kommune skal mottas månedlig og gi oversikt over alle mobiltelefonnumre, navn på bruker (brukerid og fullt navn), organisasjonsmessig tilhørighet i Askøy kommune, skattemodell, beløp og innrapportert beløp (beløp inkl. mva. for skattemodell F) til Askøy kommunes lønns- og personalsystem. Skatterapportene skal mottas senest innen den 15 hver måned. I tillegg skal det sendes en årsrapport innen 15. november som viser perioden 1. november 31. oktober. Askøy kommune benytter pr i dag følgende skattemodellkoder: F = fri telefon K = legge igjen på kontoret A = avdelingsabonnement, når abonnementet ikke brukes fast av en bestemt ansatt. Telefonliste Skal mottas kvartalsvis og inneholde Askøy kommunes telefonnummerportefølje. Oversikten skal vise organisasjonsmessig tilknytning og når telefonnummeret ble bestilt og opprettet hos leverandøren. Side 7 av 7