Konkurransegrunnlag Del II

Transkript

1 Rederi Konkurransegrunnlag Del II Anskaffelse av rammeavtale - Konsulentbistand - Teknisk bistand Avtale og Bilag til avtale, herunder kravspesifikasjon Kystverkets saks nr. 2015/3618

2 Veiledende bilag til SSA-R Rammeavtalen versjon 2015 Innhold: 1. BILAG 1: OVERORDNET BESKRIVELSE AV DE YTELSER RAMMEAVTALEN GJELDER OG OVERSIKT OVER DE OPPDRAGSGIVERE SOM KAN TILDELE KONTRAKTER UNDER RAMMEAVTALEN BILAG 2: PROSEDYRER FOR TILDELING AV KONTRAKTER INNENFOR RAMMEAVTALEN BILAG 3: AVTALEVILKÅR FOR KONTRAKTER SOM KAN TILDELES INNENFOR RAMMEAVTALEN MED UTFYLTE BILAG BILAG 4: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER BILAG 5: PRIS OG PRISBESTEMMELSER VEDLEGG TIL BILAG 2: PROSEDYRER FOR TILDELING AV KONTRAKTER INNENFOR RAMMEAVTALEN TILDELINGSSKJEMA FOR KONTRAKT INNENFOR RAMMEAVTALE... 12

3 1. BILAG 1: OVERORDNET BESKRIVELSE AV DE YTELSER RAMMEAVTALEN GJELDER OG OVERSIKT OVER DE OPPDRAGSGIVERE SOM KAN TILDELE KONTRAKTER UNDER RAMMEAVTALEN Bilag 1 fylles ut av Kunden. 1.1AVTALENS PUNKT 1.1 FORMÅL OG OMFANG Mål for konsulenttjenesten Kystverket Rederi har behov for teknisk konsulentbistand og kompetanse. Primært kompetanse på teknisk beregning av fartøy. Krav: Leverandøren skal bekrefte at kravet vil oppfylles. Hva konsulenten skal bistå med Sikre teknisk kompetanse, primært kompetanse på teknisk beregning av fartøy. Utarbeide kravspesifikasjon / funksjonsbeskrivelse i forbindelse med oppgradering av eksisterende fartøy, samt sikre nødvendige godkjenninger i forbindelse med endringer på fartøy Identifisere miljøvennlige løsninger Implementere nye myndighetskrav i Rederiets flåte Etablering, gjennomføring og evaluering av nye prosjekter Kystverket fornyelsesplan Fremtidige prosjekt Offentlige anskaffelser o Kostnadsoverslag o Utarbeide funksjonsspesifikasjon/kravspesifikasjon o Evaluering av tilbud Krav: Leverandøren skal beskrive metodikk og systemer for oppfyllelse av kravet. Kravet vil evaluere synliggjort kvalitet på metodikk og systemer. SSA-R juli 2015 Side 3 av 14

4 Krav til kompetanse hos konsulenten Maritim teknisk og miljøfaglig kompetanse Erfaring med etablering, gjennomføring og evaluering av maritime prosjekter Leverandøren forplikter seg til å benytte oppgitt personell for leveransen, med mindre oppdragsgiver aksepterer bytte av personell. Nytt personell skal minimum tilfredsstille kvalifikasjonene til opprinnelig oppgitt personell. Leverandør skal maksimalt tilby 5 konsulenter. Krav: Leverandøren skal gi oversikt over nøkkelpersonell for leveransen, med cv og referanseprosjekter (referanser undersøkes ved behov) Kystverket vil evaluere synliggjort kompetanse på tilbudte konsulenter. Konsulentens rolle Konsulenten skal utføre teknisk beregning knyttet til ulike prosjekt for Kystverket Rederi. Konsulenten skal i løpet av oppdragets første fase skrive en mandatforståelse. Krav: Leverandøren skal bekrefte at kravet vil oppfylles. En beskrivelse av forventet resultat av bistand Konsulenten skal bistå Kystverket med måloppnåelse, jf første punkt. Krav: Leverandøren skal beskrive metodikk og systemer for oppfyllelse av kravet Tidsplan for bistand Konsulent skal være tilgjengelig på kort varsel og bistå Kystverket fortløpende Krav: Leverandøren skal bekrefte at kravet vil oppfylles. 1.2 B. STYRING OG OPPFØLGING Kystverkets oppdragsansvarlig skal ha kunnskap om kontrakten og har ansvar for at kontrakten følges. Alle konsulenter skal føre timer ukentlig. Dette skal føres inn mandag formiddag og godkjennes av oppdragsansvarlig. Oppdragsansvarlig har ansvar for å følge opp timeforbruk ift avtale og interne budsjetter. SSA-R juli 2015 Side 4 av 14

5 Konsulenten skal rapportere status og fremdrift i forhold til oppdraget/bistanden som skal utføres. Omfang og hyppighet på dette avtales mellom konsulent og oppdragsansvarlig. Sikkerhet Ekstern konsulent undertegner taushetserklæring og medarbeiderinstrukser. I tillegg må Oppdragsansvarlig påse at ekstern konsulent settes inn i de aktuelle rutiner og krav som ellers gjelder på det aktuelle området vedkommende er engasjert. Mandat Konsulenten skal i løpet av oppdragets første fase skrive en kort mandatforståelse, såfremt avtalen ikke sier at dette kravet skal fravikes. Kundens oppdragsansvarlig er ansvarlig for å følge opp at dette blir gjort. Krav om mandatforståelse fravikes kun når det er åpenbart at forståelsen er 100%. Kvalitet Vurdering av kvaliteten på utført arbeid skal gjøres underveis i oppdraget. Oppdragsansvarlig er ansvarlig for dette. Dersom en ikke er fornøyd, tas dette opp med konsulenten eller avtaleansvarlig hos leverandøren snarest. Hvis det ikke skjer en forbedring, bør det vurderes mer inngripende tiltak. Mulige tiltak som kan vurderes er for eksempel; bytte av konsulent, sette på tilleggsressurser, reforhandling av merkantile betingelser etc. Konkrete valg av tiltak bør vurderes i forhold til hva som er viktigst i oppdraget tid, kostnad eller kvalitet. Endringer Behovet for konsulenttjenesten vurderes løpende av oppdragsansvarlige. Dersom behovet blir mindre enn forutsatt, justeres omfang i kontrakten som endringsbilag evt. oppdrag avsluttes tidligere. Alle endringer i oppdraget/avtalen skal avtales skriftlig, i form av nummererte og signerte endringsmeldinger til avtalen. Innkjøpsseksjonen i Kystverket kan bistå med utforming av endringsmeldinger, og med vurderinger av konsekvenser av endringene. Styring og oppfølging: Leverandøren skal bekrefte at kravet vil oppfylles. 1.3C. KOMPETANSEOVERFØRING Før igangsetting av oppdrag skal det gjøres en vurdering av om det er behov for å få overført kompetansen fra konsulent til Kystverket. Det skal settes opp navn på den/ de person(er) som skal få tilført kompetansen og evt. hvilke områder det skal skje kompetanseoverføring på. Den/de skal vær på plass ved oppstart. Dersom det er behov for kompetanseoverføring uten at det navngis hvem kompetanseoverføring skal skje til, skal dette begrunnes. SSA-R juli 2015 Side 5 av 14

6 Plan for hvordan kompetanseoverføring skal foretas og hva den skal inneholde skal utarbeides i samarbeid med konsulent. Oppdragsansvarlig har ansvar for å legge til rette for kompetanseoverføring. Det skal foretas en løpende oppfølging av kompetanseoverføring av oppdragsansvarlig. Kompetanseoverføring kan omfatte både metoder som er benyttet og resultat av arbeidet som er utført. Kompetanseoverføring er spesielt viktig der konsulenten har utført arbeid innenfor virksomhetens kjerneoppgaver og hvor oppgaven vil gjenta seg. Kompetanseoverføring kan skje gjennom for eksempel løpende kompetanseoverføring til navngitte medarbeidere, skriftlige rapporter fra arbeidet, presentasjoner for medarbeidere eller skriftlig dokumentasjon av for eksempel prosesser. Kompetanseoverføring: Leverandøren skal bekrefte oppfyllelse av kravet. 1.4D. AVSLUTNING AV KONSULENTTJENESTEN Når konsulenttjenesten avsluttes skal følgende gjøres: 1. dokumentasjon på oppdraget skal mottas fra konsulenten 2. verifisere at kompetanseoverføring har skjedd ihht plan 3. konsulenten skal rydde i filstruktur og dokumenter 4. konsulenten skal deaktiveres som bruker i alle våre systemer, slik at konsulenten ikke kan benytte seg av virksomhetens systemer. 5. PC-er, nøkler, adgangskort og annet utstyr som konsulenten har fått utlevert skal leveres tilbake. 6. oppdragsansvarlig i Kystverket skriver en kort skriftlig evalueringsrapport ved avslutning av oppdraget (Se punkt nedenfor vedr. evaluering). Oppdragsansvarlig har ansvar for at dette blir gjort. Avslutning av konsulenttjenesten: Leverandøren skal bekrefte at kravet vil oppfylles. 1.5E. EVALUERING AV KONSULENTTJENESTEN For større oppdrag under rammeavtalen skal det utarbeides en skriftlig evaluering ved avslutning av oppdrag. Evalueringen skal bla inneholder følgende dimensjoner: en oversikt over eventuelle avvik i forhold til avtalen og oppdragsbeskrivelse en vurdering av produktet konsulenten leverte en vurdering av samarbeid mellom partene en vurdering av hvordan oppfølging og styring av konsulenten fungerte en vurdering av hvorvidt kompetanseoverføring fungerte etter hensikten med tiltak dersom det ikke fungerte etter hensikten kostnadene ved oppdraget ift nytten SSA-R juli 2015 Side 6 av 14

7 Hensikten med evaluering av konsulenttjenesten er læring, med henblikk på fremtidige anskaffelser. Det vil bli satt av nødvendige interne ressurser for å evaluere konsulenttjenestene. For ytterligere å forbedre vår samhandling og nytte av eksterne konsulenter, kan det være hensiktsmessig å få konsulentens eget syn på hvordan det har vært å utføre oppdrag for Kystverket. Innkjøpsseksjonen og/eller Rederiet som har engasjert konsulenten må vurdere i hvilke tilfeller slike tilbakemeldinger er aktuelle, eventuelt hva som ønskes belyst. Evaluering av konsulenttjenesten: Leverandøren skal bekrefte at kravet vil oppfylles. SSA-R juli 2015 Side 7 av 14

8 2. BILAG 2: PROSEDYRER FOR TILDELING AV KONTRAKTER INNENFOR RAMMEAVTALEN Denne rammeavtalen gjelder for Kystverket Rederi. Kystverket Rederi, ved teknisk sjef er ansvarlig for rammeavtalen. Teknisk avdeling vil administrere rammeavtalen og foreta generelle avrop. Det skal det inngås et spesifikt avrop mellom leverandør og prosjektleder for hvert enkelt avrop. Avropet skal skje på i form av fastlagt kontraktsformular. Vedlegg til bilag 2. Det skal holdes et oppstartsmøte (avropsmøte) hvor oppdraget/-ene gjennomgås, og detaljer og framdrift diskuteres. Dette kan være elektronisk. 2.1AVTALENS PUNKT 2.1 TILDELING AV KONTRAKTER (PROSEDYRE FOR AVROP) Rammeavtale med én leverandør: Tildeling av kontrakt under rammeavtale med én leverandør, tildeles på bakgrunn av kontraktsvilkårene i rammeavtalen og relevant(e) tildelingskontrakt(er), eventuelt supplert med vilkår som fastsatt ved utfylling av tilbudet (i medhold av bestemmelsen(e) i forskrift om offentlige anskaffelser om rammeavtale med én leverandør). Leverandør plikter å levere etterspurt bistand og oppdrag. SSA-R juli 2015 Side 8 av 14

9 3. BILAG 3: AVTALEVILKÅR FOR KONTRAKTER SOM KAN TILDELES INNENFOR RAMMEAVTALEN MED UTFYLTE BILAG SSA -K SSA -T SSA -S SSA -V SSA -D SSA -B SSA -O Avtale Utgiver Versjo n Kjøpsavtalen, avtale om kjøp av programvare og utstyr Difi juli 2015 Utviklings- og tilpasningsavtalen, avtale om levering av Difi juli programvare som utvikles eller tilpasses for Kunden 2015 Smidigavtalen, avtale om smidig programvareutvikling Difi juli 2015 Vedlikeholdsavtalen, avtale om vedlikehold og service Difi juli av utstyr og programvare 2015 Driftsavtalen, avtale om kjøp av driftstjenester Difi juli 2015 Bistandsavtalen, avtale om bistand fra Konsulent Difi juli 2015 Oppdragsavtalen, avtale om utrednings- og Difi juli utviklingsoppdrag fra Konsulent 2015 Valgt(e) tildelingskontrakt(er) [ ] [ ] [ ] [ ] [ ] [ X ] [ X ] SSA-R juli 2015 Side 9 av 14

10 4. BILAG 4: ADMINISTRATIVE BESTEMMELSER 4.1AVTALENS PUNKT 1.3 VARIGHET OG OPPSIGELSE OPSJON PÅ FORLENGELSE Bistanden ytes løpende i år med opsjon på 2 år. Kystverket anslår at kontraktsverdi inkludert opsjon er inntil 5 millioner kroner. 4.2AVTALENS PUNKT 1.4 PARTENES REPRESENTANTER Bemyndiget representant for partene og prosedyrer og varslingsfrister for eventuell utskiftning av disse, spesifiseres nærmere her. 4.3AVTALENS PUNKT 3.1 PLIKT TIL Å SVARE PÅ HENVENDELSER Dersom det er avtalt konkrete frister vedrørende Leverandørens plikt til å besvare Kundens henvendelser, skal dette fremkomme her. Avtalens punkt 5.1 Samarbeid Dersom det er avtalt øvrige bestemmelser om partenes samarbeid, skal dette fremkomme her. SSA-R juli 2015 Side 10 av 14

11 5. BILAG 5: PRIS OG PRISBESTEMMELSER 5.1AVTALENS PUNKT 6.1 PRISER Alle priser og nærmere betalingsbetingelser for Leverandørens ytelser skal fremkomme her eller i den enkelte tildelingskontrakt med bilag (ref. bilag 3). Dersom det er avtalt avvik fra avtalens utgangspunkt om at beløp oppgis i norske kroner, og at prisene oppgis eksklusiv merverdiavgift, skal det fremkomme her. Vederlag for bistand er er avtalt og som følger: Timepris: Stilling /erfaring Valuta Timesats Konsulent/ingeniør/rådgiver pris pr time NOK Ekskl. mva NOK Mva NOK Inkl. mva Reisetid pris pr. time NOK Ekskl. mva NOK Mva NOK Inkl. mva Vekting er angitt i konkuranssegrunnlaget del I 5.1 Tildelingskriterier Leverandør kan tilby fem konsulenter under avtalen til differensierte priser. Ved evaluering av kriteriet pris vil Kystverket beregne gjennomsnittlig timepris på de tilbudte konsulentene. Totalramme for bistanden: Bistanden ytes løpende i 2 år med mulighet for opsjon på 2 år. Kystverket anslår kontraktsverdi til å være 5 millioner kroner inkludert opsjon. Reise og diettsatser skal dekkes etter Statens satser. Reiseaktivitet skal begrenses. Fra 1. november 2014 vil Kystverket kun akseptere fakturaer som leverast i elektronisk handelsformat (EHF). Faktura i EHF leverast frå leverandørens fakturasystem, eller ved hjelp av nettbaserte fakturaportaler/nettbank, sjå For meir informasjon sjå Kystverket sin elektroniske fakturaadresse er Faktura må merkast med referanse: 3260RTOS 5.2AVTALENS PUNKT 6.2 PRISENDRINGER Indeksregulering: Dersom det er avtalt annen prisreguleringsindeks enn Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen), skal dette fremkomme her. SSA-R juli 2015 Side 11 av 14

12 Øvrige prisendringsbetingelser: Dersom prisene for øvrig kan endres i avtaleperioden, skal dette fremkomme her. VEDLEGG TIL BILAG 2: PROSEDYRER FOR TILDELING AV KONTRAKTER INNENFOR RAMMEAVTALEN TILDELINGSSKJEMA FOR KONTRAKT INNENFOR RAMMEAVTALE Dokumentarkiv Virksomhet Arkivering av Arkiv-/saksnr Kystverket Dette skjemaet skal fylles ut ved hver tildeling av kontrakt i henhold til rammeavtalen. Beskrivelse av hva som er objekt for kontrakt skjer enten ved henvisning i skjemaet til bilag til underliggende avtale, eller direkte i skjemaet. Konsulentbistand Teknisk bistand til Kystverket tjenester i henhold til rammeavtale Denne avtalen er inngått mellom: Sted for ytelsen: Kystverket (heretter kalt Kunden) (heretter kalt Leverandøren) SSA-R juli 2015 Side 12 av 14

13 1. Spesifikasjon av leveransen 2. Fremdriftsplan med aktuelle aktiviteter, herunder starttidspunkt samt start av evt. Godkjenningsperiode 3. Navn på aktuelt personell, nøkkelpersoner, med CV 4. Underleverandør(er) 5. Andre forhold, herunder merkantile bestemmelser, evt om godkjenningsperiode og garantiperiode 6. Omfang 7. Kostnadsramme 8. Opsjon 9. All skriftlig kontakt om oppfølging av tildelt kontrakt skal adresseres slik: SSA-R juli 2015 Side 13 av 14

14 10. Fakturering i forbindelse med tildelt kontrakt skal adresseres slik: Navn: Stilling: Referansekode Sign. 11. Underskrift og godkjenning Tildelingsskjemaet for tildeling av kontrakt innenfor rammeavtalen er undertegnet i to eksemplarer, og hver part får ett eksemplar. Sted og dato For KUNDEN For LEVERANDØREN SSA-R juli 2015 Side 14 av 14