Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 18:15 20:15

Transkript

1 Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 18:15 20:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Eirik Palm Hunnestad Nestleder Ikke tilstede Espen Lindstad Kasserer Tilstede Joakim Kalbakk Økonomiansvarlig Tilstede Vilde Dalen Aas Styremedlem Tilstede Katrine Lind Hegg Styremedlem Tilstede Stine Fleicher Myhre Styremedlem Tilstede Ingrid Sæther Houge Styremedlem Tilstede Mari Elise Rugland Varamedlem Tilstede Martine Furnes Pettersen Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 minutter) Se utsendt referat fra HSM 01 og HSM 10. Forslag til vedtak: Referat fra HSM 01 og HSM 10 godkjennes Referat: Referatene godkjennes ved akklamasjon. Sak 2: Siden sist (10 minutter) Emilie: Møte med studenterhytta, møte med Sit og UKA ang. UKA, møte lovutvalget NSI, frivillighetsgruppa study Trondheim, intervju for en bachelor og møte UKA Rundt. Eirik: Espen: Vært litt på kontoret og gjort internrevisjon. Joakim: Epost, internrevisjon, begynner å få til en god plan med Espen, sendt søknader til kommunen og møte med lovutvalget NSI. Vilde: Mail, syk etter Marokko, kalt inn til HSK-møte, sendt ut evaluering Gudenes og vært i møte med Trondheim maraton. Katrine: Jobbet med KA, møte med volleyball og møte UKA Rundt. Stine: Sponsormøte og mail. Ingrid: Møte ang Dødens dal, samler info ang mosjon i påsken og forbundsting rugby. Mari Elise: Sponsormøter dette er ønsket månedlig, var veldig bra. Martine: Prøvd å sette seg inn i rollen som materialansvarlig, internrevisjon. 1

2 Sak 3: Lade Tennis Arena (20 minutter) Lade tennisarena er et prosjekt som vi i NTNUI tennis har holdt på med siden Først etter at vi inngikk et samarbeid med TTK (Trondheim sin tennisklubb) ble det mulig å realisere drømmen om ny hall. Dette samarbeidet har vist seg å være meget bra, både fordi fokuset ligger i å komme med det beste treningstilbudet og fordi styret består av personer med ulik fagkompetanse som vi trenger. Vi har per dagsdato et godt samarbeid med både totalentrepenørene (Haugaas Entrepenør AS) og byggherrerådgiver (Optiman/ Advancia). Vilde Johannesen fra NTNUI- Tennis kommer for å fortelle oss mer om LTA prosjektet. Tidligere signert kontrakt ligger vedlagt. Vilde Q fra det gamle hovedstyret ble valgt inn som varamedlem i LTA, nå må vi ha noen til å erstatte henne i styret. Det er ønskelig fra LTA at HS har en representant i styret for å være nærmere prosjektet for å få ting til å bli noe mer effektivt og for muligheten til å følge prosjektet opp i større grad. Referat: Varamedlemmers jobb i styret er ikke stor. Styret er inne i en detaljeringsfase, så det er mye å sette seg inn i. Kreves ikke at varamedlemmet setter seg inn alt dette. Skal bare møte dersom ingen andre fra NTNUI-Tennis kan komme, dette er lite sannsynlig. Det viktigste med varamedlemmet er at Vilde skal ha noen i HS og kontakte. Bør være sterkt representert og involvert i dette prosjektet. Ingrid er HSK og blir varamedlem. Sak 4: Innkjøp av nye drakter (10 minutter) Saksfremlegger: Martine Innebandy ha 15 nye bortedrakter i rødt. Disse draktene er ikke produsert tidligere, så da må jeg også ha godkjennelse av utseende, se vedlegg. Forslag til vedtak: Designet godkjennes Referat: Greit for smartprofil, bare det grønne som er byttet ut med rødt. Dette er i henhold til statuttene. Draktene godkjennes ved akklamasjon. Sak 5: MCash (10 minutter) NTNUI får en kickback på 7% med mcash. Denne kan eventuelt bli utbetalt per år eller semester. Man må også ta stilling til om dette skal fordeles på de gruppene som faktisk bruker mcash som betalingsløsning, eller om det skal gå inn i driftsbudsjettet. Spesielt SL har fått greie på dette siden de også kontaktet sparebanken 1 angående Mcash, og lurer derfor på hvor mye og når de kan få tilbake penger. Ikke at man må svare de med en gang, men det kan være 2

3 lurt å ta stilling til, sånn at man kan sweeten the deal for de som faktisk bruker mcash eller bare si at det gagner foreningen og fordele det på alle. AUs forslag til vedtak: NTNUIs kickback fordeles ut til de gruppene som bruker MCash. Referat: Tror ikke det er mye jobb å gi kickback-en tilbake til gruppene. Trolig går pengene direkte inn på gruppenes kontoer. Blir en gode for de som går over til mcash og jo flere vi får på et sted jo lettere er det for oss. Bør informere gruppene om at det ikke vil lønne seg for alle å for eksempel ta medlemsavgiften med mcash. Pga. transaksjoner. Får 7 prosent av netto omsetning. Økonomigutta ordner dette. Endret forslag til vedtak: NTNUIs kickback fordeles ut til de gruppene som bruker MCash gitt at pengene går direkte til gruppene og ikke via HS. Forslaget godkjennes ved akklamasjon. Sak 6: Drakter NTNUI- Cricket (10 minutter) Saksfremlegger: Vilde og vedtakssak NTNUI Cricket ønsker å gå til innkjøp av nye drakter med eget design (se vedlegg). Draktene vil inneholde: 1. Jakke (Samme design som t-skjorten 2. T-skjorte 3. Bukser - Sorte med gul stripe på siden. Fargene matcher CMYK koden, men de prøver et annet design istedet for stripene, men i 3:4:3 ratio av gul og svart som kravene tilsier. AUs forslag til vedtak: NTNUI- Cricket bruker NTNUIs standard-drakter da cricket ikke har noen spesielle regler fra særforbund. Referat: Veldig kule drakter, men statuttene sier at alle skal bruke HS sine drakter med unntak av de som har krav fra særforbundet. Cricket har ikke slike krav og bryter med andre ord med statuttene. Åpner vi for cricket må vi åpne for andre også. Viktig med en felles identitet, vi er stygge sammen. Forslaget til vedtak godkjennes med fulltallig avstemning Sak 7: Økonomisk sanksjoner for uteblitt dispensasjon (20 minutter) Det er kommet informasjon om at enkelte undergrupper lar være å søke om dispensasjon på medlemskap om de egentlig ikke har krav på medlemskap. For noen grupper kan det være sløvhet, men det har kommet for øre at dette gjelder også noen av de mer rutinerte gruppene, med plassmangel. Hovedstyret pleier med jevne mellomrom å ha «raid» der man sjekker medlemskap på de som er på trening. 3

4 Det er et gjennomgående problem med grupper som med viten unnlater å dispe inn sine gruppemedlemmer og hovedstyret bør vurdere sanksjoner mot dette. AUs forslag til vedtak: Økonomiske sanksjoner vil bli gitt til grupper med manglende medlemsdispensasjoner. Størrelsen på sanksjonen vurderes etter gruppens økonomi og antall manglende medlemsdispensasjoner. Referat: Advare gruppene om at vi kommer på ride til noen av gruppene i løpet av året. Si i fra at de må ha med kortet på trening. Det å drive toppidrett er ikke nødvendigvis god nok grunn til å få dispensasjon, men dette er opp til nestleder å vurdere fra sak til sak. Sanksjonen bør være høyere enn prisen på et medlemskap. Dette vil gå på gruppa og ikke medlemmet. Marie Elise skriver et forslag til utforming av mail og sender til resten av HS. Vedtaket godkjennes ved akklamasjon Sak 8: HSK- møter (10minutter) Saksfremlegger: Katrine Det er på tide med HSK- møter! Vi tar en liten gjennomgang av hva det er, og hvordan det gjennomføres! Referat: Katrine kan sende ut mail på hva som ble gjort i fjor. Alle sender ut innkalling før påske og tar et møte så fort som mulig etter påske. Ta med gruppelederveilendingen på møtet. Sak 9: Opptak av utvalg (10 minutter) HS tenker å ta opp utvalg til arrangement, Paraidrett, PR-, sponsor og UKA Rundt. Hvordan gjennomføres dette? Referat: Det å sende mail til gruppene er et fint sted å starte. Alle skriver stillingsbeskrivelser til de tollene som trengs så sammenfatter vi et felles dokument i løpet av uka. Trenger ikke sponsor-utvalg. Sak 10: Til neste gang (10 minutter) Emilie: Skrive leder til KA, møte ang studiepoeng med prorektor utdanning, evaluering av temaplan for Trondheim kommune, VT-møte, sende ymse mail, ungdomsutvalget Eirik: Espen: internrevisjon Joakim: internrevisjon, svare på henvendelser, følge opp søknader Vilde: sende ut innkalling paraidrett-møte, stillingsbeskrivelse, evaluere gudenes og møte med idrettsrådet 4

5 Katrine: Gjøre ferdig min del KA, hjelpe til med internrevisjon, ordne HSK-møte og opprette kontakt med Guinness ang UKA Rundt. Stine: Mail, HSK-møte, skrive stillingsbeskrivelse, lage sponsorbank og oppdatere mailliste. Ingrid: Mosjon: fikse plan før påsken, printe opp plakater, HSK, håper på avklaring Gip Mari Elise: Lage sponsorbank, søke tavleplass, HSK, skrive mail ang sanksjon, raid. Martine: Få styr på rollen materialansvarlig, bestille drakter, tilgang på kontoen til baneutvalget fakturere litt. Sak 11: Eventuelt 11.1 Utgift egne møter, det er brukt litt mye i det siste. Brukes til HSK-møter, sponsormøter osv. ikke fordi vi har lyst på noe på HS-møter. Skal godkjennes av Espen Materialansvarlig volleyball forespør mer info om totalkolleksjon. Under arbeid Neste HSM blir mandag 17./4 fra kl