Håkons inntrykk av klubben: OSI er et bra tiltak, særlig for studenthelse. Lavterskel tilbud. Fremstår som en proff forening.

Transkript

1 Saksliste Møte i hovedstyret torsdag klokken 17:30 Møtested: Domus Athletica. Booket møterom. Til stede: Kenneth, Øyvind, Marlene, Anne, Anette, Eric, Kristbjørn (Håkon) 1. Godkjenning av innkalling og saksliste a) OK 2. Informasjon/diskusjon a) Sekretær HS (Marlene) Anette tar over som sekretær a) Håkon Søiland (Håkon) Nyansatt i SiO-foreninger (Kompetanseorgan for foreningene i Oslo). Studerer juss, Bakgrunn fra leger uten grenser og Chaut Neuf. Prosjektstilling på 50 % ut i året i SiO. 30 av 50 % er prosjekt skal knyttes til OSI. Har satt av mye tid til å jobbe med prosjektet. Håkons inntrykk av klubben: OSI er et bra tiltak, særlig for studenthelse. Lavterskel tilbud. Fremstår som en proff forening. Hvordan skal Håkon jobbe videre med oss? Er ingen snarvei opp til SiO, men kan finne ut informasjon. Er ikke SiO sin representant i OSI. Har ikke mandat til å gjøre noe selv, men skal gi oss tips til hva vi bør gjøre. b) Kurs med Oslo Idrettskrets (Marlene) Daglig leder-samling om anlegg 11.mars. Koster 200 k. Ina har vært på det tidligere, og synes det ikke var spesielt bra. c) Mottatt klage angående ikke-godkjent forespørsel om ikke-studentmedlemsskap (Marlene) En person har klaget inn at vedkommende ikke har fått plass som ikke-student. Ønsker at Hovedstyret skal vurdere prosessen rundt dette. Gruppestyrene har selv mulighet til å bestemme hvem som skal være med i klubben av ikkestudenter. Stemmer over at man ikke overprøver gruppestyrets vedtak i denne saken: Enstemmig vedtatt av styret. d) SiO Athletica Samarbeidsavtale: Status og veien videre (Marlene) Er ett steg videre med samarbeidsavtalen. Fredrik har kommet med lite til oss, han har sagt at vi kan få overført penger nå om vi trenger. Før samarbeidsavtalen er ferdig. Usikkert hvor mye penger det er snakk om, mulig rundt Vi må klargjøre hvor mye vi skal ha.

2 Avregning av trening er komplisert e) Premier spørreundersøkelse (Marlene) Spørreundersøkelsen er klar til å sendes ut. Skal vi ha premie? Hvor mye skal vi bruke på det? Håper at 800 av 1300 svarer. Sender den til alle medlemmer som har betalt, sende til gruppestyrene og legge ut på Facebook slik at flest mulig får. Vedtak: Bruke 2000 kr på premie, med mindre annet har blitt vedtatt på tidligere styremøter enstemmig vedtatt styret Kommentar: Fra møtereferat fra dato, ble det vedtatt at premien skulle være gavekort på til sammen 1000 kroner hos Oslo Sportslager. Tidligere vedtak overstyrer nytt vedtak. Oppdatering av medlemstall f) Bestilling av nye flyers (Marlene) Ønsker å bestille flere flyers, er tomt. Brosjyrene har vi en kasse igjen av, og de er veldig dyre. Anne forhører seg om priser for nye bestilling av flyers. Anne bestiller nye. g) VT-kontrakt (Kenneth) Eric skal signere kontrakt slik at vi får overført tildelingssummen. h) Innstilling av kandidater til kontrollkomiteen, valgkomiteen og driftsstyret (Kenneth) Kenneth har snakket med Wai ang kandidater til disse styrene. Wai og valgkomiteen hadde ikke tid til å finne folk til disse vervene. HS eller Marlene kan komme med en innstilling, deretter velges det på årsmøtet i april. De må være medlemmer, men de kan ikke ha andre verv i gruppene. Marlene: sender ut en mail til gruppene og høre om noen vil. Forklare at det ikke er spesielt mye jobb. Driftsstyret: Et problem er at denne gruppen har få møter. Er satt, men må skje noen endringer. Valgkomiteen: Vi må ha en reel innstilling til vervene. Finne ut hvem som ikke stemmer til gjenvalg i den nåværende komiteen i) Stattutter ala NTNUI (Kenneth) Vi kan trenge noen statuetter som ligger under lovene, som for eksempel fungerer som arbeidsinstrukser for de ulike vervene. Vi må lese statuttene til neste møte. Lage en statuttkomite? j) Nettverkssamling (Marlene)

3 mars på Ullevål. Påmeldingsfrist på mandag. Vi har åtte plasser. Utbyttet av samlingene har vært noe varierende. Kenneth, Kristbjørn og Eric kan. Marlene: Høre om det er noen fra undergruppene som er interessert i å delta. k) Godkjenning av OSI som forening ved HiOA (Marlene) Hvordan er vi blitt godkjent som forening hos HiOA? Håkon Eriksson er den som har kontaktet og lurer på dette. Vi kommer frem til at godkjenning av foreninger ikke er en prosedyre vi har vært igjennom på noe studiested og forstår ikke helt forespørselen. l) Økonomistatus (Marlene) Marlene har hatt en oppstrammingssamtale med regnskapsfirma fordi de har opptrådd utilgjengelig. Disse beklaget og ting flyter bedre nå. Har tilbakeført alle feilene fra 2013, sliter med å legge inn ting. Dette fordi alle månedene er låst i systemet, unntatt de to siste. Hatt telefon med revisor, sier at det skal være klart til april. Bruker den revisoren vi har hatt i utgangspunktet. Så fort tallene er ferdig skal Marlene og Kenneth sette seg ned og sammenligne med de tallene som gruppene tror de har. Kalle inn møte med de enkelte gruppestyrene som får størst endringer i sine regnskap for å legge frem tallene og diskutere eventuelle tiltak. m) Kontoplanen (Marlene) Regnskapsfirmaet vil endre kontoplanen slik at vi er litt annerledes idrettslag. FORDEL: Får bedre oversikt og det blir tydeligere hvordan økonomien skal føres for undergruppene. Vi får også en kontoplan som passer våre aktiviteter bedre enn dagens. Enstemmig vedtatt at kontoplan endres. n) Økonomikurs (Marlene) Se på B vedtakssaker o) Gjeninnføre lover som i 2012/ 13 ble slettet under revidering av lovnorm (Kenneth) Eric: skal høre hvorfor deler av lovnormen ble slettet under revidering i 12/13. p) Salg av BAMA-frukt på trening (Marlene) Hvis man sender kvittering på kjøpt frukt inn til Bama kan man få igjen 60 %. En fra fotball har foreslått at man kan selge frukt på trening for å tjene inn til klubbkassa. Kan man lage et fruktabonnement slik at de som ønsker kan kjøpe frukt etter trening? Vi sier ja. q) Årsmøtedato (Marlene) Se vedtakssak

4 r) Forskyvning av årshjul (Marlene) Siden vi forskyver årsmøtet blir også årshjulet forskjøvet. Innebærer mye jobb i mars. s) Marlene hjemmekontor 1 og 2 (Marlene/Eric) Marlene ønsker å ha hjemmekontor to uker etter påske pga. valp, pluss at hun ønsker å ha en dag hjemmekontor i uka. Etter påske vil være rett før årsmøtet. Det er også litt dumt at hun ikke er på kontoret ettersom det er oppgitt kontortid for medlemmer. Vedtak - Innvilger at hun får to uker, men at hun må være her en dag i uka: enstemmig vedtatt Vedtak - En dag fast i uka, kan velge enten onsdag eller torsdag. Starter etter påske prøveordning i to måneder: enstemmig vedtatt. t) Presentasjon av nyhetsbrev (Anne) Anne viser et forslag som hun og Anette har utarbeidet om hvordan mailen kan se ut. Lettlest info, bilder og linker til videre lesing. u) Møte med gruppestyre Hvem: Marlene, Eric, Lars og Anne. Ønsker å bedre dialogen med nettopp dette gruppestyret av diverse årsaker. v) OIK-tilskudd (Kristbjørn) Søknadsfristen (01.02) bør inn i årshjulet. Man kan søke om 2A bane og anlegg for å få noe refundert etter søknadsfristen. Man kan fortsatt søke etter fristen, men det vil bli reduksjon innvilget søknadssum : frist for å sende inn alle papirer. Marlene ser på lovene. Kenneth bidrar med det han har fra VT-søknaden. Kristbjørn fikser selve søknaden. w) Begrense oppbygning av egenkapital i gruppene (Kenneth og Øyvind) samt Sparefond for større innkjøp Venter med saken til vi er vedtaksdyktige x) Klubbpakka (Kenneth) (folk skulle se på dette til dette møtet) Dette kan vi bruke Håkon på. Eric ser litt mer på klubbpakka og ber Håkon arbeide noe med det. y) Rutiner rundt uttak til lag Skal vi lage noen rutiner for uttak?

5 Marlene skal ta en kikk på rutinene. Kontakter grupper for å høre hvordan de organiserer uttaksperioden. Vedtakssaker b) Kurs i mars: Økonomikurs med fokus på det praktiske og lover. Sikre at økonomien blir korrekt i Regnskapsfirmaet mener det kan ta rundt 2-3 timer. Vil koste 5000 kr. Bør komme to fra hvert styret og alle fra hovedstyret. Foreslåtte datoer er onsdag eller mandag Mandag passer best. Best å ha det med regnskapsfirmaet ettersom de kjenner best til våre systemer. Vil gjøre det mulig for dem å arbeide fortere om vi hever kvaliteten på det vi leverer dit av bilag. Vi vil da på sikt kunne spare penger på antall timer regnskapsfirmaet jobber. Enstemmig vedtatt at kurset skal holdes mandag til prisen c) Dato årsmøtet møtet mandag 20.april er enstemmig vedtatt. Marlene sender ut forløpig innkallelse til undergruppene. Eventuelt d) Søknad om penger Kendo og fotball Marlene legger ut saken på Facebook siden HS ikke er vedtaksdyktige. Kendo søker om 1500 kr til hodebånd Fotball søker om 3000 kr til deltakeravgift til en cup. Oppsummering av oppgaver til neste gang: Marlene Legge ut søknad fra Kendo og fotball. Sjekke opp rutiner rundt laguttak. Høre om noen fra gruppestyrer vil delta på nettverkssamling. Lese gjennom NTNUI-statuttene til neste møte. Sjekke lover OIK-tilskudd. Sende ut mail til gruppene angående kontrollkomite. Sjekke om vi vedtok sum innkjøp av premier spørreundersøkelse tidligere. Skrive svar til Rolf. Møte Rønningstad. Anne - Lese gjennom NTNUI-statuttene til neste møte. Bestille nye pamplets. Møte Rønningstad. Sende ut innkalling årsmøtet. Sende ut innkalling økonomikurs. Eric Lage doodle møte med Rønningstad. Sjekke hvorfor lover ble slettet i 2012/13. Lese gjennom NTNUI-statuttene til neste møte. Se på klubbpakka, snakke med Håkon om den. Møte Rønningstad. Kenneth - Lese gjennom NTNUI-statuttene til neste møte. Sjekke søknad OIK-tilskudd Kristbjørn - Lese gjennom NTNUI-statuttene til neste møte. Søknad OIK-tilskudd Kristine Lese gjennom NTNUI-statuttene til neste møte Lars - Lese gjennom NTNUI-statuttene til neste møte. Møte Rønningstad. Philippe - Lese gjennom NTNUI-statuttene til neste møte Øyvind Lese gjennom NTNUI-statuttene til neste møte Anette Lese gjennom NTNUI-statuttene til neste møte