Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 17:15 19:15

Transkript

1 Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 17:15 19:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Eirik Palm Hunnestad Nestleder Tilstede Espen Lindstad Kasserer Tilstede Joakim Kalbakk Økonomiansvarlig Tilstede Vilde Dalen Aas Styremedlem Ikke tilstede Katrine Lind Hegg Styremedlem Tilstede Stine Fleicher Myhre Styremedlem Tilstede Ingrid Sæther Houge Styremedlem Tilstede Mari Elise Rugland Varamedlem Tilstede Martine Furnes Pettersen Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 minutter) Innstilling: Vedtak Se utsendt referat fra HSM 07. Forslag til vedtak: Referat fra HSM 07 godkjennes Vedtak: Referatet godkjennes ved akklamasjon. Sak 2: NTNUI og våre aktører (20 minutter) Emilie tar en gjennomgang av aktørene NTNUI samhandler med. NIF- Særforbund- Idrettskretser- Trondheim Kommune- Sit- Studenttinget- Velferdstinget- Studentparlament- NTNU Referat: Vilde fortsetter i idrettsrådet. Emilie går gjennom kart over samarbeidspartnere osv. Er det noe vi må ha gjennom hos Sit går vi til VT, er det noe vi skal ha gjennom hos NTNU går vi til studenttinget. Sak 3: Fordeling av roller (20 minutter) Innstilling: Diskusjon Vi må fordele ansvar og oppgaver. Fra tidligere har vi hatt følgende roller: - PR og info- ansvarlig, KA- ansvarlig Stine, Mari Elise og Katrine 1

2 - Mosjon og trenersansvarlig Ingrid - Materialansvarlig Martine - Sekretær Katrine - SL- kontakt Ingrid - Leder i baneutvalget Martine og Ingrid - Arrangement og kjelleransvarlig Vilde - Representant i Idrettsrådet Vilde - Leder Paraidrett Vilde - Sponsorutvalget Mari Elise og Stine Eventuelt andre roller eller endringer. Legger ved NTNUIs statutter der hovedstyrets oppgaver er beskrevet under «Statutter for NTNUIs Hovedstyre» Referat: Diskusjon om hvordan det skal gjøres med utvalg. Ønsker å starte et utvalg som inkluderer PR, info og KA. Da kan man lettere få tak i folk med den kompetansen som trengs, i tillegg til at man lettere kan skape noe sosialt ut av det. Dette er arbeid man må begynne på nå. Kan være lurt med et utvalg for arrangement også. Sak 4: Gjennomgang av årshjul og fastsette viktige datoer (20 minutter) og diskusjon For å få et bedre overblikksbilde og for å sikre oss de datoene vi ønsker bør vi fastsette noen datoer. - Ekstraordinær generalforsamling- vår - Idrettskavalkade - Ekstraordinær generalforsamling- høst - Gruppeledersamling høst - Grøtfest - Ordensrådsmiddag - Vintergeneralforsamling - Gruppeledersamling - Gudenes natteliv Referat: Går gjennom mars og april i årshjulet og setter følgende datoer: - Ekstraordinær generalforsamling- vår: Satser på 21, Mathias og Katrine får ut sakspapirer så fort som mulig. - Immatrikulering: 16/8 - Idrettskavalkade: 23/8 - Ekstraordinær generalforsamling- høst: 19/9 - Gruppeledersamling høst: september - Grøtfest: onsdag 15. november - Ordensrådsmiddag: 20. januar - Vintergeneralforsamling: prøver å endre lovene ved ekstraordinær generalforsamling, slik at vi kan utsette generalforsamlingen slik at vi rekker å bli ferdig med regnskapet. - Erfaringsoverføring gamle/nye HS studenterhytta: avhenger av dato for generalforsamlingen - Gruppeledersamling: påfølgende helg til generalforsamlingen - Gudenes natteliv 2018: 6. eller 7. april 2

3 Sak 5: Møter og tilsetninger i nærmeste fremtid (5 minutter) - Biff og bayer- fredag kl Studenterhytta - Idrettsrådet i Trondheim: kl. 17:40- Trondheim Spektrum K3/K4 Representanter: Emilie Zakariassen, Vilde Dalen Aas, Espen, Katrine, og Eirik - NSI Nettverkssamling: Studenterhytta Referat: Katrine sender videre info om påmelding til nettverkssamling og innkalling VTmøte til resten av HS. VT-møte nå til onsdag kl. 17 for de som har mulighet, Emilie tar med nonstop! Sak 6: Internkommunikasjon (10 minutter) Hvilke medier ønsker vi å bruke og hva brukes de ulike til? Referat: Lager «hastechat» og gruppe på facebook, men bruker for det meste podi som er mer profesjonelt. Info og tidligere skriv finnes på dropbox og google drive. Emilie fikser gruppe på facebook og inviterer alle til podio. Sak 7: Må gjøres (15 minutter) - Mailinglister PR hører med Kristian - Oppdatere nettside med org.kart og filer - HSK- grupper - Registrering i Brønnøysund - Tilgang på i-bygget - Sette opp doddle for fast møtetidspunkt Eirik - Sette opp doodle for kontortider - Eirik - Fast arbeidskveld søndag kveld kl Planlegge erfaringsoverføring Referat: Eirik lager doodle på møtetidspunkt og kontortider. Alle sender postnr, personnr og fullt navn til Emilie så hun får registrert oss i Brønnøysundregisteret. Send også EM-nr slik at vi kan få tilgang til idrettsbygget utenom stengetid. Alle har selv ansvaret for å kontakte de som hadde samme ansvarsområde i fjor for å få erfaringsoverføring. Katrine sender oversikt over hvem som var hva og kontaktinformasjon. HS-kontakt: Baller ute Vilde Baller inne Katrine Hytta og koiene Emilie 3

4 Kampsport Eirik Konsentrasjon og balanse Stine Små baller Ingrid Fri flyt Mari Elise Utholdenhet Martine Vannsport Mari Elise Sak 8: Forventningsavklaring (15 minutter) Innstilling: Diskusjon Hvilke regler ønsker vi å sette for oss selv? Sak 9: Evaluering gruppeledersamling (10 minutter) og diskusjon Hva synes dere om helgen? Hva var bra og hva kunne vært gjort annerledes? Har vi noen forslag til neste gruppeledersamling? Sak 10: Få tilbake penger for utlegg (5 minutter) Dere ble fortalt at HS skulle spandere middagen på Lyche. Informerer om hvordan man får tilbake penger. Referat: Refusjonsskjema ligger ute ved hyllene, fyll ut og legg i posten til kasserer. Sak 11: Til neste gang (10 minutter) Emilie: Eirik: Espen: Joakim: Vilde: Katrine: Stine: Ingrid: 4

5 Mari Elise: Martine: Sak 12: Eventuelt 12.1 Alle som kan møter på arbeidskveld på kontoret førstkommende søndag kl