STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: Tid: Sted: BI Trondheim, U1

Transkript

1 STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: Tid: Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: SA Tone, KVK Sondre, Leder Stian, ØA Joachim, NA Per Olav, HR Lisbeth, VK Annelie, KA Karita, MA Christian. SAK Til Behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og AK som referent Redigering: KA som referent Enstemmig vedtatt. SAK Til Behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Godkjent SAK Til Informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 15 min ØA Mye tid på eksamenslesing. Dagligdrift, fakturering osv. Blir igjen i Trondheim over helgen for å regnskapsføre. Jobber med å sette seg inn i Mamutt det nye regnskapsprogrammet. NA Jobbet med salg av stands til NLD. HR Jobbet med å gjennomføre julebordet. VK Rolig for VK. Jobber med aktivitetsdagen(bis dagen) finner dato. KA Holder skjermen og facebook oppdatert. Jobbet med den nye fotografen.

2 MA Ferdigstilt kontrakten med Eplehuset ikke signert enda. Forhandlingsperiode med ManPower. Jobber med tanket og muligheten til å få åpningsdagen som BI arrangerer på Clarion Hotel og Congress Trondheim. SA Vell gjennomført julebord. Fornøyd med egen og komiteens innsats. Jobber med å få til det beste ballet og revyen noensinne. Vel gjennomført arrangement, fylla på hylla, av sosialutvalget. Jobber mot aktivitetsdagen den 17. januar Planlegger dagen. KVK Ferdigstilt referatet til GF. Ønsker mer overlapping med HR vil få til dette før nyttår. Leder Jobbet med de nye sakene vi skal ta opp i dag. Mye spennende angående SiT og Administrasjonen på BI. SAK Til informasjon: Nye rutiner og retningslinjer rundt styremøtene Presenteres av: KVK Bakgrunn: KVK og Leder har lenge planlagt å endre litt på strukturen rundt styremøtene og har nå satt ned nye retningslinjer og rutiner for hvordan møtene vil foregå. Ligger på Disk under leder retningslinjer. Tilltak som gjør styremøtene bedre, sakslisten ryddigere og tidsbruken mer effektiv. SAK Til informasjon: Kommunikasjon gjennom styret og ledelse gruppen på Facebook Bakgrunn: Leder ønsker å minne om hvordan vi bruker denne gruppen. Ber styret huske retningslinjene vi satt ned ved bruk av facebook gruppen. LIKE Har sett. KOMMENTAR svar/tilbakemelding. SAK Til informasjon: Månedsmail til leder Bakgrunn: Leder informerte tidligere i år om at det skulle innsendes månedsmail den 01. hver mnd. Dette har forekommet hos svært få i styret, enda det ble sendt ut mal som

3 forespurt. Leder ønsker å presentere hvordan dette skal foregå fremover. Ønsker at ALLE sender inn månedsmail. Tar selvkritikk på sen tilbakemelding på de som har sendt inn. Ønsker alle månedsmailer inn den 01.0X. Får tilbakemelding når du sender inn. SAK Til informasjon: Sofa lounge området Bakgrunn: Leder ønske å informere om hvordan denne prosessen har gått og hvordan dette ser ut fremover. SAK Til informasjon: BIS Bar Tidsbruk: 7 min Bakgrunn: Leder ønsker å informere om hvordan denne prosessen har vært i år, og hvordan dette ser ut fremover. Først frontet i BI Nydalen av sentralledelsen positive tilbakemeldinger. BI Nydalen ser positivt på løsningen å få til BIS bar på BI Trondheim Administrasjonen på BI Trondheim er også positv. En sak som skal jobbes med etter jul stor sak derfor viktig når styret 13/14 ønsker å videreformidle tanken og prosjektet til styret 14/15. SAK Til informasjon: Trondheimsmodell for idrett Presenteres av: KVK Bakgrunn: KVK representerte BIS Trondheim på dette møtet med Velferdstinget. KVK ønsker å orientere kort om saksgangen og utfallet. Bakgrunn for saken: I fjor kom det en rapport som påpekte ekstremt mange negative sider om modelllen til SiT: NTNU mer dominans opp mot SiT enn de andre skolene i Trondheim. Møtet var positivt for BI sin del. Samtlige enige om at NTUNs dominerende situasjon må

4 trappes ned. Enighet om fri talgang til alle. Viktig å huske at dette er velferdstingets forslag til SiT, SiT som har det siste ordet. To medlemstyper: 1. Kun medlem i idrettslag ikke tilgang til hall eller treningssenter. 2. Full pakke treningssenter, hall osv. Ikke medlem av idrettslag. Alle idrettslederne vil. De fleste sakene som skolene selv tok opp ble nedstemt. Velferdstingets saker ble godkjente. SAK Til informasjon: Ny delegatfordeling til Landsmøte Bakgrunn: Leder ønsker å informere om denne prosessen. HR, KVK og leder skal jobbe med å sende et forslag på ny fordeling. Grunnen: BI Bergen en nære grensen på flertall (Såpass mange i styret og sentralt). Ønsker forlag og innspill fra styremedlemmene. (Forslagene skal være inn hos leder sentralt før ) SAK Til diskusjon: BIS Trondheim på Trøndelagsdagen 2014 Tidsbruk: 10 min Bakgrunn: Leder ønsker å legge frem den informasjonen som foreligger om arrangementet og arbeidet med dette prosjektet fremover mot jul, samt fra skolestart til arrangementsdato. 13. Januar. Flere av styret ønsker å være med. Leder vil velge ut nærmere datoen. Se Disk Leders mappe Trøndelagsdagen Leder booker stand plass etter diskusjon i styret. SAK Til behandling: Månedsmail / 2 ukers mail til BISsere

5 Tidsbruk: 7 min Bakgrunn: Denne saken har vært oppe på styremøter og workshop tidligere. Styret har vist seg positive, men saken har ikke hatt noen videre gang. Leder ønsker at det voteres om dette skal ha oppstart i januar måned. MA Positiv til en mindre formell månedsmail. Vil helle se at det blir en 3 ukers/ månedsmail. NA Negativ til 2 ukers mail ønsker 1 gang i måneden. Leder Grunnen til hvorfor han ønsker hver andre uke såpass liten tid igjen vil skape en kjennskap til prosjektet før styret går av. Forslag til vedtak: Det skal sendes ut mail til engasjerte hver 2 uke. Stemmer: 1 for 8 mot Stemmer: 5 for 8 mot Froslag til vedtak: Det skal sendes ut mail til engasjerte hver måned. Stemmer: 5 for 8 mot Nytt forsalg til vedtak: Det skal sendes ut mail til engasjerte hver måned. SAK Styrets oppfølgingssaker v/kvk og HR Ingen saker. SAK Kritikk av møtet Positive tilbakemeldinger fra styret. Møtet vil vare i ca 75 min, og være ferdig omkring kl