REFERAT. Ledelsesmøte BIS-kontoret, Handelshøyskolen BI Campus Trondheim

Transkript

1 REFERAT Ledelsesmøte BIS-kontoret, Handelshøyskolen BI Campus Trondheim

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak Orienteringssak: Oppdatering rundt Vinterlekene etter planleggingstur Sak Diskusjonssak: Eventuelt samarbeid med Simens Isbar Sak Diskusjonssak: Gjennomføring av Landsmøtet Sak Behandlingssak: Endelig VT-mandat Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet Side 2

3 Til stede: Leder, ØA, MANA, PRKOM, EA, FAG, IK, PK, HR2 og HR3 Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak : Godkjenner innkalling og dagsorden. Enstemmig vedtatt Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak : Leder som ordstyrer og HR-ansvarlig som referent. Enstemmig vedtatt Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak : Godkjenner referat fra ledelsesmøte. Enstemmig vedtatt Sak Oppføring av eventueltsaker MANA: Avtale med ny samarbeidspartner Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Bakgrunn: Hvert enkelt medlem i Ledelsen redegjør for hva som er blitt gjort siden forrige ledelsesmøte. Side 3

4 ØA: Daglig drift, avtaler, fakturering. MANA: Snakket med samarbeidspartnere, ny avtale, daglig drift. PRKOM: Daglig drift for det meste EA: Rolig siden sist FAG: Ny klasserepresentant, møte med admin, studiebarometer. IK: Møte med revyen, tid på SU, mer rundt linjeforening i forretningsjus. PK: Planleggings tur for Vinterlekene, møte med Simens Isbar, planlegging rundt landsmøtet, internevaluering, intervjuer til fadderstyret som blir satt fortløpende. Leder: Julebord, møte med admin, møte angående linjeforening i forretningsjus, genserbestilling, møte med Styre og SBIO. PK: Blir leder for linjeforening under Leder eller IK Leder: Blir under IK FAG: Referat på møte? Leder: Referat er skrevet. Sak Orienteringssak: Oppdatering rundt Vinterlekene etter planleggingsmøte Bakgrunn: Prosjektkoordinator ønsker å redegjøre for gjennomføring og planlegging av Vinterlekene, herunder sikkerhet, antall billetter, lokale m.m. Forslagsstiller: Prosjektkoordinator v. Otto Barsten Johnsen PK: Planleggingstur forrige helg, skjer på Storefjell, møte med andre PK og leder for Vinterlekene med hotell-admin. avtale rundt logistikk og økonomi. Planlagt stand, billettslipp førstkommende torsdag. FAG: Info rundt billettslipp? PK: Førstkommende torsdag, kan gi info. Side 4

5 ØA: Frist på billettkjøp? PK: Til det er utsolgt Sak Diskusjonssak: Eventuelt samarbeid med Simens Isbar Bakgrunn: Prosjektkoordinator har i anledning Vinterlekene vært i kontakt med Simens Isbar vedrørende et samarbeid, og aktøren har vist interesse for hele BIS Trondheim som organisasjon. Ønsker input fra deltakere på ledelsesmøte, og eventuelt å koble på Markedog næringslivsansvarlig. Forslagsstiller: Prosjektkoordinator v. Otto Barsten Johnsen PK: Interesse for dette? ØA: Hva innebærer en avtale? PK: Ønsker input til hva den skal inneholde. MANA: Gavekort, markedsføring PRKOM: Mulig rabatt, oppstilling på arrangement LEDER: Åpner muligheter for en del arrangementer. EA: God ide å være med på arrangementer. PRKOM: Har Kroa, eventuelt bruk der også. Sak Diskusjonssak: Gjennomføring av Landsmøtet Bakgrunn: Prosjektkoordinator ønsker innspill fra ledelsen vedrørende gjennomføring av Landsmøtet som i år faller på PK i Trondheim. Forslagsstiller: Prosjektkoordinator v. Otto Barsten Johnsen PK : Landsmøte i April, tenker å ha det i Trondheim. Side 5

6 FAG: Dekker dette hotellkostnader? PK : Om det blir i Trondheim, vil ledelsen her sove til seg selv. ØA: Snakket med andre PK? Burde eventuelt lufte det til de også PK: Ikke snakket med de andre enda. ØA: Tenkt på hvor vi skal være? Snakket med sentralstyre? PK: Clarion, snakket med Styreleder angående budsjett PRKOM: Mulighet for bruk av skolelokale? Kan kutte i en del kostnader som kan brukes andre plasser. PK: Kan se nærmere på det FAG: Begynner ikke landsmøtet på fredag? PK: Begynner på fredag. MANA: Foretrekker å ha det i Trondheim PRKOM: Stiller positivt til å ha det i Trondheim. LEDER: Positivt å ha det i Trondheim, en stund siden sist. Tenker det blir naturlig. Sak Behandlingssak: Endelig VT-mandat Bakgrunn: Velferdstinget har den siste tiden jobbet med fordeling av mandater innad i VT. De har dermed kommer frem til dette forslaget som vi må stemme og godkjenne på møtet. Dette skal også referatføres og sendes til VT. Forslagsstiller: Eksternansvarlig v. Sigve Hansen Vedlegg: Mandat for Velferdstinget 2018 Forslag til vedtak: BIS Trondheim godkjenner Mandatfordelingen fra VT Side 6

7 EA: Dokumentet må vedtas ordrett. Håper alle har lest PRKOM: Gått fra 20 representanter til 19, hvorfor? EA: Fare for stemmelikhet, sørge for å må komme til enighet i votering. MANA: VT-representanter representerer studenter? EA: VT-representanter prater for alle studenter. EA: Vi burde stemme gjennom dette her. PK: Er det slik at når det tas opp saker om trondheim, er det slik at NTNU er splittet? EA: Etter det jeg har observert, vanligvis ikke. Votering. Enstemmig vedtatt. Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt MANA: Ny samarbeidspartner: MANA : Potensiell samarbeidspartner ønsker å bli eksklusiv, og velge de på de arrangementer vi har. Kroa har en del utstyr, men kunne tenkt seg å kjøpe fra disse. PK : Sjekket markedet i Trondheim? MANA : Inspire har sett litt rundt på markedet, kan spørre om oppdatering. PRKOM : Hvor lenge varer avtalen? MANA: Varer 3 år, med 1 måneds oppsigelse. IK: Får vi rabatt uansett hvilket arrangement? MANA: Rabatten vil gjelde uansett størrelse på arrangement. Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Side 7

8 HR 2: Seminar nå i helgen, diskuterte og har planlagt en god del der. Valgkomiteen har hatt rekrutteringsperiode for SSR og fullført den. Utarbeidelse av nytt rapporteringssystem har blitt planlagt på seminar, anonymitet rundt innrapportering blir bedre. HR 3: Skal lage en video med HR Bergen og HR Stavanger som får frem hva egentlig HR er/gjør, ettersom at fåtallet vet hva det er. Her skal vi få frem våre oppgaver og hvem vi er. Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet FAG: Rotete PK: Bedre på workshops. ØA: Litt usikker på det rundt mandatet EA: Ga informasjon angående det. Litt usikker på hva som ikke er helt sikkert FAG: Litt mer informasjon rundt landsmøtet PK: Mer informasjon rundt landsmøtet vil komme LEDER: Litt rotete, mer orden. Møtet hevet 18:20 Side 8