SAKSPAPIRER STYREMØTE Allrommet, Handelshøyskolen BI campus Trondheim

Transkript

1 SAKSPAPIRER STYREMØTE Allrommet, Handelshøyskolen BI campus Trondheim

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret og ledelsen Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: Leder, NA, MA, Leder for NLD, ØA, SA, UA, SPA, HRa, HRb, HRc Sak Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak : Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent Sak Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak : Leder som ordstyrer og HRc som referent. Godkjent Sak Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak : Godkjenner referat fra styremøte den Godkjent Sak Oppføring av eventueltsaker

3 Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i styret Leder: Jobbet med strategi, vært på friluftstur, jeg og ØA har sett på budsjett, meldt opp saker til Generalforsamling. Jeg og UA har jobbet med bil, har en god løsning her. Har meldt opp en sak på lager og bil, og en på søknadspott. Søknadspotten er en behandlingssak, vil ha det inn i vedtektene. Bil er en løpende kontrakt, vi har vært usikre på hva vi ønsker. Har trengt mer datamateriale og derfor sendt ut undersøkelse, ønsker å ta en avgjørelse rundt videre med nye ledelsen. Har derfor leid for en måned til. Lager ønsker man ta avgjørelse i samråd med nye ledelsen, er ikke noe vi vil pålegge dem. Vi tar en sak på det så fort som mulig etter GF, hvor vi tar en avgjørelse men vi har mulighet til å få innspill fra nye ledelsen. Har vært SiT søknader, bra at mange sendte inn. Også kjempebra at det kom mange gode søknader fra undergruppene, og lederne der var flinke til å være tilgjengelige for innspill fra meg også. Har vært i styringsgruppemøte om det nye bygget, mye prosjektplanlegging. Våre innspill der er for eksempel BIS kontor, idrettsrom, bibliotek, kantine og auditoriumløsning. Er helt i startfasen der. Også vært på strategimøte. NA: Etterarbeid med NLD, legge inn kontrakter, faktureringsinformasjon, arrangementsrapport, jobbet med bed.press neste uke, planlagt promo til det. Også forberedt meg til GF. Skal også på NLD i Oslo i morgen. NLD: Kommer det plakater til bed.press før helgen? NA: Nei, Facebook arrangement og stand. MA: Startet planlegging av markedsuken. Satt Ola som eventansvarlig der. Han har gjort det veldig bra, laget mapper på disk og engasjert resten av utvalget. Veldig mye er klart til markedsuken. 3T Sluppen videreforhandlet cagefotball til fotballagene. Memira: vært på stand 3T om å starte Tabata timer igjen. Sendt to kontraktsforslag til DNB og Eiendomsmegler 1. UA: Går vi nå for flere små samarbeidspartnere? Hvordan blir det da med sponsor til idrettene? MA: MU ser etter sponsorer til Cleavers, holder på å se, men er ikke lett. Vil ikke ha en stor

4 bindende hovedavtale. Men idrettslagene må gjerne lete selv, men har ingen rett til å tegne noe selv. Leder: Men er det en bevisst strategi, eller handler det om at de ikke hat gitt signaler om at de vil inn med veldig mye? MA: Blanding av bevisst fra min side, markedet er ikke på plass til at de går inn med mye. Vil også unngå en veldig restriktiv samarbeidsavtale. Vil ikke inngå en ny låsende avtale så ny ledelse ikke har fritt spillerom. Leder for NLD: Ikke så mye som skjer, skrevet ferdig arrangementsrapport til Gründerkveld i dag, fått ansvar til planlegging av overlappingsturen. Begynner på lørdag med å planlegge mer. Skal til Nydalen i morgen, booket hytte til avslutningstur med NLD. Kan man bruke BIS bil til slikt arrangement? Leder: Ikke når det er en sosial greie, ikke når dere skal betale det selv. Men kan være det blir endringer fremover i måten vi bruker bilen på. Forts. NLD: Regnskapet begynner å bli ferdig, blir cirka underskudd på Hadde budsjettert med underskudd på , var redde for å ende på underskudd på etter at vi mistet samarbeidspartnere. Så er ikke så verst i forhold til det. Har også sendt søknad til SiT. ØA: Budsjetter fremover til NLD, om det blir like vanskelig å hente inn penger, tenkt på hvor dere kan kutte? Leder for NLD: Konferansier; går an å bare ha en toastmaster. En i komitéen kan for eksempel ta det. Kan også skifte lokale, skal snart bytte skole så det blir da mulighet på skolen. Ser ikke på det som noe stort problem, er to NLD igjen på Clarion før vi bytter bygg. Kan også gjøre mange andre små kutt, promotering for eksempel. ØA: Var ikke her på forrige styremøte, så blir hva jeg har gjort siste mnd. Regnskapsført januar, vært på økonomiseminar, skulle bruke de dagene på å avslutte regnskap, ble ikke gjort fordi de andre hang så langt bak. Så på retningslinjer for LNU i steden. Også hvordan økonomien blir om strategien går gjennom. Sett på budsjettet til sentralt, også sett på vårt eget. Vært i møte med økonomidirektør i Nydalen, også sett på instruksene til økonomiassistentene. Brukt mye tid på å forberede meg på GF. Holder på som en gal for å få det ferdig i dag.

5 SA: Kan du informere om regnskapet fra fadderuken? ØA: Brukte mindre enn det som var budsjettert, men gikk i underskudd. SA: Gått i quiz, vors til vors, overlappingstur og avslutningstur. Hadde sosial sammenkomst med SU i går, var veldig hyggelig. Anbefalt at flere i ledelsen gjør det. Sendt inn SiT søknad. HRb: Har dere sett noe på konkurranse til GF? SA: Ja, det gjør vi. Leder for NLD: Hvordan gjør du det med fadderstyrets attester? SA: De er ferdige og gitt ut til mange. UA: Jobbet med lager og bil med leder, Women@BI hadde Fokusaften, ble litt krøll med at foredragsholder var forsinket fra Oslo. Var cirka 30 stykker der, helt OK oppmøte. Studentaksjonen har litt problemer med panteboksene, legges mye søppel i dem. Bør settes en søppelboks utenfor U4. Start hadde Jentemiddag, veldig vellykket. Kanskje litt mange foredragsholdere. Ble ikke noen aksjonskveld etter aksjonsuken, dårlig kommunikasjon på tvers av LA og med SL. Årsoppgjøret planlegges fortsatt. TØH ønsker ikke endre noe pga tradisjon, så luftkrigsskolen blir ikke med. Fikk forespørsel i dag om å opprette ny idrettsgruppe, dans. Blir en del høyere nivå enn cheerleadere, så man kan f.eks bruke som underholdning på NLD og BI kan bruke dem. Blir jo ikke så mye kostnader ut av det. MA, kan du spørre 3T om cheer og dans begge kan ha treningstimer? MA: Ja. Kan sies til alle utvalg, når man er på kontoret og lager kaffe må man rydde etter seg. ØA: Hvor mange dansere foreløpig? UA: 2. Har ikke laget liste folk kan skrive seg opp på enda. Men vet at flere cheerleadere synes det er litt lavt nivå der. Er i all hovedsak at de vil begynne å trene. MA: Er det snakk om å få saltid utenom cheerleadingen? UA: Ja, vet allerede at cheerleaderne pleier å høre med 3T om å komme inn utenom treningstidene sine, pleier å gå fint. UA: Bull Invest skal til Oslo på seminar, prøver å få til foredragsholdere. Leder: Må ikke være foredragsholdere og sånn, kan gjerne gjøre ting for seg selv også. Behøver ikke være sånn at det alltid må være ekstern aktivitet, kan også være intern aktivitet. Undergruppene skal være et tilbud hvor folk kan gjøre gøy på fritiden sin også.

6 UA: Har oppfordret til å ha lavterskelarrangementer, for å skape mer blest rundt undergruppene. Men er ikke så lett å finne noe som både er interessant for de som er i gruppen, og også resten av studentene. Men har oppfordret til å lage arrangement som er for de som er interesserte i aksjer. SPA: Vært i VT møte, spennende møte om studentmedia, om SiT fortsatt skal være eier der. Rakel ble valgt inn i boligrådet, en fra BI ble valg inn i kontrollkomitéen, er dermed fem fra BI som er engasjert i VT. Snakket med HR om endring i utvalget, angående forlenging av vervet til de som sitter i rådene (er tradisjonelt 1 år). Hatt infomøte med de som har stilt til Velferdstingsrepresentant. Var på studenttingmøte, mest sannsynlig vil NTNU bli i Velferdstinget. Kontoret til helsesøster har blitt flyttet, så det blir mer avlukket. Snakket med utvalget om å promotere helsesøster neste uke. Hatt møte med Tore Resell, Gunhild og Espen Munkvik om velferdstilbudene SiT tilbyr. HR: Skrevet innlegg til Paapir, Rebecca har vært på Dekningsbidraget, vært i møte med SiT om intervjukurs med ny ledelse, hatt søknad og intervjuprosesss med alle kandidater, skrevet sakspapir og sendt ut dem, jobbet med arrangement til Generalforsamlingen, stått på stand til GF. Internevalueringer blir sendt ut etter GF, skal inn Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Ingen saker til eventuelt. Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker HR leser opp orienteringssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet HR: Lite effektivt på redegjørelsene. Leder: Hyggelig møte.