Referat. Ledelsesmøte BIS-kontoret, Handelshøyskolen BI Campus Trondheim

Transkript

1 Referat Ledelsesmøte BIS-kontoret, Handelshøyskolen BI Campus Trondheim

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak Behandlingssak: Endring av budsjetterte kostnader for undergrupper, utvalg og idrett fra Generalforsamling Vår 2018 Sak Behandlingssak: Godkjenning av budsjett for Inspire 2019 Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet Side 2

3 Tilstede: Ekstern, HR1, HR3, øa inspire, øa, ik, leder, mana, prkom, nestleder fag Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak : Godkjenner innkalling og dagsorden. Godkjent Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak : Leder som ordstyrer og HR-ansvarlig som referent. Godkjent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak : Godkjenner referat fra ledelsesmøte. Godkjent Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Bakgrunn: Hvert enkelt medlem i Ledelsen redegjør for hva som er blitt gjort siden forrige ledelsesmøte. Side 3

4 IK: Internmøte med alle undergrupper og utvalg med øa angående faktura og refusjon. Jobbet med Teambuilding. PRKOM: Ta med kommunikasjonsutvalget også? IK: Ja, kan ta de med. Tenkte først og fremst de under IK, men ka ta med. PRKOM: De etterspør selv. ØA: Vært på møte med IK. Jobbet med budsjett til GF og inspire. PRKOM: Generell drift, nettside og mailer. Jobbet med KU. Planlagt BIS dåp. MANA: Vært i møte med Universum. Undersøkelser for alle business skoler i Europa. Tenker det kunne vært nyttig for fremtidige MANA. Vært i møte i forhold til bedriftskontakt, ark med oversikt. Snakket med NU i forhold til bedriftskontakt, stands og mer utdypende samarbeid. Møte med Rot, og Graffi i forhold til avtale. NU og MU er godt i gang med planlegging til fremtidige arrangementer. Nestleder fag: Formative evalueringer, startet dialoggrupper. Ekstern: Velferdstinget, SIT monopol i forhold til kantinedrift. Studentrådsmøte, snakket om BI s innblanding i nye samfundet. PK: Satt utvalg. Vært i møte med ØA, og i møte med Inspire. Erfaringsrapport fra fadderuke ferdig. Leder: Satt alle verv, mye daglig drift. Sett på teambuilding med IK og UA, blir veldig morsomt. Gjennomført dåp, god planlegging. Planlegging og strategi i forhold til neste styremøte. Lest igjennom månedsmailer. Side 4

5 Sak Behandlingssak: Endring av budsjetterte kostnader for undergrupper, utvalg og idrett fra Generalforsamling Vår 2018 Bakgrunn: Ø nsker å endre tidligere budsjetterte kostnader for undergrupper, utvalg og idrett som ble vedtatt på Generalforsamling våren Forslagsstiller: Økonomiansvarlig Vedlegg: Regnskap og budsjett med noter GF H18 Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner endring av budsjetterte kostnader fra Generalforsamling øa: budsjett fra våren er det nødvendig å revidere. Vil anbefale å spørre en del på Generalforsamlingen. Har gjort tallene mer eksakt. MANA: NLD markedsinntekter, hva er det? ØA: Inntekter fra MU MANA: MU sine inntekter ØA: under samarbeidsavtaler. HR3: NLD og ikke inspire? ØA: Kosmetisk endring, henger igjen fra i fjor. Enstemmig Vedtatt Sak Behandlingssak: Godkjenning av budsjett for Inspire 2019 Bakgrunn: Inspire er BI Studentsamfunn Trondheims største faglige arrangement og er ment for inspirere studentene. Økonomiansvarlig for Inspire legger frem budsjettet for Inspire Forslagsstiller: Økonomiansvarlig Inspire v. Diyar Kiyani Vedlegg: Budsjett Inspire 2019 Side 5

6 Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner fremlagt budsjett. ØA Inspire: Vi har diskutert i forhold til billettpriser, og inntekter. Får sponsorliste av inspire i Bergen, større samarbeid. Planlagt investering på rollups blant annet. Kostnader i forhold til lys og lyd kan endres etter befaring av lydmann. Leder: Dine tanker øa? ØA: Budsjettert med underskudd, NLD har tidligere budsjettert med stort underskudd i flere år. Har tidligere gått veldig bra. Kunne likt å ha sett mindre underskudd, men tror det kommer til å gå opp veldig raskt. Vanskelig å budsjettere, første gangen vi arrangerer og budsjetterer. Investering i arrangementer, må lykkes første gang man arrangerer. MANA: 150 billetter per kveld eller til sammen? ØA Inspire: Per temakveld, er i bunn og grunn ikke det viktigste. Øker flere solgte billetter blir også matbudsjettet høyere. Vi ser i fra utover engasjement at flere kommer til å kjøpe, men er balansert i forhold til kostnader. Matkostnader og billettsalg henger sammen. PK: Veldig fint budsjett. Sponsorlista fra Bergen, hva skal de sponsorene få? ØA Inspire: De har en liste over sponsoravtaler. Handler om å reklamering for bedrifter, sosiale medier, på skolen og stands. MANA: Enighet mellom NU og Inspire om ingen underholding på karrieredagen? PK: De bedriftene NU booker på stand betaler ekstra for å holde foredrag. MANA: Er dette formidlet med NU? PK: Ta en prat med NU, for å være sikker. PK: Med ny skole blir prisen på stand endret, NU har en strukturert plan om pris på stand, og det som er budsjettert til å komme inn er overkommelig. Side 6

7 Leder: Betryggende for at samarbeidet funker og har tro på prosjektet. Enstemmig vedtatt Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Gjennomført rekruttering. Godt i gang med Generalforsamling. Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet HR3: Hyggelig med gjester ØA: hyggelig at folk stiller spørsmål angående budsjett. Møte hevet kl Side 7