REFERAT. Ekstraordinært ledelsesmøte Allrommet, Handelshøyskolen BI - campus Trondheim

Transkript

1 REFERAT Ekstraordinært ledelsesmøte Allrommet, Handelshøyskolen BI - campus Trondheim

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak Behandlingssak: Søknad om midler fra søknadspotten: Håndball-jenter Sak Behandlingssak: Søknad om midler fra søknadspotten: Studentpolitisk utvalg Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: Leder, ØA, Fag, IK, EA, PR-og Komm, MANA, HR3, HR4 Tilskuere: Leder for BISI Håndball Sak Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og leder for BISCharity som referent. Nedstemt

3 Endringsforslag: Leder som ordstyrer og leder for Vinterlekene som referent. Sak Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra ledelsesmøtet Sak Oppføring av eventueltsaker Ingen eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen PR: Har ikke gjort så mye. Fotograferte Cleavers finalekamp på Lørdag. Svart på mail og henvendelser. MANA: Fått et endelig kontraktsforslag til landsmøte. Gode priser. Sendt kontraktsforslag til Sporstsbua. 25% på skiutsyr. Danske Bank vil gi en anerkjent person til MANA seminar i Bergen. Lagt opp hvordan vi skal jobbe fremover. SBIO på besøk her. Dette var spennende. Målet er at vi skal lage forretningsplan for hele BIS. Kan da enklere selge inn BIS som en helhet. Videre har jeg fulgt opp kontrakter osv. IK: Dagligdags komm. med mellomledere. Eiendomsutvalget hadde sitt første arrangement. Var veldig bra. EA: Satt studentpolitisk koordinator. Planlegging. FA: Hatt jevnlig kontakt med admin og fagutvalget. Hatt mye planlegging frem mot temakveld som var den 27.oktober. Var veldig bra. Anbefaler å komme på neste temakveld. Vært i møte med Tore og Asgeir med leder. Ulike problemstillinger. Litt om det nye bygget. Begynt på masterdagen. Ønsker litt innspill på hvilke skole og programmer som folk ønsker

4 seg. Planlegger en standdag der folk kan komme med ønsker for å få med flest mulig. Luftkvaliteten håper jeg folk har merket forbedring. Jevnere luft i A1 gjennom aggregat. Vært på studentpanelet som er et av de høyeste organene. Tok opp problemstillinger nettsider, digital eksamen, forelesning på engelsk. Alle typer problemer som har kommet til meg, gikk dit. Ny arena for dette med klager som skal gå til eksamenskontoret, rett etter eksamen - Januar/Februar. F.eks. klagen i finans som tok mye tid. EA: Kom dere frem til noe rundt finanssaken? FA: Denne saken er som tidligere sagt lagt død, og alle har fått svar på denne prosessen. Ønsker derfor ikke ta det videre her, men kan nevne at kommunikasjonen skal bli bedre i fremtiden slik at slike saker ikke oppstår. ØA: Daglig drift. Betalt faktura og regninger. Sett på Ball, Julebord og snakket med leder for NLD. Bestemt meg for Nestleder som skal være Fredrik Hasselgård. HR3: Har du hatt bilagssjekk? ØA: Ja Leder: Trondheim studentråd. Fått sett de nye studentbyggene oppe på Moholt. Bra leiligheter. Eget bad og felles oppholdsrom og felles kjøkken. Veldig ettertraktet. Har nå også åpnet de to nye tårnene. Blir treningssenter, frisør, bibliotek osv. Vært på styremøte og lederworkshop i Oslo. Ble enig om hvordan vi skal gå frem for å implementere ny økonomisk struktur. Det vil her bli dannet en arbeidsgruppe med leder styret, økonomiansvarlig i styret og lokalt. De vil utarbeide prosessen. Skal etter planen være i gang og implementert 1.mars. Diskuterte på workshop diverse problemstillinger. Kvinneandel i BIS. Fordelingen er at det er veldig mange kvinner som er engasjerte, men veldig få i styre og toppledelse. Er det et engangstilfelle eller noe som må settes i gang? Diskuterte også litt tiltak rundt implementering av ny struktur, og hvordan skape engasjement. Møte med admin med Caroline. Gikk gjennom diverse problemstillinger.

5 Sak Behandlingssak: Søknad om midler fra søknadspotten: Håndball-jenter Bakgrunn: På bakgrunn av stor pågang av nye medlemmer til håndballen og derav økte utgifter, ønsker håndballgruppen å søke om midler fra søknadspotten. Forslagsstiller: Økonomiansvarlig v/onur Karaca Vedlegg 1: Søknad fra Håndball-jenter Leder BISI Håndball: Stor pågang. I fjor dabbet det av og ble lite spillere det har gjort at utstyret har blitt brukt opp og mer slitt enn i fjor. Har blitt tildelt 20 trenger før jul. Betaler mye per trening. Spektrum satt opp 6 ekstra treninger. Har ikke tatt dette med i budsjettet. Takket ja til dette. Engasjementet har vært veldig bra og følte disse ekstra treningene var nødvendig til utstyr, 1800 i treningsavgift og til teambuilding. Var nesten ikke noe sosialt i fjor, folk ble ikke kjent. Har til nå hatt et lagvors, bowling, skal ha et vors til. Flere ønsker å legge opp til alkoholfrie arrangement. Spesielt siden det er et idrettslag. Har lyst til å kjøre i gang kveldsmat, eller mat etter trening hvor man kan bli kjent. På trening er det trening. Er det mulig å ha treningstimer på 3T med gruppetimer på kveldstid. Mange som ikke har mulighet siden det er fra 3-4. Håper flere kan være med på det og flere tilbud til treninger. Hadde vært veldig gøy og bra for folk individuelt for å få det til. Vil også ha betydning for spill i serien. Hvis folk detter av til jul eller etter vil ikke folk være med neste sesong. Er viktig å ha midler for å få til dette for at folk skal bli med neste sesong og neste år. MANA: Det med treninger på 3T må du ta med leder for MU. IK: Vi har fått noen timer som spinning og tabata gratis for BI-studenter, men har ikke blitt godt nok informert kanskje?. MANA: Jeg vet ikke, han som har ansvar. Mener du at potten på skal dekkes for 3T eller for sosiale arrangement? Leder BISI Håndball: Om det koster penger på 3T, så ligger det innenfor de

6 FA: Du snakker om sosiale arrangementer og teambuilding. Ideen er god, men sånn jeg har forstått det så gir vi ikke penger til det og ikke fra denne søknadspotten. Samme som klasserepresentantene som de drar i gang sosiale arrangement for klassen på eget initiativ, men får ikke noe budsjett til det. Andre idrettslag får heller ikke penger til det. Blir litt feil å gi penger til det for min del. ØA: Det å gi penger til treningsavgiften er ok, nå som det er økt aktivitet, for å få med folk videre. Det er også greit å innvilge midler til forbruksvarer til laget. Det dekker BIS. Når det gjelder sosiale arrangementer og teambuilding får ingen andre det, de er på trening sammen hver uke og får teambuilding der, ser ingen grunn til at dere ikke kan få i gang arrangement uten alkohol. Er bare å planlegge og kjøre i gang. Blir feil å gi penger til mat etter treninger. Da må andre også få det. Blir vagt. MANA: Bygger på det samme, men hvis du tenker på sosiale arrangement som ting til 3T. Hvor mye får fotball til cagefotball? FA: Er det ikke sånn at BI studenter får gratis timer? IK: Tabata og spinning skal vi ha, men det er ikke promotert godt nok. Cheerleading trener gratis på pirbadet. Leder: Jeg syns søknaden er god. Vi har innvilget til fotball for driftsmidler med tanke på at de ønsket flere treninger på grunn av stor pågang, samt utstyr. Ser det som en god søknad på det omådet. Det med teambuilding - de andre lagene får heller ikke det. 8 ulike idretter, skulle vi gitt til alle hadde det blitt over søknadspottens sum. Hvis dere kan tenke litt alternativt og kanskje betale en egenandel som en symbolsk sum? Jeg ser det blir vanskelig å dekke det sosiale og mat til et lag ut fra søknadspotten. Leder BISI HÅndball: Kan vi søke gjennom vårt budsjett for treningstimene?

7 ØA: Ja, dere kan søke til neste semester. Går ut fra at du har søkt fra i dag. Neste halvår er det fullt mulig. Fotballen får 13 cageballtimer. MANA: Gratis spinning hver mandag og tabata torsdager på kvelden. IK: Viktig å holde aktiviteten i gang. Stort oppmøte er bra. Viktig at de får innvilget penger til klister osv til sosiale ting er mye når andre idretter ikke får det. Jeg kan hjelpe deg med å kontakte Even rundt det med 3T. Sosiale ting er et bra tiltak, ikke noe vi krever. Går an å ta en egenandel for sånne ting siden det ikke er noen egenandel for idretten i utgangspunktet. FA: Mye av det Karen sa. Dere trenger utstyr som klister og ting, ikke noe du har lenge. Gruppetimer er mulig, sånn som med Cheerleading osv. Teambuilding og det sosial det gir vi ikke penger til. ØA: Vil oppfordre å søke andre plasser om penger. BIS kan dekke det vanlige og så kan andre dekke om andre midler. Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner og innvilger midler fra søknaden. Nedstemt Endringsforslag : Ledelsen innvilger 3800 kroner til BISI Håndball til ekstra treningsavgift og annet utstyr. Sak Behandlingssak: Søknad om midler fra søknadspotten: Studentpolitisk utvalg Bakgrunn: Studentpolitisk utvalg ønsker å søke om midler fra søknadspotten til Election day, som de ønsker å arrangere på skolen 7. november.

8 Forslagsstiller: Eksternansvarlig v/ragnhild S. Røed EA: Som alle sammen er klar over så er det valg i USA nå til uken. Natt til 9.november. Hadde vært gøy å få til noe som kan bidra med å få noe ut av valget. På onsdag vil vi ha stand og at studentene kan velge på Trump eller Clinton. Diskutere politikk og få til noe servering og høre på amerikansk musikk. Pengene skal gå til rekvisitter. Formålet er at det ikke skal være så seriøst, men løssluppent. Stemme det man syns selv. I løpet av dagen publiserer vi på Engasjerte i BIS eller andre forum for å få frem av studentene i Trondheim stemte. Leder: For å skape en større oppslutning og mer blest rundt politikk på skolen? EA: Står kun om valgkampen i USA, tenker om å sette verdensbildet og få det til å være her på BI Trondheim. Trenger ikke å være så veldig seriøst, men ha det til litt moro. Man kan ta seg en vaffel og snakke om valget. FA: Gratulerer med en i utvalget. Gøy at du vil sette fokus på politikk. Å avse 1000 kroner på et sånt arrangement og få bevissthet rundt et sånn arrangement høres bra ut. IK: Viktig å få aktivitet rundt studentpolitisk utvalg. Området som er viktig å belyse. Positiv til søknaden. MANA: Skal admin være med? EA: Nei, vi får låne vaffeljern av dem. Går på det å ufarliggjøre politikken. Ha verdensbildet i fokus. FA: Blir det foredrag, informasjon, eller hva de ulike partiene står for? EA: Har bare hatt et møte og prøver å finne ut hvordan det skal bli. I denne omgang å kjøpe vaffelrøre, syltetøy osv. Vi skal lese oss litt opp og heller sette oss inn i det selv.

9 Leder: Kunne det vært greit å sette i lys om hvordan ulike utdanningssystemer de ulike kandidatene står for, så det blir mer studentorientert, for de som vil studere utenlands/utveksle. EA: Det er fullt mulig å gi informasjon om dette til studentene. Vedlegg 2: Søknad fra Studentpolitisk utvalg Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner og innvilger midler fra søknaden. Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Ingen saker oppført Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker HR: Har kommet internevaluering. Fristen er søndag. Viktig at det blir gjort. Vi i HR skal sette oss ned å se på det. Er mulig å hoppe over å ikke trenge å svare, men ser at alle svarer på det. Er ikke vits å ta undersøkelsen hvis du ikke har noe å svare, men om det så er noen setninger eller et flere avsnitt. Leder: Jeg har tilgang til survey-brukeren til HR, og skal gå gjennom internevalueringene om dem med dem. Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet FA: Syns det var rotete, men ellers var møtet greit. Ferdig 16.47