REFERAT. Ledelsesmøte Allrommet, Handelshøyskolen BI campus Trondheim

Transkript

1 REFERAT Ledelsesmøte Allrommet, Handelshøyskolen BI campus Trondheim

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen Sak Behandlingssak: Godkjenning av budsjett til NLD 2017 Sak Orienteringssak: Orientering regnskap for idretter, undergrupper og utvalg. Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet Tilstede: MANA, Ekstern, ØA, HRa, Intern, PK, FAG Tilskuere: MA, NA, UA, Leder Women@BI, NLD styret, Leder Bull Invest Sak Behandlingssak : Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Godkjenner innkalling og dagsorden Godkjent Sak Behandlingssak : Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og leder for KU som referent. Endringsforslag: Leder som ordstyrer og HRb som referent Godkjent

3 Sak Behandlingssak : Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Godkjenner referat fra styremøte den Godkjent Sak Oppføring av eventueltsaker Sak Orienteringssak: Kort orientering fra alle i ledelsen MANA: Jobbet mye med Fadderuken, fått mcash har fungert veldig fint. Vær ti kontakt med Mint, nytt kontraktsforslag ikke skrevet under enda. Clarion: prøvd å få kontakt gjennom hele sommeren, skal i møte neste uke. Memira har trukket seg, fikk ikke nok ut av avtalen. Har vært med å arrangere Karrierekveld sammen med mellomlederne. Snakket med alle samarbeidspartnere der veldig godt utbytte NU: Jobbet med bedriftspresentasjon trakk seg pga. personlige årsaker. Mye jobbing med stands. MU: De fleste samarbeidspartnere fortsetter. Ny samarbeidspartner: Teknikkportalen. Flere potensielle. Spørsmål til MANA: PK: Hva var avtalen med Memira? MANA: Standplass på skolen, første synstest gratis, markedsstøtte på kr. Ekstern: Studentrådet på Rådhuset. Patrick vært på AU møte. Velferdtingsmøte neste uke. Fått omvisning på Samfundet. Eller ganske rolig enn så lenge. Vært i kontakt med eksternansvarlig i Bergen og Stavanger og blitt enige om vervet under skal hete studentpolitisk ansvarlig. ØA: Travel sommer. Begynte med overlapping i midten av juli, ferdig i starten av august. Mye regnskapsføring frem mot skolestart ajour neste måned. Vært på økonomiseminar med Magnus og Niklas fra Styret. Leder og ØA i andre lokalavdelinger var med. Diskuterte felles

4 økonomiske retningslinjer regnskapsføring. Vært på regnskapskurs med Visma i Oslo med Økonomiassistent. Snart ferdig med regnskap for juli, skulle vært ferdig til 15. august, men ble forsinket pga. man lå etter fra før. Spørsmål til ØA: Leder: Ny frist for å ferdigstille regnskapet? ØA: 15. september. Da skal alt frem til september være ferdig. Intern: Jobbet med nytt lager i sommer. Veldig bra innsats av idrettsleder, leder og UA veldig fornøyd med det. Fadderuke: Idrettstyret arrangerte idrettsdagen. Stått på stand i dag og rekruttert til undergruppene. Jeg og PK planlegger teambuilding opprettet søknadsprosess for å få delta for å sikre faglig innhold. Spørsmål: Leder: Hvordan gikk idrettsdagen? Intern: Fornøyd med opplegget, gikk ikke helt som det skulle, interessen stor. Mange savner kontaktinfo til idrettene. PK: Satt VL styret. Satt nestelder VL. Funnet lokale VL. Mange skype møter med Niklas og Magnus i Styret. Deltatt på styremøtet til NLD, fått hilst på alle der og sett på busjettet. Planlagt teambuildingstur. Gjennomført Fadderuka. Guidet tur på Samfundet, veldig gøy å få litt innsikt der. Utlyst verv. Hatt overlapping med PK Stavanger, PK Stavanger og PK Sentralt. Har planlagt NSF ferdig. FA : Hatt skype møter med FA lokalt og i Styret. Prøvd å finne en løsning på klage fra forrige semester. Sendt inn av klasserepresentanter, de var ikke fornøyd med svaret de fikk fra BI. Promotert klasserepresentantvervet. Vært i alle klasser sammen med Tore, stått på stand, lagt ut på klassesider på Facebook. Hjulpet til noen dager i fadderuka. Leder: Vært mye formelle dokumenter som har blitt sendt til admin og Styret. Vært på lederseminar i Oslo med avtroppende og påtroppende Ledere. Vært med MANA på møter. Pratet en del med Leder i Styret. Vært på omvisning på Samfundet, veldig hyggelig å hilse på

5 de som sitter i ledelsen der. Fadderuke, holdt tale på immatrikulering. Bidratt i fadderuka. Var på AU møte i går, veldig morsomt å hilse på alle der. Bidratt på lageret. Laget nye plakater på U4, ryddet på U4. Satt kjøleskap og micro inn på U4. Sak Behandlingssak: Godkjenning av budsjett til NLD 2017 Bakgrunn: ØA og leder i NLD viser frem budsjett for NLD 2017 Forslagsstiller: ØA NLD Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner budsjett som fremlagt for NLD 2017 ØA NLD: Viser frem budsjett for NLD. Inntekter billettsalg: Etter avtale med Clarion: prisvekst økt med 30 kr per pers, 3000 i faste kostnader. Har justert opp alle billettpriser for å gjøre opp for dette. Budsjetterer med 480 deltakere (BI studenter). Taper 100 kr per solgte billett blir altså kostnad. Inntekter NU: Satt tilsvarende som i fjor. Hatt dialog med påtroppende og avtroppende NA. Kostnader knyttet til dagen: Kostnader for lokaler er justert i forhold til prisendring fra Clarion. Største kostnaden er foredragsholdere. Administrativt: Må finne løsning på billettsalget. Kostnaden kommer an på systemet som brukes. Bekledning: NLD er det som koster mest å være engasjert i. Viktig at komitéen fremstår profesjonelt, og bekledningen er derfor nødvendig. Har strammet inn på alt av andre goder til komitéen pga. denne posten. Temabuildingstur: Prisvekst på lokalet. Veldig viktig tur, skaper samhold. Må leie biler hvis vi ikke får privatbiler. Leder NLD: Ønsker å støtte opplegg resten av NLD uka. Vinn vinn. ØA NLD: Oppsummering: Kostbart et par år til, men fra 2018 har vi eget lokale, noe som vil minske kostnadene betraktelig.

6 Leder NLD: Gjør mer selv i år. Ikke avhengig av kommunikasjonsutvalget, derfor har vi økt budsjettet på promotering. FA: Det første som slår meg er at det er budsjettert med underskudd. Tenker at flere poster kunne vært kuttet. Kunne det vært spart inn på temabuildingsturen? Leder NLD: Har ikke sett på mange alternativer. Vanskelig å finne en hytte på så kort tid. Kostnaden der er ikke veldig høy. FA: har samarbeid med indøk hyttene som er billigere. ØA NLD: Kan gå i overskudd hvis vi skaffer sponsormidler, men blir feil å budjsettere med dette. Ekstern: Har vært en trend de siste årene at man budsjetterer med flere deltakere enn realisert tidligere år. Hva gjør dere hvis det kommer færre enn i år? ØA NLD: Jobber for å få flest mulig BI studenter til å komme. Har lagt inn margin fordi inntektene er knyttet til kostnad. Ønsker å selge flere Næringslivsbilletter, fordi det genererer inntekt. HR: Støtten til dress. Har dere tenkt til å sørge for at det går til en spesifikk dress? Leder NLD: én person krever inn egenandelen på dressen, og NLD betaler fakturaen. Sikrer at pengene går til dress. FA: Må dere bruke Clarion? Har dere sett på andre muligheter? Leder NLD: Har undersøkt andre steder mye dyrere, dårligere planløsning, helt annet produkt når det gjelder mat. ØA NLD: selger et totalprodukt PK: Argument for at NU midlene relaiseres? NA: NU er annerledes organisert i år. Doblet størrelse på NU. Underleder under meg som kommer til å følge opp. Tror synkende oljepris førte til at bedrifter ikke hadde mulighet forrige NLD. FA: Vanskelig å få bedrifter inn på stand. Dumt å øke prisen? ØA NLD: Prisen skal ikke settes opp. NA: Har gått utenfor mange nye bedrifter som er interessert, ser litt utenfor boksen i forhold til tidligere år. MANA: Stands er ikke like populært hos banker lenger. Vanskelig å få disse til skolen, NLD osv. Ønsker heller delta på andre, mindre arrangement. Vi må se på nye måter å få inntekter på. Stands inntekter er litt vel realistisk.

7 Leder NLD: Skal vi ha mange bedrifter eller være beinharde på pris? Vi må fokusere på tilbudet vi gir til studentene. Ekstern: Har dere tanker om dere ønsker flest store eller flest små bedrifter? Leder NLD: Ønsker begge deler. Ønsker bedrifter til alle linjene. Bredt og godt tilbud er målet. PK: Hvorfor budsjetterer dere ikke med sponsormidler? ØA NLD: Feil å gjøre dette. Da bruker man av penger man ikke har. Kan ikke ta det som en selvfølge. ØA: Sponsormidler er ikke fastsatt. ØA NLD: Vet ikke hvordan det blir med betalingsløsning. Tar utgangspunkt i at vi må betale. Intern: Mulig å bruke mcash og dele ut billetter? PK: Kan bruke mcash og gi ut en stemplet billett ØA: Gikk gjennom budsjettet med ØA NLD i går. De fleste tallene er godt argumentert for. Kostnadene har de tatt slik at de har en buffer. Budsjettet kan gå i overskudd hvis man får sponsormidler, selger færre billetter enn budsjettert, NU er mer strukturert. ØA NLD: Litt sånn jeg har tenkt. Tar høyde for at det skal oppstå problemer. Sånn må jeg tenke, med tanke på historikken. Målet er å få gjort det billigst mulig hele veien. Intern: Kan vi gå i underskudd? ØA: Stramt budsjett denne høsten. har råd til å gå i underskudd på NLD. Bis vil ikke gå i underskudd. FA: Savner flere avtaler som er inngått. Noe håndfast. Leder NLD: underskuddet kommer av at vi taper per solgte billett. Det vil føre til førre deltakere. Opptatt av at NLD skal være tilgjengelig for alle. Viktig arrangement største faglig arrangement på skolen. Kun to år til som vi må gjøre det slik, pga. lokale. MANA: Skal i møter neste uke. Bør se an hvordan stemningen er hos disse bedriftene. Kan senke utgifter resten av NLD uka. Ekstern: Viktig å påpeke at vi ønsker å ha NLD. Vi ønsker aktivitet og NLD er viktig. Bør lytte på økonomiansvarlig. Hvis det er noe vesentlig galt, bør man se på det. Er det egentlig noe fatalt vi er uenig i? Intern: Muligheter for billigere konferansier? PK: Konferansier er også trekkplaster. ØA: Når vet dere hvor mye inntekter dere får?

8 NA: Veldig vanskelig å si. Kommer til å sette i gang allerede neste uke. Men vet ikke akkurat når. De største avtalene blir vedtatt først. ØA: Hadde det vært en idé å ha en frist? Leder NLD: Det hadde vært en stor fordel, med tanke på promotering osv. Men dette kan gå utover tilbudet MANA: Vanskelig å sette frist. Leder: Har dere konkret plan på promoteringsbudsjett eller er det bare hentet fra i fjor? ØA NLD: Så på realiserte kostnader fra i fjor. Promotering koster penger. Har sett på billigere løsning for nettside. Leder NLD: Har funnet billigere løsning for plakater. Opptatt av av promoteringsmateriale skal være klart billig, da hasteløsninger er dyrt. PK: Stiller meg bak budsjettet. Kunne spart penger på hyttetur. Positiv pga. at ØA stiller seg bak det. Flere poster kan bli billigere enn budsjettert. ØA NLD: Vil trekke frem underholdningsposten. Kan klare å senke kostander, men er opptatt av at tilbudet skal bli bra. PK: NLD er utrolig viktig for fremtiden til studentene. Intern: Skeptisk til å godkjenne budsjett som går i underskudd. Vil det gå utover undergrupper, sosialutvalget, idrettene? FA: Det er også det jeg tenker. Enig i at NLD er et viktig prosjekt, men tenker også på andre arrangement. ØA: Har nok inntekter til å dekke behovene til alle sammen. En idé er å bruke fra EK. Intern: Du har ikke fått inn budsjett fra undergrupper/idretter. Leder NLD: Mener at det er veldig dumt hvis vi ikke kan arrangere et NLD vi er stolt av og som er tilgjenglig for alle studenter, fordi vi er uheldig med Campus. Et dårlig NLD kan ødelegge ryktet, ødelegge for samarbeidspartnere osv. Enorme ringvirkninger. ØA: Det gjelder å holde en standard. Hvis vi senker kvaliteten i år, vil dette henge i fremover. Må tenke langsiktig, og at vi ønsker å holde kvaliteten oppe. PK: Underskuddet er verste case, men lite sannsynlig. FA: Hvis vi godkjenner budsjettet, sier vi at det er greit. Ekstern: Jeg ser skepsisen. Underskudd er ikke heldig, men ser ingenting i budsjettet som gjør at jeg ikke vil godkjenne. Ser ikke en stor ting som kan endres på. ØA: Mener at foredragsholdere er viktigere enn konferansier.

9 ØA NLD: Dette er noe vi har diskutert. Prøver å finne en balanse. Leder: Ingen sponsorinntekter klart? Leder NLD: Kommer an på avtalen med SB1 og BI. ØA: Går det an at dere kommer med revidert budsjett til neste ledelsesmøte hvor sponsormidler er oppklart? Leder NLD: Tviler på at det blir klart til da. PK: Transportbiten på teambuildingsturen. Dersom man finner egne biler vil dette bli billigere? ØA NLD: Kan bli noe billigere, men ikke vesentlig. Leder: Mange av postene har dere revidert utifra forrige NLD, dette er bra. Budsjettet er et tak, ikke et mål. Skjønner skepsisen til underskuddet. Var budsjettert med underskudd i fjor også. Forslag til vedtak: Ledelsen godkjenner budsjett som fremlagt for NLD for, 3 mot. Godkjent. Sak Orienteringssak: Regnskap for idretter, undergrupper og utvalg. Bakgrunn: Økonomiansvarlig har laget nytt regnskapsdokument for idretter, undergrupper og utvalg som skal bli brukt av disse gruppene. Denne er laget for at de ovennevnte skal til en hver tid ha kontroll over sin egen økonomi, samt lette arbeidet til ØA. ØA: Viser regnskap for alle utvalg og undergrupper. Har laget et dokument hvor utvalgene selv registrerer alle transaksjoner. Fremmer at penger brukes smart, kontroll på egen økonomi. Vil at alle skal dele dette med sine undergrupper/utvalg. FA: Skal vi informere deg om at vi fyller inn? ØA: Jeg får inn alle bilag, men dere fyller inn i dokumentet. Merker fort om det er lagt inn. Hovedansvaret er på økonomiassistent. HR: Alt gjøres som før, bare at vi i tillegg legger inn i dokumentet? ØA: Ja. Gir bedre oversikt og kontroll.

10 Leder: Budsjettert på totaloversikten: er dette fra våren? ØA: Ja, skal revideres. Sak Orienteringssak: Saker til eventuelt Sak Orienteringssak: HRs oppfølgingssaker Frist attester og erfaringsrapport Fadderstyret. Sak Diskusjonssak: Kritikk av møtet MANA: Bra møte, bra aktivitet, gode innspill Ekstern: Gode diskusjoner, godt oppmøte, hyggelig med tilskuere ØA: Stiller meg bak alt som er sagt til nå. Likte diskusjonen på NLD budsjettet. Bra at vi belyser alle sider av en sak HR: Bra. Tegnsettingen satt ikke helt i starten, men ble bedre. Intern: Enig med det som er sagt. PK: Enig FA: Viktig med bedre tegnsetting Leder: Veldig bra møte. Viktig å huske på tegnsettingen. Morsom at flere møtte opp som tilskuere. Møtet ferdig: kl