Tilstede: Leder, ØA, KA, MA, SP, PK, Fag, KVK, KVK2, VK, VK2 og Web.

Transkript

1 Sakspapirer BIS Sentralstyremøte Dato: Sted: SBIO-hytta, Norge Til: Kopi: BIS Sentralstyret, KVK BIS Sentralledelsen, BIS Lokalavdelinger Tilstede: Leder, ØA, KA, MA, SP, PK, Fag, KVK, KVK2, VK, VK2 og Web. Sak 1-11 Behandling: Valg av ordstyrer og referent Forslag vil vedtak: Leder er ordstyrer og kommunikasjonsansvarlig er referent Sak 2-11 Behandling: Godkjenning av innkalling og referat Forslag til vedtak: Styret godkjenner innkalling og referat. (Kommentar: referater fra forrige styremøte mangler. KA sjekker dette.) Sak 3-11 Orientering: Eventueltsaker KA: 1 KVK: 2 Leder: 3 VK: 1 Tilstedeværende Sentralstyremedlemmer redegjør for aktivitet siste periode Redegjørelsene skal fra nå av inn før styremøte. Sendes til KA samme dag sakspapirene skal inn. MA: MA har vært i kontakt med Peppes Pizza. Jobber for å få til en prosentavtale. Ringte direkte til administrerende direktør, han skulle komme tilbake til MA etter ferien. MA vil legge vekt på at vi får noe tilbake, vi er 4000 studenter. Kommentar leder: BIS Bergen har en eksklusiv avtale med Pizza Bakeren. Hva skjer med den? Overstyrer vi? Eller er det bare en bonus? Robert tar en prat med MA Bergen. MA har også vært i kontakt med Coca cola. De hadde ikke mulighet til å sponse dette halvåret, men kan være aktuelle til neste år. Kanskje under Vinterlekene?

2 Egmontavtalen gav kr. Denne avtalen ble spikret under overlappingen til Robert med Øystein. Kan presses opp. Pengene er ikke på konto enda. MA sender mail igjen BIS sender ikke ut katalogene før vi har fått bekreftelse angående pengene på konto. Ellers har MA hatt lite kontakt med MA lokalt. FAG: Overlappingsseminar med alle fagansvarlige bra. Engasjert gjeng. Har hatt kontakt med fag i Trondheim. sendt ut infoskriv angående tillitsvalgte. Sendt mail til Kjersti Gunnerson angående å endre navn på tillitsvalgte for å motivere de mer. Sendt ut en presentasjonsmail til alle fag har kontakt med. Mye jobbing med klagenemda. Tatt hånd om saker. Fag er fortsatt like engasjert. Laget en strategi for å få gjennom fanesakene sine. KVK: Har jobbet med vedtekter til vinterlekene. Sett på permen til alle. Jobbet med et informasjonsskriv til alle, samt laget en vedtektsperm. WEB: Er i en spesiell situasjon vanskelig når produksjonen er flyttet til Bergen. Har fått en mer oppfølgingsrolle. For dårlig kommunikasjon. Nettsidene er nesten lansert. Tar mer grundig gjennomgang til neste styremøte. ØA: Har hatt overlapping med avtroppende ØA. Lært å betale regninger. Ryddet opp i balansen. Ryddet opp i gjeld. Betalt ut fordelt på alle LA. Avstemt juni og avstemningen til juli ligger klart. Vi er med andre ord ajour. VK: I prosess med å skaffe nye søkere til NLD på grunn av fratredelse av nevnte verv. Snakket med nye søkere. Lite respons fra VK LA, ingen har svart på mail. Satt mål for året. Silje ble VK og Christina VK2. Lansert stillingsutlysning på facebook og på nettsidene. Søknadsfristen kan endres. SP: Gjort ferdig overlapping med avtroppende SP. Kommer til å få kontinuerlig oppfølging fra avtroppende videre også. Satt seg inn i LNU og hva som skjer i de andre

3 studentorganisasjonene. Vært i kontakt med kommunikasjonsavdelingen i Nydalen. Bruke dem som samarbeidspartner. KA: Har jobbet med å få alle BIS klærne klare. Alt er nå sendt inn til trykkeri og kommer ut til SL senest lørdag 13.august. Alle de lokale KA ligger også godt an. Målet for alle er at genserene skal være inne til fadderukestart. Hatt god dialog med alle de lokale KA. Hatt første skypemøte et slags blikjentmøte. Mye jobbing med nettsidene, håper lanseringen skjer i løpet av neste uke (32). Snakket med kommunikasjonsavdelingen i Nydalen for å få til et mediahåndteringskurs. Leder: Opprettet kontakt med LA, snakket om muligheter, trusler, utfordringer. Bergen skal inn i studentskipnaden. Planlegging av LEF. Håper de andre skolene også følger Trondheims eksempel her. Har fått bekreftelse på at Stavanger og Kristiansand skal. I tillegg til Trondheim selvfølgelig. LA vil ha SL med og også ha besøke hverandre. Lederne ser at motivasjonen tar seg opp når administrasjonen og BIS har en god dialog. Hatt god kontakt med alle i SL. Snakket mye med Camilla angående NSF. Tatt hånd om en del juridiske saker registrering i Brønnøysundregisteret blant annet. Fremover: Strategigruppen er satt og består av følgende: Kristian Brandsberg, Anton Sindland, Mariana Cojocari, Trude Kjellgreen, Anders Eidberg, Sine som rådgiver. Få med oss LNU. Rapport fra LA skal gjøres på en skikkelig måte. Legge en mal. Holde motivasjonen oppe. Sende ut spørreundersøkelse. Se forskjeller og likheter, angående strategi. Skal gjøres FØR NSF. Gleder seg til å komme i gang etter ferien Sak 4-11 Til orientering: Økonomisk status / Økonomiansvarlig Bakgrunn: Økonomiansvarlig redegjør for økonomisk status per dags dato, samt en oppsummering av året God økonomi. Overskudd på i Ført over på høyrentekonto. = Årsstøtter ligger klart venter på klarsignal fra lederne, når det skal utbetales. Ajour både juni og juli. Sak 5-11 Til orientering: Retningslinjer for året/ Økonomiansvarlig

4 Bakgrunn: På bakgrunn av tidligere erfaringer ser man behovet for å sette noen økonomiske retningslinjer for året. Hovedfokus vil ligge på praktiske nærliggende økonomiske spørsmål, reiseregning, og andre eventuelle spørsmål. Økonomiansvarlig orienterer Økonomiansvarlig sender ut en mal som viser hvordan man skal føre reiseregninger på riktig måte. Det er viktig at alle husker kvitteringer. Retningslinjene fra BI er logiske; det er null toleranse for alkohol og man skal bruke sunn fornuft. Sak 6-11 Til behandling: Hvilke verv skal delta på NSF? Orienterer: VK Bakgrunn: Det er slik at ikke alle verv er en selvfølge at skal delta på NSF, men i enkelte tilfeller har sentralledelsen oppfordret LA til å søke om at enkelte andre verv skal få delta. Hvilke verver det vi i sentralledelsen oppfordrer til å søke om å få bli med i år? Hva skal vi sette fokus på? Ønsker en diskusjon og et vedtak rundt dette. Forslag til vedtak: SL dekker styret + KVK, og oppfordrer VK til å delta. Sak 7-11 Til behandling: Søknader til NSF/ Økonomiansvarlig Bakgrunn: På bakgrunn av at LA blir subsidiert med midler til å dekke utgiftene for 7 deltagere til NSF er det kommet inn flere søknader om å få dekket denne helgen for flere enn disse. Sentralstyret må komme til enighet om hvilke av disse søknadene som skal innvilges, og tar en stemmerunde. Søknader som har kommet inn: Trondheim: 2 VK og leder for Studentaksjonen Stavanger: leder Studentaksjonen, kroansvarlig og redaktør. Kristiansand: leder Studentaksjonen Bergen: KVK, leder VK, NLD, NU ansvarlig, leder Vinterlekene og leder Studentaksjonen. (Tor Ivar har blitt invitert personlig av PK). Drammen: ingen søknader. Forslag til vedtak: Utsettelse av søknadsfrist på bakgrunn av diskusjon i sak 6. Sak 8-11 Til behandling: Telefonrefusjon/ Økonomiansvarlig Bakgrunn: Sentralledelsen har i tidligere år hatt flere ulike løsninger på telefonrefusjon. I fjor besluttet styret og avskaffe alle abonnement og starte opp med en refusjonsordning. Det er viktig og få kartlagt hva det nye styret tenker om dette.

5 Økonomiansvarlig orienterer om det praktiske rundt ordningen, og legger frem et konkret forslag. Forslag til vedtak: SL beslutter å ha samme refusjonsordning som i foregående år angående telefonrefusjon, ØA avtaler med hvert enkelt verv vedrørende beløp. Sak 9-11 Til orientering: Retningslinjer for intern kommunikasjon/ Økonomiansvarlig Bakgrunn: Sentralledelsen ble på Gautefall enige om dato for innsending av ukesmail. Det er blitt registrert at det mangler konkrete rutiner og retningslinjer på dette, og ønsker således en diskusjon på hvordan vi skal fortsette vår interne kommunikasjon, samt sette noen felles retningslinjer for utveksling av månedsmail med LA. Ukesmail skal inn mandag kl hver uke. Hva skal den inneholde: Hva har jeg gjort denne uken? Hva skal jeg gjøre neste uke? Utfordringer? KA sender ut en mal til alle på mail. Oversikt over hvordan man skal svare på mail: Dersom det emnet er Til behandling skal det gis tilbakemelding. Leder setter opp en mal for hva månedsmailene skal inneholde. Før hvert styremøte skal alle ha lest månedsmailene. Redegjørelsene skal inneholde hva som skjer på de ulike LA, samt hva underverv har gjort. Retningslinjer for saksoppmelding. Vi vil ha en god svarkultur, man skal alltid svare. Bekrefte at man har fått mail og heller skrive at man skal svare senere enn å la være å svare. Sak Til behandling: Officepakker til alle BIS PCene / Fagansvarlig Bakgrunn: Ingen av oss har Officepakken på disse PCene, dette gjør det vanskelig å gjør ting i for eksempel Word. Da LA bruker dette blir det derfor vanskelig uten officepakken. Gjelder også når vi skal videresende til administrasjonen ved BI. Forslag til vedtak: SL kjøper inn nødvendig Office-pakker til nødvendige BIS PCer.

6 Sak Til orientering: Vedtekter for Vinterlekene/KVK Bakgrunn: I de tidligere årene har VL-komiteen hatt for frie tøyler og Sentralledelsen har hatt for liten kontroll på arbeidet som er gjort i komiteen. På bakgrunn av dette har vi i KVK utarbeidet nye vedtekter rundt Vinterlekene når det gjelder økonomi og oppfølging. Dette vil bli en behandlingssak på det første møtet for styringsgruppen. KVK går igjennom forslaget til de nye vedtektene. Sentralledelsen melder inn en sak med forslag på vedtektene KVK har utarbeidet, til generalforsamlingen i Bergen. Samt at det blir tatt opp i styringsgruppen. KVK prøver å få en dialog med Leder VL og leder Bergen for å diskutere hva de tenker rundt dette. Sak Til behandling: Hovedmenyen på nettsiden / Kommunikasjonsansvarlig Bakgrunn: Det har vært mye frem og tilbake, ser det derfor nødvendig at vi bestemmer oss for hvilke delsider vi vil ha på vår del av den nye nettsiden. Forslag til vedtak: Sentralledelsen vedtar at menyen skal inneholde følgende: Om Sentralledelsen, Sentralledelsen 2011/2012, lederens hjørne, Landsmøte, Studentaksjonen, NLD, Politikk, Presse, Vedtekter, Referater, samarbeidspartnere, Kontakt oss herunder (kommunikasjonsplattformer ØA skal skrive innholdet i om Sentralledelsen. Hovedmenyen skal inneholde historien til BIS, samt et organisasjonskart og Fag. Sak Til orientering: Informasjon rundt rollefordeling KVK/ KVK (Eirin og Eva) Bakgrunn: Få klarhet i hvem som gjør hva. KVK er Eva Wefre, hun deltat på styremøter. KVK2 er Eirin Brekke, hun deltar i styringsgruppen blir med på de styremøtene hun har anledning til. Sak Til orientering: Produkter (pc,etc) som er kjøpt inn av BI studentsamfunn/ Leder Bakgrunn: BIS har kjøpt inn produkter til styret og ledelsen i sentralstyret. Leder ønsker oversikt over hvem som har fått tildelt produktene. Leder: Ingenting KA: PC og kamera mangler lader MA: Ingenting mangler PC og 3G adapter Fag: PC, bankkort og papirer KVK: PC ØA: PC, lader, 3Gbrikke, skanner, skriver (kjøpes inn)

7 VK: Ingenting (får PKs gamle PC) PK: PC, ekstern harddisk SP: Ingenting Alle spør de avtroppende om de har en 3Gbrikke. Sak Til behandling: Innkjøp av ny hammer/ Leder Bakgrunn: Sentralstyret har i lengre tid hatt en sakshammer til bruk på formelle møter. Påtroppende leder har ikke fått denne av avtroppende og anser hammeren som tapt. Lederens ser nødvendigenhten ved et innkjøp og ønsker derfor å gå til innkjøp av ny hammer til en makspris på kr 1000,- Forslag til vedtak: Sentralstyret godkjenner saken som den foreligger og lar lederen gå til innkjøp av en sakshammer. Godkjenner tilbudet som er lagt frem av MA, til en betydelig rimeligere pris: ca. 400kr. Sak Behandling: Valg av leders stedfortreder / Leder Bakgrunn: Det skal velges et medlem i styret som skal være leders stedfortreder ved eventuelt frafall til styremøter hos leder. Forslag til vedtak: Økonomiansvarlig blir stedfortreder for leder. Sak Til Behandling: LNU-søknader / Leder Bakgrunn: Det må settes tidsfrister for søknader og utsendelse av detaljert informasjon for prosessen rundt tildeling av midler fra LNU, samt prosedyrer for hvordan midlene skal deles. Frist for søknad til LNU-midler søndag 02.oktober. Søndag 14.august sendes mail fra leder ut. Utbetaling: 1.desember. Retningslinjer: 1: Hva angår studentmassen (hele/liten gruppe) SL hele studentmassen. 2: Profesjonalitet god begrunnelse på søknad.

8 3: Verdien for BIS 4: Utviklende prosjekt god idé 5: Næringslivet mer rettet (karriere muligheter) 6: Økonomisk størrelse innenfor budsjett. (send ut en mal for hvordan vi vil ha søknaden) Forslag til vedtak: SL vedtar retningslinjene over. Eventuelt saker: VK: Retningslinjer for konteeksamner. Denne saken meldes opp til behandlingssak til neste styremøte. VK legger frem bakgrunn. KA: Virkedager. Skal vi bruke virkedager eller dager? Melder opp saken til styringsgruppen. KVK: KVK2, NLD og VKs deltagelse på styremøter. ØA: KJØR PÅ! KVK: KVK og VKs økonomiske støtte? Søke til BI? Argumenter for: Rettferdighet. ØA og leder tar det opp med Jens Petter Tøndel. Legger frem en orienteringssak på neste styremøte. Leder: Dator for neste styremøte. Hvor vil vi være. NSF siste frist for innsendelse av aktivitetsplan. Neste styremøte i Bergen under aktivitetsdagene i Bergen?

9 Leder: Deltagelse av SL under fadderuken. ØA, Fag og SP er faddere. Muligheter for å delta rundt om på skolene. Leder: Fratredelse fra NA vervet. Hvor viktig er det å ha et NLD-verv sentralt. Meldes opp til en behandlingssak på neste skypestyremøte. MA er villig til å ta ansvaret for de lokale NLDansvarlige dersom VK ikke får inn tilstrekkelig med søknader. Møtet ble hevet 12.41