Ekstraordinært Styringsgruppemøte BI Studentsamfunn Referat

Transkript

1 Referat Ekstraordinært Styringsgruppemøte

2 Innholdsfortegnelse Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak Behandlingssak: Trekning av dobbeltstemme Sak Behandlingssak: Endring vedtekt v/hr SL Sak Behandlingssak: Vinterlekene v/leder SL 2

3 Sted: Skype Tid: Til stede: Leder, HR, leder-trondheim, leder-bergen, Leder-Stavanger, Leder-Drammen, Leder-Kristiansand, SA-Stavanger Påtroppende: Leder-Trondheim, Leder-Bergen, Leder-Kristiansand, SA-Stavanger, HR-SL, HR2-SL, Sak Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Styringsgruppen godkjenner innkalling og dagsorden Sak Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder Sentralledelsen som ordstyrer, og HR Sentralledelsen som referent. Sak Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Styringsgruppen godkjenner referatet fra møtet Sak Behandlingssak: Trekning av dobbeltstemme vedtak: Stavanger har dobbeltstemme. Sak 33 14: Behandlingssak: 11-5 v/hr SL Fra: Sakspapirer skal være BIS Lokalavdelingene i hende senest fem -5- dager før møtestart. Til: Sakspapirer skal være BIS Lokalavdelingene i hende senest én -1- dag før møtestart. Forslag til vedtak: Forslaget godkjennes som det foreligger. Notat: P-Leder-Trondheim: Sentrale vedtekter? HR: Ja. Styringsgruppen kan forandre Sentrale vedtekter hvis de kan langsiktige drift. 3

4 Sak Behandlingssak: Vinterlekene v/leder SL Bakgrunn: På det 43. Landsmøte i Trondheim 2014 ble det avgjort at styringsgruppen skal ta en avgjørelse på hvordan en ønsker å ha vinterlekene i årene fremover. Hvor det ble besluttet at flere av skolene ønsker å avholde vinterlekene og styringsgruppen skal ta en avgjørelse om hvilke av skolene som skal avholde vinterlekene i årene fremover. Leder SL vil orientere videre rundt dette på møtet. Forslag til vedtak: Vil fremkomme av diskusjonen på styringsgruppemøtet. Notat: Referatført vedtak fra 43 LM: "BIS sentralstyre bærer det økonomiske ansvaret for arrangementet, men delegerer ansvaret for valg av styre til landsmøtet, evt. styringsgruppen om valg ikke gjennomføres under landsmøtet. BIS Bergen står som endelig ansvarlig om ingen av de andre skolene ønsker å overta ansvaret." Notat: Leder SL orienterer. Bergen: Jeg ønsker å høre fra representantene fra Trondheim, om de føler seg klare til å evt. Overta årets ansvar for vinterlekene. P-Trondheim: Ja, vi ønsker å arrangere vinterlekene. Bergen: Hva tenker Trondheim om overlappingen? Trondheim: Svar Bergen: Det tar vi når det blir aktuelt. SA-Stavanger: Er det interesse i Trondheim om et lokalt VL-styre? P-Trondheim: Svar Stavanger: Det er litt vanskelig å vite på forhånd, men vi føler ikke det kommer til å bli et problem å sette kompetente personer. HR2: Har påtroppende og sittende leder i trondheim diskutert dette med det lokale styret (påog avtroppende). Trondheim: Svar Trondheim: Ja, dette har blitt diskutert i plenum, med begge grupper, i forkant, og etterkant av LM. Notat: Leder oppfordrer Bergen til å ta ordet. P-Bergen: Vi diskuterte dette på selve LM, der vi var åpne for å la Trondheim overta ansvaret i år. Trondheim: Ettersom dette blir nytt, vil det komme flere spørsmål og tanker, som er både positive og negative. Jeg mener personlig at Trondheim er fult egnet til å ta dette ansvaret, selv om det ikke ligger noe tidligere VL-historie i Trondheim. Leder: Ønsker å høre fra påtroppende leder i Trondheim om hvordan stemningen på LA er om å søke til disse medfølgende vervene. P-Trondheim: Svar Leder: Til nå, har vi ikke hørt så mye, men dette skyldes mest pga. Det ikke har ligget sikkerhet i om at vi får arrangementet. Det har også blitt gjort klar over at det er et annet arrangement om hva som har blitt arrangert tidligere på LA. PK: Det er viktig at alle SA på lokalavdelingene tar et større ansvar med promoteringen lokalt. Har LA tenkt på hvordan de skal promotere VL det kommende året. Leder Bergen: Vi tenker å forme et promoterings-team, som skal jobbe for promotering av vinterlekene, for å opprettholde et kontinuerlig engasjement fra LA, når det kommer til VL. P-Trondheim: Svar Bergen: Vi er også åpne for å gi representanter fra VL-komiteen til Bergen, 4

5 sånn at Bergen også har engasjerte på sin lokalavdeling. Leder: Føler dere i Trondheim at det kan være et litt dårlig tidspunkt å overta på? P-Trondheim: Svar Leder: Vi føler dette kan gå bra. PK: Svar Leder: Trondheim er også nøtt til å sette de mest essensielle rollene tidlig, ettersom disse tradisjonelt egentlig burde være satt allerede. Trondheim: Ser meg litt skeptisk til å lyse ut verv i eksamenstiden. HR2: Det skulle egentlig lyses ut 3 stillinger allerede, der dette ble utsatt på bakgrunn av denne saken. Stavanger: Viktig at Bergen stiller seg disponible ovenfor Trondheim, ettersom dette er en litt unik situasjon. P-Trondheim: Svar Stavanger: Ser for oss at det blir litt utfordrende søkeperiode, ettersom vervet er så nytt. Blir mye headhunting, ser vi for oss. HR2: Svar Stavanger: Det blir viktig med direkte head-hunting, hvis vi tar utgangspunkt i erfaring. P-Trondheim: Hvis noe skulle gått galt, har vi uansett P-PK plassert i Trondheim, der det blir lett med kontinuerlig dialog, og tett oppfølging. Nytt forslag til vedtak: Styringsgruppen vedtar av BIS-Trondheim får ansvaret for å sette en prosjektgruppe som får ansvaret for vinterlekene Vedtak: Nytt forslag til vedtak er enstemmig vedtatt. Trondheim er vert for vinterlekestyret Møtet er hevet: 19:42 5