Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 19:15-21:15

Transkript

1 Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 19:15-21:15 Emilie Zakariassen Leder Ikke tilstede Thomas Maudal Gilje Nestleder Tilstede Mathias Moe Kasserer Tilstede Vilde Elisabeth Qvale Økonomiansvarlig Tilstede Martine Aasen Strande Styremedlem Tilstede Gard Ytterdal Smoge Styremedlem Tilstede Trond Jørgen Opheim Styremedlem Tilstede Kristian Fredriksen Styremedlem Tilstede Vilde Dalen Aas Varamedlem Tilstede Katrine Lind Hegg Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 min) Innstilling: Vedtak Se utsendt referat fra HSM 20. Vedtak: Referat fra HSM 20 godkjennes Referat: Referat godkjennes ikke, da det kom ut litt sent. Sak 2: Ukentlig oppdatering (10 min) Saksfremlegger: Emilie Emilie: Vært i møte «Nordens beste studieby», har også hatt et møte med Sit og et møte med Idrettsansvarlig fra VT. Torsdagen ble tilbragt i Bergen på erfaringsoverføring med SL15. Er nå på paneldebatt med tema «Skeiv i idretten». Thomas: Vært i møte med røde kors. Har også vært i møte med studentkonsulent og støttehjulet, som tilbyr seg å arrangere workshop for oss. Har ellers jobbet med innstillingsutvalget og ordensrådsmiddagen. Mathias: Samme som vanlig, tatt backup av økonomisystemet. Vilde Q: Det vanlige, diskutert når vi skal ha internrevisjon. Gard: Avtalt HSK-møte, skal ha i morgen. Skal i møte angående avtale med fysioterapeut, ordnet kake og frukt med Studenterhytta og svart på mye mail. Trond Jørgen: Det vanlige: laget trenerkort, svart på mosjonsspørsmål og fakturert for baneleie. Martine: Jobber med gruppeledersamlingen. Prøver å finne foredragsholdere, har snakket med noen. Har ordnet salsakurs og jobber med resten av programmet for helgen. Kristian: Ikke noe nytt, ordner med mail-listene, har lagt ut statuettene på nettsiden. Eneste som mangler nå før vi kan begynne å sette opp ny nettside er påloggingsinfo fra NTNU, men dette tar tid. Vilde A: Vært i møte angående parasport. Mye som skjer i idrettsrådet om dagen. Planlagt 1

2 HSK-møte og Trondheim Pride. Katrine: Fikk ut sakspapirene. Vært i møte med Per Einar Johannesen og representant fra SL- 17 i forbindelse med parasport. Fordelt hovedansvaret for KA og Parasport. Begynt planleggingen av HSK-møte og KA-møte. Sak 3: Trondheim Colour Run (10 min) Innstilling: Diskusjon Studentaksjonen ved BI Trondheim planlegger å holde et Colour Run for veldedighet i April/Mai 2017, og i den anledning vil vi gjerne høre om dere i NTNUI, og NTNU generelt, kan være interessert i å delta på dette. Det kommer til å bli en lav buy-in på ca 45,- så det er mer studentvennlig enn f.eks. Color Me Rad som koster nesten 400,-. Vi har også fått en avtale med Samfundet om etterfest der, så dette kan bli en morsom måte å samle alle høyskoler og universiteter i Trondheim på, og igjen samle studentene mer. Det vil ikke kreve noe jobb fra dere, utenom hjelp med promotering av arrangementet på NTNU. Formålet er enda ikke valgt, og vil ikke bli valgt før Referat: Dette har vi lyst til å være med på. Så lenge alt vi skal er å bidra med promoteringen ser vi ingen grunn til å ikke støtte en god sak, som i tillegg er et idrettslig studentarrangement. Sak 4: Utløsning av lokal brannalarm (10 min) Saksfremlegger: Mathias Hovedstyret har fått informasjon om at noen grupper utløser en lokal brannalarm for å få opp noen dører på Gløshaugen for å lufte. Dette resulterer i at Sit får noen bøter. Hvordan skal vi håndtere dette? Referat: Disse dørene er branndører og skal ikke åpnes. Vi må finne ut hvem det er som åpner de, forklare folk at dette ikke er lov og få gruppene til å ikke gjøre det mer. Mathias sender mail til gruppelederne, alle nevner saken på HSK-møtene og Thomas tar noen telefoner. Kan også ha dette som en opplysningssak under eventuelt på den ekstraordinære generalforsamlingen 20. september. Sak 5: Internrevisjonen (5 min) Saksfremlegger: Mathias Hvem kan stille når og kort oppdatering rundt internrevisjonen. Referat: Mathias lager en doodle, de som skal være med blir enige om når. 2

3 Sak 6: Møte før gruppeledersamling (5 min) Tirsdagens møte faller bort på grunn av ekstraordinær generalforsamling. Vi bør ha et møte til før gruppeledersamlingen. Kan alle onsdag kl. 18? Referat: Dette er onsdag 21. september. Går fint for de fleste å ha møte da. Sak 7: Trondheim Pride (5 min) Hente ned fanen fra Studenterhytta? Hvem stiller? Det burde formuleres en mail til gruppelederne der vi oppfordrer alle til å delta! Referat: Vilde A, Martine og Gard stiller. Vilde A sender mail til gruppene for å få flere til å komme, Thomas ordner med fane fra Studenterhytta. Sak 8: Prosjektpotten (15 min) Informasjonssak Innstilling: Mathias og Thomas Hovedstyret har ikke brukt så mye penger av prosjektpotten, og Hovedstyret bør vurdere om det er lurt å flytte over noen penger til potten for ekstrabevilgninger. Torsdag 22. april kommer Kim Toftner fra NIF IT for å ha et møte med NTNUI og Sit ang digitalt medlemskap. På dette møtet stiller Sit med en datakyndig fra Exceline som drifter Sit sitt medlemsregister. Emilie har snakket med Sit og ønsker å se på muligheten for en automatisk overføring mellom Sit sitt medlemsregister og Klubbadmin. Til dette trenger vi hjelp, og Emilie kjenner en IT-konsulent som kan bistå oss med dette gratis, men Emilie syns at han heller ikke skal ha noen utgifter på dette punktet. Kan HS bruke ca 2000kr fra prosjektpotten til å sponse reise? Referat: Dette er en god ide, da det er mange som søker. Forrige semester søkte gruppene ekstrabevilgninger for over en halv million kroner. Siden vi ikke har brukt noe særlig fra prosjektpotten, og vi ikke ser for oss noen store utgifter fra den posten det neste semesteret, kan det være greit å overføre noe penger over. Hvis ikke HS skal bruke penger, er det bra vi kan hjelpe gruppene. Beløpet det er snakk om er kr. Mathias og Vilde Q ordner med overføringen. Skulle vi leid en konsulent hadde det blitt mye dyrere, og vi kan se fordelen av å få hjelp her. HS er enige om at vi kan bruke penger på reisen. 3

4 Sak 9: Toppsjiktet fysioterapi (10 min) Saksfremlegger: Gard Innstilling: Diskusjon Et tilbud sendt på e-post gjeldende redusert pris for NTNUI- medlemmer hos Toppsjiktet fysioterapi for oktober måned. Gard skal ha et møte for å se på muligheten for et langvarig samarbeid med reduserte priser over en lengre periode. Tanker rundt samarbeidet? Idéer rundt punkter som vi burde få med i avtalen? Referat: Veldig godt tilbud, da dette nok er fort dyrt for de fleste studenter til vanlig. Ønsker å se på mulighetene for et lengre samarbeid, litt alla avtalen vi har med Sixt. NTNUI vil ha en ikke-bindene avtale og det er ikke eksklusivitet, NTNUI-medlemmer må kunne gå til andre fysioterapeuter. Det er også et mål å få de lave prisene til å vare over en lengre periode, ikke bare i oktober. Dersom hun ønsker å delta med stand på arrangementer har hun selv ansvaret for å ta kontakt med gruppene. HS skal informeres om alt av avtaler som gjøres mellom Toppsjiktet og gruppene til NTNUI. Tilbudet skal gjelde alle medlemmer. Det NTNUI kan gi tilbake dersom det blir aktuelt, det vil blant annet si at vi må ha lavere priser hele året, er at hun kan reklamere for seg selv på arrangementer, vi promoterer på Facebook og sender mail til gruppene. Hun kan også kjøpe seg plass på nettsiden og i KA. Det er laget et forslag på en avtale, Gard skal i møte for å diskutere denne. Han holder resten oppdatert. Sak 10: Gruppeledersamlingen (10 min) Saksfremlegger: Martine Hvordan ligger programmet til gruppeledersamlingen an? Referat: Litt til som må gjøres før programmet er spikra. Har ikke fått så mange foredragsholdere enda, da det er mye annet som skjer den helgen, men Martine er i snakk med blant annet NSI og støttehjulet. Resten av programmet blir mye av det samme som i fjor. HS tar ansvar for rebus, her får alle i oppgave å sende forslag til aktiviteter til Martine. Prøver å ha den ute i år. Skal vi ha den inne kan det ikke være mer enn seks poster. Ellers blir det selvsagt bjelkestafett og dansekurs, i år blir det salsa. Mat er avtalt med hytta, dette gjøres likt som ved forrige gruppeledersamling. Thomas tar seg av introduksjon osv. Det blir også workshop og søndags-quiz, her får alle i HS i oppgave å sende inn en funfact om seg selv til Martine. Det er ikke så mange påmeldte enda, men Martine skal ta en ny runde med mail og telefoner for å få med flere. Sak 11: Innkjøp av promoteringsmateriale (10 min) Thomas har bestilt noen flagg, beachflagg og banner. Ønsker å se på muligheten for å kjøpe inn NTNUI- penner. Er dette noe Hovedstyret ønsker å bruke penger på? Eventuelt annet 4

5 promoteringsmateriale. Referat: Fått lov av Mathias til å kjøpe inn en del nytt, og det har vært etterspurt både større flagg og beachflagg. Har kjøpt inn 100 store flagg, 4 beachflagg og 1 banner. NTNUI-penner la på et tilbud på 3500 penner til drøye kr. Dette er mye å bruke på penner, særlig for en frivillig idrettsforening som har mye annet som nok er viktigere å bruke penger på. Det var mye kult vi kunne bestille. Blant annet kan NTNUI-flasker være aktuelt. Alle tenker mer på om det er noe vi ønsker å bestille. Trenger også mer kontorrekvisita. Sak 12: Eventuelt (5 min) 12.1 Sjakk-utvalget: er det noe vi mangler i infomailen til sjakk, eller noe mer vi ønsker de skal ordne? Kan de produsere en 2-års plan? Vil det gå greit i forhold til Nabla sin sjakklubb? 12.2 Vi bestiller ikke nye grønngallaer dersom dette skulle bli etterspurt Hytta skal få innsatser i peisene, kan de pengene de trenger til dette ut av fondet. Det er snakk om kr. Vilde Q og Mathias som bestemmer, men dette burde vært en egen sak og kanskje også et vedtak? Kan de ikke bruke fra overskuddet til driftsinntektene? Tar dette som sak på neste HSM Instagram. Her er det ikke mye som skjer, prøve å få i gang kontoen skikkelig igjen. Prøve å kontakte Instagram for å få brukernavnet NTNUI? 12.5 Stafett under UKA-17. Fikk tilbakemelding fra Simen Vogt-Svendsen i rådet. Dette har vi prøvd å gjennomføre tidligere, blant annet ved NTNUIs hundreårsfeiring, men det har ikke blitt gjennomført. Om det er aktuelt å prøve igjen kan det være mye bra erfaring og tips å hente fra de som har prøvd å gjennomføre stafetten tidligere og Tore Gulli, som var ansvarlig for stafetten i Er dette noe vi har lyst til å gjennomføre bør vi komme i gang med arbeidet snart! Sak 13: Videre arbeid (10 min) Emilie: Skal ha innlegg på frokostmøte for «Nordens beste studieby» i morgen, i helgen skal hun til Gjøvik med VT for å høre hvordan studentidretten er organisert der. Skal også ha møte med idrettskonsulent fra VT. Thomas: Planlegge varetelling i månedsskiftet september-oktober, ordne med innstillingsutvalget og ordensrådsmiddagen. Mathias: Internrevisjon. Vilde Q: Internrevisjon og sende litt mail til Trondheim kommune. Gard: Møte med Toppsjiktet, ordne resten med sjakk, ha HSK-møte, få noen til å fjerne hindrene i Dødens Dal, gjennomføre intervju til KA og være med på internrevisjon. Trond Jørgen: HSK-møte. Martine: Spikre programmet til gruppeledersamlingen, få tak i foredragsholdere. Ha HSK-møte. Kristian: HSK-møte og internrevisjon. Vilde A: Katrine: Skrive referat, kalle inn til HSK-møte og KA-møte. Få instagramkontoen opp og gå. 5