Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, xx.xx.2016, kl. 17:15-19:15

Transkript

1 Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, xx.xx.2016, kl. 17:15-19:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Thomas Maudal Gilje Nestleder Tilstede Mathias Moe Kasserer Tilstede Vilde Elisabeth Qvale Økonomiansvarlig Tilstede Martine Aasen Strande Styremedlem Tilstede Gard Ytterdal Smoge Styremedlem Tilstede Trond Jørgen Opheim Styremedlem Tilstede Kristian Fredriksen Styremedlem Tilstede Vilde Dalen Aas Varamedlem Frafall Katrine Lind Hegg Varamedlem Frafall Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 min) Innstilling: Vedtak Se utsendt referat fra HSM 32. Vedtak: Referat fra HSM 32 godkjennes ikke Referat: Referatet godkjennes ikke Sak 2: Ukentlig oppdatering(10 min) Innstilling: Informasjon Emilie: Ferie. Neida. Veldig travelt. Svart mase på mail. Nettverkskonkurranse/Idrettsgalla hamar. Møte med SL-akredditeringsgjengen. Møte med Sit. Møte med STiK (den greia med Tom Tvedt blir 23. februar - kan vi få ham til å åpne SL). Thomas: Ordensrådsmiddagen. PHARTYFARTY Mathias: Hjulpet til med regnskap. Svar på epost. Vilde Q: ææææh. Erfaringsskriv, startet budsjett :) Gard: Litt strategidokument, banebooking, møte med UKA17, kontorarbeid. Trond Jørgen: Skulle gjerne hatt laget mosjonsplakat, men grupper har ikke fått tildelt treningstider ennå. Venter litt tid. Skal purre(-løk). Litt innom baneutvalgetmailen. Martine: Erfaringsskriv, gruppeledersamlinga, Kristian: Vært på jobb, vært på ferie, kosa meg i jula. Lite mails. Veldig kjip jul pga været. Vilde A: Katrine: Sak 3: Studentlekene 2017 Bankett nr. 2 (30 min) Saksfremlegger: Thomas og Mads Innstilling: Vedtak 1

2 FRA STUDENTLEKENE LEDER: Vi ønsker herved at HS tar en titt på bankett nr. 2. Der ikke vedtatt at vi ønsker en bankett til, men da Scandic Nidelven må ha en bekreftelse innen den 13. blir det for knapt med tid til å kjøre en egen avstemning i SL-styret på forhånd. Uansett: Spørsmålet om en ekstra bankett oppstod når det kom venteliste i håndball. Per nå er det vel 8 lag på venteliste i håndball, og nå i senere tid har det blitt 4 lag i innebandy. Anders laget et estimat på antall deltakere. Han beskriver det selv som et veldig optimistisk anslag, men at mye ligger til grunn på tall fra tidligere arrangører. Jeg snakket med Yngvild litt på sidelinjen, hvor hun kan fortelle at: Maks antall deltakere i basketball har vært ~140 stk ved 17 lag Innebandy har aldri rundet 250 før. Ved 26 lag var det 242 deltakere. I håndball har maks vært 447stk fordelt på 41 lag. Påmeldingspresset har derimot aldri vært så stort som nå, og her ligger vi veldig godt an til å sprenge denne grensen. Yngvild sier derimot at 300 er kanskje noe ambisiøst, men hun utelukker ikke muligheten. Det er en tendens til at lag melder på ekstra for å sikre plass medlemmene sine, og for at de skal få så mye spilletid som mulig. Fra SL15 var det ~12 spillere per lag, som indikerer at vi kan forvente 672 deltakere per dags dato (med forbehold om at herreklassen fylles opp og det gis plass til lag på venteliste). Det kan derimot spekuleres i at flere lag har fylt opp lagene sine til maks (14 spillere) som følge av at det bare var 41 lag som fikk delta, som beskrevet tidligere i avsnittet. Idrett SL2017 Klasser Max antall lag per klasse Min/Max Estimat Basketball Dame, Herre 12 5/ Håndball Dame, Herre 38, 20 7/ Langrenn Dame, Herre 200 NTNUI koiene Mix 6 30 Orientering Dame, Herre 100 Roing Dame, Herre 60 Svømming Dame, Herre 60 Tennis Dame, Herre 30 Innebandy Dame, Herre 14, 14 6/ Squash Dame, Herre 30 Lacrosse Dame, Herre 12, 12 10/ Fekting Dame, Herre 20 Badminton Dame, Herre, Mix 30 Goalball Mix 50 Cheerleading Dame, Mix 6 32 SL-trippelen Dame, Herre Tot:

3 Rent økonomisk blir det omtrentlig ,- i underskudd ved 1950 deltakere, og vi må opp på minst 2050 deltakere for å gå i null. Lerkendal viser seg å være nokså vanskelige når det kommer til færre plasser enn 1800 på Lerkendal, og vi har derav tatt utgangspunkt i dette antallet. I kontrakten står det at pris forutsetter minst 1800 plasser, og ved vesentlige endringer blir prisen annerledes. En kan spekulere mye i hva som er vesentlig, og vi tar derav ingen sjanser på dette i budsjettet. Ved ny bankett må vi binde opp minst 300 plasser til Nidelven. Det vil si at ved 1950 deltakere må vi betale 300 bankettplasser på Nidelven selv om vi kan fylle ut Lerkendal, samtidig som vi må betale for 1800 plasser på Lerkendal. Det som taler for en til bankett er jo at størsteparten av de deltakerne vi må si nei til mest sannsynlig blir NTNUIere. Vi er den desidert største klubben, og har derav flest lag. NSI sine regler på ekstra lag viser absolutt null favør til arrangørklubb, og de tar ei heller hensyn til hvor mange lag en klubb ønsker å stille med. Med andre ord dankes mange av NTNUI sine ekstra lag ut, og det ender med at bredden ikke får deltatt. Om vi tar Yngvild sine observasjoner med i estimatene blir det naturlig å tenke at vi lander på rundt deltakere (150 i basket, 250 i innebandy - da gjenstår 77 deltakere som kan trekkes fra håndball sitt optimistiske anslag). Da blir det en hårfin balanse på om vi får plass på Lerkendal. Samtidig er det jo en del ikke-deltakende personer som skal få plass. NSI, SL-styret, tidligere arrangører, NTNUI-HS, evt. sponsorer, osv., blir i tillegg plasser vi må garantere bort, og rent realistisk har vi vel da bare plass til 2150 deltakere på banketten. Med andre ord begynner det å bli et dårlig grunnlag for om vi får plass og må si nei til deltakere. Samtidig har vi 100 deltakere å gå på før vi evt. går i null. Vedtak: 1 Blank, 7 For - Det innrømmes to banketter, med forbehold om at de gjøres et forsøk på å finne alternative lokaler. Sak 4: Nordic Hotels (10 min) Saksfremlegger: Gard Sponsoransvarlig har vært i dialog med Nordic Hotels ang en hotellavtale med dem som gjør at medlemmene våre vil få medlemspriser på overnatting og evt seminarer. Se vedlegg. Er dette noe vi ønsker å inngå? NSI og norsk idrett har en avtale med Thon Hotels, hvordan stiller det seg om NTNUI går til konkurrentene? Vi står dog fritt til å velge selv. Referat: HS stiller seg positive. Etterspør en avklaring på ordlyd og setter opp sak for vedtak når dette er avklart. Sak 5: Ordensrådsmiddag (10 min) Saksfremlegger: Thomas og informasjon Vi tar en kort gjennomgang av Ordensrådsmiddagen som er lørdag 21. januar. Sak 6: Opptak av nytt styre (10 min) Saksfremlegger: Vilde D og Katrine Innstilling: Informasjon Hvordan ligger vi an til nytt opptak? Er standplasser booket? Når blir søknadsfrist ol? 3

4 Referat: Sak 7: Plan frem mot februar for å bli ferdig! (20 min) og Thomas Arbeidsoppgaver FØR JUL HVA ANSVARLIG HJELP STARTET FERDIG Ekstrabevilgninger Vilde Q Kristian x x Medlemsregistrering Emilie Thomas x Samarbeid, KA og Katrine Studentmediene Arrangementstøtte Vilde Q Martine x x Mosjonstimer Trond Jørgen x Nettside Kristian Mathias x Lederblogg Kristian Emilie x x Strategidokument Thomas Gard, Emilie x ++ Opptak Vilde A Katrine x x Stillingsbeskrivelser ALLE x Banner Thomas Vareopptelling Thomas Kapteinbind Martine x X UKA Rundt Emilie x X Gråkallen Vinteridrettspark Thomas Vilde A Fusjon Emilie x Dokumenter på nett Kristian x Gruppeledersamling Martine x Grøtfest Gard x x Ordensrådsmiddag Thomas Emilie og X Hyttelån Mathias+Vilde Q Vilde Trond Jørgen Etter jul Konflikthåndteringsdokument UTGÅR TIL NSI Kontakpersondokument Budsjett Arbeidsgiveravgift Trenerkontrakt - punkt angående opphold i hall+ finne løsning på underskrift Promofilm Utvalg nettbutikk UKA-kontrakt Dødens dal Langrenn kjøpe tilbake klær (sende mail før jul) Fusjonering Generalforsamling x 4

5 Volleyballsand Kassererveiledning Internrevisjon årsavslutning Overtrekksdresser Referat: Tas opp på neste møte Sak 8: Studiebesøk og Campusutviklings-work shop(10 min) Vi har fått mail ang en som vil høre litt mer om ntnui formiddag 27. januar. Noen som vil stille? FRA SIT: Vi har planer om å starte arbeidet med aktiviteter på campus og i den forbindelse skal vi arrangere et workshop/fremtidsplanleggingsmøte. Møte blir den klokken Jeg lurer på om dere eller noen andre fra NTNUI har anledning å være med på dette? Hvis vi får noen navn vi kan invitere til dette så vil det komme en mer formell invitasjon neste uke. Referat: Thomas syns det er interessant. Kommer tilbake til E med endelig svar. Gard stiller på møtet. Sak 9: Overtrekksdresser og drakter(20 min) OM DET ER TID Vi må ta en skikkelig avslutning i forbindelse med drakter og overtrekksdresser. Vi tar en diskusjon på dette. Ref: Føres videre til neste møte. Sak 10: Eventuelt(10 min)