Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 16:15-18:15

Transkript

1 Møtedeltakere: Møtereferat HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 16:15-18:15 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Thomas Maudal Gilje Nestleder Tilstede Mathias Moe Kasserer Tilstede Vilde Elisabeth Qvale Økonomiansvarlig Ikke Tilstede Martine Aasen Strande Styremedlem Tilstede Gard Ytterdal Smoge Styremedlem Tilstede Trond Jørgen Opheim Styremedlem Tilstede Kristian Fredriksen Styremedlem Tilstede Vilde Dalen Aas Varamedlem Ikke Tilstede Katrine Lind Hegg Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 min) Se utsendt referat fra HSM Vedtak: Referat fra HSM godkjennes Referat: Referatet godkjennes ved akklamasjon. Sak 2: Ukentlig oppdatering (10 min) Emilie: Vært i Ålesund og møtt ÅSIL, vært på idrettspolitisk vorsspill, mail og møte med sit. Thomas: Vært i Ålesund og jobbet med ordensrådsmiddagen. Mathias: Jobbet med internrevisjon. Vilde Q: Gard: Søknad hjertestarter og jobber med å estimere gruppestørrelsen på NTNUI 20 år fram i tid med tanke på areal. Trond Jørgen: Mosjonsplan og trenerkort. Martine: Vært i kontakt med langrenn ang klær og klesavtale og begynt å se på gruppeledersamlingen. Kristian: Mail og laget en plan på hva som må gjøres med nettsida framover. Vilde A: Katrine: Jobber med opptaket av nytt HS og fått i gang ny runde med at gruppene tar over Instagram. 1

2 Sak 3: Nordic Hotels (10 min) Saksfremlegger: Gard Gard har fått tilbakemeldinger på det vi lurte på i kontrakten med Nordic Hotels: - Under punktet Priser arrangement/konferanse og dagpakker står det i siste avsnitt: «Prisene justeres på grunnlag av leveranse, konsumprisindeks ( )». Hva legges i ordet «leveranse»? Spørsmålet her gjaldt i hovedsak om NTNUI ikke klarer å nå målet for omsetning, vil det da være mulig for å justere ned rabatten på arrangement på grunnlag av det? Dette punktet slår inn ved en eventuell reforhandling. Jeg har ikke gitt dere fastpris på arrangement da det vil variere fra størrelse på arrangement og hvilket hotell. Dere får 10% rabatt på hotellets priser, hvis der ved reforhandling av avtalen viser seg at dere har hatt en leveranse langt under estimatet beskrevet i avtalen, kan det være at den prosentsatsen endres. Men denne type avtale må gå over minst to år da det tar tid å implementere en slik avtale. Dagpakke er satsen pr person på konferanse (lokaleie, pauseservering og lunsj) Noen bedrifter forhandler frem en fastpris her. Ved kveldsarrangement/middag etc. benyttes ikke dagpakke. - Hvordan er rutinene rundt misbruk og hvordan blir dette håndtert? Vi skal selvsagt gjøre vår del for at NTNUIs referansekode (kundenummer) ikke kommer i feil hender, men slik kan selvsagt skje. Kan dette slå tilbake på NTNUI? Man kan aldri helgardere seg mot et eventuelt misbruk. Men jobber kontinuerlig med å oppdatere kundekortet deres slik at riktig kontakter står oppført. Om noen skulle booke seg rom med deres kundenummer vil ikke det få konsekvens for dere. Hver enkelt som skal booke med kundenummeret til NTNUI må opprette seg egen bruker på web, hvor både mail og telefon oppføres. Da er den vedkommende som booker som står ansvarlig. Jobben deres blir rett og slett å kommunisere ut til flest mulig som er tilknyttet NTNUI at det ligger en avtale med gunstige priser i bunn. Vi har avtale med både NTNU og Sintef for å nevne noen Store organisasjoner med mange som booker. Misbruk har aldri vært et problem Ønsker vi å gå inn i en avtale med Nordic Hotels? Referat: Bra avtale der vi får bra priser og ikke ofrer noe, avtalen gjelder over hele landet. Bør lage en oversikt slik at medlemmene ved hvilke fordeler de har. Enstemmig flertall for å gå inn i avtalen. Sak 4: Ordensrådsmiddag og nominasjoner (15 min) Saksfremlegger: Thomas Vi tar en kort gjennomgang av Ordensrådsmiddagen som er lørdag 21. januar. Er det noen vi ønsker å nominere? Referat: Noen reiser tidligere opp for å pynte hytta. Møtet begynner kl. 17, alle må være klare til det uansett om de stauper eller tar buss. HS har et forslag til nominasjon, Thomas skriver denne. 2

3 Sak 5: Nytt design på sykkelklær (10 min) Vedlagt ligger fire ulike design på nye sykkelklær. Sykkelgruppa syntes nummer 4 og 2 var best. «Vi likte tanken om en mer moderne design og kom opp med en gradient fra grønt til svart i ulike variasjoner. Statuttene er ikke helt entydig, " Design for trøyer skal følge den klassiske utformingen eller springe ut fra den." Med å velge bort stripene over brystet sprang vi altså ut fra den klassiske utformingen. Med en slik design kommer vi til å ha en av de fineste konkurransetrøyene i hele Norge. Vi brukte fargekodene fra statuttene i Adobe Illustrator og har vært i kontakt med Bioracer (leverandøren), det burde blir riktig.» Se vedlagte design Referat: Draktene er veldig mørke og vi savner stripene over brystet. Statuttene kan være litt tvetydige, men stripen er ganske klar. Skjønner de har lyst på en mer moderne drakt, men de tradisjonelle draktene er noe som gir klubben et fellesskap på tvers av gruppene. Alle i HS mener draktene bør justeres mer etter statuttene før vi kan godkjenne den. Martine tar saken videre med sykkel. Ønsker også å se hele draktforslaget, altså inkludert bakside og shorts. Sak 6: Organisering av HS (20 min) Innstilling: Diskusjon Forslag til organisering av HS: Leder Nestleder Kasserer Økonomiansvarlig Arbeidsutvalg (AU) PR og info leder Utvalg på 3-4 personer Arrangementleder (kjeller) Utvalg på 3-4 personer Sponsorleder Utvalg på 3 personer Sekretær Materialansavarlig Trener og mosjonsansvarlig (?) Baneutvalget SL- kontakt Idrettsrådet Parasportmedlem/leder Utvalg på flere?? Referat: Slik det er nå går det rundt og vi klarer driften av idrettslaget, men vi har ikke kapasitet til å videreutvikle klubben eller løse uforutsette saker. Dette er heller ikke en arbeidsmengde som vil minke i framtiden. Det er derfor lurt å begynne å tenke på å ta med 3

4 flere på arbeidsoppgavene HS i dag har. HS vil fortsatt bestå av 10 stk, men tanken er å utvide med utvalg. På den måten kan mange mindre styresaker tas på et lavere nivå og det er flere som kan bidra med for eksempel PR. Som er et område vi får lite ut av i dag, men som har et stort potensial. AU er tenkt til å fungere slik at noen har sett på saken før det tas opp i hele styret, på den måten kan man unngå at samme sak kommer opp flere ganger. Dette bør kanskje være et rullerende utvalg, eller inkludere noen av styremedlemmene slik at de ikke blir mer arbeid på leder, nestleder osv. Et forslag er å samle til et stort møte med dagens og tidligere HSmedlemmer slik at vi kan se hvordan ting er gjort tidligere og finne ut hvor skoen trykker mest. Sak 7: Opptak (10 min) Saksfremlegger: Katrine Katrine tar en inforunde om opptaket som starter straks. Referat: Alle må forberede seg på mye stand og facebook-delinger i ukene som kommer. Fristen for å søke HS blir 10. februar og det kommer til å bli en del promotering fram mot det. Mer info om dette kommer på mail snart. Alle må også skrive en stillingsbeskrivelse på ansvarsområdene de har hatt i år, gjør den gjerne interessant og morsom! I neste HS trengs minst en med IT-kompetanse innenfor wordpress. Bør derfor promotere ekstra for data-klasser. Sak 8: Halvtårsmedlemskap (10 min) Saksfremlegger: Mathias Mathias tar en informasjonsrunde Referat: Det ble vedtatt på generalforsamlingen i fjor vinter at det skulle utredes en mulighet for halvtårsmedlemskap. Det viser seg at det er vanskelig å gjennomføre og at man toppen kommer til å spare rundt kr. Grunnen til dette er at det må værer dyrere å kjøpe NTNUI-medlemskap alene enn sammen med sit-medlemskap. I tillegg er det ikke populært fra sit sin side og NIF sine lover sier det ikke er lov. Kommer derfor ikke til å bli halvtårsmedlemsskap. Tar dette som en informasjonssak på generalforsamlingen i februar. Sender også en mail til lovutvalget til NSI for å være helt på den sikre siden. Sak 9: Promofilm UKA Rundt (10 min) Innstilling: Diskusjon Hvordan ønsker vi at promofilmen skal være? Noen som har lyst til å være med på/ ha møte med filmavdelingen i uka? 4

5 Referat: Thomas og Katrine blir med på møte. Sak 10: Videre arbeid (10 min) Emilie: Workshop ang areal til studentfrivilligheten, foredragsholder på jentesamling i Sør- Trøndelags idrettskrets, på åpningen av anbudsrunden til Elgsetergate og i møte med et busselskap. Thomas: Ordensrådsmiddagen, møte UKA og skrive nominasjon. Mathias: Årsavslutning. Vilde Q: Gard: I møte med Røde Kors, fullføre søknaden til rektors pott og møte Nordic Hotels for å signere avtale. Trond Jørgen: Lage trenerkort. Martine: Sak ang klær for langrenn og sykkel og skrive stillingsbeskrivelse på sine ansvarsområder. Kristian: Skrive stillingsbeskrivelse og jobbe på nettsiden. Vilde A: Katrine: Oppdatere styreperm, innkalling til generalforsamling, forberede opptak HS, møte UKA og få inn årsberetningene fra gruppene. Sak 13: Eventuelt (x min) 13.1 Alle husker varetelling til søndagen. 5