Møteinnkalling HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 19:00 21:00

Transkript

1 Møtedeltakere: Møteinnkalling HOVEDSTYREMØTE NR Idrettsbygget Gløshaugen, , kl. 19:00 21:00 Emilie Zakariassen Leder Tilstede Thomas Maudal Gilje Nestleder Tilstede Mathias Moe Kasserer Tilstede Vilde Elisabeth Qvale Økonomiansvarlig Tilstede Martine Aasen Strande Styremedlem Tilstede Gard Ytterdal Smoge Styremedlem Tilstede Trond Jørgen Opheim Styremedlem Tilstede Kristian Fredriksen Styremedlem Tilstede Vilde Dalen Aas Varamedlem Tilstede Katrine Lind Hegg Varamedlem Tilstede Styresaker: Sak 1: Godkjenning av referat (5 minutter) Innstilling: Vedtak Se utsendt referat fra HSM 07. Forslag til vedtak: Referat fra HSM 07 godkjennes Referat: Informasjon om referat. Referat fra HSM 07 godkjent ved akklamasjon Vedtak: Godkjent ved akklamasjon Sak 2: Ukentlig oppdatering (5 minutter) Saken faller ut pga av første møte. Sak 3: Fordeling av roller (20 minutter) Innstilling: Diskusjon Vi må fordele ansvar og oppgaver. Fra tidligere har vi hatt følgende roller: - PR- ansvarlig - Informasjonsansvarlig - Treneransvarlig - Mosjonsansvarlig - Materialansvarlig - Sekretær - Kjelleransvarlig - SL- kontakt 1

2 - Leder i baneutvalget - KA- ansvarlig - Arrangementsansvarlig - Representant i Idrettsrådet Eventuelt andre roller eller endringer. Legger ved NTNUIs statutter der hovedstyrets oppgaver er beskrevet under «Statutter for NTNUIs Hovedstyre» Referat: Vi gjennomgikk de ulike stillingene i plenum hvor folk fikk ytre hvilke stillinger de kunne tenke seg. Etter å ha gjort dette fikk vi fordelt stillingene endelig som følger: - PR/KA-ansvarlig: Vilde og Katrine - Informasjonsansvarlig: Kristian - Mosjon- og treneransvarlig: Trond Jørgen - Materialansvarlig: Thomas - Sekretær: Katrine - Kjelleransvarlig: Gard - SL- kontakt: Thomas - Leder i baneutvalget: Trond Jørgen og Gard (De finner en leder og nestleder) - Arrangementsansvarlig: Martine (Trond Jørgen assistent) - Representant i Idrettsrådet: Vilde - Sponsorteam: Gard, Trond Jørgen, Martine, Vilde og Vilde Q. - Team propaganda: PR-KA-inf. - Internrevisjon: Kristian, Thomas og Vilde Q. Gard ved behov. Mathias sjef. De stillingene som inneholder flere personer kreves det at de involverte definerer roller slik at det ikke hersker noen tvil om hvem som skal gjøre hva. Sak 4: Gjennomgang av årshjul og fastsette viktige datoer (20 minutter) og diskusjon For å få et mer overblikksbilde og for å sikre oss de datoene vi ønsker bør vi fastsette noen datoer. - Ekstraordinær generalforsamling- vår - Idrettskavalkade - Ekstraordinær generalforsamling- høst - Gruppeledersamling høst - Grøtfest - Ordensrådsmiddag - Vintergeneralforsamling - Gruppeledersamling - Gudenes natteliv Referat: - Ekstraordinær generalforsamling- vår: Onsdag 30. mars, ved flest stemmer. - Idrettskavalkade: Onsdag 24. august 2

3 - Ekstraordinær generalforsamling- høst: Tirsdag 20. september - Gruppeledersamling høst: september - Grøtfest: Torsdag 10. november - Ordensrådsmiddag: Sjekk opp med hytta. - Vintergeneralforsamling: Februar 2017: Tirsdag 21. februar - Erfaringsoverføring gamle/nye HS stud.hytta februar - Gruppeledersamling: februar - Gudenes natteliv 2017: 1.april Lørdag Sak 5: Møter og tilsetninger i nærmeste fremtid (5 minutter) - Møte med NIF og Evry ang. medlemsregistreringen kl. 13:30 Deltakere: Emilie Zakariassen og Mathias Moe - Gjennomgang av sakspapirene til NSIs forbundsting og idrettsrådet i Trondheim: onsdag kl. 17:15-19:15- Idrettsbygget Gløshaugen - NSI forbundsting: fre Bardufoss Representanter: Emilie Zakariassen, Adrian Sjøholt, Magnus Rodahl og Beate Nordheim - Biff og bayer- fredag kl. Studenterhytta - Idrettsrådet i Trondheim: kl. 17:40- Trondheim Spektrum K3/K4 Representanter: Emilie Zakariassen, Thomas Maudal, Mathias Moe, Gard Smoge og ny representant til idrettsrådet: Referat: I-rådet møter ved samfundet kl 1720, Thomas, Gard, Emilie, Mathias og Vilde stiller. Thomas, Emilie, Mathias og Vilde som representant og Gard som observatør. Sak 6: Registrering i Brønnøysundregisteret og tilgang på I-bygget (5 minutter) Det nye Hovedstyret må registreres i Brønnøysundregisteret. Alle må derfor sende fullt navn, personnummer og folkeregistrert adresse til Emilie. Trenger også kortnummer for NTNUstudenter slik at de kan få tilgang her på bygget. Referat: Leveres på lapp til Emilie. Sak 7: Podio (10 minutter) og Thomas Hovedstyret prøver å bruke prosjektstyringsverktøyet Podio dette året. Der vil det bli kalt inn til møter og annen kommunikasjon som gjelder NTNUI vil foregå der. Emilie og Thomas tar en liten gjennomgang av Podios funksjoner. Referat: Kjapp gjennomgang av kommunikasjonsarenaen som skal brukes av HS. Sekretær 3

4 står ansvarlig for å gå gjennom referatene og opprette «tasks» som har dukket opp i løpet av styremøtet. Sak 8: Fastsette fast møtetid og kontortider (5 minutter) Vi må ha en fast møtetid i uken, og fastsette kontortider. Det er satt opp Doodle, så det vil bli bestemt ut ifra det. Referat: Møtetid Onsdag 17:15-19:15. Vilde tar kontortidkabal i løpet av helgen. Sak 9: Møter med NTNUI- Amerikansk fotball og NTNUI- Cricket (15 minutter) og diskusjon NTNUI- Amerikansk fotball (sak fra HSM 7): Avtalen mellom NTNUI og Nidaros Domers bør revurderes ettersom de har dårlig økonomistyring og ikke klarer å følge opp avtalen. Amerikansk fotball har gjennom lang tid ikke møtt kravene til NTNUI. HS må opp en punktliste med krav som må gjennomføres innen en viss tid, hvis ikke må samarbeidet med Nidaros Domers brytes. NTNUI- Cricket (sak fra HSM 7): Cricket har veldig dårlig økonomistyring og har hatt det over flere år. De hadde negativ egenkapital etter 2014, og har igjen gått med underskudd. Team ca$hual anbefaler at vi bør vurdere å sette gruppen under administrasjon. Cricket må følges opp veldig nøye dette året. HS må ha et møte med leder og kasserer av Cricket for å forklare hvor alvorlig situasjonen er. Referat: Vilde go Emilie tar et møte med Pauline og setter opp en punktliste med krav som må bli gjennomført innen en viss tidsperiode. Setter så opp et møte med NTNUI Nidaros Domers. Dette gjør HSK-leder Vilde. Her må en punktliste med forbedringer lages og tas opp ved møtet. Cricket: Mathias blir med på saken. Her må det innkalles til et nytt møte. HSK-leder Vilde blir med på møtet som definerer noen krav som må følges for at cricket ikke skal gå konkurs for tredje året på rad. Sak 10: Ny sand på Volleyballbanene (15 minutter) Saksfremlegger: Mathias og diskusjon Sanden på Volleyballbanene må byttes ut. Fra HSM 7 har det kommet frem 4 forslag: - Lån til Volleyball som tar hele regningen, - HS tar hele regningen - En felles løsning mellom HS, Volleyball og Sit. - SiT betaler ca , og at Volleyball tar resten. 4

5 Prøvevotering fra HSM 7: 1 på alt 3, og 7 på alt. 4. Gamle HS ønsker å anbefale nye HS å kommentere på Volleyball sitt budsjett, da de har gjort det tydelig i sitt budsjett at de ikke ønsker å fokusere på investeringer. Referat: Saken utsettes til neste uke. Volleyball hadde styremøte i går så vi avventer mer informasjon. Sak 11: Evaluering gruppeledersamling (10 minutter) og diskusjon Hva synes dere om helgen? Hva var bra og hva kunne vært gjort annerledes? Har vi noen forslag til neste gruppeledersamling? Referat: Kombinasjon av workshop og foredrag var bra. Workshopen gjorde at folk fikk en bedre oversikt over NTNUI, verdisyn og hva som er verdt å jobbe videre med. De ulike gruppelederne fikk inntrykk fra de andre gruppene om hva som var viktig for dem og at NTNUI inneholder flere grupper enn dem selv. Til neste gang: Konkrete problemstillinger som gjør at de ulike gruppene får innsyn og perspektiv. Forslag om å bruke HSK-gruppene sammen. God mat, passe mengde middag. Rebus bra. Kanskje noe fysisk aktivitet til neste år. Sak 12: Få tilbake penger for utlegg (5 minutter) Saksfremlegger: Mathias Dere ble fortalt at HS skulle spandere middagen på Lyche. Mathias informerer om hvordan man får tilbake penger. Sak 13: Eventuelt 13.1 Nettsiden organisasjonskart mangler. Må oppdateres og legges ut på nytt NTNUI-halvtår, saken blir tatt opp neste uke NTNUI parasport Emilie sender mail til gruppene for å lodde interesse Mail-alias Kristian lærer seg og bistår andre i å sette opp aliasene. 5