Referat Hovedstyremøte

Transkript

1 Referat Hovedstyremøte Referent og kontorvakt: Trym Ikke tilstede: Astri Marie Ravnaas og Martin Ervik Vinstraff: Runde rundt bordet Arrkom: Bedkom: Fagkom: LaBamba: PR: readme: Webkom: Nestleder: Økonomi: Backup Låvefest!! Det gikk bra. Oppsummeringsmøte snart (økonomi etc.). Casino Royale i morgen. Midt i bookingrunden. Skal ha en WS for å få satt mål. Ringerunde på tirsdag. Thorsheim, sponsorer til Sikkerhet og Sårbarhet. Karaoke, veldig bra synging. Mandag, leier ut til readme. Planlegging av O store(siste åpningsdag). Filmet på låvefesten. I gang med komitéfilm, alle komiteer har svart. Filming starter til helgen. MFUF-arbeidet har startet. Siste arbeidskveld på søndag. Fest på mandag, invitasjon sendt ut. Begynt med ny "Ny i Trondheim". Rydder på serverrommet. Den nye karrieresiden er så og si klar. Gjennomført WS om opptak. Litt kontorarbeid, Abakaffe er fjernet for øyeblikket pga klage fra vaktmester. Møte med Vegard om vaktlister til brannvakt. Overgangsperioden. Møter med AH, snakket med nye økonomiansvarlige. Hatt første møte. I gang med å planlegge ledertrening. Ris og ros Ros til Mats for god form på låvefest. Ris til Arrkomgutta for å ikke møte opp på forrige møte.

2 Men Ros for å ta en spritstraff. Ros til alle som har deltatt på WS. TODO fra forrige møte Legge inn info på wiki - Alle sammen. Fylle inn hva som har skjedd i Astri. Info fra leder Påminnelse om strategidokument, frist på mandag kveld. Hatt møte med Ordenen. Info kommer etter hvert. Ting skal oppsummeres først. Ledertrening neste onsdag. Dette er for hele gamle og nye HS. Fra Kl Kl. 17. Dagsorden ForVei WS mellom ForVei og fakultetet. Info: ForVei fungerer som en klasseforstander, rådgivning/mentor. Ønsker med seg noen studenter. En student fra hver linjeforening. 2. April fra Dette er en veldig dyr ordning, som kanskje er på vei ut. Forslag om å sende en av de nye. Ingen har mulighet til å dra. Søknad fra readme Jubileumsfest mandag 31. mars. ME-nattklubb, betaler ikke leie, men vil ta 50 kroner i inngang. Ønsker å dekke inngang for alle abakusere + andre redaksjonsmedlemmer som kommer Usikker på hvor mange redaksjonsmedlemmer som kommer. Det pleier å være svakt oppmøte. Forventer stykker fra de andre. Planlagt underholdning som det skal kjøpes rekvisitter til, vil koste 300 kroner. Ønsker altså støtte til: Dekke inngang og rekvisitter. Sum = Antall gratis innganger * Kommentarer til hvorfor informasjon kom så sent. Ting tok tid. Fant ikke dato eller sted å være. Ble flyttet fram for at 3. klasse skulle få være med. Stor forskjell på komiteer, ikke alle blir feiret. Opp til komiteen selv. Tidligere har det blitt innvilget mye større summer til lignende arrangementer. Det blir viktig å sjekke alle som skal inn. Det stemmes for å ikke ha noe tak på antall abakusere/redaksjonsmedlemmer som får dekket inngang + dekning av rekvisitter. Vedtatt Rutiner rundt ukesmail og referent

3 Denne uken gikk ikke bra. Det finnes en wikiside med informasjon og en mal. Referenten skal skrive referat. Dette skal inn på wiki. Det skal også lages et google doc som deles med HS, som etter at det er renskrevet skal inn på abakus.no. Ukesmail skal være ferdig i løpet av lørdag, denne skrives og deles med HS for renskriving, og sendes til PR lørdag kveld. Konklusjon: Skrive litt mer om hva HS har gjort og litt mindre reklame for ukas arrangementer, f.eks. sammendrag av runde rundt bordet. Skal være ferdig og sendt til PR i løpet av lørdags kveld. Sommerfest Samling i Oslo i løpet av sommeren. Det var veldig godt oppmøte blant gamle panger. "Dattera til Hagen" Forsøkte å finne sponsor i fjor, men fant ingen. Ordenen har diskutert muligheten for å ta ansvar for dette arrangementet fordi flere holder til i Oslo. Tips: Lag event tidlig. Abakus i Oslo"-facebookgruppe. Her kan det legges ut info om ting som skjer i Osloområdet i løpet av sommeren. Kristine får dette ansvaret som Nestleder. Samarbeider muligens med Ordenen. Eventuelt Teaterlosjen Styrevors på Dragvoll Er det noen som vil? Markus, Martin, Finken, Trym og Mats. Håper på fem plasser. Høre med HS om konkurrerende busselskaper Har vi en avtale? Ingen vet om det finnes en kontrakt. For hvert bedriftsarrangement som Abakus bruker Thorleif går 250 kroner til en pott som kan brukes når vi ikke har en bedrift som betaler. Potten blir ganske stor i løpet av året. Ingen bruker denne. Hvor stor er den egentlig? Mulighet for å undersøke andre muligheter/ordne en kontrakt. Arrkom får ansvar for å snakke med Thorleif + andre selskaper. Høre med HS om dealing på Casino Royale Er det noen som kan stå en liten time som dealer?

4 Trym, Nico, Martin(?) Billettsystem abakus.no Betaler før man melder seg på. Dette kan føre til større terskel for å melde seg av, men også større terskel for å melde seg på. Paypal, hoopla etc tar prosenter av påmeldingsavgiften, dette vil føre til tapt inntekt. Annen løsning: Melde folk av automatisk hvis de ikke betaler før fristen. Betalinger må registreres manuelt, så kanskje alt bør gjøres manuelt. Delay i nettbank, vanskelig å registrere. Et poengsystem på abakus.no. Da må alle bruke AbaCard. Være strengere. Egne regler for betaling på egen regelside (slik andre arrangementer har) HS - immball Skal immball være en annen dag? Vil ha på lørdag, tradisjon. Seilforeningen kan bookes hvis vi fortsetter med lørdag. Fortsetter med lørdag. Seilforeningen blir forsøkt booket. Prikker for upassende oppførsel Hva signerer man når man godtar reglement for å delta på kurs i regi av abakus. Skal det være lov å gi prikker for upassende oppførsel. Det har blitt gjort, men finnes ingen klare retningslinjer. Dette føres som en prikkregel og føres inn i avtalevilkårene. Konklusjon Det innføres fra nå en regel om at det kan gis prikker for upassende oppførsel. Sende mail om oppdatering Hvem kan slette prikker HS som gikk ut i fjor har fortsatt full tilgang på abakus.no Kun HS skal kunne slette og lage prikker. Webkom har tilgang, men rutinen sier at leder av webkom skal gjøre dette. Hvem skal kunne lage prikker? Vi prøver at kun HS har mulighet til dette også. Oppsummerer neste semester. Fra nå har kun HS lov til å gi og fjerne prikker. Gløsmesterskapet i Ingeniørspillet Torsdag 16. oktober. Intern konkurranse for å få et best mulig lag. Lagt inn i arrangementskalenderen. Vi legger dette død enn så lenge.

5 Abakus sin facebookgruppe drukner i info. Gjøre det slik at alle kan poste, men at innlegget må godkjennes av admin før det blir synlig. Kun PR er admin og Astri er admin Dumt å ha mange offisielle poster samtidig. Si fra til HS før det blæstes. Effekten forsvinner hvis antall innlegg fra Abakus postes for ofte. Konklusjon Tommelfingerregel: Hvis en annen komité har blestet så, hvis mulig, vent noen timer/til neste dag. Alle tar dette videre til sin komité og forteller om denne diskusjonen. Martin gir fra seg plassen til Smørekoppen. Hallvard tar den med glede. Kvitteringer for gaver Gi til AH snarest Sende mail om readmefest til Abakus Nei. Forslagsboks/anonym henvendelse til HS/drikketillatelse abakus.no/contact/ Postkasse ved Abakuskontoret Det skal kjøpes inn både postkasse og forslagskasse. Workshop om opptak (Skal dette offentliggjøres?) Det nye hovedstyret har hatt workshop og kommet fram til en ny måte å ha opptak Fint at google drive brukes, men legg mest mulig av informasjon inn på confluence slik at erfaringsoverføring fungerer bedre. TODO til neste møte Alle beskjeder om at man ikke kan delta sendes på mailtråden om møteinnkalling Arrkom får ansvar for å snakke med Thorleif + andre selskaper.(to tre uker fram i tid) Alle leser seg opp på Abakule. Bestemmer neste møte om dette skal brukes i år. AH - gjøre ferdig budsjettforslag Neste møte: Bestemme hvem som skal se hva på Tits. Evaluering av møtet De nye var veldig flinke. Abakule til alle? De gamle holdt ikke kjeft!

6 Bruk dagsorden til flere saker, evt. ble veldig lang.