SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING. Formannskapet har møte. den kl. 10:00. i møterom Formannskapssalen

Transkript

1 SAKSDOKUMENT MØTEINNKALLING Formannskapet har møte den kl. 10:00 i møterom Formannskapssalen Eventuelle forfall meldes til tlf eller Epost: postps@alta.kommune.no Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 13/7171 HALDDE 2/15 15/4430 HØRING - REVISJON AV STRATEGISK PLAN FOR FEFO 3/15 15/4946 ALTA VOKSEN OPPLÆRINGSSENTER - UNDERVISNINGSLOKALER 4/15 15/4778 TILSTANDSRAPPORTEN /15 15/ SENTRALEN - BRANN /15 15/4956 EVALUERING AV KONKURRANSEUTSETTING AV RENHOLD 2015 Alta kommune ALTA Tlf

2 Side 2 av 26 Orienteringer: Rådmannens forslag til budsjett 2016 og økonomiplan Nærsykehus Ettersendes: Plan for mottak av flyktninger i Kvartalsrapport 3. kvartal Alta Monica Nielsen Leder Gro Anita Parken Sekretær

3 Sak 1/15 HALDDE Saksbehandler: Dag Arne Johannessen Arkiv: U64 Arkivsaksnr.: 13/7171 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/15 Formannskapet Administrasjonens innstilling: Alta kommune tar initiativ til å stifte ett aksjeselskap som har til formål å drifte og vedlikeholde bygningene på Haldde, videreutvikle Haldde som attraksjon og bedre tilgjengeligheten til Haldde. Aktuelle aktører som Universitetet i Tromsø, Alta Museum og DNT inviteres til å være medeiere i selskapet. Det åpnes også for andre aktører som vil være naturlig medeier. Alta kommune skal fortsatt eie bygningsmassene på Haldde. Det forutsettes at det inngås avtale mellom Alta kommune og det nye aksjeselskapet vedrørende drift og vedlikehold av bygningene på Haldde. Formannskapet setter av inntil kr til dekning av maksimum 50 % av total aksjekapital og administrative kostander til opprettelse av driftsselskapet. Kostnadene tas av post: , Kraftfondet. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: Sluttrapport Haldde. Multiconsult «Tilstandsanalyse av Nordlysobservatoriet på Haldde». Rapport fra Bakken & Magnussen AS. Rapport fra Byggmester Geir Svendssen «Nordlysobservatoriet, rehabilitering». Diplomoppgave Haldde av Ronald van Schaik. Presentasjon fra reindriften på møtet mars Prosjekt «Utvikling av Kåfjord i Alta som turistmål» av Terje Olsen. Standardavtale mellom DNT og Kystverket. Bakgrunn: I «Handlingsplan for reiselivet i Alta og Kautokeino » er situasjonen rundt nordlysobservatoriet på Haldde en viktig del av planen. Formannskapet besluttet i november 2013 å nedsette ulike arbeidsgrupper for å vitalisere den unike skatten Haldde representerer. Side 3 av 26

4 Sak 1/15 Følgende arbeidsgrupper ble nedsatt: Vedlikehold og drift. Kommunestyret vedtok i sak 43/15 å bevilge inntil kr. 3,5 mill for videreføring av restaureringen av bygningene på Haldde. Tiltaket finansieres med ordinært låneopptak på 2,8 mill og 0,7 mill i momskompensasjon. Det er gjort følgende arbeid for midlene: Murarbeid på observatoriet er startet og det jobbes med murarbeid på hovedhuset. Vinduer som er kjøpt inn og fraktet opp til Haldde er montert. Luftelyrer er montert Skiftet to ytterdører Forefallende arbeid for å stanse forfallet er igangsatt. Tilrådning fra gruppa: Det settes av 3,4 millioner for å hindre forfallet av bygningen på Haldde. Arbeidet er allerede igangsatt. Tilgjengelighet forprosjekt Tilrådning fra gruppa: Gondolbane til Haldde vil være for kostbart, både i investering og i drift. Reindrifta er i tillegg skeptisk til en gondolbane opp til Haldde. Mht været vil en gondol være vanskelig å ha en forsvarlig frekvens på om vinteren. Det har ikke lyktes å få skriftlige tilbakemelding vedrørende investeringskostnadene på gondolbane fra Kåfjord til Haldde. Muntlige tilbakemeldinger fra «Taubane-teknikk AS» ligger på investeringskostnader mellom mill kroner. Alpinanlegget i Narvik har i dag årlige vedlikeholdskostnader på ca kroner. Det er imidlertid litt mindre årlige vedlikeholdsutgifter på de nye anleggene. Pga lengden på banen og de øvrige forholdene opp til Haldde, vil man kunne beregne årlige kostander opp mot kr Gruppa ønsker at man legger til rette for scooter og helikopter for turister som ikke ønsker å komme opp på egen hånd. Scootertrafikk må være regulert slik at det kun er turoperatører som kan ha mulighet til å frakte turister til Haldde. Det vil alltid være en risiko knyttet å dra opp til Haldde vinterstid pga været. Det settes av totalt kr for tilrettelegging for vinterløype og for landingsplattform for helikopter. I ettertid har Alta Kraftlag AL bygget/oppgradert veg opp til første platå i forbindelse med utbygging av Møllelva Kraftverk. Denne vegen vil i samarbeid med kommunen, fylkeskommunen og Alta Museum bli tilbakeført i en form som partene enes om. Halddevegen videre fra dette punkt og opp til toppen må inngå i det driftsområde som tilligger aksjeselskapet som skal stiftes. Haldde som attraksjon - forprosjekt. Tilrådning fra gruppa: Side 4 av 26

5 Sak 1/15 Etablere en stiftelse som har til formål å vedlikeholde og videreutvikle Haldde som en turistattraksjon - åpner for involvering fra flere. Etablere en turisthytte på toppen med mulighet for overnatting. Start med dagens bygg med sikte på eventuelt en ny hytte. Stiftelsen inngår et samarbeid med DNT og eventuelt Thon-Stiftelsen om slikt prosjekt. Etablere et besøkssenter på et av de første platåene. Enkel tilgang for alle. Etablere enkle bygninger eller infotavler langs stien opp til Haldde. o Bygningene / tavlene er ubemannet, men har utstillinger med informasjon om områdets historie gruvene- Tirpiz, Nordlysforskning mm. En kultursti. Lage en utstilling inne i bolighuset på Haldde. o Alta museum får i oppgave å lage en utstilling om livet på Haldde inne i hovedbygget. Det kan starte med enkle informasjonstavler og videreutvikles med mer komplett innredning. Nordlysattraksjon i katedralen. Utstillinger på Alta museum. Birkelandstatuen. Andre tiltak i sentrum, i skolen mm. Ulike aktører inviteres for å avklare muligheter for økonomiske bidrag. Gruppene startet jobben i mars 2014, og avsluttet august Økonomiske konsekvenser: Tiltaket vil ha en økonomisk forpliktelse for Alta kommune på kr Kostnadene dekkes over post: , Kraftfondet. Vurdering: Det er blitt vurdert flere alternativer for «veien videre» for Haldde. Det er store utfordringer når det gjelder vedlikehold av bygningsmassene på Haldde. Alta kommune er avhengig av flere samarbeidspartnere både når det gjelder akutt vedlikehold og ikke minst videreutvikling av Haldde som attraksjon. Vi har vært i kontakt med flere aktuelle bidragsytere under prosessen, som har ulike forutsetninger for at de skal kunne være med på å bidra. Det jobbes med å få økonomiske bidrag fra blant annet UIT. Vi håper at vi kan få en avtale med UIT ila høsten DNT ønsker ett samarbeid med Alta kommune om drift av deler av bygningene på Haldde, fortrinnsvis observatoriet bygget. Det kan være aktuelt å få en avtale fra og med våren De har ikke tatt stilling til om de kan / ønsker å delta i ett eventuelt nystiftet selskap. Forretningsmodeller og selskapsstrukturer. Arbeidsgruppa har diskutert ulike former for organisering. Så langt er det antydet at det skal være ett selskap som forvalter og drifter Haldde, på alle de tre virksomhetsområdene som er foreslått i sluttrapporten. Side 5 av 26

6 Sak 1/15 Det vil være forhold som både taler for og mot en slik løsning. Alternativet kunne vært en forretningsmodell med eiendoms- og driftsselskap, der bygningsmassen eies av kommunen eller et eiendomsselskap, og leies ut til driftsselskapet som gis i oppgave å ha det operative ansvaret for å utvikle og drifte attraksjonen Haldde. I næringslivet finner man flere eksempler på begge forretningsmodellene og innenfor alle bransjeområder. I de tilfeller at en vil vektlegge risikospredning, rendyrke kjernevirksomhet, tilrettelegge for eksterne investorer mv, så velges ofte en delt løsning med eiendomsselskap og driftsselskap som atskilte virksomheter. Det er ofte basert på at eiendomsselskapet helt eller delvis eier driftsselskapet (holdingsselskap). Det er ikke noe entydig fasit på hva som er beste løsning. Valg av selskapstype stiftelse eller aksjeselskap? I sluttrapporten for Haldde som det er referert til innledningsvis, er det gitt en kort redegjørelse om særtrekk og krav for opprettelse av hhv stiftelse og aksjeselskap. I tabellen under er det tatt med en opplisting av noen særtrekk ved hhv aksjeselskap og stiftelser. En får merke seg at det er to typer aksjeselskap, såkalte alminnelige aksjeselskap, dette er selskap som er børsnoterte og som benytter forkortelsen ASA i selskapsnavnet. I dette notat forholder vi oss til ordinære aksjeselskap som bruker AS i selskapsnavnet. Dette er den mest vanlige selskapsformen i Norge og der regelverket for styring av aksjeselskap er godt utviklet både gjennom offentlig lovverk, forskrifter, gjennom krav til selskapets vedtekter og gjennom private aksjonæravtaler som kan etableres mellom selskapets eiere. Blant stiftelser skilles det mellom næringsdrivende stiftelser (NDS) og alminnelige stiftelser (ALS). Stiftelser er særlig utbredt blant frivillige organisasjoner, forskningsstiftelser, legater o.l. Men stiftelser er også vanlig innenfor næringsliv. Mange store konsern er eid av en stiftelse. Dersom det velges løsning med ett selskap, vil det være naturlig at Alta kommune som dagens eier av Haldde får til en avtale som sikrer kommunen fortrinnsrett til å gjenkjøp av Haldde dersom selskapet avvikles eller på annen måte bryter med intensjonen for utvikling og drift av attraksjonen. Men en slik gjenkjøpsavtale må ta utgangspunkt i de verdier anlegget har på det aktuelle tidspunktet. Et annet alternativ kan være å få til en avtale som bygger på lovverk innenfor norsk vannkraft- og bergverkssektor med hjemfalls-/tilbakefalls rett til Staten (el annen offentlig part) etter en nærmere definert brukstid i Side 6 av 26

7 Sak 1/15 AKSJESELSKAP i. To typer AS og ASA ii. ASA: allmennaksjeloven/konsern, minimumskapital 1 mill.kr./ Registrering i off. verdipapirregister (børsnotering) iii. AS: Aksjeloven iv. AS-kapitalkrav, min. kr v. Registrering: Brønnøys.reg vi. Eierne (Generalforsamling) har råderett over selskapet/verdiene vii. Generalforsamling velger styre viii. Utbytte til eiere vedtas av GF ix. Eierskifte med kjøp- og salg av aksjer, og aksjeutvidelse er vanlig x. Mest vanlige selskapsform STIFTELSE i. To typer: Næringsdrivende (NDS) og alminnelige stiftelser (ALS). ii. NDS: driver, eier el. har bestemmende innflytelse over annen næringsvirksomhet iii. ALS: Øvrige som ikke er næringsdrivende iv. Lovverk: Stiftelsesloven v. Kapital: Formuesverdi som ved testament, gave el. annen rettslig disposisjon selvstendig er stilt til rådighet for et nærmere bestemt formål, minimum kr vi. Registrering: Stiftelsesregisteret, Førde +Foretaksreg.(NDS) vii. Selveiende: Når stiftelsen er opprettet, har stifterne ikke råderett over formuesverdien og ikke rett på avkastning viii. Selveiende: Styret er øverste organ. Stiftelsesdokumentet m/vedtekter skal angi hvordan styret skal velges. ix. Grunnkapital kan heves ved behov. Vedtekter skal angi regler for omdanning/avvikling x. Utbredt blant frivillige organisajoner, forskningsstiftelser, legater o.l., men også brukt i næringsvirksomhet Det bemerkes at stiftelsen er selveiende etter at den er opprettet med styret som stiftelsens øverste organ. Når stiftelsen er opprettet har stifterne ikke råderett over stiftelsens formuesverdier og ikke krav på avkastning. Men Stiftelsesloven krever at det utarbeides vedtekter som bl.a. skal angi regler for valg av styre, angivelse av stiftelsens formål, regler for eventuell omdanning og avhending av stiftelsens verdier, dersom virksomheten avvikles. Det framgår av dette at eiernes mulighet til å styre over stiftelsen er sterkt begrenset, og stiftelsesformen er mindre fleksibel dersom det senere blir behov for å endre på stiftelsens eierskap, kapital, policy mv. Attraksjonen Haldde fremstår som et prosjekt med betydelig økonomisk risiko og med et stort kapitalbehov. Vi anser det som viktig at eierne har betydelig innflytelse i et slikt prosjekt, og at det velges en selskapsform som er fleksibel både i situasjoner der det er behov for å kunne omstrukturere virksomheten, og i situasjoner der det er behov for å kunne utvide selskapets kapital og eierskap. Ut fra disse betraktninger mener vi at det vil være mest tjenlig å benytte et vanlig aksjeselskap for utvikling av attraksjonen Haldde, framfor selskapsformen stiftelse. Nordlysobservatoriet på Hallde har en stor allmeninteresse. Det vil være viktig at Alta kommune har eierskap, og stor påvirkning på utviklingen av Haldde, både som reiselivsattraksjon og som kulturbærer for samfunnet. Side 7 av 26

8 Sak 1/15 Oppsummert. Alta kommune må ta initiativ til etablering av et aksjeselskap som har til formål å drifte og vedlikeholde bygningsmassen på Haldde, samt videreutvikle Haldde som attraksjon. Selskapet må også arbeide med bedre tilgjengelighet til Haldde, både sommer og vinterstid. Alta kommune skal stå som eier av bygningsmassen, og det skal inngås en avtale mellom det nystiftede aksjeselskapet og kommunen om drift og vedlikehold av bygningsmassen. Alta kommune må arbeide aktivt for å få aktuelle aktører som mediere i det aksjeselskapet som stiftes. For å komme i gang med selskapsetableringen er det påkrevd med ,- kroner. Det vises for øvrig til vedlegget «Sluttrapport Haldde». Side 8 av 26

9 Sak 2/15 HØRING - REVISJON AV STRATEGISK PLAN FOR FEFO Saksbehandler: Oddvar Kristian Konst Arkiv: 120 Arkivsaksnr.: 15/4430 Saksnr.: Utvalg Møtedato 2/15 Formannskapet Administrasjonens innstilling: Alta kommune støtter hovedtrekkene i høringsutkastet til ny strategi for FEFO. Kommunen har allikevel noen konkrete innspill: - Prispolitikk må endres og tydeliggjøres i strategien. Det må legges opp til en prispolitikk som ikke er markedsledende og som muliggjør videre utvikling også i Hammerfest, Sør Varanger og Alta. - Fylkeskommunen og Sametinget må ikke ta «utbytte» fra FEFO, men sørge for en fondsavsetning til fordel for næringsutvikling i fylket. - FEFO som «aktiv part» må konkretiseres både i strategier, handlingsplaner og praktisk handling. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: - Strategi FEFO - Høringsdokument Andre saksdok.: Bakgrunn: Finnmarkseiendommen har sendt ut et nytt forslag til strategidokument på høring. Dette er tredjegenerasjons strategidokument, og er en videreutvikling av foregående strategier. Forrige strategidokument ble vedtatt i Målet med den nye strategien er å klargjøre styrets ønsker for hvilken retning FEFO skal ha på en kortfattet måte. FEFO ønsker å binde de overordnede politiske prioriteringene sammen med den retning og fokus forvaltningen av Finnmarkseiendommen skal ha. Strategien har derfor 5 fokusområder; - Grunn- og rettigheter Side 9 av 26

10 Sak 2/15 - Utmark - Næring - Kompetanse og formidling - Organisasjon. I denne høringen ønsker FEFO i hovedsak tilbakemelding på om foreslåtte fokusområder oppfattes å være hensiktsmessige og relevante, i tillegg til innspill på viktige fokusområder som ikke inngår i strategien. Høring/merknader: Frist for høringssvar er 23. november. I løpet av denne perioden skal FEFO ha møter med Fylkestinget og Sametinget, samt møter med regionrådene i fylket. I tillegg er det arrangert 2 høringskonferanser, en i Alta og en i Tana. Alta kommune ved Rådmannen var invitert til å holde et innlegg på høringskonferansen som ble avholdt i Alta. Alta kommune har også hatt et internt administrativt drøftingsmøte vedr. strategidokumentet som danner grunnlag for denne saken som ligger til politisk behandling. Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Innledningsvis er der grunn til å kommentere høringsmøtet avholdt i Alta 20.oktober Dette var et heller dårlig besøkt møte. Dersom man trekker fra administrasjonen i FEFO og Alta kommune, var det stykker til stede, hvorav 4 fra en lokal hytteforening og 1 fra bondelaget. Både oppmøte og temaer som ble diskutert tilsier at både engasjement og konfliktområder er begrenset i forhold til FEFO sitt virke. I utgangspunktet vurderes forslag til strategi som treffende på mange områder og i tråd med mål og visjon som kommer foran de 5 satsingsområdene. Strategier og rollen som grunneier i forhold til å ivareta allemannsretten og bestandsforvaltning er vurdert som god. Likefult er det noen viktige elementer som enten er diffuse eller fraværende for at strategien skal vike helhetlig. FEFO`s rolle som grunneier Det er på dette området Alta kommune har hatt størst utfordringer etter overgangen fra Statskog til FEFO. I og med at FEFO besitter store arealer i Alta er FEFO blitt en viktig aktør i forbindelse med samfunnsutviklingen. Kommunen bestemmer gjennom sine arealplanprosesser og vedtak all arealdisponering i kommunen. Dette er en styrt og overordnet prosess der bl.a. forholdet til samordnet areal- og transportplanlegging, særinteresser m.m. er hensyntatt. Side 10 av 26

11 Sak 2/15 Det vil si at det er kommunene som gjennom sin planlegging og samfunnsutvikling øker verdien på grunneiers arealer, det er altså den lokale samfunnsutvikling som gir merverdi for grunneiernes arealer herunder også FEFO. I Finnmark blir derfor vekst og utvikling i Hammerfest, Sør Varanger og Alta særdeles viktig for FEFO, men hvordan kan FEFO bidra til denne veksten? Normal prosedyre er at eiendommer avsatt til utbyggingsformål, enten utvikles av eier eller selges til andre som vil utvikle dette til avsatt formål. Administrasjonens vurdering av FEFO er at de ikke fremstår som øvrige grunneiere. Hovedregelen er at FEFO sitter passiv, på tross av at områder hvor de er grunneier er avsatt til utbyggingsformål. I ulike prosesser har FEFO tilkjennegitt at de verken har kompetanse eller økonomi til å delta i utbyggingsprosjekter, men samtidig at de allikevel fortsatt vil være grunneier. Dette gir utfordringer for utbygger/kommunen fordi man da har en helt sentral aktør som ikke vil delta bl.a. i forhold til kostnader knyttet til prosjektering, planlegging og utbygging. I forslag til ny strategi- pkt 5.1 heter det at avtale om bruk av grunn som hovedregel skal skje som feste. FEFO signaliserer dermed at de ønsker langsiktige inntektskilder, der hvor de finnes. Denne delen av strategien bør omarbeides til bare å omhandle større områder der erverv for mange kommuner uansett er vanskelig økonomisk. Kjøp av areal må fortsatt være et reelt alternativ der dette er hensiktsmessig for kommunene. Det er åpenbart at FEFO ønsker å benytte inntekter fra feste i et langsiktig driftsperspektiv. I et slikt fremtidsbilde må inntektene gjenspeile kostander knyttet til drift og investering. Strategiplanen legger opp til vekst internt i organisasjonen, i form at nye satsingsområder og økt kompetanse. På sikt vil konsekvensen være økte driftskostnader, som følge av økning i kompetanseområder, fagområder og dermed også oppgaver og ansatte. Administrasjonens vurdering er at dette vil medføre ytterligere krav til inntekter fra salg/feste i fremtiden. FEFO som grunneier oppfattes i utgangspunktet som en ren kapitalistisk aktør. Deres prispolitikk ved salg har vist at de ligger på markedspris, og er tilnærmet prisledende i forhold til tilsvarende arealer. Alta kommune har i flere sammenhenger måtte gjennomføre harde forhandlinger med FEFO der deres utgangspunkt har blitt vurdert som for høyt. FEFO sin prispolitikk har vært gjenstand for kritikk både i Alta og Sør-Varanger, og oppfattet som en ekstra kostnadsdriver. Over tid er ikke FEFO`s passive holdning bærekraftig. Kommunene klarer ikke forskuttere stadig nye områder, hvor FEFO som grunneier sitter utelukkende på inntektssiden. Kommunen benytter gjerne lån for å realisere nye bolig- og industriområder, og selv om dette er arbeid til selvkost blir mellomfinansieringen etter hvert så stor at dette kan medføre en oppbremsing i utviklingen av nye områder. Det vil si at dersom FEFO opprettholder sin praksis, kan dette medføre at inntektsgrunnlaget svikter på sikt. Side 11 av 26

12 Sak 2/15 Dersom FEFO ønsker å legge til rette for vekst og utvikling i Finnmark (pkt 1.3), betinger dette derfor at strategien må endres noe og at man gjennom handlingsplaner og praktisk handling faktisk agerer som en aktiv part. FEFO`s rolle som «aktiv part» Under kap. 3 Næring, ønsker FEFO strategier der de skal ha en aktiv rolle innen både ny og tradisjonell næringsvirksomhet. Begreper som aktivt eierskap og partnerskap benyttes. Dette vurderes som positivt, men henger ikke helt sammen med den oppfatning kommunen har av FEFO som grunneier. Nærings- og samfunnsutvikling i Finnmark krever risikovillig kapital. Nettopp på dette området skulle FEFO kunne benyttet rollen som grunneier til å stimulere til en utvikling som gjennom avtaler muliggjør vekst og næringsutvikling i fylket. For å kunne gjøre dette kreves det en kapitalbase som nødvendigvis må bygges opp over tid, og der FEFO`s eiendommer er den viktigste innsatsfaktor. En slik fondsavsetning vil kunne sette FEFO som grunneier i stand til både å delta i utbyggingsprosjekter, samt i partnerskap i utviklingsprosjekter på egen grunn. En viktig forutsetning for og lykkes er en prispolitikk som muliggjør fortsatt utvikling i de største kommunene i fylket hvor veksten er størst. En strategisk riktig og fremtidsrettet tilnærming til dette vil kunne danne grunnlaget for at FEFO i praksis kan ta en mer aktiv rolle. Dette vil imidlertid umulig å få til dersom det etableres en praksis hvor Fylkeskommunen og Sametinget skal ha deler av det overskuddet som FEFO generer. Under kapittelet næring, er det heller ikke vanskelig å se konfliktlinjene som ikke står omtalt i strategien, men som unektelig vil komme. Hensynet til beitearealer tilknyttet reindrift og landbruk vil som regel alltid stå i konflikt til utbygging av ny næringsvirksomhet, f.eks gruvedrift og grønn energi. Oppsummert FEFO besitter og forvalter verdier eid av felleskapet. I sin prispolitikk må derfor FEFO sørge for at deres rolle blir å «smøre» prosjekter og samfunnsutvikling, slik at de bidrar til realisering. Dagens utgangspunkt og prisvurdering må endres. FEFO må gi begrepet «aktiv part» et konkret innhold. Hvordan tenker man at denne aktive rollen skal komme til uttrykk? Høringsutkastet til ny strategi vurderes for øvrig som godt og oversiktlig. Side 12 av 26

13 Sak 3/15 ALTA VOKSEN OPPLÆRINGSSENTER - UNDERVISNINGSLOKALER Saksbehandler: Rigmor Endresen Arkiv: L82 Arkivsaksnr.: 15/4946 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret 3/15 Formannskapet /15 Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonens innstilling: Habil Utbygging AS tildeles oppdraget med å utvide arealene for Alta Voksenopplæringssenter. SAKSUTREDNING: Vedlegg: Med AVOS inn i fremtiden Utlysningstekst Saksfremlegg 15/833 Bakgrunn: Kommunestyret fattet følgende vedtak i sak 15/833: Kommunestyret tar saksutredningen til orientering. Leie av undervisningslokaler, og som dekker skolens behov i henhold til rapport fra Alta voksenopplæringssenter (vedlegg 1), lyses ut i samsvar med lov om offentlige anskaffelser. Etter at prosjektet har vært utlyst i henhold til lov om offentlige anskaffelser og tilbud er kommet inn, tar kommunestyret endelig avgjørelse i forhold til leie eller nybygg. Prosjektet må vurderes opp mot andre større investeringsprosjekt som er vedtatt, og en eventuell investering/leie må innarbeides i Alta kommunes økonomiplan i forbindelse med budsjettprosessen for Side 13 av 26

14 Sak 3/15 Kommunestyret ber administrasjonen vurdere kommunale bygg som nye lokaler til Alta voksenopplæringssenter. Egnethet og kostnader til nødvendig oppgradering utredes. Dette arbeidet gjennomføres før en eventuelt lyser ut anbud om leie av lokaler. Rådmannen redegjorde i møtet for at Alta kommune ikke har tilgjengelig noe egnet bygg til Alta Voksenopplæringssenter, og prisanslag for nybygg er satt til ca 90 mill. Kommunestyrets vedtak ble oversendt innkjøpsansvarlig og leder for økonomi. De vurderte at utlysning av behov for tilleggsarealer ikke kommer inn under lov om offentlige anskaffelser. Prosjektgruppe Rådmannen etablerte prosjektgruppe bestående av kommunalleder Mads Stian Hansen, rektor ved voksenopplæringen Victor Esjeholm og virksomhetsleder kommunale bygg Rigmor Endresen. Prosjektgruppas mandat var å gjennomføre utlysnings og sonderingsprosessen. Det ble gjort utlysning etter store nok arealer, med frist til for å melde seg som interessent. Åtte interessenter meldte seg, derav en som ba om anonymitet. Bare to av tilbyderne kunne levere arealer innen fristen Fristen ble ansett som absolutt og prosjektgruppa filtrerte bort de øvrige med bakgrunn i dette. Befaring ble gjennomført hos disse to interessentene Under befaringa kom det fram at den ene av interessentene hadde svært begrensede arealer tilgjengelig, - maksimalt 2000 kvm. Det er 500 kvm under det minimumsarealet kravspesifikasjonen skisserer, og som det var annonsert etter. Det forelå heller ingen mulighet til utvidelse av arealet. Denne aktøren ble dermed også uaktuell å forhandle videre med. Etter befaringen stod en tilbake med en interessent som både kan levere arealer nok, har utvidelsesmuligheter, potensialet som etterspørres for utearealer og kan levere skolestart i nye arealer innen fristen. Dette er Habil Utbygging AS. Prosjektgruppas oppsummering etter befaringene Befaring i Skaialuft onsdag kl 09:00 Byggeier har utarbeidet et tilbud ut fra behovet som er skissert i spesifikasjonen «Med AVOS inn i framtiden». De har også svart på alle spørsmål i neste runde, med frist Byggeier er derfor en av to interessenter det ble gjennomført befaring hos. Tilstede; Byggeier møter med to representanter, Tore Wæraas og Halvdan Heggheim, rektor AVOS Victor Esjeholm, Rigmor Endresen. Fremkommet under befaring Byggeier presiserer at ikke noe av det de har estimert hittil i prosessen er låst fra deres side. Begge uttrykker et ønske om å ha en åpen dialog underveis framover i prosessen, hvis de får oppdraget. De skisserer en ny og betydelig bedre mulighet for utvidelse av arealene, muligheter Side 14 av 26

15 Sak 3/15 for å føye sammen gammelt bygg og nytt bygg, samt meget god mulighet for tilrettelegging på uteområdet etter hvilket behov man har. De ønsker innspill på det. Byggeier inviterer til en bred og åpen samspillsfase i forkant, der man tar høyde for ønsker og nye behov som har blitt aktualisert siden forespørselen ble annonsert i juli. De har gode forutsetninger for rask responstid, da de selv eier hele området og tomta allerede er regulert til skoleformål på grunn av gjeldende leieavtale. De har solid økonomi og godt nettverk innenfor arkitekt, rådgiver og entreprenørbransjen for raskt å kunne iverksette byggearbeid. Videre presiseres det at de har gode avtaler for drift av byggene sine og mulighet til å gjøre avtale om renhold etter vår egen beskrivelse. Befaring i Sentrum kl 15:00 Denne interessenten har bedt om anonymitet. Byggeier har utarbeidet et tilbud ut fra behovet som er skissert i spesifikasjonen «Med AVOS inn i framtiden». De har også svart på alle spørsmål i neste runde, med frist Byggeier er den andre av to interessenter som det ble gjennomført befaring hos. Byggeier møter med to representanter, rektor AVOS med fire medarbeidere og Rigmor Endresen. Fremkommet under befaring Utearealet knyttet til dette bygget er Kirkeparken, og det er uavklart nøyaktig hvilke muligheter det ligger til aktiviteter der. Det kan være noe begrenset, men generelt er det gått ut en oppfordring om å ta i bruk arealene. Det finnes også arealer som kan egne seg til f eks ballløkke på andre siden av bygget, men der må det gjøres en jobb for å skaffe tilgang til disse. Det er heller ikke avklart hvilket formål arealene er regulert til i dag. Inngangspartiet til bygget ligger mot Nordlysbadet og er universelt utformet på bakkeplan med heis på innsiden for tilgjengelighet til hele bygget. Bygget er et moderne bygg, et såkalt miljøbygg, der ankomst til bygget er en del av miljøregnskapet. Det gjenspeiles i at det kun er få parkeringsplasser reservert i kjelleren. Per i dag er det ikke ledige plasser her. Like i nærhetene finnes det parkeringskjeller med ledig kapasitet og offentlig parkeringsplass med god kapasitet. Det er i tillegg godt tilrettelagt med 150 sykkelparkeringer tett inn til bygget. Dette bygget har store og åpne rom, med gode muligheter for inndeling etter leietakers behov. Miljøstandarden gjør at dette er et bygg med god ventilasjon og dermed godt inneklima. Det er lydisolert med doble vegger mellom rommene i deler av arealene. Det totale potensialet for utvidelse er imidlertid svært begrenset. Byggeier har tilgjengelig kun 2000 kvm og noe mer klarer de ikke å frigjøre uten å se på andre bygg i byggeiers portefølje. Det er heller ingen mulighet til å gjøre endringer på innganger og fasade, noe som utelukker muligheten for å legge til rette for skjerming av enkeltbrukere dersom behov for det. Inngangspartier og gangarealer er felles for alle brukerne av bygget. Bygget er per nå et kontorbygg og det må søkes bruksendring hvis man skal leie det ut til annet formål. Dette vil kreve både saksbehandling og høring knyttet til en slik prosess. Side 15 av 26

16 Sak 3/15 Innenfor disse rammene var byggeier innstilt på å gjøre hva de kan for å imøtekomme leietakers behov, dersom de blir valgt som utleier. Vurdering Disse to befaringene lå til grunn for prosjektgruppas anbefaling. På bakgrunn av informasjon som er kommet fram er det gjort følgende oppsummering, inkludert innspill fra de ansatte: Selve bygget på sentrum er et nytt bygg, universelt utformet og sentralt beliggende. Likevel løser ikke dette bygget de mange utfordringene som ligger i drifta av voksenopplæringssenteret. Brukergruppa er stor og varierende, med alt fra mindreårige innvandrere og funksjonshemmede til godt voksne mennesker. Det er klare indikasjoner på at denne gruppa blir større i fremtiden. Det er derfor helt avgjørende at byggeier minimum kan tilby de 2500 kvm som beskrives i kravspesifikasjonen som arealbehov, og helst har mulighet til framtidig utvidelse. Byggeier kan tilby maksimalt 2000 kvm i sitt bygg i Alta sentrum. Dette er ikke tilstrekkelig og der er heller ingen mulighet til utvidelser. Bygget er regulert til kontorformål, og en bruksendring til undervisningsformål vil kreve saksbehandlingstid. Den tydelige begrensningen for tilgjengelig areal, gjør det uaktuelt å gå inn i videre forhandlinger med denne aktøren. Minimumsbehovet er satt til 2500 kvm. Økonomi Alta kommune betaler i dag årlig husleie til Habil Utbygging AS på kr Etableringen av nybygg vil øke de årlige leiekostnadene med kr Ny årlig kostnad til husleie vil da være på kr Ny kostnad må innarbeides i økonomiplanen fra Alta kommune er av IMDI bedt om å ta i mot flere flyktninger i fremtiden. Ved å øke flyktningekvoten vil inntektene til kommunen øke. Noe av disse inntektene kan disponeres til de økte årlige leiekostnadene for AVOS. Konklusjon: Alta kommune står igjen med kun en interessent som kan tilby det arealet som etterspørres, har framtidig utvidelsesmulighet, utearealer nok, er ferdig regulert og klar til igangsetting så snart kommunestyret har gjort vedtak om dette. Denne aktøren kan forme tilleggsarealene nøyaktig etter Alta Kommunes behov og beskrivelse og levere tilleggsarealene innen oppstartsdato Rådmannen anbefaler at Habil Utbygging AS får oppdraget med å utvide arealene for Alta Voksenopplæringssenter. Side 16 av 26

17 Sak 4/15 TILSTANDSRAPPORTEN 2015 Saksbehandler: Tove Kristensen Knudsen Arkiv: 434 A2 Arkivsaksnr.: 15/4778 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret 4/15 Formannskapet /15 Hovedutvalg for oppvekst og kultur Administrasjonens innstilling: Kommunestyret vedtar følgende mål for Altaskolen: I perioden vil Altaskolene blant pågående satsinger ha særlig fokus på følgende områder: 1. MiA-satsingen (Ungdomstrinn i utvikling) gjennom a. Forberede elevenes grunnleggende ferdigheter i lesing og skriving b. Ha stort fokus på skolebasert kompetanseutvikling 2. Læringsmiljøet i Altaskolen Resultatmål for Altaskolen i perioden Nasjonale prøver og 9.trinn: Elevene i Alta kommune sine resultater skal være likt med eller høyere enn landsgjennomsnittet. Antall elever på mestringsnivå 1 (5. trinn) og 1 og 2 (8.- og 9. trinn) skal være lavere enn landsgjennomsnittet. Grunnskolepoeng: Elevene i Alta kommune sine resultater skal være likt med eller høyere enn landsgjennomsnittet. Eksamensresultatene i matematikk skriftlig og norsk hovedmål skriftlig: Elevene i Alta kommune sine resultater skal være likt med eller høyere enn landsgjennomsnittet. Elevundersøkelsen på 7.- og 10. trinn: Elevene i Alta kommune sine resultater skal være likt med eller bedre enn landsgjennomsnittet. Side 17 av 26

18 Sak 4/15 SAKSUTREDNING: Vedlegg: Tilstandsrapporten 2015 Bakgrunn: Tilstandsrapporten er i hovedsak bygd på data fra Skoleporten, skolenes årsmeldinger, kvalitetsdialoger med skolene samt skoleledermøter- og forum. Resultater fra nasjonale prøver, eksamensresultater og skolepoeng anses som gode indikatorer på resultatoppnåelse. Å få til endringer i skolen tar tid. Forskning sier at det tar 20 år fra et endringsarbeid starter til det er godt implementert. Kommunens satsinger de siste årene er kunnskaps- og forskningsbaserte. Vi arbeider langsiktig, og har stor tro på at de tiltakene vi har iverksatt vil føre til at elevene lærer mer. Det er derfor viktig, til tross for varierende resultater, at eksisterende satsinger videreføres. I fjor vedtok kommunestyret resultatmål for Altaskolen. Disse målene videreføres. Side 18 av 26

19 Sak 5/ SENTRALEN - BRANN 2015 Saksbehandler: Knut Evald Suhr Arkiv: M75 Arkivsaksnr.: 15/4673 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret /15 Formannskapet /15 Hovedutvalg for næring,drift og miljø Administrasjonens innstilling: Kommunestyret tar den fremlagte dokumentasjonen til etterretning og går innfor at en fremtidig 110 meldesentral for brann dimensjonerer for flere parallelle hendelser. Direktoratet for Samfunnssikkerhet og beredskap, DSB, beskriver to alternativer for kommunene Finnmark. 1. Etablering av ny 110 sentral samlokalisert med politiets operasjonssentral i Finnmark. 2. Sammenslåing av 110- regionene for Finnmark og Troms med samlokalisert 110-/112 sentral i nye Troms politidistrikt. Kommunestyret støtter alternativ 2, med sammenslåing av 110 regionene Troms og Finnmark med samlokalisert med 110-/112 sentral i nye Troms politidistrikt med bakgrunn i en vurdering av; robusthet, kompetanse, rekrutteringsmuligheter og økonomi. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: 1. Årsregnskap 110 sentralen Finnmark Vedlegg: 2. Budsjett 110 sentralen økonomiplan Vedlegg: 3. Kostnader 110 sentralen Finnmark / Finnmark Troms Vedlegg: 4. Høring fra DSB, varsel om vedtak vedrørende nye 110 regioner Vedlegg: 5. Dialogmøte med fylkesmannen om fremtidige 110 regioner Vedlegg: 6. Samlokalisering av nødmeldingstjenesten (DSB) Andre saksdok.: Side 19 av 26

20 Sak 5/15 Bakgrunn: Dagens 110-sentral for varsling av brann og ulykker i Finnmark har vært lokalisert i Hammerfest siden midten av 90 tallet. Den inngikk Alta kommune en avtale om at varsling av brann og andre ulykker skulle varsles over sentralen i Hammerfest. Dette skjedde etter pålegg fra sentralt hold (justis departementet). Den nettoutgift som fremkommer av sentralens drift fordeles på antall innbyggere i Finnmark, og hver av samarbeidskommunene (alle 19 kommuner i Finnmark) svarer for sine innbyggere, basert på statistikk pr. 1.1 hvert år. Kostnadene for drift av sentralen i perioden har hatt et gjennomsnitt på kr. 37,06 pr. innbygger. For Altas del var årsprisen i denne perioden fra kr ,- til kr ,- I denne perioden var sentralen 1-mannbetjent, derfor denne forholdsvis lave kostnaden. I forbindelse med utbygging av digitalt nødnett TETRA ble det bestemt at alle 110- sentraler skulle som et minimum være 2-mannbetjente, dette for og kunne takle større hendelser. Sentralen i Hammerfest har fra 2015 vært betjent med 2 personer døgnkontinuerlig, dette har medført en betraktelig økning av kostnadene for Finnmarkskommunene, for Alta sin del har vi en kostnad kr pr. år. Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) viser til Stortingsvedtak den , hvor det ble bestemt at det skal gjennomføres en politireform. Finnmark fylke vil med dette bli et samlet politidistrikt, og det vil bli opprettet en døgnbemannet operasjonssentral i Kirkenes (politisk bestemt). Det er videre besluttet at brann- og redningsvesenets nødmeldingstjeneste (110 sentralene) skal samlokaliseres med politienes operasjonssentraler. Det er et prinsipp at brannvesenets 110-sentral skal følger de geografiske grensene til et politidistrikt, men samtidig slik at en 110-sentral kan omfatte mer enn et politidistrikt. I følge DSB vil det da ikke være mulig med videre drift av en 110-sentral i Hammerfest når det etableres en ny operasjonssentral i Kirkenes, alternativt at vi får en sentral for Finnmark / Troms, samt krav om samlokalisering av 110-/112 sentralene. Det er med bakgrunn i dette at DSB ønsker innspill fra kommunene i Finnmark på to mulige løsninger for fremtidig 110 struktur. Jf. alternativ 1 og 2 i innstillingen. Fylkesmann har også sendt ut invitasjon til kommunene i Finnmark om informasjons- og dialogmøte for fremtidige 110- regioner og samlokalisering av nødmeldingstjenesten. Møtet vil finne sted på Scandic Hotell i Alta 10. november d.å. DSB oppfordrer politisk og administrativ ledelse i kommune til å delta. Til orientering har Stortinget vedtatt at regjeringen skal utforme en kompensasjonsordning for 110- sentraler som bli nedlagt, dette gjelder kommuner som har investert i nye nødmeldesentraler etter Høring/merknader: Om en fremtidig sentral vil bli en sammenslåing av Troms og Finnmark bør deler av innsparingen- som kan beløpe seg til 1 1,5 mill brukes til og styrke det forebyggende arbeidet, i dag er en stilling vakant (ubesatt), samt til styrking av driftsbudsjettet til beredskap. Side 20 av 26

21 Sak 5/15 Økonomiske konsekvenser: Ved en flytting av 110 til Kirkenes vil kostnaden bli omtrent som i dag: Egen sentral for Finnmark En sentral for Finnmark og Troms Innbyggere Innbyggere Pris netto pr. innbygger i henhold til økonomiplan: Pris brutto pr. innbygger i henhold til økonomiplan fra Troms Alt. 1 Alta.2 kr. 101,80 kr. 103,10 kr. 104,30 For Alta vil dette medføre årlige netto kostnader fra: 2,036 mill 2,086 mill. Kr. 40 Kr. 52 Forklaring: Alt. 1, Ansatte slik som dagens: 8+ 1,5 stilling Forklaring: Alt. 2, Ansatte på sentralen må økes: 12+1,5- ny arbeidsplan. Her er inntektene for alarmsalg til sentralen tatt med. Inntektene fordeles likt til alle kommuner. For Alta vil dette medføre årlige brutto kostnader på: Alt. 1 kr ,- Alt. 2 kr Inntektene på alarmsalg til 110 sentralen på kr tilfaller Alta, dette beløpet kan tekkes fra brutto kostnader. Våre netto kostnader vil da bli: Alt. 1 kr ,- Alt. 2 kr ,- Vurdering: Følgende kriterier bør legges til grunn for en fremtidig 110 sentral. Kompetanse Rekruttering Robusthet Økonomisk forsvarlig Nærpolitireformen, samlokalisering av sentralene, en sentral kan dekke mer enn et politidistrikt Side 21 av 26

22 Sak 5/15 Etablering av en ny 110 sentral i Kirkenes vil møte store utfordringer med tanke på kompetanse, rekruttering og robusthet. Ansatte ved en slik sentral skal gjennom en lang og omfattende opplæring for å tilfredsstille krav angitt i «forskrift om organisering og dimisjonering av brannvesen». Det er også avgjørende at der det etableres en ny 110 sentral har et fult kasernert brannvesen, noe som Kirkenes ikke har. En fremtidig sentral har behov for minimum 8-10 ansatte- disse skal rekrutteres fra et miljø som brannsjefen ser på som en stor utfordring- ikke bare i Kirkenes men generelt i hele Finnmark. Fordelen med at det etableres der det er et stort faglig miljø med kasernerte mannskaper, men også en sterk forebyggende avdeling- er tilgang på en vikarpool med ansatte fra brannvesenet. Oppbygging av en ny 110 sentral vil nødvendigvis måtte bygges opp over en periode på flere år, og med store utfordringer som er angitt i kulepunktene. Alle ansatte ved en 110 sentral skal kunne ivareta innbyggernes behov for profesjonell hjelp ved brann, ulykker, akutt forurensing og andre kriser gjennom et regionalt samarbeid med andre brannvesen og andre nødetater. I nærpolitireformen presiseres det at brann- og redningsvesenets nødmeldingstjeneste skal tilpasses de geografiske grensene til de nye politidistriktene, men samtidig slik at en 110- sentral kan dekke mer enn ett politidistrikt. DSB har nå forhåndsvarslet de nye 110- regionene med høringsfrist 10. desember Tromsø har i dag en sentral med 8 operatører, ½ stilling som tekniker samt en daglig leder. Alle ansatte tilfredsstiller krav i henhold til «dimensjoneringsforskriften», dette innebærer: Gjennomført yrkesutdanning for brannkonstabel. Beredskapsutdanning trinn 1. Yrkesutdanning for operatører på nødalarmsentraler. Det er allerede i dag nedsatt en prosjektgruppe for samlokalisering av 110 /112 i Troms, og vil om alt går etter planen bli en av de første i Norge som får til en samlokalisering av de to nødetatene. Store 110 regioner vil gi en robusthet og en sterk brann- og redningsplattform der hver enkelt operatør håndterer flere fagrelaterte oppdrag enn det som er tilfelle i dag. 110 operatøren er den viktige førstekontakten for den som melder om en brann- eller ulykkessituasjon. 110 sentralen er bindeleddet til brann- og redningsmannskapene i kommunene. Med bakgrunn i dette mener brannsjefen at en fremtidig sentral bør plasseres i Tromsø. Side 22 av 26

23 Sak 6/15 EVALUERING AV KONKURRANSEUTSETTING AV RENHOLD 2015 Saksbehandler: Therese Iversen Muotkajærvi Arkiv: 027 &34 Arkivsaksnr.: 15/4956 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Kommunestyret /15 Formannskapet /15 Hovedutvalg for næring,drift og miljø Administrasjonens innstilling: Kommunestyret vedtar med bakgrunn i evaluering av konkurranseutsetting å fortsette renholdet av Saga skole og rådhuset i kommunal drift. Virksomheten Renhold har vært gjennom en rekke effektiviseringsprosesser de siste årene og leverer nå samme renholdstjeneste til lik kostnad og kvalitet som private aktører. SAKSUTREDNING: Saksutredning: Vedlegg: 1. Spesifikasjon av tilleggskostnader 2. Spørreundersøkelse Analyse av spørreundersøkelse 2014/ Rapport fra befaring med ISS Bakgrunn: Kommunestyret vedtok i sak 61/14 følgende: Kommunestyret avventer avgjørelse på ytterligere konkurranseutsetting av renhold inntil avtalen med nåværende operatør på Saga skole og rådhuset er evaluert. Evalueringen skal leveres kommunestyret innen utgangen av Organiseringen med egne ansatte i ambulerende team som dekker flere kommunale bygg videreføres og videreutvikles. Som følge av vedtak i Kommunestyret i juni 2012, interne møter, konkurranse og tilbudsprosess, startet ISS renhold i september 2013 ved to av våre virksomheter - Saga skole og Rådhuset. Kontrakten som ble inngått har en varighet på 2 år med mulighet for forlengelse på 1 år + 1 år. Side 23 av 26

24 Sak 6/15 I 2014 ble det vedtatt av Kommunestyret å avvente videre konkurranseutsetting inntil nåværende avtale er evaluert. Med bakgrunn i ovennevnte valgte administrasjonen å legge tre kriterier til grunn for sin evaluering: Økonomi i perioden budsjett i forhold til regnskapstall før og etter konkurranseutsettingen. Brukererfaring basert på brukerundersøkelse på de to byggene, med spørreundersøkelse gjennomført i mai 2014 og på nytt i september Faglig utført kvalitet på arbeidet. Vurdering: Økonomi: Da vedtak om konkurranseutsetting ble fattet i juni 2012 var renholdsavdelingen i full gang med nedbemanning som følge av vedtak fra juni Bemanningsbeskrivelsen som ble lagt til grunn var derfor midlertidig for begge de konkurranseutsatte objektene, med bakgrunn i prosessen som pågikk. Utgangspunktet for kommunen var derfor kostnader stipulert fra driftsbudsjettet i 2012: Saga skole 2 stillingshjemler kr ,- Rådhuset 2 stillingshjemler kr ,- Renholdsmidler kr ,- Totale budsjetterte kostnader pr. år kr ,- Siden 2012 har renholdsvirksomheten fortsatt en effektiviseringsprosess der ressurser har blitt omfordelt for å drive mer effektivt. Stillingshjemler er tatt ned fra 59 til 45,5 siden Dette gjør at det i dag beregnes å bruke 2 stillinger samlet på begge bygg, og ikke 4 som ble stipulert i Dette vil gi et helt annet regnestykke: Saga skole 1 stillingshjemmel kr ,- Rådhuset 1 stillingshjemmel kr ,- Totale budsjetterte kostnader pr år kr ,- Tilbudene som kom inn fra anbydere var fra 0,985 millioner kroner til 1,4 millioner kroner. ISS var anbyderen med lavest pris og vant dermed konkurransen. For 2014 er årskostnaden på avtalen med ISS på kr. Da er ikke ekstraarbeid som renhold av utflyttet kontor, ekstra oppskuring av gulv, gardinvask og renhold etter oppussing tatt med. Kontraktssum* kr ,- Tilleggskostnader** kr ,- Totalkostnad for kontrakt med ISS; kr ,- Side 24 av 26

25 Sak 6/15 *Totalkostnaden for ISS for 2014 uten tilleggskostnader er på kr, hentet fra årsregnskap. **Se vedlegg 1 for spesifikasjon av tilleggskostnader Dette vil si at med dagens budsjett for renholdsvirksomheten i Alta kommune, kan det brukes 2,3 stillinger på disse to byggene med samme kostnader som avtalen med ISS. I tillegg vil det ikke være tilleggskostnader, da renholdsvirksomheten omprioriterer innenfor fastsatt ressurs når det er behov for nødvendig ekstraarbeid. Brukerundersøkelse Flere områder har frekvensen på renholdet blitt nedjustert i forhold til da AK hadde ansvaret for renholdet på rådhuset (grunnet kostnadsbesparing), så at enkelte avdelinger opplever renholdet som dårligere er fordi frekvensen er lavere enn før. Vi har økt renholdet på post/arkiv og servicetorg (ordnet tilleggskontrakter med ISS), samt omdisponert på brann uten ekstra kostnad for å bedre møte brukerkravene. Undersøkelsen i 2014 viste at for brukerne fungerer det daglige renholdet greit, mens det ukentlige som fellesareal og kontorer ikke oppleves som tilfredsstillende. Under dette ligger også støvtørking, som skal utføres etter behov. Ser man på undersøkelsen fra mai 2014 kontra undersøkelsen september 2015 er det områder som brukere svarer at de er mer fornøyd med nå i 2015 i forhold til i Dette gjelder toaletter, fellesareal og søppeltømming. Disse områdene har det vært mye avviksmeldinger på og det har vært et fokusområde i samarbeid med ISS å løfte standarden her. Brukerne gir uttrykk for å være mindre fornøyd i 2015 med renhold av kontorer samt støvtørking. Dette skyldes nok at det periodiske renholdet ikke har vært optimalt. Helhetsinntrykket svarer brukerne nokså likt på i begge år, 39% gir middels score i 2015 mot 41% i Faglig vurdering ISS utfører renholdet etter NS INSTA 800, som er samme standard som Alta kommune også bruker. INSTA 800 er en standard som benyttes som en føring for de fleste kommunene og de største renholdsselskap i Norge og Norden. ISS er en av verdens ledende aktører på leveranse av renholdstjenester, og er en av de mest seriøse og profesjonelle i bransjen. Siden Alta kommune gjennom mange år har jobbet mot et mål om å være så konkurransedyktig som mulig, både økonomisk, faglig og utstyrsmessig er det av stor betydning at den man kjøper tjeneste av jobber ut fra de samme grunnprinsippene. Ikke minst i forhold til NS INSTA 800. ISS har dyktige medarbeidere som er godt opplært på standarden. De leverer kvalitet ihht de krav vi stiller, og de gjør selv kontroller på levert kvalitet. INSTA-kontroll av Saga skole og rådhus etter ISS oppdragsperiode viser at de har levert innenfor standarden på det daglige renholdet, mens det periodiske har sviktet noe. Rapporten viser at omtrent alle gulv på begge bygg har behov for behandling med maskin for å gjenopprette god standard. Det er svært viktig for gulvets levetid at de behandles periodisk, og Side 25 av 26

26 Sak 6/15 også for å lette det daglige renholdet. Dersom det periodiske ikke utføres vil grunnkvaliteten på gulvet bli så dårlig at det daglige renholdet vil oppleves som lite tilfredsstillende.. Konklusjon Samarbeidet med ISS har vært og er uproblematisk, men det går med en del tid til oppfølging av ekstern leverandør. Brukerundersøkelsen viser at det periodiske renholdet har vært noe mangelfullt, noe befaringen med ISS også viste. Renhold har de siste 5 årene vært i en effektiviseringsprosess. I 2010 var det 66 hjemler på renholdere og 6 i administrative stillinger. Dette er i ,5 og 4. I 2010 var budsjettet på 29,4 millioner mot 21,7 millioner i 2015 (inkludert avtalen med ISS), en reduksjon på 7,7 millioner. Arealene har ikke blitt mindre i løpet av samme periode. Siden 2012, som var året konkurranseutsettinga ble vedtatt, er antall hjemler redusert fra 59 til 45,5. Budsjettet er også kuttet med 2,5 millioner siden Alle stillingene er tatt ved naturlig avgang, og ved effektivisering av arbeidet til de som er igjen. Hver enkelt renholder har i dag ansvar for større arealer enn de hadde i 2012, men ved innkjøp av gode maskiner og bedre utstyr er renholdet lettere og mindre belastende å utføre. Renholderne jobber smartere og mer effektivt ved å bruke mer maskiner framfor tradisjonell mopping, og gulvene blir lettere å vedlikeholde. Renhold har også opprettet flere team som kjører mellom ulike bygg og går sammen om renholdet. Der det før var flere små stillinger på rundt 20%, er det nå full stilling for de fleste renholderne. Å jobbe i team gjør også at arbeidsoppgavene kan fordeles bedre og arbeidet oppleves som mer lystbetont når to eller flere jobber sammen. På Alta ungdomsskole var det for få år siden 10 renholdere, i dag er det 4 medarbeidere som jobber to og to, og de ivaretar bygget og kvaliteten på renholdet like godt. I løpet av få år er intensjonen at alle renholdere i kommunen skal jobbe i team, da det så langt kun er positive erfaringer fra de som er i team. Dette øker også fleksibiliteten både ved sykefravær og ved behov for ekstra renhold, da er det lettere å fordele arbeidet. Ved å ta i bruk NS INSTA 800 som standard for renholdet, ble det også lettere å sammenligne seg med andre aktører. På grunn av konkurranseutsettinga har renholdsvirksomheten lært å tenke nytt og se framover etter hva som må gjøres for at renholdet fortsatt skal være kommunalt driftet. Virksomheten er nå oppdatert innen nyeste teknologi for renhold, og ser kontinuerlig etter forbedringsområder for å fortsette å drive mest mulig effektivt. Med bakgrunn i effektivisering og bruk av standarden er Renhold i dag på lik linje med private aktører både på kostnad og kvalitet. Det mest fornuftige kostnadsmessig er derfor å fortsatt ha renholdet i kommunal drift. Virksomheten vil fortsette å ha fokus på effektivt og kostnadsbesparende renhold, og se etter muligheter til flere innsparinger. Renholdsvirksomheten har gjennom flere år effektivisert sin tjeneste slik det nå beregnes å bruke 2 stillinger på disse to byggene til en kostnad som er lavere enn ISS kostnad. Side 26 av 26