Protokoll fra møte i Høgskolestyret 25. september 2012 Varighet: kl

Transkript

1 Protokoll fra møte i Høgskolestyret 25. september 2012 Varighet: kl Tilstede: Styreleder Bente Ohnstad Nestleder Jens Uwe Korten Styremedlem Kari Broberg Styremedlem Jan Grund Styremedlem Peter Nicolai Arbo Styremedlem Marit Roland Udnæs Styremedlem Geir Haugsbakk Styremedlem Tore Maritvold Styremedlem Celine Brovoll Styremedlem Fredrik Lundestad (forlot møtet etter sak 44/12) Direktør Kari Kjenndalen Førstekonsulent Kristin Korsvold (sekretariat) Forfall: Styremedlem Hilde Skofteland Det er valgt nye studentrepresentanter for studieåret 2012/13. Styreleder orienterte kort om høgskolestyrets oppgaver. Sak 41/12m, 42/12 og 44/12, samt ny sak 41/12p, ble ettersendt per e-post dagen før møtet. Innkalling og sakliste ble godkjent. Ingen merknader til protokoll fra siste møte. Én sak ble meldt til eventuelt; Ønske om kort orientering om ungdoms-ol. Styreleder oppsummerte viktige hendelser i perioden: Kort om historikk og status i Prosjekt innlandsuniversitetet (PIU). Det arbeides for et Opplandsfond. Se for øvrig sak 47/12. Forskningsdagene er en årlig festival, i regi av Norges forskningsråd, som i år arrangeres september. Årets tema er den menneskelige faktor. HiL arrangerer flere foredrag med mer i denne sammenheng. I alt 25 personer (politikere og næringslivsledere) møtte opp til idédugand for Forskningspark på Storhove. Et vellykket møte som vi bli fulgt opp. Når arbeidsgruppen blir mer konkretisert, vil også studentene inviteres til å delta. Film- og fjernsynsmiljøene ved HiL mottar stadig utmerkelser for sitt arbeid. Før behandling av sak 44/12 orienterte studiedirektør kort om opptakstall. HiL vil trolig ende opp med ca 4300 studenter for studieåret 2012/13. Endelige tall kommer i oktober. 1

2 41/12: Referatsaker 41/12 a Protokoll fra møte i høgskolestyret juni 2012 b Referat fra ekstraordinært møte i avdelingsstyret ØKORG 30. mai c Referat fra møte i avdelingsstyret ASV 12. juni d Referat fra møte i Studienemnda 15. juni e Protokoll fra møte i avdelingsstyret ØKORG 4.september f Brev fra KD av og : Revidert nasjonalbudsjett 2012 tildelingsbrev g Brev fra KD av : supplerende tildelingsbrev Utdanningskvalitetsprisen 2012 h Brev fra Forskningsrådet av med invitasjon til deltakelse i EU s HR-Strategy Group for Implementation of Charter and Code (HRS4r) i Brev fra KD av vedr. dosent veiledning av PhDstipendiater j Brev til KD av vedr. studietilbud i film og fjernsyn budsjett 2013, og svar fra KD av k Brev fra KD av vedr. delårsregnskap for 2.tertial 2012 jf. sak 42/12 l Brev fra KD av vedr. norsk akademisk fagspråk m Brev fra KD av vedr. NOU 2012:14 Rapport fra 22.julikommisjonen, svarbrev fra HiL deles ut i møtet n Brev fra Riksrevisjonen av med orientering om nytt rammeverk for Riksrevisjonens revisjon o På rektorfullmakt i perioden: stipendiat sped- og småbarn i psykososial risiko. Godkjent stipendiat ungdom i multikulturelle kontekster. Godkjent ph.d-stipendiater Innovasjon i tjenesteyting. Godkjent vikarstilling i bedriftsøkonomi. Godkjent p Referat fra avd.styremøte TVF Kommentarer: f) Hvordan HiL bruker tildelte studieplasser blir en del av studieporteføljesaken som kommer i oktober. h) HiL har takket ja til invitasjonen. Kort fortalt dreier det seg om virkemidler for å møte utfordringer knyttet til rekruttering av og mobilitet for forskere. o) Det er 32 søkere fra 17 forskjellige land til stipendiatstillinger i Innovasjon i tjenesteyting. p) Ses i sammenheng med sak 49/12 2

3 Avisutklipp i perioden vedr. bl.a. studieplasser og forskningspark ble lagt fram for styret. Beslutningssaker: 42/12: Regnskapsrapport per 2. tertial 2012 Regnskapsrapport for 2. tertial skal sendes til departementet innen 1. okt. Direktøren gjennomgikk saksdokumentet hvor styret inviteres til å godkjenne selve regnskapsrapporten og kommentar til regnskapet. Sees i sammenheng med sak 43/12 og revidert budsjett vedtatt i junimøtet. Styret godkjenner regnskapsrapporten per 2. tertial /12: Prognoser for budsjett 2013 Direktøren gjennomgikk saksdokumentet som må sees i sammenheng med sak 42/12. Økonomi- og driftsdirektør ga en presentasjon av selve systemet/rammene; hvordan budsjettmodellen fungerer og om prognoser (se vedlagte presentasjon). Uten tilførsel av eksterne midler tilsier prognosen et underskudd for Et eventuelt Opplandsfond kan bedre utsiktene. Videre budsjettarbeid baseres på kjente rammer. Styret bad om at det også settes opp et alternativ med eksternt tilskudd. For øvrig sluttet styret seg til forslag til vedtak: Styret ser alvorlig på de økonomiske utsiktene for 2013 og ber administrasjonene legge fram forslag til budsjett basert på følgende forutsetninger: 1. For å øke midlene til strategiske tiltak og reserver skal det økonomiske handlingsrommet økes i løpet av Behov for tiltak og konsekvensene av disse skal inngå i den videre budsjettprosessen. 2. Alle avdelinger og fellesadministrasjonen skal legge opp sin aktivitet i tråd med tildelte bevilgninger for Hvis det i budsjettprosessen fremkommer at dette ikke er mulig, skal dette forelegges styret sammen med forslag til tiltak fortrinnsvis i oktobermøtet 3. Det vedtas bemanningsrammer per avdeling og for fellesadministrasjonen innenfor en totalramme på 310 årsverk. Administrasjon og ledelse gjennomfører nødvendige tiltak for å tilpasse faktiske årsverk til bemanningsrammen, herunder å innføre helt eller delvis stillingsstopp i en periode hvis nødvendig. 4. De administrative funksjonene i fellesadministrasjonen og avdelingsadministrasjonene skal vurderes, og det legges til grunn at de totale kostnadene knyttet til disse funksjonene skal kunne reduseres i løpet av Avdelingene og SELL skal fremlegge vurderinger av mulighetene for å øke de eksterne inntektene i kommende budsjettår, herunder fremme forslag til tiltak. Forslagene skal inkludere hvordan avdelingenes deltakelse i EVU-prosjekter kan økes uten å øke kostnadene tilsvarende, og med bruk av SELLs kapasitet og kompetanse i innsalg og gjennomføring. 6. I samarbeid med avdelingene settes det opp måltall for økning i eksternt finansierte forskningsprosjekter (jf virksomhetsmål 2.2) 3

4 7. Til styremøtet i oktober skal det utarbeides forslag til investeringsbudsjett for 2013 som omfatter en vurdering av de økonomiske konsekvensene av investeringene for langtidsbudsjettperioden. Investeringsbudsjettet skal omfatte behovet for nye bygg og muligheter for finansiering av disse på kort og lengre sikt. 44/12: Tilsetting av dekan ved Avdeling for økonomi og organisasjonsvitenskap u. off. Direktør og org.- og personaldirektør la fram saken. 1. Finn Olsen tilbys åremålstilsetting i stilling som dekan ved Avdeling for økonomi og organisasjonsvitenskap 2. Dersom Olsen takker nei til stillingen utlyses den på nytt. 3. Endelige lønns- og tilsettingsvilkår fastsettes av direktør. 45/12: Lokale lønnsforhandlinger høsten 2012 Direktøren orienterte om status og foreslo at det ikke tilføres egne midler til potten, jf punkt 3 i vedtaket. Videre foreslo hun at vedtaket endres kun til å omfatte rektors lønn. Forhandlingsutvalgets møte legges i tilknytning til styremøtet den 30. oktober. 1. Høgskolestyret tar orienteringen om forberedelse til lokale lønnsforhandlinger 2012 til etterretning. 2. Fastsettelse av rektors lønn skal behandles i et særskilt oppnevnt forhandlingsutvalg. Som styrets medlemmer til forhandlingsutvalget velges Kari Broberg og Peter Nicolai Arbo Midler til eventuelt lønnstillegg til rektor dekkes innenfor høgskolens budsjett, men legges utenfor den sentralt avsatte økonomiske rammen for forhandlingene. Tjenestemannsorganisasjonene bes om å utpeke sine representanter til forhandlingsutvalget. 3. Det vil ikke bli tilført egne midler til lokale lønnsforhandlinger etter hovedtariffavtalen pkt i /12: Møteplan våren 2013 Direktøren gjennomgikk foreslått møteplan som bl.a. er lagt opp etter frister til departementet. Det ble ytret ønske om å fremskynde møtet i april med én uke. Følgende møtedatoer for våren 2013 ble vedtatt: 12. februar, 7. mars, april og 28. mai. Styret slutter seg til forslag til møtedatoer for våren

5 Orienteringssaker: 47/12: Status Prosjekt Innlandsuniversitetet (PIU) Orientering ved rektor; gjennomgang av status jf saksdokument. 48/12: Vurdering av høgskolens administrative organisering arbeidsdeling mellom Fellesadministrasjonen og avdelingsadministrasjonene Direktøren orienterte om saken som er oppfølging av et tidligere vedtak. Det er opprettet en arbeidsgruppe som har fått frist til desember med å fremme forslag om hvordan vi kan organisere oss best mulig internt. Det er viktig at det også settes av tid i etterkant til iverksetting og gjennomføring av de vedtak som fattes. Må sees i sammenheng med sak 50/12 og 41/12m. 49/12: Avdeling for film og TV (AFT) Det forelå ingen nye grunnlagsdokumenter til saken og rektor redegjorde kort om historie, jf sak 28/12, 23/12 og 37/12, og status. Det er opprettet en styringsgruppe, med rektor som leder, som arbeider med felles forståelse og mål for å finne den beste veien for sammenslåing. I tillegg er det opprettet undergrupper som ser på organisering av de tekniske enhetene, administrasjon, samlokalisering og felles grunnutdanning. Det er lagt opp til et fellesseminar mellom TVF og DNF den oktober. Det utarbeides en ny fremdriftsplan etter endt seminar. Hvis framdriftsplanen endres, kan det også ha betydning for vedtak i sak 36/12 om utlysning av stilling som dekan for ny avdeling, 50/12: Status tiltaksplan på anskaffelsesområdet jf sak 94/11 Direktøren orienterte om arbeidet. Tiltaksplan med opplysninger om status var sendt ut. Riksrevisjonen kommer oktober for å revidere anskaffelsesområdet. 51/12: Status arbeid med strategisk plan Direktøren orienterte; det er lagt opp til at vi får en rullering av planen i oktober og da også behandle en sentral handlingsplan for /12: Eventuelt Orientering om ungdoms-ol (YOG) ved prorektor som er leder for en arbeidsgruppe som har utarbeidet et mulighetsnotat (utdelt). I notatet er det skilt mellom utdanning og forskningsområder. Det er planlagt et møte torsdag 27/9 med ledelsen i YOG for å snakke om muligheter for hvordan HiL kan bidra inn mot arrangementet. 5