Protokoll fra møte/seminar i Høgskolestyret 24. mars 2010

Transkript

1 Protokoll fra møte/seminar i Høgskolestyret 24. mars 2010 Styremøtet/seminaret varte fra kl Tilstede: Styreleder Bente Ohnstad Nestleder Jens Uwe Korten Styremedlem Krister Johnson Styremedlem Camilla Victoria Gjerløw Martinsen Styremedlem Jon Helge Lesjø Styremedlem Vigdis Lian (kom kl.13) Styremedlem Jenny Steinnes Styremedlem Sigrun Dance Skaare Styremedlem Sigmund Thue Styremedlem Rune Øygard Sekretariat: Høgskoledirektør Jostein Skurdal (forlot møtet under s-sak 30/10) Førstekonsulent Kristin Korsvold Prosjektdirektør PiU Harald Landheim (forlot møtet under seminardelen) Personaldirektør Lars Petter Mathisrud (tilstede under s-sak 30/10) Forfall: Styremedlem Kerstin Norén Innkalling og sakliste, samt protokoll fra styremøtet , ble godkjent. Det ble meldt en ny drøftingssak: 30/10 Prosess og videre håndtering av utlysning av stillingen som Høgskoledirektør S-sak 27/10 og 28/10 ble behandlet før s-sak 26/10. Møtet var lukket fra s-sak 26/10 (seminardel). S-sak 29/10 og 30/10 ble behandlet under seminardelen. Disse sakene ble behandlet til slutt, etter sak 26/10. Det ble i forkant av møtet sendt ut to reviderte vedlegg til PiU-saken (seminardelen): Modeller for videre organisering av PiU. Revidert vedlegg 2 til ssak 16/10 Skriv om PiU av fra Høgskoledirektøren I tillegg ble det på møtedagen utdelt et dokument til PiU-saken (seminardel): Revidert forslag til styringsmodell 1

2 Styreleder oppsummerte viktige hendelser i perioden og orienterte om de viktigste sakene: Doktorgradsprogrammet Barn og unges deltakelse og kompetanseutvikling er godkjent av NOKUT. Styret i NOKUT skal behandle saken formelt 19.april. Høgskoledirektør Jostein Skurdal har fått tilbud om ny jobb som forskningsdirektør ved Høgskolen i Oslo. 17. mars var det oppsummeringsmøte for utvalget i Høgskolen som regional utviklingsaktør. Utvalget kom med innspill til HiL som regional utviklingsaktør. Utvalget tar sikte på å ha jevnlige møter, neste møte planlegges høsten Seminar ved HiL i dag om bruk og vern: Næringsutvikling og verdiskaping i og rundt verneområder. HiL har oppnådd 111 publiseringspoeng i år. Dette er flere publiseringspoeng enn tidligere år og HiL er på topp i antall publiseringspoeng. Amandusfestivalen ble åpnet av Kulturministeren i går. Flere hundre studenter involvert. Flere profilerte personer gjester festivalen, bl.a. den Sør-afrikanske ambassadøren og Kronprinsessen. HiL jobber for et tettere samarbeid mellom avdelingene TVF og DNF. Dekanene har et godt samarbeid. Oppfølgingssaker: 23/10: Midlertidig bygg Oppfølging av s-sak 10/10 av Muntlig orientering ved Høgskoledirektøren som har vært i kontakt med Østlandsforskning. Det er sendt over et forslag til Østlandsforskning hvor de står ansvarlig for bygget i samarbeid med Statsbygg. Når det gjelder Paviljongen må det lages en avtale med høgskolen. Østlandsforskning har satt ned en komité for å jobbe videre med lokalisering og høgskolen avventer tilbakemelding. 24/10: Etatsstyringsmøte Oppfølging av s-sak 8/10 av Muntlig orientering ved Rektor. Styret vedtok i forrige møte en delegasjon til etatsstyringsmøte med KD 13. april. Det ble etter forslag oppnevnt en hovedtillitsvalgt til delegasjonen, og tilbakemeldingen fra KD er at dette verken er ønskelig eller vanlig. De hovedtillitsvalgte er orientert om saken og har godtatt endringene. Vedtaket i s-sak 8/10 av gjøres derfor om ved at siste punkt utgår. 25/10: Rapport og planer for 2009 og 2010, herunder risikovurderinger Saken utgikk da styre- og varamedlemmene allerede fikk rapporten tilsendt da den forelå den 3. mars 2

3 Drøftingssaker / seminardel: 26/10: Prosjekt Innlandsuniversitetet (utsatt s-sak 16/10) Styret hadde saken til drøfting og gir følgende styresignaler: Styret prioriterer arbeidet med PIU og ønsker å bidra til å realisere prosjektet. Akkrediteringen av høgskolens første doktorgradsprogram og gode resultater på forskning er viktige bidrag. Styret anbefaler en gjennomgang av tilleggsavtalen med vurdering av behov for revisjon. Styret ser at det er nødvendig med en ny styringsstruktur for å lykkes. Styringsstruktur og organisering av arbeidet må sikre fokus på universitetskvalifisering og sikre en felles, overbyggende prosess. Styret anbefaler at det arbeides videre med en ny styringsstruktur med et Universitetsprosjektstyre med utgangspunkt i notatet fra administrasjonen (vedlagt). Styret står fast på vedtaket som er gjort i s-sak 90/09. Universitetsprosjektstyret skal sikres de nødvendige fullmakter, og skal overta oppgavene til Styringsgruppa for Prosjekt Innlandsuniversitetet og skal følge opp styrevedtakene i høgskolestyrene om prosjektet. Styret anbefaler at universitet organiseres etter en College-modell. Styret er villig til å gå gjennom porteføljen når det gjelder master og PhD for å bidra til den økonomiske bærekraften til prosjektet. Orienteringssaker: 27/10: Campusutviklingsplan Muntlig orientering ved Høgskoledirektøren. Statsbygg har satt i gang et nasjonalt prosjekt med campusutvikling. Det vil bli opprettet en arbeidsgruppe for Campusutviklingsplaner hvor Høgskolen i Lillehammer er valgt som pilot. Arbeidsgruppen vil bestå av representanter fra Statsbygg, HiL, Lillehammer kommune og Oppland Fylkeskommune. Det tas sikte på å opprette tre undergrupper bestående av: 1. ansatte og studenter, 2. offentlige etater og 3. Lillehammer campus (næringsliv og aktører). Arbeidet skal ferdigstilles i løpet av 2010, eventuelt begynnelsen av 2011, hvor det skal utarbeides en plan med ulike scenarioer om hvordan drive denne type virksomhet. Høgskolestyret holdes løpende orientert. 3

4 28/10: Referatsaker Ingen innspill fra styret. 28/10 a Protokoll fra møtet i Høgskolestyret b Referat fra Avdelingsstyremøte DNF c Referat fra Avdelingsstyremøte AHS d Referat fra møte i Studienemnda e Protokoll fra møtet i Læringsmiljøutvalget (LMU) f Brev fra NOKUT vedr. akkreditering av mastergrad i helseledelse g Kopi av brev fra KD til UiO vedr. masterstudium i juss ved HiL h Brev fra KD - Høring av utkast til revidert forskrift om ansettelsesvilkår i Brev fra KD vedr. gjennomgang av studentsamskipnadene i Norge j Brev fra KD Høring av utkast til endring av forskrift om ansettelse og opprykk k Brev fra KD med rapport fra dialogmøte med HiL januar /10: Eventuelt Tid og sted for møtet med KD/Aasland (s-sak 21/10g) den 4. mai er ennå ikke avklart. Foreløpig tidsplan for styremøte mai er: - Dialogmøter på ettermiddagen den 4.de - Ordinært møte den 5.te Beskjed vil bli gitt til styret så snart timingen for Aasland-møtet foreligger. 30/10: Prosess og videre håndtering av utlysning av stillingen som Høgskoledirektør Rektor og personaldirektør orienterte kort om saken og prosedyrer for utlysning av stillingen. Høgskoledirektøren har fått tilbud om ny jobb som forskningsdirektør ved HiO, men skal jobbe ved HiL ut semesteret (ca. 1.juli). Personal utarbeider et forslag til utlysning ut fra styrets signaler. Dette sendes ut til styret for godkjenning så raskt som mulig. Utlysningen bør legges ut i løpet av april KK Vedlegg: Revidert forslag til styringsmodell (s-sak 26/10) 4

5 Vedlegg til s-sak 26/10 Høgskolen i Lillehammer Jostein Skurdal 24. mars 2010 Revidert forslag til styringsmodell Universitetsprosjektstyret Foreslår at navnet på det nye styret for universitetsprosjektet blir Universitetsprosjektstyret. Vurderinger: Dette er navnet som Ola Mørkved Rinnan har foreslått. Andre navn som er vurdert er interimsstyre og fusjonsstyre. Årsaken til at navnet Universitetsstyre er valgt er at dette er et klart signal i forhold til målet med prosjektet, nemlig å legge grunnlag for et universitet i innlandet. I dette arbeidet inngår både faglig kvalifisering, nødvendige utredninger, forslag til organisering, styring og ledelse, og fusjonsarbeidet. Interimsstyre er også et aktuelt navn, men vil kunne gi uheldige signaler i forhold til det som er gjeldende rett etter lovendringen som ble foreslått i Ot.prp. nr. 71 ( ) og vedtatt 19. juni Fusjonsstyre gir signaler om at det kun er en fusjonsprosess som skal gjennomføres. Sammensetning Universitetsprosjektstyret består av 11 representanter: Ekstern styreleder for universitetsprosjektstyret for innlandet. Ekstern styreleder skal ha høy akademisk kompetanse og erfaring fra og kjennskap til UH-sektoren. Tre styrerepresentanter fra hvert av de tre høgskolestyrene. De skal representere de eksterne styrerepresentantene, studentene og de ansatte ved rektor. Det enkelte styre velger sine representanter til universitetsprosjektstyret. KUF-fondet velger en representant. Vurderinger Sammensetning er i tråd med det som ligger i Universitets- og høgskoleloven (UH-loven), og er utformet ut fra bla ønsket om å få på plass en mer nøytral styreleder som kan bidra til å utvikle prosjektet uavhengig av den enkelte høgskoles og campus sitt ståsted. Det forutsetter at en finner en person som har høy legitimitet, særlig i høgskolemiljøene, men selvsagt også i regionen. Det er videre lagt vekt på en solid forankring i styrene med representanter fra ansatte ved rektor, studenter og eksterne styrerepresentanter. Denne sammensetningen sikrer en best mulig forankring av de anbefalinger som må sendes fram for likelydende vedtak i de tre høgskolestyrene. Det er videre foreslått at en representant fra KUF-fondet gis plass i universitetsprosjektstyret. Det har vært etterlyst en tettere og bedre dialog mellom styringsgruppa i PIU og styret i KUFfondet (jfr. styringsgruppas møte ) og dette vil være en måte å oppnå dette på. 5

6 Mandat og oppgaver Universitetsprosjektstyret overtar deler av oppgavene som er lagt til styringsgruppa i henhold til samarbeidsavtalen av juni 2005 og tilleggsavtalen av juni Universitetsprosjektstyret får sine fullmakter fra de tre høgskolestyrene. Fullmaktene kan formidles til konkrete saker som universitetsprosjektstyret bes om å arbeide med eller at det gis fullmakt på saksområder. I universitetsprosjektstyrets oppgaver inngår arbeidet med faglig kvalifisering, nødvendige utredninger, forslag til organisering, styring og ledelse, og fusjonsarbeidet. Det må utarbeides en milepælsplan for arbeidet. Det enkelte høgskolestyre har veto i saker som legges fram for behandling. Vurdering KUF-fondet og Styringsgruppa i PIU har begge tatt opp behovet for å vurdere og å endre styringsstrukturen i prosjektet. I henhold til samarbeidsavtalen fra 2005 må de to fylkeskommunene involveres i dette (Ref. pkt. 8: Avtalen kan justeres når partene etter drøfting i styringsgruppa i Prosjekt Innlandsuniversitetet finner grunnlag for det ). Styringsgruppa behandlet dette i sak 21/09, der bl.a. følgende ble protokollert: Styringsgruppa så behovet for å ta opp til vurdering styringsstrukturen i PIU, som påpekt fra høgskolestyrene. Styringsgruppa fant det imidlertid naturlig å avvente en slik vurdering til etter at høgskolestyrene har kommet lengre i sitt arbeid med å konkretisere sine framdriftsplaner for sammenslåingsarbeidet og mandat og myndighetsområde for et evt. interimsstyre. Det vil når dette er gjort være grunnlag for å se nærmere på forholdet mellom interimsstyret, KUF-styret og styringsgruppa i PIU. Høgskolestyrene ble i brev av fra styret i KUF-fondet bedt om å diskutere og beslutte ny styringsstruktur for PIU. Forslaget innebærer at Universitetsprosjektstyret overtar deler av oppgavene som er lagt til styringsgruppa i henhold til samarbeidsavtalen av juni 2005 og tilleggsavtalen av juni Når det gjelder mandat skal styringsgruppa for PIU: Ha ansvar for gjennomføring av de tre høgskolenes og de to fylkeskommunenes ambisjon om å samle Høgskolen i Hedmark, Høgskolen i Gjøvik og Høgskolen i Lillehammer til et universitet i Innlandet, samt sikre framdriften i dette arbeidet. Være en pådriver for å utvikle samhandling mellom de tre høgskolene, slik at visjonen om et universitet i Innlandet kan realiseres. Være en arena for likeverdig og forpliktende partnerskap for regional utvikling i Innlandet. Skape bredest mulig engasjement og vilje til arbeid for et universitet i Innlandet i samfunns- og næringsliv, gjennom en aktiv promotering av universitetssatsingen, og formidling av resultater fra satsingen. Forestå en forsvarlig forvaltning av prosjektets økonomiske ressurser for å fremme universitetssatsingen på best mulig måte. 6

7 Styringsgruppa i PIU kan fortsette for å sikre nødvendig forankring av prosjektet i regionen og kontakt mellom prosjekteierne. Det forutsetter en gjennomgang av møteplan og oppgaver for styringsgruppa. Universitetsprosjektstyret forankres i en revidert samarbeidsavtale mellom de tre høgskolene, og får sine fullmakter og oppgaver i et mandatbrev fra de tre høgskolestyrene: I alle spørsmål vedr. organisering er det styret selv (d.v.s. de tre høgskolestyrene) som etter UH-loven har beslutningsmyndigheten, og universitetsprosjektstyret avgir i slike spørsmål innstillinger med anbefalinger og tilrådninger overfor de tre høgskolestyrene. Mandatbrevet må inneholde en milepælsplan med hovedpunkter i arbeidet som omfatter faglig kvalifisering, nødvendige utredninger, forslag til organisering, styring og ledelse, og fusjonsarbeidet (jfr. notatet Veien videre som ble behandlet av høgskolestyrene i desember og de skisser som ble presentert i høgskolestyrenes seminar ). Universitetsprosjektstyret må utforme en mer detaljert milepælsplan. Universitetsprosjektstyret forutsettes å ivareta dialogen med fylkeskommunene, KUF-fondet og øvrig samfunns- og næringsliv i spørsmål som har prosjektet å gjøre fram til sammenslåingen er gjennomført. Universitetsprosjektstyresekretariat Det etableres et universitetsprosjektstyresekretariat som har ansvar for å forberede saker for universitetsprosjektstyret, samt gjennomføre nødvendige utredninger i prosessen fram til universitetsakkreditering. I dette inngår også prosessen med å avklare spørsmål knyttet til sammenslåing av de tre høgskolene. Vurdering Det er behov for å etablere et sekretariat med tilstrekkelig kompetanse og kapasitet til å gjennomføre utredningsarbeid og saksbehandling for styret. Dette skal også avlaste ledelsen og administrasjonen ved de tre høgskolene i prosessen. Administrasjonen ved de tre høgskolene må imidlertid stille opp med sin kompetanse og bidra med innspill og data til utredningsarbeidet. Hvor stort et slikt sekretariat bør være er ikke lett å avklare og det er sikkert best å bygge det opp over tid. Slik det nå framstår, er det sannsynlig at de tre høgskolene ikke kvalifiserer for universitetsstatus før ca Dette betyr at det etableres et sekretariat som skal arbeide i 3-5 år. I denne sammenhengen bør universitetsprosjektstyret gjennomføre en vurdering av organisering, bemanning og kompetanse for utredningssekretariatet. Arbeidsform Universitetsprosjektstyret må finne fram til hensiktsmessige arbeidsformer i forhold til de mange oppgavene. Dette gjelder både hvordan arbeidet blir organisert, hvordan høgskolenes administrasjon blir involvert i arbeidet og hvordan prosesser gjennomføres. Vurdering Det er foreslått at prosjektstyringsmetodikken PLP (ProsjektLederProsessen) benyttes for arbeidet i universitetsprosjektstyret, utredningssekretariatet og de underliggende 7

8 prosjektgrupper. Det er naturlig at det er universitetsprosjektstyret tar stilling til dette og tilpasser det til de ulike arbeidsoppgaver. Når det gjelder opprettelse av prosjektgrupper er dette også et godt grep som bør benyttes på enkelte saksområder. Særlig vil dette være nyttig på områder hvor det skal lede fram til felles organisering. Målet er å avklare overordna prinsipper. Opplegg Universitetsprosjektstyret oppnevnes og etableres i løpet av våren Universitetsprosjektstyret overtar oppgavene til styringsgruppa for Prosjekt Innlandsuniversitetet. Universitetsprosjektstyret gjennomfører møter med KUF-fondet. Universitetsprosjektstyret tar ansvaret for utredningsoppgaver og prioriterer i 2010: 1. Visjon, virksomhetsidé og navn 2. Begrepsavklaringer 3. Faglig kvalifisering 4. Organisasjonsmodeller (ledelse, faglig og administrativ) 5. Økonomi 6. Samskipnadene Universitetsprosjektstyret utarbeider søknad om sammenslåing i tråd med tilleggsavtalen. Denne behandles av de tre høgskolestyrene og sendes inn innen Vurdering Det vises til felles styresak fra desember 2009 hvor Veien videre ble behandlet med oversikt over oppgaver. Universitetsprosjektstyret må behandle dette og lage en realistisk fremdriftsplan for sitt arbeid. I dette inngår også en nærmere beskrivelse av arbeidet med konsekvensvurderinger, behov og krav i forhold til behandling i organisasjonen, og en oversikt over krav til styrebehandling i de enkelte høgskolestyrer. Framdrift i opprettelsen av Universitetsprosjektstyret Forslag til framdrift for å få plass en styringsmodell som skissert foran: Februar/mars 2010: Foreløpig drøfting i høgskolestyrene. 26. mars 2010: Drøfting i styringsgruppa i PIU. April/mai 2010: Vedtak i høgskolestyrene: Revidert samarbeidsavtale for de tre høgskolene. Mandat for og oppnevning av universitetsprosjektstyret. 15. og 16. juni: Vedtak av prosjektplanene i de tre høgskolestyrene. For øvrig vises det til Rammeverk for personalomstilling ved sammenslåing av Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Hedmark og Høgskolen i Lillehammer, der det i pkt. 16 bl.a. står som følger: 8

9 Dette rammeverket gjelder fra det tidspunkt de tre høgskolestyrene vedtar å starte arbeidet med omstilling knyttet til sammenslåing og til sammenslåingen er gjennomført, ved at de tre institusjonene nedlegges og erstattes av én ny virksomhet. Det må ut fra forannevnte foreligge et formelt vedtak fra høgskolestyrene om tidspunkt for oppstart av arbeidet med omstilling knyttet til sammenslåingen. Det må tas stilling til når et slikt vedtak skal fattes. Universitetsprosjektstyret vil etter dette kunne ha sitt konstituerende møte i våren 20 9