FAKULTET FOR SAMFUNNSFAG

Transkript

1 FAKULTET FOR SAMFUNNSFAG Møtebok fra drøftingsmøte med IDF 9. mars 2015 Til stede: Erik Døving, Forskerforbundet (FF) Anne Thorsen, Akademikerne (A) Audun Westad, Norsk tjenestemannslag (NTL) Turid Brattaas, Parat (P) Dag Jenssen, dekan Marja Lundell, fakultetsdirektør Unn Målfrid H. Rolandsen, referent 1. Facility Management flytter til fakultet SAM Ståle Bie (HR) orienterte: Alt skal være flyttet innen 1. august. 8 personer skal til P35, 5. og 6. et., noe undervisning på Kjeller i en overgangsperiode. Flyttekomite er nedsatt. Risikovurdering er gjennomført. Fagmiljøet er invitert til befaring. Knut Boge er studieleder ut sin periode, deretter blir det en koordinator-ordning som ved øvrige bachelor-linjene ved IØA. FAMA-tilsatte har hittil hatt fått betalt reise. Dette er en problemstilling som vil bli jobbet videre med. 2. Rutine for scanning av bilag FF: Noen tilsatte satte pris på at de grønne konvoluttene bortfaller og at bilag skal scannes. Andre synes det er mere tungvint. Sjølbetjeningsrutiner kan bety mer administrativt på de UF-tilsatte. Det er viktig at brukerveiledningen er god, og tilegnet de som sjelden bruker funksjonen. Det er en generell lærdom at flytting av slike oppgaver ofte ikke gir noen effektiviseringsgevinst, blant annet fordi det blir mer plunder og tidsbruk når mange urutinerte bruker tjenesten enn når få rutinerte gjør det. Mange slike tjenester ved HiOA blir utformet med tanke på de som bruker tjenestene ofte i stedet for de som bruker tjenestene sporadisk. Det å flytte slike oppgaver rundt i systemet vil ofte føre til at reelle kostnader blir skjult. Akademikerne støtter lavt brukergrensesnitt og at fordel med endringer bør tydeliggjøres, men at økt digitalisering er noe vi all må forholde oss til. 3. Orientering om prosessen for lederrekruttering Dekan orienterte: Tilsettinger i 5 instituttlederstillinger og 3 studielederstillinger ved SAM snarlig. Det blir viktig å ivareta de som skal slutte i stilling og over i andre stillinger, og å ivareta de som rekrutteres inn. Jobbe med møteplassene de nye lederne skal videreføre eller forme i sine fagmiljøer. Dekanatet, seksjonssjef HR og direktør sitter i arbeidsgruppe, med ledergruppa som referansegruppe. Utlysningstekstene skal innom IDF for drøfting. Dersom en stilling ikke har gode nok søkere må vi utlyse på nytt. I mellomtiden må vi konstituere eller forlenge. Prodekanstillingene forlenges ut 2015, til ledelsesstrukturene for fakultet er avklart. FF kommenterte at det generelt er gunstig med åremål i lederstillinger, men det er uheldig når så mange åremål er sammenfallende og vi risikerer utskifting av mange ledere samtidig.

2 Akademikerne mener åremålstillinger på ledere er riktig og bør og kunne utvides til flere nivåer. I forhold til rekruttering kan det nok være mer optimalt om ledere kan sikres annen stilling i virksomheten etter åremålet, om dette er ønsket. Men enig med FF det er uheldig at leder utskifting blir for tidskonsentrert. Oversikt over tilsettingsprosessen er vedlagt nederst i dokumentet. 4. Informasjon om romsituasjon i Stensberggata og prinsipp for tildeling av stipendiatkontorer FAMA, School og Management og nye stipendiater betyr at vi stadig har behov for nye kontorer. Stipendiater har rett på «en kontorplass». I Stensberggata sitter de ferskeste i felleskontor. Fakultetet vil tilby stipendiatene egne kontor i løpet av andre år, etter ansiennitetsprinsippet. Det blir en gjennomgang av kontorplassering for de 58 stipendiatene. 5. Tidsressurs for fakultetstillitsvalgte med arbeidsplan FF: FFs utgangspunkt er at tillitsverv er likestilt med annen tjeneste og Hovedavtalens bestemmelse om rett til tjenestefri med lønn under utøvelse av tillitsvervet. FFs utgangspunkt er innarbeidet praksis ved høgskolen der andre fakultet praktiserer 96 timer + 4 timer pr. medlem for Forskerforbundet og noen andre fagforeninger. Erfaringsmessig gir denne sjablongen et realistisk bilde av fakultetstillitsvalgtes arbeidsinnsats. FF går inn for å bruke samme opplegg for fagforeningenes tillitsvalgte ved SAM, i samsvar med hovedavtalens 33. Grunnressurs er fornuftig, og en forhåndsavtalt formel som er avhengig av medlemsantallet fordi arbeidsmengden for tillitsvalgte dels er uavhengig av medlemstall (IDF-møter o.l.) og dels er avhengig av medlemstallet (særlig personalsaker samt at de største fagforeningen tar generelt på seg mer ansvar i kollektive saker). FF understreket også at dette ikke kan forhandles fortløpende med nærmeste leder, men må avtales med fakultetsledelsen før arbeidsplanene settes opp. FF mener det er svært upraktisk å regne ut faktisk tidsbruk i ettertid fordi man da ikke tar høyde for dette i arbeidsplanen, derfor mest mulig av tillitsvalgtes tidsressurs være fastsatt på forhånd med en sjablong. For ansatte med arbeidsplaner er det vanskelig å bruke Hovedavtalens regler om tjenestefri med lønn på annen måte enn en på forhånd avtalt sjablong. Dette er særlig viktig for ansatte med arbeidsplaner, men også TA-ansatte og andre ansatte uten arbeidsplan kan denne sjablongen være nyttig som norm for sin planlegging og timeføring. Når noen tar på seg et verv bør de komme til ordnede forhold. Akademikerne er opptatt av at det blir like betingelser uavhengig av forening og tilsetting. Og det er særdeles uheldig at det i dag har ulike praksis både i fakultet og ellers på HiOA. På dette området ønsker Akademikerne en sentralisert retningslinje som er transparent og forutsigbar for alle. Dekan: SAM har etterspurt felles timeberegning for HiOA. Referat fra siste sentrale IDF sier at grunnressurs skal være på 100 timer (IDF og møter tilknytta dette). I tillegg bør det gis timer i tillegg dersom det oppstår vanskelige, tidkrevende saker. Fakultetet vil ha forslag klart til neste IDF-møte. 6. Forholdet fag administrasjon i fakultetet Temaet ble diskutert i LAMU i dag. Dilemma at administrative fronter regelverk som blir dårlig mottatt, og opplever å stå til ansvar for avgjørelser som er vedtatt av HiOAs organer. Ansvarsområdet for instituttlederne må gjennomgås. De er enhetlige ledere. Det ligger i det faglig-administrative ansvaret til instituttlederne å gjennomføre vedtak fra HiOA og fakultet. Dette vil bli et arbeidsområde for LAMU framover.

3 P: problematisk at vi ikke snakker om rolleforventning og avklaringer i fora der både TA-og UF-tilsatte sitter samlet. Direktør: forventnings- og rolleavklaring bør diskuteres i personalgruppene, sammen med studieadministrasjonen. FF: De som tar avgjørelser ofte usynlige, og det er lett å kritisere budbringer snarere enn de som har tatt en avgjørelse. Dette er et grunnleggende problem ved HiOAs organisering. En del av problemet er også at det sentrale studieutvalget legger for mye vekt på detaljer og formelle oppstillinger. Når de som har tatt beslutningen er usynlige og utilgjengelige, er fakultetets administrativt som ender opp med å ta støyten. Den grunnleggende løsningen er å desentralisere mest mulig til fakultetene. Akademikerne mener at en grunnleggende holdningsendring må til, noe NIFU har påpekt i sin rapport om en større avstand mellom TA og UF på HiOA enn ellers i sektoren. Vi er ikke helt overbevist om at desentralisering vil være løsningen her, men at vi i større grad må lære oss bedre kommunikasjon og respektere hverandres arbeidsfelt, uavhengig av avstand. Dekan: Ny struktur med faglig strategisk utvalg kan bety mindre avstand til de som tar avgjørelser (delegering til fakultet). 7. Avrunding av tidligere diskusjon om retningslinjer for arbeidsplaner ved fakultetet Dekan: Referatet fra forrige møte beskriver hvordan spørsmål rundt FoU-tiden skal avgjøres, og at planen skal godkjennes med underskrift fra fakultet. FF: I utgangspunktet gjelder det som er avtalt i medarbeidersamtalen, men instituttleder kan ta forbehold om godkjenning fra fakultetet. Det vesentlige er at medarbeideren får tydelig beskjed om hvilke punkter det eventuelt tas forbehold om, slik at medarbeideren ikke får noen overraskelser. FF: Skal tidsressurs til verv gå av både undervisning- og FoU? Dekan: Velger du å bil tillitsvalgt, går ressursen på din stilling som helhet. FF: Praksis på HiOA er at det går av undervisningstiden på arbeidsplanen og FF mener SAM bør følge denne normen. Det blir ellers vanskelig å rekruttere UF-tilsatte til verv i fagforeningene. Dette gjelder også andre verv og administrative oppgaver for eksempel koordinatorfunksjoner, verneombud eller tilsettingsutvalg. Ansatte vil oppfatte det veldig rart om den som tar på seg et verv eller en administrativ oppgave skal få redusert sin FoU-tid. Normen i sektoren er at tid til FoU og tid til undervisning ikke er likestilt. Brudd på denne normen vil oppfattes som brudd på en underforstått kontrakt. Dessuten har fakultetet nye retningslinjer der FoU-tid fastsettes på grunnlag av vitenskapelig produksjon, det blir dermed uklart og urettferdig om utenforliggende forhold skal telle med i fordeling av FoU-tid. FFs utgangspunkt er derfor at tidsressurs til alle slags verv og administrative funksjoner skal gå av undervisningstiden. Dette skal ikke være en særskilt ulempe å ta inneha verv. Dekan: Arbeidsgiver er forpliktet til å gi arbeidstiden til verv, ikke insentiv til å ta verv. Direktør: Ekstern finansiering tas fra stilling, ikke bare fra FoU-tid. Det er logisk at det samme gjelder for verv. Dette siste spørsmålet følges opp i neste møte. 8. Prosessen ifb. med internorganiseringen av institutt SF. Dekan har myndighet til å avgjøre saken. Dekan ønsker å diskutere med fakultetsstyret, men ta en beslutning i midten av mai. Det er en organisatorisk endring som kommer som drøftingssak til lokalt IDF.

4 FF tok forbehold om det kan dreie seg om en forhandlingssak i og med at det ser ut til å bli en varig endring av organisasjonskartet med endring av medarbeidernes plassering. Vedlegg: Lederstillinger våren 2015 UMHR 1203_2015 Tid Hendelse Ansvarlig Tilsettingsmyndighet 13. januar Utlysning av rektorstilling HR-Felles Høgskolestyret Uke 8 Utlysning av prorektor FOU, prorektor HR-Felles Høgskolestyret utdanning og dekaner (fire stillinger) og senterleder SPS (HR-fakultet bistår i rekruttering av dekaner ) 24. mars Tilsetting av rektor HR-Felles Høgskolestyret Uke 16 Utlysning av instituttledere Frist 4. mai 30. april Utlysning av studieledere Frist 20. mai Tilsettingsutvalg for Tilsettingsutvalg for 19. mai Tilsetting av dekaner og prorektorene HR-Felles Høgskolestyret Ultimo mai Juni Intern utlysning av prodekan FoU og prodekan utdanning Prodekanene innstilles av dekan 1. juni Tilsetting av instituttledere Tilsettingsutvalg for 19. juni Tilsetting av studieledere Tilsettingsutvalg for 1.aug. Oppstart nye ledere. Program for opplæring og mottak Det lyses ut totalt på HiOA: 16 instituttlederstillinger fordelt på alle fakultetene 11 studielederstillinger fordelt på 3 av 4 fakulteter På Fakultet SAM lyses det ut: HR Felles og fakultet 4 instituttlederstillinger (instituttleder JM oppstart ) 3 studielederstillinger (studieleder sosialt arbeid lyses ut våren 2017, oppstart ) Stillingene vil bli lyst ut på Hioa.no, Finn.no, Nav.no, LinkedIn og flere andre rekrutteringskanaler. Fakultetsstyrene har funksjonstid til 1. august. Deretter må det velges nye om ordningen fortsetter. Tilsettingsutvalget for ledere springer ut fra fakultetsstyret. Det vil bli en alternativ løsning på tilsettingsmyndighet hvis fakultetsstyrene avvikles.

5 Ikke krav om førstekompetanse for dekaner. Tilsvarende for instituttledere og studieledere. Fakultetene kan rekruttere studieledere etter behov. Studielederstillingene ved SAM forlenges til Nye studieledere tiltrer 01. okt Personalreglementet 5 nr. 3. Dekan/ senterleder godkjenner utlysningstekst for faglig-administrative lederstillinger. En prosjektgruppe bestående av dekan, prodekan FoU, prodekan studier, fakultetsdirektør og seksjonssjef HR danner en prosjektgruppe som ivaretar lederskiftet. Møte hver torsdag kl Mottak av nye ledere vil bli særdeles viktig og vil være et samarbeid mellom HR Felles og HR på det enkelte fakultet. 09. mars 2015/GH