PRINSIPPER FOR ARBEIDSPLANER Fakultet for kunstfag

Transkript

1 PRINSIPPER FOR ARBEIDSPLANER Fakultet for kunstfag Dette dokumentet vil være gjeldende for utarbeidelse av arbeidsplaner i forbindelse med budsjettering for instituttene ved Fakultet for kunstfag. Prinsippene tas opp til behandling hvert år i fakultetsstyret i sak «Fakultetets interne budsjettfordelingsmodell revisjon» Fakultetsstyresak 85/11 som omhandlet ressursfordeling 2012 er benyttet som retningsgivende i etterfølgende år. Dette dokumentet vil erstatte vedtaket i fakultetsstyresak 85/11. En arbeidsplan er uttrykk for hvilke oppgaver det planlegges at den vitenskapelige ansatte skal utføre innenfor gitte ressursrammer i budsjettåret. Arbeidsplanen skal både sørge for at den enkelte ansatte har forutsigbarhet når det gjelder arbeidsoppgaver, samt bidra til en rimelig fordeling av arbeidsoppgaver mellom ansatte. Arbeidsplanen kan endres i løpet av året. Timetall i arbeidsplan: Antall arbeidstimer i full stilling er 1687,5 timer for ansatte under 60 år, 1650 timer for ansatte med alder mellom 60 og 62 år, og 1590 timer for ansatte over 62 år. Dette betyr at uttak av feriedager og seniordager er tatt hensyn til. 1. Undervisning/veiledning Rammebudsjettering innebærer at ressurstildeling til undervisning, FoU-arbeid andre oppgaver må foretas innenfor instituttets tildelte budsjettramme. og 1.1 Undervisning/veiledning på emner til og med ph.d.nivå Hvert institutt skal utarbeide egne prinsipper som skal vedtas i fakultetsstyret. Her skal det fremgå hvilke gangefaktorer som skal legges til grunn for forberedelse, gjennomføring og etterarbeid ved forelesninger, seminarer, gruppearbeid, praksis og evt. andre undervisningsformer. Ramme til veiledning på bacheloroppgaver og masteroppgaver, samt internsensur skal også fremgå av disse prinsippene. Timer til veiledning per ph.d.-kandidat skal også inngå i prinsippene til det enkelte institutt. Ressursen til veiledning forutsetter at kandidaten er tatt opp som kandidat på fakultetets ph.d.-program. Omfanget av veiledningsressurs til masteroppgaver samt til ph.d.-kandidater anbefales å ligge på nivå med allerede etablerte rammer. Prinsippene / gangefaktorer må justeres slik at tildelt budsjettramme holdes. 2. FoU-arbeid 2.1 Ramme til basis FoU-tid Det som kalles forskningstid på arbeidsplanen skal omfatte både forskning, kunstnerisk utviklingsarbeid, faglig utviklingsarbeid og formidling. Søknadsskriving til eget prosjekt samt søknad for skriving til prosjekter for faglig felleskap, vil også være en del av FOU-tiden. Frikjøp til skriving av søknader for andre, vil bli spesifisert og kommer i tillegg til egen FOUtid. I tildelt budsjettramme vil hvert institutt få uttelling for instituttets andel av forskningspublisering og Cristin-registreringer. 1

2 Instituttleder i samarbeid med dekan tildeler forskningstid på bakgrunn av søknader om FoU tid. Forskningsutvalget er en rådgivende instans i dette arbeidet. Instituttleder må vurdere hvordan tildelingen lar seg realisere opp mot pålagte undervisningsoppgaver, samt hva øvrige oppgaver krever av budsjettrammen. Hos ansatte som har frikjøp grunnet tidsbruk på eksternt finansierte forskningsprosjekter, har instituttleder myndighet til å avgjøre hvor mye FoU tid finansiert av UiA som kommer i tillegg på arbeidsplanen. Dersom ansatte ønsker forsknings-frikjøp finansiert av egen KFU-avsetning har instituttleder tilsvarende myndighet. Instituttleder har, gjennom tildeling av undervisningstid, basis FoU-tid, eksternt finansiert FoU-arbeid og andre oppgaver, ansvar for å sikre at et arbeidsår ikke overstiger et årsverk. 2.2 Føringer for FoU-tildeling: FoU-tid tildeles på individuelt grunnlag på bakgrunn av føringer som fremkommer i punkt nedenfor. Instituttlederne er ansvarlig for at FoU-tildeling skjer innenfor tilgjengelige budsjettrammer. Føringene i punkt skal derfor oppfattes som ikkerangerte kriterier for fordeling av FoU-tid innenfor en budsjettramme Minimumsgrense for FoU-tid Universitetsstyret har i S-sak 59/10 bestemt at ansatte skal ha minst 10 % tid av stillingsstørrelsen til FoU. Dette vil gjelde for stillinger fra 50 % stillingsstørrelse. Det forventes at ansatte også med 10 % FoU-tid kan dokumentere FoU Eksternt finansiert FoU-arbeid: Det er viktig for fakultetet å stimulere til økt eksternt finansiert FoU-arbeid. Det forutsettes at prosjektene er økonomisk bærekraftige. Eksternfinansiert FoU arbeid må ha hovedprioritet ved tildeling av FoU tid FoU-tid basert på dokumentert forskningspublisering Fakultetet får tildelt gjennomsnittlig DBH produksjon ved UiA. Det er allikevel viktig at våre forskere bidrar med DHB publisering og Cristin-registreringer. Internfordelingsmodellen vår tilsier at instituttene får tildelt budsjettmidler iht. overnevnte. Ved tildeling av FoU tid bør tidligere års Cristin registreringer og DBH produksjon vektlegges. Vi kan definere resultater av det kunstneriske skapende og utøvende som en del av kunstnerisk utviklingsarbeid. Kunstnerisk utviklingsarbeid skal registreres i Cristin FoU-tid på bakgrunn av plan for FoU-arbeid og bidrag til fagfelleskap Ved tildeling av FoU tid bør den ansattes bidrag til å bygge fagfellesskap vektlegges. I forbindelse med medarbeidersamtalen har instituttleder ansvar for å foreta de kvalitative og strategiske vurderingene av planer for FoU-arbeid. 2

3 3. Administrasjon og andre oppgaver 3.1. Flat tildeling til administrative oppgaver Alle ansatte i heltidsstilling tildeles 70 arbeidstimer til administrative oppgaver av mindre omfang og som en ressurs som skal dekke pålagte fellesoppgaver som deltakelse på allmøter og andre organisasjonsbyggende aktiviteter som de ansatte skal delta i. Stillinger fra 50 % for tildelt arbeiderstimer i henhold til stillingsstørrelse. 3.2 Valgte verv og andre oppgaver Tidsbruk til oppgaver på fakultetsnivå fremgår i tabellen nedenfor. De ansatte som har fått tildelt slike oppgaver/verv skal derfor ha avsatt følgende tidsressurser på sin arbeidsplan: Valgt verv eller annen oppgave Arb.timer Personer Arb.timer Fakultetsstyret Verneombud Plasstillitsvalgt for Forskerforbundet Plasstillitsvalgt for MFO Fou utvalg- medlem 50 X X PhD utvalget. - 5 timer pr. møte 3 Fou-utvalget; FoU-utvalgets medlemmer utover instituttlederne dekkes av fakultetet. Phd utvalget; 3 personer og 5 timer pr. møte pr. møtedeltager dekkes av fakultetet avregnes i slutten av året. Tidsbruk som medgår til studiekoordinering, studieråd, forskergrupper må dekkes innenfor instituttets tildelte budsjettramme. Ved tildeling av tid på arbeidsplanen må reelt ressursbehov legges til grunn. Av erfaring ser vi at det tidligere er brukt sjablongmessige tildelinger. 4. Prinsipper for håndtering av ledig tid på arbeidsplaner Prinsippene kan ikke endres for å få fulle arbeidsplaner for den enkelte ansatte. Ledig tid skal vises som ledig tid på arbeidsplanene og ikke «skjules» ved å øke FoU tid eller endre gangefaktorer mv. Ved ledig tid på arbeidsplan skal nye oppgaver fylle på ledig tid. Det forutsettes at tildeling av arbeidsoppgaver er i henhold til instituttets og fakultetets virksomhetsplan. 5. Oppfølging ved overtimer i arbeidsplanen. Tidsressursene som samlet tildeles til undervisning, veiledning, FoU-arbeid og administrasjon skal gjøres innenfor tildelt budsjettramme og i samsvar med det enkelte institutt sine prinsipper for ressurstildeling. Oppgaver på fakultetsnivå som fremgår i tabell 3.2 skal også hensyntas. 3

4 Overtimer defineres som differansen mellom arbeidstidsressurs og tildelte arbeidsoppgaver. Når tildelte arbeidsoppgaver overstiger tiden som er tilgjengelig til arbeid oppstår det overtimer. Overtimer bør være på en minimum mht. den enkeltes arbeidssituasjon. I noen tilfeller er det, for å løse fakultetets primære oppgaver, nødvendig å be ansatte om å utføre arbeid utover full arbeidsplan. Det er derfor viktig at det på fakultetet foreligger en prosedyre for håndtere henvendelser som kan medføre overtimer. Dersom ett oppdrag utløser overtimer skal instituttleder benytte følgende prosedyre; 1) Vurdere om det er mulig å overføre noen oppgaver til andre som har ledig tid på arbeidsplan 2) Gjennomgå arbeidsplanen og se om det er grunnlag for å ta bort tidligere tildelte oppgaver 3) Hvis tidsressursbehovet på det nye oppdraget, etter gjennomgang av punkt 1, 2 og 3, fortsatt utløser overtimer skal det, på dette tidspunkt, avtales om overtimene skal betales ut enten som overtid eller som avsetning til KFU. Før valg av overtidsbetaling avgjøres, har instituttleder ansvar for å innhente fakultetsdirektørens forhåndsgodkjenning om bruk av overtid. Ved overtidsbetaling skal forutsetningen om at arbeidet er pålagt av arbeidsgiver være oppfylt. Dersom overtidsbetaling avtales medfører dette at den ansatte fortløpende må fylle ut tidsregistreringsskjema for den perioden som overtiden utføres i. I tillegg må vedkommende fylle ut overtidsliste. Disse skal godkjennes av fakultetsdirektøren. Ved avsetning til KFU følges retningslinjene i Produktivitetsavtalen. Avsetning til KFU skjer i hovedregel ved slutten av året. Det forutsettes at fakultetet holder seg innenfor arbeidsmiljølovens bestemmelser om mengden arbeid utover et fullt årsverk. Overtimer som etter gjennomgang av punkt 1-4 ovenfor, fremkommer i arbeidsplanen skal kostnadsføres det året de oppstår. Erfaringsmessig vet man, at det utover godskriving til KFU og evt. overtidsbetaling, kan være vanskelig å få en arbeidsplan til å gå akkurat i null. Det fastsettes derfor en hovedregel om en ansatt kan overføre inntil 30 timer til arbeidsplanen for neste år. Det settes imidlertid en nedre grense på 10 overtimer for overføring til neste kalenderår. Denne nedre grensen settes fordi man forholder seg til et planverktøy og at det derfor ligger som en forutsetning at ressurstildelingen er basert på prinsipper og ikke reell tidsbruk. Det understrekes at dette er overtimer som det tidligere ikke er avtalt skulle gjøres opp mot KFU eller som overtid. Det forutsettes at overtimer overført fra ett år til neste år ikke skal kunne økes utover 30 selv sett over flere år. 4

5 6. Oppfølging i arbeidsplanen ved fravær på grunn av sykemeldinger, ikke avviklede feriedager, foreldrepermisjon mv Justering av arbeidsplan ved sykdomsfravær Ved sykdomsfravær i inntil to uker justeres ikke selve arbeidsplanen. Ved sykdomsfravær på mer enn to uker justeres arbeidsplanen. Da justerer man for perioden fra første sykdomsdag. Ansatte som har vært sykemeldt utover to uker kan ikke bli godskrevet for produktivitets gevinst på KFU før arbeidsplanen er justert for vedkommende sykemeldingsperiode Justering av arbeidsplan ved ikke avviklede feriedager Arbeidsplanen er justert for den ansattes ferie og eventuelle seniordager. a) Når en ansatt ikke har fått avviklet ferie grunnet sykdom, pålagte ekstraoppgaver fra arbeidsgiver eller andre lignende forhold, reduseres neste års arbeidsplan for disse feriedagene. Arbeidsgiver må godkjenne grunnlaget for overføring av ikke avviklede feriedager. b) Når en ansatt søker om og får innvilget overføring av uttaket av inntil to ukers ferie, som den ansatte på eget initiativ ønsker å flytte til neste år, skal arbeidsplanen ikke justeres. En ansatt kan ikke få fradrag av samme ferie i to års arbeidsplaner. c) Seniordager som ikke kan avvikles på grunn av sykdom, pålagte ekstraoppgaver fra arbeidsgiver eller andre lignende forhold, utbetales etter godkjenning fra arbeidsgiver. I øvrige tilfeller ansees seniordagene som avviklet gjennom reduksjon av arbeidsplanen Justering av arbeidsplan ved foreldrepermisjon. Arbeidsplanen skal justeres for foreldrepermisjon Hvordan arbeidsplan justeres Normalt justeres arbeidsplanen på brutto av timene i arbeidsåret. I unntakstilfeller kan arbeidsplanen justeres direkte i forhold til enkeltoppgaver Rutiner for justering av arbeidsplan Det enkelte institutt må selv finne saksbehandlingsrutiner for justering av arbeidsplanene. 5