SKB Ranheimsveien Prosjekt ny organisering

Transkript

1 Ranheimsveien Prosjekt ny organisering Prosjektrapport Trondheim,

2 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Innhold SAMMENDRAG... 2 I DAG... 2 FRAMTID... 2 INNLEDNING... 3 MANDAT... 3 Organisering av Studie Ranheimsveien... 3 Formål:... 3 Metode:... 3 PROSESS / ORGANISERING... 4 ENDRING AV MANDATET... 4 Konsekvenser ved at ASP flyttet til Øya Helsehus... 5 Opprettelsen av sentral opptakstjeneste... 5 TIDSPLAN... 5 KRAV TIL KVALITET... 5 PROSJEKTINFORMASJON... 6 DELPROSJEKTENE EKSAMEN... 6 EKSAMENSRUTINER PRAKSIS... 7 FORSLAG TIL ORGANISERING AV PRAKSISARBEIDET VED AHS STUDENTMOBILITET STUDIEVEILEDNING OG SAKSBEHANDLING... 9 SAKSBEHANDLING... 9 Formål... 9 Ansvarsforhold... 9 Rettigheter og plikter Journalføring STUDIEVEILEDNING HVEM GJØR HVA? EVU ETTER OG VIDEREUTDANNING KONKLUSJON ORGANISERING Tildeling av nye ressurser i RA FUNKSJONSINNDELT ORGANISERING Eksamenskontor Praksiskontor Saksbehandler/studieveileder Servicesenter Etter- og videreutdanning Ledelse ARBEIDSOPPGAVER VI IKKE HAR FANGET OPP? EVALUERING VEDLEGG

3 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Prosjekt Ranheimsveien Sammendrag I dag I dag utfører studiekonsulentene følgende oppgaver mot studieprogrammet: - saksbehandling og studieveiledning - praksisadministrasjon - eksamensadministrasjon, inkl. blant annet saksbehandling klagesaker utfører i dag «resten» av eksamensoppgavene på AHS Framtid Eksamenskontor I framtidig organisering, ser vi for oss at eksamenskontoret utfører ALLE oppgaver knyttet til eksamensadministrasjon på AHS: Alle ansatte på eksamenskontoret får oppgaver fra «dagens» kontor i tillegg til eksamensoppgaver som overføres fra studiekonsulentene. Det er ønske om at det etableres eksamenskonsulenter med ansvar for helheten i eksamensgjennomføringen til et program og ikke funksjonsinndelt. For å unngå sårbarhet foreslås det at to eksamenskonsulenter har ansvar for administrative oppgaver knyttet til eksamen for tre studieprograms. Studieveileder/Saksbehandling De to studiekonsulentene som starter i denne funksjonen foreslås i ny organisering å jobbe med kun dette overfor alle studieprogrammene. Praksiskonsulent Praksiskonsulenten(e) skal utføre praksisadministrative oppgaver som studiekonsulentene utfører i dag. I tillegg skal all registrering av praksis foregå i FS. 2

4 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Innledning Som følge av opprettelsen av sentral opptakstjeneste og omstilling, med påfølgende krav om nedbemanning, ble det behov for gjennomgang og endring av avdelingstjenester i Ranheimsveien ( RA). Etter at omstillingsvedtaket ble opphevet og opptakstjenesten etablert så vi at behovet fortsatt var til stede for endringer, men da med noe endrede forutsetninger. Vi har i prosjektperioden har flere sykdomstilfeller og langvarige tilsettingsprosesser som har forsinket arbeidet kraftig. Sykdom og pensjonering har vist at tjenesten, slik den fremstår i dag, er meget sårbar. Det er etablert backup rutine, men disse fungerer ikke optimalt da studiekonsulentene har mer enn nok med eget felt om de ikke også skal ta ansvar for å ha full oversikt over andres. Prosjektets mandat lyder: Mandat Organisering av Studie Ranheimsveien Oppdrag: Skissere modell(er) for organisering av SFS studie Ranheimsveien. Utarbeide forslag til rutinebeskrivelser / prosessbeskrivelser på utvalgte viktige områder. Formål: Innen reduserte ressursrammer skal prosjektet redusere sårbarhet, utjevne eventuell skjev arbeidsbelastning, etablere likt tjenestenivå mot studenter studieprogram (herunder etablere felles rutiner og standardisere arbeidsprosesser og utførelsen av disse). Jobbe mot pool tenking / funksjonsinndeling for å sikre profesjonalitet og spisskompetanse innenfor arbeidsområdene. Fungere best mulig, ensartet og forutsigbart overfor programmene / avdelingene Hovedarbeidet rettes mot grunnutdanningene, men rutiner / prosesser for videreutdanningene skal også gjennomgås og forbedres. Metode: Beskrive dagens organisering Skissere modell(er) for ny organisering Vurdere konsekvenser (gevinster og ulemper) Skissere oppgaver som skal løses og av hvilke stillingsressurser Utarbeide rutiner / prosessbeskrivelser på utvalgte områder 3

5 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Anbefale videre prosess Arbeid i mindre grupper, med og uten leder(e) Avdelingen høres og gir innspill ved oppstart, underveis, og i prosjektets avslutningsfase når konklusjonene skal trekkes. Prosjekteier: Studiedirektør, endret Hege Barreth Jacobsen Prosjektleder: Hege Barreth Jacobsen, endret til Jan Inge Thomassen Mandatgruppe: Eva Sæthre, Jan Inge Thomassen, Frøydis Aksnes (tillitsvalgt), Hege Barreth Jacobsen (leder) Prosjektgruppe: Prosjektleder, 2 stk avd., tillitsvalgt og studieleder Prosess / organisering Prosjektet har vært delt opp prosjektgruppe og delprosjektgrupper. Prosjektgruppen har bestått av leder Jan Inge Thomassen, Åse Marit Skarholt, Signe Marie Søraunet, alle fra RA. Wenche Natland Dalen fra AHS og Frøydis Aksnes, tillitsvalgt. Prosjekteier Hege Barreth Jacobsen er innkalt ved behov. Da studiekoordinator ble tilsatt, ble også hun innkalt på møter. Ledelse av prosjektet ble underveis overfør fra Jacobsen til Thomassen. Mandatgruppe: Det ble etablert en egen gruppe som utarbeidet forslag til mandat. Studiedirektør og dekan AHS kom med innspill til mandatet, som ble stående i det endelige mandatet. Delprosjektgrupper: Det ble etablert delprosjektgrupper innfor områdene eksamen, praksis, studentmobilitet og saksbehandling/studieadministrativ veiledning. Delprosjektene, med gruppemedlemmer, vil bli presentert senere i denne rapporten. Etter og videreutdanning ble gjennomgått i eget prosjekt for et par år siden. Endring av mandatet Prosjektet ble opprettet av flere grunner, vi hadde et omstillingsvedtak hengende over oss, opprettelse av sentral opptakstjeneste ville føre til flytting av arbeidsoppgaver og ressurser, vi skulle redusere sårbarheten internt og opprette lik behandling av studenter og studieprogram. Omstillingsvedtaket ble opphevet. 4

6 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Konsekvenser ved at ASP flyttet til Øya Helsehus Da ASP og AHS «bodde» sammen i Ranheimsveien var det et felles med en leder. Da ASP flyttet var det behov for deling av ressurser. Seks ere ble med på flyttelasset mens tolv ere ble igjen, inklusiv felles eksamenskontor. Daværende studiedirektør besluttet at det også etter flyttingen skulle være et felles eksamenskontor for AHS og ASP. Etter en tid så vi at denne delingen var skjev forfordelt i favør RA miljøet. Studiedirektør stilte krav om at denne fordelingen skulle rettes opp, og at RA måtte avgi om lag 50% stillingsressurs til Øya Helsehus. Opprettelsen av sentral opptakstjeneste I 2010 ble det opprettet en sentral opptakstjeneste på HiST. Denne skulle blant annet overta ansvaret for lokalt opptak. Arbeidsoppgaver knyttet til opptak skulle dermed flyttes fra det enkelte campus til nye felles opptakstjeneste. Hver avdeling/ avdeling måtte dermed avgi arbeidsoppgaver og ressurser. Det ble anslått at RA og Øya Helsehus til sammen brukte om lag 50% + 50% stillingsressurs på lokalt opptaksarbeid. RA ble altså pålagt å avgi total 100% ressurs. I stedet for å avgi 50% til Øya Helsehus og 50% til opptakstjenesten, så avga RA 100% til opptakstjenesten og 0% til Øya Helsehus. Tidsplan Tidsplanen har sprukket. Dette skyldes blant annet at prosjektet har vært gjennomført uten tilføring av ekstra prosjektressurser. I tillegg har enheten hatt flere langvarige sykmeldinger i perioden. Flere personer har sluttet i sine stillinger, noen fordi de har får ny stilling og en har gått av med pensjon. Enheten har også hatt midlertidig ledelse i en lang periode. Krav til kvalitet Høyskolen stiller strenge krav til kvalitetssikring av de tjenestene som tilbys i tillegg til at det kreves likebehandling i like saker. Virksomheten styres av lover og forskrifter, og vi som tilsatte plikter å forholde oss til disse i vårt daglige virke. Det er derfor viktig at det etableres gode rutiner, med rutinebeskrivelser, som sikrer god saksbehandling etter disse lovene og forskriftene. 5

7 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Prosjektinformasjon Studiedirektør er fortløpende orientert om prosjektet og dets progresjon av prosjekteier. Forslag til flytskjema, saksbehandling, er «luftet» og tatt godt i mot i andre deler av. Flytskjemaene er blant annet presentert i seksjonsledermøte i tillegg til i studiekoordinatormøtet. Leder for klagenemda var tilstede i førstnevnte møte. Prosjektets utarbeidede rutinebeskrivelser, vil danne grunnlag for en etterlengtet rutinehåndbok for. Noen rutiner vil gjelde spesielt for arbeidet på campus Ranheimsveien, mens andre er mer universale og kan tilpasses hele HiSTs virksomhet. Delprosjektene Nedenfor gis det en kort presentasjon av delprosjektenes arbeid. Det er delprosjektdeltakerne selv som har skrevet disse presentasjonene. Vedlagt denne rapporten vil det ligge rutinebeskrivelser/flytskjema for hvert delprosjekt. Delprosjektenes vedlegg vil ligge ved rapporten i samme rekkefølge som delprosjektene presenteres nedenfor: 1. Eksamen 2. Praksis 3. Studentmobilitet 4. Saksbehandling av studentsaker/studieveiledning 1. Eksamen Eksamensrutiner Gruppa som har arbeidet med rutiner for eksamensarbeid ved AHS har lagt stor vekt på at avdelingen bør ha en felles mal for arbeidet med eksamen. Det har også vært svært viktig for gruppen å få avklart ansvarsforholdet rundt de ulike oppgavene som må være utført i forbindelse med planlegging, gjennomføring og etterarbeid ved eksamen. Eksamensgruppa har bestått av Vigdis Schnell Husby, PVE og Kristin Hornemann, PB fra avdelingen, og Gunnhild Foss, Grethe Ulstad, Magnus Clark og Åse Marit Skarholt fra Program for vernepleie har utarbeidet en plan for gjennomføring av eksamen. Gruppa har tatt utgangspunkt i denne, og forsøkt å lage en felles mal som kan benyttes ved alle eksamener ved AHS. Det foreslås at eksamenskontoret ved starten av hvert semester fyller ut en slik plan for hver eksamen som skal gjennomføres, og distribuerer den til hvert enkelt studieprogram. I 6

8 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien eksamensplanen vil det fremgå hvilke frister som til en hver tid gjelder, og ansvarsforhold knyttet til hver oppgave osv. Det er tidligere utarbeidet rutinebeskrivelser for hvert enkelt punkt som er nevnt i planen. Det jobbes fortløpende med å utarbeide utfyllende rutiner. Vi tar her forbehold om at det kan bli nødvendig å endre på enkelte rutinebeskrivelser etter testing og evaluering. Det er ønske om en omorganisering som fører til at alle oppgaver knyttet til eksamen blir lagt under. «Kontrollfunksjonen» som studiekonsulentene tradisjonelt har hatt vil i så tilfelle forsvinne. Det blir da ekstra viktig at maler og rutinebeskrivelser for eksamensarbeidet er lett tilgjengelig og lette å følge for alle involverte. Vi mener at den foreslåtte malen vil sikre dette. 2. Praksis Forslag til organisering av praksisarbeidet ved AHS Arbeidsgruppen har sett på rutiner og ansvarsdeling mellom program og knyttet til praksisarbeidet. Arbeidsgruppen har bestått av Bente Storø, praksiskoordinator (), Hanne Beate Bostad, ( Ranheimsveien), Jan Inge Thomassen, ( Ranheimsveien), Trine Magne, (PET) og Inger Sofie Dahlø Husby, (PBV). Gruppen har hatt fire møter, og vært ledet av Jan Inge. Praksisforum, bestående av praksisansvarlige fra alle program, gjennomgikk høsten 2009 en oversikt over arbeidselementer og ble den gang enige om en fordeling av arbeidsoppgaver mellom vitenskapelig og administrativt personale. har i det pågående prosjektet benyttet seg av dette, for å utarbeide et dokument med klarere og mer avgrensede ansvars- og oppgavedelinger. Arbeidsgruppen har arbeidet med utgangspunkt i dokumentet, som har vært forelagt dekan og ledergruppen ved AHS. Arbeidsgruppen valgte å gjennomgå dokumentet kronologisk punkt for punkt. Underveis ble det klart at det mest hensiktsmessige var å søke en helhetsforståelse av praksisarbeidet, og konkludere utfra hva som gir den beste kontrollen over arbeidsflyten og den mest rasjonelle arbeidsdelingen. En annen viktig forutsetning, er at FS er tenkt som praksisadministrativt verktøy med oversikt over praksissteder, kontaktpersoner/veiledere og med mulighet for å 7

9 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien generere nødvendige rapporter for faglig aktivitet og studieadministrativt arbeid. Arbeidsgruppens forslag har tatt sikte på å skille mellom merkantile oppgaver og faglige oppgaver. Forslaget representerer en overføring av oppgaver fra AHS til, målt mot hvordan arbeidsdelingen er i dag. Innføring av FS som praksisadministrativt verktøy vil naturlig medføre at administrative oppgaver overføres til i tilknytning til arbeid med FS. Dette vil føre til at vil måtte bruke en større del av sin ressurs på praksisarbeid enn det som er tilfelle i dag. Gruppen mener den ikke har tilstrekkelig kunnskap om ressursbruken til å kunne tallfeste hvor stor denne ressursen er. 3. Studentmobilitet Gruppen har bestått av Vigdis Kristiansen (dekanens stab), Aina Lian Flem (PSU), Marte Kristine Lindseth (PAU), Reidun Skar (PET), Jannike Hagen Paulsen ( Kalvskinnet) og Jan Inge Thomassen ( Ranheimsveien). På grunn av forskjellige årsaker, har det i hovedsak vært Vigdis Kristiansen og Jan Inge Thomassen som har deltatt i arbeidet. De andre deltagerne har vært orientert om arbeidet underveis via e-post, og har bidratt med tilbakemeldinger og synspunkter underveis. Bakgrunnen for gruppens arbeid, har vært en opplevelse av at det har vært en uklar forståelse av ansvars-/arbeidsfordeling, forståelse av andre aktørers oppgaver og hva slags informasjon og dokumentasjon som må formidles videre. Dette har til tider ført til en dårligere kvalitet på saksbehandlingen enn det som har vært ønskelig. Gruppens mål har vært å klargjøre hvilke elementer som ligger til grunn for saksbehandlingen og hvem som skal ha ansvar for de ulike elementene knyttet til studentmobilitet. Det vedlagte dokumentet er ikke utfyllende for alle oppgaver og rutiner knyttet til studentmobilitet. Det enkelte program og har, (eller må selv utvikle), mer detaljerte rutiner for hvordan hver enkelt delprosess skal håndteres internt. PSU og PBV har studenter som har utenlandsopphold knyttet til prosjekt. Dette er ikke beskrevet i dokumentet, da det ikke skal registreres (eller rapporteres) som «Utvekslingsopphold». Det er allikevel mulig å 8

10 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien registrere slike opphold i studentenes utdanningsplan, men gruppen foreslår at dette blir avklart på et senere tidspunkt. 4. Studieveiledning og saksbehandling Arbeidsgruppen som har jobbet med gjennomgang av og utarbeidelse av rutiner for saksbehandling av studentsaker og studieveiledning av studenter har bestått av fra AHS: Kristin Wiggen, PSU og Gunn Fornes, PET og fra Eva Sætre, Aud Raanes, Frøydis Aksnes, Signe Marie Søraunet, Kirsten L. Gustavsen og Hege Barreth Jacobsen. Gruppen har avholdt fire møter. Saksbehandling Formål Saksbehandlingen skal utføres forsvarlig av HiST ansatte (vitenskapelige og administrative) i henhold til lover, forskrifter og regelverk, samt andre dokumenter. Formålet er å sikre studentene likebehandling der det er påkrevd, ivaretakelse av studenters rettigheter veiledning i forhold til gjeldende plikter, rettigheter og regler Dette gjelder på alle områder i interaksjonen student / HiST. Eksempel på områder der dette er gjeldene er praksisstudier, eksamen (inkl. tilrettelegging), permisjon, individuell utdanningsplan/ tilrettelegging i studiet, osv. Ansvarsforhold Ansvarsforholdet er nedfelt i lovverk, samt rutiner/prosedyrer utarbeidet i HiST. Det vises til 1-3 i HiST studie- og eksamensforskrift: «Med mindre annet er bestemt, er myndigheten til å treffe vedtak med hjemmel i denne forskriften lagt til studiedirektøren.» Universitet og høgskolesektoren er styrt av aktuelle lover og forskrifter. Vi har tatt utgangspunktet i disse i det videre arbeidet i prosjekt Ranheimsveien. Forskriften og dens beslutningsmyndighet, på ulike områder, har vært styrende i utarbeidelse av rutinebeskrivelser knyttet til prosjektet Ranheimsveien 9

11 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Rettigheter og plikter Både studenter og ansatte ved en utdanningsinstitusjon har rettigheter og plikter. Våre plikter er å påse at vi forvalte lovverket på rett måte. Oversikt over de fleste lover og forskrifter finner her: På denne nettsiden finnes det en beskrivelse av lovfestede regler i saksbehandlingen på HiST. Nedenfor listet et utvalg lover, forskrifter og reglement som styrer vår virksomhet: Forvaltningsloven Offentleghetslova Personalloven Universitet og høyskoleloven Forskrift om opptak til høyere utdanning Forskrift om studier og eksamen ved HiST Forskrift om lokale opptak til studier ved HiST m.m. se også for flere lover, forskrifter og reglement Journalføring En skriftlig søknad fra en student, skal alltid besvares med et skriftlig vedtaksbrev. Alle søknader fra studenter og svar i form av vedtaksbrev skal dokumenteres i eget brev og journalføres i saks- og arkivsystemet, p.t. ephorte. I vedtaksbrevet skal det være henvisning til lov/forskrift. Dersom vedtaket inneholder avslag på søknad, skal det orienteres om klagerett. Vitenskapelig tilsatte har normalt ikke tilgang til elektronisk saks- og arkivsystem og kan dermed ikke besvare studentsøknader med vedtaksbrev. Dette kan løses ved at saksbehandler (normalt ) saksbehandler disse søknadene. Brev skal altså besvares skriftlig i ephorte. Det gis ikke anledning til å innvilge henvendelser/søknader muntlig uten at det samtidig foreligger et vedtaksbrev registrert i ephorte. Dersom et vedtak medfører endring i studieprogresjon, skal dette registreres i FS slik at studenten finner endrede opplysninger i sin StudentWeb. Utdanningsplanen er en studentens 10

12 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien avtale med HiST om studieforløpet og progresjon. Det er ikke mulighet til å legge inn endringer i en students utdanningsplan uten at studenten er orientert om dette i et skriftlig vedtaksbrev. Studieveiledning Studentene på AHS er de eneste studentene på HiST som ikke har tilbud om en definert studieveiledertjeneste. I samtale med SU-leder i vår kom det klart fram at dette var et samtaleemne blant studenter og at de ønsker dette som et tilbud på lik linje med de andre studentene på HiST. SU ble utfordret, med at de jo har mange og dyktige vitenskapelige som kan konfereres i ulike saker. Svaret var at det er mange som konfererer faglærer og er komfortabel med dette. De som imidlertid ikke er komfortabel med dette må også ha et tilbud. Innledningsvis i gruppearbeidet ble det presisert hva vi i forstår med begrepet studieveiledning og hva det ikke er. For å starte med det siste: Studieveiledning slik det beskrives i dette dokumentet er ikke: faglig veiledning av studenter for å fremme progresjon og valg underveis i studiet godkjenning av eksterne emner som kan/skal innpasses i utdanningen skikkethet praksisveiledning Studieveiledning kan blant annet være veiledning om spørsmål om: hvordan søke- og kriterier for å få innvilget permisjon studiet hva én kan gjøre hvis en har fravær på grunn av sykdom (legeerklæring) lover, forskrifter og reglement stryk til eksamen (konsekvenser /muligheter/individuell utdanningsplan) overflytting (hvordan søke) opptak videre studier hvordan søke godkjenning av ekstern utdanning tilrettelegging underveis i studiet tilrettelegging ved eksamen (se kapittel om eksamen i dette dokumentet) utveksling (se eget kapittel om utveksling i dette dokumentet) forsinkelse i studieprogresjon problemer i studietida spørsmål vedr. Studentweb og utdanningsplan samtaler om bytte av studium personlige samtaler m.m. 11

13 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Flere av møtene har vært viet diskusjoner og uenigheter vedrørende hvem, av vitenskapelige og, som bør, skal og kan utføre studieveiledning og ikke. Diskusjonen har i hovedsak handlet om hvem som har kompetanse på området og ikke. har en operativ og godt besøkt studieveiledningstjeneste på de andre avdelingene ved HIST (unntak er ASP der en vitenskapelig er tilsatt som studieveileder). Dette viser at også vil klare å tilby en tilsvarende god tjeneste for studentene også på AHS. Erfaringer fra HiST generelt er at studenter henvender seg til en person de har tillit til, uavhengig om vedkommende er vitenskapelig eller administrativt tilsatt. Noen studenter søker informasjon på våre nettsider om hvem de kan kontakte vedr. ulike problemstillinger. Hvem gjør hva? Vedlagt ligger en rekke forslag til rutinebeskrivelser (flytskjema). Det er tatt utgangspunkt i beslutningsmyndighet gitt i studie- og eksamensforskriften for alle områdene beskrevet. Rutinene er også forsøkt tilpasset HiST generelt og ikke AHS spesielt. Bakgrunnen for dette er at vi ser dette arbeidet som en god mulighet til å etablere like rutiner (der det er mulig) for hele HiST. Rutinebeskrivelsene er drøftet med ledergruppa og studiekoordinatorgruppa. Gjennomgående i alle beskrivelsene er at det er som mottar og forbereder alle saker for beslutning. Det betyr at klargjør saken for beslutning. Dersom noen er usikker på om en sak er arkivverdig eller ikke, konferere arkiv. Alle saker i vedlagte flytskjema er arkivverdige og skal dermed legges på studentmappa i ephorte. eller avdeling beslutter (jf. Studie- og eksamensforskriften). Der har beslutningsmyndighet, eks. permisjonssøknader, skal avdeling likevel konfereres. sluttfører saksbehandlingen i et vedtaksbrev som journalføres i ephorte og sendes studenten. Dersom vedtaket får konsekvenser for studentens utdanningsplan, vil sørge for å rette denne i FS/StudentWeb. Rutinebeskrivelsene viser også at en student kan henvende seg til avdeling og/eller til for å få veiledning om hva han/hun skal gjøre i gitte situasjoner. Den som veileder må være sikker på at han/hun kan gi svar som er i henhold til lovverket. Hvis ikke må de henvise studenten videre til noen som kan dette, eks, studieveileder i. 12

14 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien 5. EVU Etter og videreutdanning For et par år siden ble det utarbeidet rutiner for etter- og videreutdanningsvirksomheten ved AHS. Avdeling og utarbeidet disse i samarbeid. Orientering om rutiner og hvem gjør hva finnes på ansattportalen: For egen del er det behov for interne rutiner også på dette området. Mye finnes allerede, og flere vil bli utarbeidet forløpende. Konklusjon Organisering Diskusjoner tidlig i prosjektet viste at det er et sterkt ønske om å etablere et fullverdig eksamenskontor. For omlag 10 siden ble eksamenskontoret Ranheimsveien opprettet. Det ble tidlig klart at det ikke fulgte tilstrekkelig ressurser med ved etableringen av det nye eksamenskontoret. Dette førte til at flere eksamensadministrative oppgaver ble liggende igjen hos den enkelte studiekonsulent. Eksempel på slike oppgaver er praktisk gjennomføring av muntlig eksamen, klinikkeksamen, saksbehandling av klager og begrunnelser av karakterfastsetting osv. Ved etableringen av Prosjekt Ranheimsveien tok alle til ordet for at tiden nå var inne for å «rette» opp skjevheten og etablere et fullverdig eksamenskontor med ansvar for gjennomføring av alle studieadministrative oppgaver knyttet til eksamensgjennomføringen. Dette vil medføre at det må overføres ressurser fra studiekonsulentene på grunnutdanningene til eksamenskontoret. I kapittelet om eksamen vil vi gå nærmere inn på hvilke oppgaver som anbefales flyttet over til eksamenskontoret. Høsten 2010 ble det opprettet en sentral opptakstjeneste på HiST. Alle avdelingstjenester ble «avkrevd» ressurser til dette. Sammen med ressursene fulgte det også arbeidsoppgaver. Vi erfarer at det er periodevis meget skjev arbeidsbelastning mellom de studieadministrativ ansatte i RA til dels stor forskjell i tjenestenivå overfor studentene på de ulike studieprogrammene og overfor studielederne 13

15 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien stor breddekompetanse blant studiekonsulentene, noe som kan føre til redusert dybdekompetanse. Tildeling av nye ressurser i RA Sommeren 2011 ble RA tildelt 30 % nye friske ressurser. Funksjonsinndelt organisering Eksamenskontor Etter grundigere gjennomgang av arbeidsoppgaver, overføring av ressurser til opptakstjeneste, ønske om opprettelse av et fullverdig eksamenskontor og krav om reduksjon av sårbarhet, ser vi at gjenværende ressurser ikke er tilstrekkelig til å dekke opp flere av programmenes ønske om å opprettholde studiekonsulentfunksjonen per studieprogram slik den er i dag. Vi mener at vi best får dekket «restoppgaver» ved oppgave funksjons inndeling. Studieprogrammene har uttrykt bekymring for at de får for mange i ere å forholde seg til i forslag til ny organisering. Vi mener at ny løsning vil gi mer direkte kontakt med den som faktisk løser oppgaven heller enn å gå via en studiekonsulent slik som gjøres i dag. RA har diskutert funksjonsinndeling vs. programinndeling innad i et «nytt» eksamenskontor. Per i dag arbeider eksamenskonsulentene opp mot program og ikke mot funksjon slik de andre avdelingene gjør. Lange og grundige diskusjoner har ført til et ønske om å fortsette med programinndeling på eksamenskontoret. Det er imidlertid presisert at det ikke skal opprettes kun én ansvarlig per program da dette vil videreføre en sårbar organisering. For å unngå sårbarhet foreslås det at to eksamenskonsulenter har ansvar for administrative oppgaver knyttet til eksamen for tre studieprograms. Som nevnt, så har vi felles eksamenskontor med ASP. Øya Helsehus avgir ikke ressurser til et utvidet eksamenskontor. De vil derfor ikke merke noen endringer i hvilke tjenester eksamenskontoret yter for avdelingen. Praksiskontor Alle studiekonsulentene utfører i dag diverse praksisrelaterte arbeidsoppgaver. Disse ønsker vi å samle i en funksjon i et praksiskontor. RA ble tidlig orientert om at praksismodulen i FS skal brukes for registrering av all praksis. Registrering av praksis i FS blir altså en ny oppgave som RA skal utføre. Delprosjektgruppen foreslår og ønsker at det overføres flere oppgaver fra avdeling (studieprogrammene) til RA. Prosjekteier er positiv til 14

16 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien forslaget, men ser per i dag ikke at vi har tilstrekkelig ressurser til å påta oss disse nye oppgavene. En måte å løse dette på kan være at det følger med ressurser tilsvarende mengden arbeidsoppgaver. Ny organisering vil evalueres kontinuerlig, og hvis vi etter hvert ser at vi får ledige ressurser, vil vi selvfølgelig være på tilbydersiden og møte ønsker fra praksisgruppa I kapittel 2. Praksis skrives det: Praksisforum, bestående av praksisansvarlige fra alle program, gjennomgikk høsten 2009 en oversikt over arbeidselementer og ble den gang enige om en fordeling av arbeidsoppgaver mellom vitenskapelig og administrativt personale. Da vi i RA i etterkant fikk oversendt dette dokumentet ble vi presentert dette som en ønsket arbeidsdeling, og et dokument til diskusjon, og ikke som en vedtatt arbeidsdeling Saksbehandler/studieveileder Alle studentsøknader (med unntak av studentmobilitet) mottas og saksbehandles av Saksbehandler/studieveileder. Denne fordeler videre post for beslutning eller innspill fra avdelingen, se avsnitt 4 i rapporten. Servicesenter Det foreslås at servicesenteret overtar ansvaret for registrering av attester i FS, dette gjelder politiattest, MRSA, taushetserklæringer osv. Servicesenteret foreslås også å ha ansvaret for blant annet utskriving av alle semesterkort osv. Etter- og videreutdanning Det foreslås å opprettholde konsulenter på etter og videreutdanning Ledelse Ranheimsveien vil fortsatt ha behov for lokal ledelse. Studiekoordinator innehar denne funksjonen. I tillegg til personalansvar og et overordnet arbeidslederansvar, vil studiekoordinator jobbe opp mot videreutdanningene Tabellen på neste side viser flytting av ressurser internt i RA som følge av endring av intern organisering: 15

17 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Tabell 1: Oversikt over fordeling av ressurser i dag og i foreslått framtid I DAG Funksjon i dag Stillingsandel i dag FRAMTID Funksjon etter omorganisering Stillingsandel e. endring Navn e. endring Studiekonsulent PAU 60 Eksamenskonsulent 60 Grethe Ulstad 100 Eksamenskonsulent 100 Magnus Clark 100 Eksamenskonsulent 100 Hans-Christian Ristad Studiekonsulent PSU 100 Eksamenskonsulent 100 Eva Sæthre Studiekonsulent PBV, FS-super, Ansvarlig rombooking 100 Eksamenskonsulent, FS-super, Ansvarlig rombooking 100 Signe Marie Søraunet 50 Praksiskonsulent 60 Lyses ut* Studiekonsulent PFT 80 Praksiskonsulent 100 Bente Storrø Studiekonsulent PET 100 Saksbehandler/ studieveileder 100 Jan Inge Thomassen Studiekonsulent PVE 100 Saksbehandler/ studieveileder 100 Hanne-Beate Bostad Servicesenter 60 Uendret 60 Aud Raanes Servicesenter 0 Uendret 0 Gunhild Foss (ansatt i SØR, drift) Servicesenter 40 Uendret 40 Lyses ut* EVU-konsulent 100 Uendret 100 Frøydis Aksnes Studiekonsulent EVU og Studiekoordinator 100 Studiekoordinator 100 Kirsten Gustavsen Stillingsressurs totalt * lyses ut som 100% stilling Vi mener at funksjonsinndeling vil gi oss 1. Spesialister heller enn generalister 2. Øke vår samlede kompetanse 3. Økt kompetanse gir økt kvalitet 4. Sikre så lik behandling av studentene som mulig (og saksbehandling) uavhengig av studieprogram 5. Sikre likt tjenestenivå mot programmene 6. Gi oss større fleksibilitet 7. Redusere sårbarhet Dette er vår egen arbeidshverdag, og vi mener at den foreslåtte endringen vil bedre denne. Foreslåtte endringer vil komme alle til gode fordi vi vil få etablert bedre rutiner og likere behandling av studenter og program. 16

18 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Arbeidsoppgaver vi ikke har fanget opp? Vi er klar over at det kan være arbeidsoppgaver vi ikke har klart å fange opp i dette prosjektet. Det er særdeles viktig at studiekoordinator orienteres så snart dette eventuelt oppdages. Studiekoordinator vil da bidra til å finne en løsning slik at oppgaven blir løst. Evaluering Vi imøteser en evaluering av implementeringen. Det er viktig å få kartlagt hva som fungerer godt og bedre etter endring og hva som fungerer mindre godt. RA vil forløpende evaluere oss selv, der vi blant annet har fokus på kvalitet i arbeidet. Det blir viktig å ha fokus på oppgaver som «faller mellom to stoler» og oppgaver som ikke løses tilfredsstillende, for fortløpende å forbedre disse. Ledermøte og stabsmøte vil også være viktige arenaer for evaluering. Vi er avhengig av umiddelbar tilbakemelding på oppgaver som ikke løses eller ikke er tilfredsstillende. En større evaluering bør gjennomføres etter et halvt år og etter ett år. 17

19 Prosjektrapport Prosjekt Ranheimsveien Vedlegg Eksamen 1.1. Årshjul eksamen detaljert 1.2. Mal eksamensavvikling Praksis 2. Forslag til rutiner og ansvar knyttet til praksisarbeidet ved AHS Studentmobilitet 3. Rutiner studentmobilitet -, stab og program Saksbehandling / studieveiledning 4.1. Saksbehandling generell 4.2. Permisjon flytskjema 4.3. Overflytting flytskjema 4.4. Individuell utdanningsplan flytskjema 4.5. Klasselister 4.6. Innpassing godkjenning fritak flytskjema 4.7. Sykdom flytskjema 18

20 Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert Årshjul eksamen Detaljert Jogita Borg Pedersen Magnus Clark AHS

21 Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert Eksamen på AHS/ASP arrangeres gjennom hele studieåret, men hovedperiode i mai/juni og november/desember. Tid/ frister Aktivitet/ oppgave Ting å huske på 15.februar Oppmeldingsfrist eksamen ordinær vår kjører kontroll på at kull er meldt opp StudWeb. Ansvarlig Studenter Kommentar Bekreftelse av utdanningsplanen via StudWeb (Studentene har selv ansvar for å sjekke at de er riktig oppmeldt). 15.februar 15.februar og fremover Søknadsfrist særordning til eksamen for vårsemesteret Kontrollere tregangsregelen. Studenter Ulike oppmeldingsfrister for videreutdanningene For videreutdanninger frist for å søke om ekstern eksamen. Kontrollere at alle emner og eksamensdatoer i en eksamensperiode er lagt inn med dato i FS. Februar/mars Tildeling av kandidatnummer til alle kandidater ved bachelorprogrammer. Behandle søknader i ephorte om tilrettelagt eksamen (søknadsfrist 15. februar). Eget skjema for studenter med dokumentert behov Dokumentasjon (ikke eldre enn 2 år) kan ettersendes Februar Februar/mars (etter eksamens- Registrere tilrettelegging i FS. Behandle søknader for privatister. Registrere privatister i FS. Sjekke at vi har bestilt nødvendig romkapasitet. Privatister søker på eget skjema Rombestilling for muntlig, FS super Sette opp oversikt over tid/sted for 2

22 Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert meldinger er registrert for vårsemesteret) Evt bestille og reservere rom i Trondheim Spektrum (via Eksamensprosjektet) Fordele eksamener og kandidater på rom i FS. muntlig/praktisk og klinikkeksamen. muntlig og klinikk eksamen, gjøre den kjent for kandidatene (ansvaret for at det blir gjort, faglærere må komme med innspill/ samarbeide) Dialog viktig! Februar/mars Februar/mars Mars/ april Delta i felles eksamensprosjekt i den store eksamensperioden: -brev til Trondheim Spektrum om plassbehov; -melde inn eksamenspapirbehov; -brev til eksamensvakter med forespørsel om de er tilgjengelige; -registrere vakttilgjengelighet i FS; -tildele vaktoppdrag; -etterarbeid- ta mot avbud fra vakter, supplere med nye vakter, varsle alle som det gjelder. Varsle Drift og renhold om rom som benyttes under eksamen. Formidle spesialbehov ved eksamen (spesialstoler, innvilget bruk av PC, etc) til Drift og IT. Behandle søknader om avvikende eksamensform (f.eks. opplest oppgavetekst, ekstern eksamen, muntlig etterprøving osv.) Vedtaksbrevet signeres av studieleder og eksamenskontor. Eksamensvaktprosjektet/ Eksamenskontor Programmet, i samarbeid med (som har ansvar for gjennomføring) Sjekke hvordan dette kan registreres i FS, ALT gjør det i dag. Mars/april Bestiller vakter til eksamensdager utenom felles eksamensprosjektet (telefon, brev, registrering i FS) Bestiller nødvendige vakter for klinikk- og muntlige eksamen 3

23 Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert Mars Sende ut påminnelse til programmene om studieplaner og eksamensdatoer for hele året (frist 15. april) Fagansvarlige ved eksamen må også stå på oversikt Mars/april (ca. tre uker før eksamensperiodens start) Sende ut oversikt til faglærere med frist for levering av eksamensoppgaver dersom annen frist ikke er fastsatt. Oppgaven leveres både på bokmål og nynorsk senest 3 uker før eksamensdato. Klagesensorer Innen tre uker før eksamensdato April Mars/april Mars/april Oversikt over sensorer kan/bør leveres sammen med oppgaven. Registrere manglende obligatoriske aktiviteter i FS og sende brev (via ephorte) med advarsel til studenter som ikke har et tilstrekkelig antall godkjente øvinger. Oppdatere resultatstatus for studenter med manglende aktiviteter. Registrere og oppdatere opplysninger om sensorer i FS (inkl adresse oppgavene skal sendes til) Brev til institusjoner med forespørsel om aktuelle pasienter til eksamen. Tilbakemelding innen gitt frist. Institusjonen/klinikken sender informasjon (legeerklæringer/ rapporter etc.) om pasienter som har sagt ja til å være med. Brevet må være datert senest tre uker før eksamensdato. Klagesensorer Studiekonsulent/ eksamenskontoret Studiekonsulent/ Programmet i sammarbeid med eksamenskontoret) retter forespørsel til programmet om hvem som har ansvaret i år, og minne om hva som skal gjøres. Programmets ansvar, sender brev. Tas i mot av ansvarlig på programmet kan skrive ut lister fra FS med frist for retur slik at evt brev kan sendes ut. Studenter som ikke deltar på gruppearbeid eller har for stort fravær på obl. undervisning kan få arbeidskrav. Institusjonen/klinikke n sender informasjon (legeerklæringer/ rapporter etc) om pasienter som har sagt ja til å være med. 4

24 Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert Mars/april Mars/april Programmet leser dokumentasjonen for å avgjøre hvilke pasienter som er aktuelle for å være med på eksamen. Ringer pasienter for å avtale dager de kan møte (Alle må møte to dager, en dag for undersøkelse og en dag for selve eksamen). Sender informasjon om parkering, evt. rekvisisjon til pasientene. Studiekonsulent/ Programmet/ faglærer Studiekonsulent/ Eksamenskontor Ikke kompetanse i fra Ordne med samtykkeerklæring, reiseskjema og lønnsskjema + kontaktopplysninger. Senest 2 uker før eksamensdato Senest 2 uker før eksamensdato 1 uke før eksamensdato Kontrakt til vaktene Registrere sensorkommisjoner i FS. Kontroll av kandidatlister/utsending av eksamensinformasjon på videreutdanningene Avtaler (også lønnsavtaler) med sensorer Legge inn de som har oppfylt kravet om obligatoriske aktiviteter etter at advarsel er sendt ut. Klagesensorer / Studiekonsulent Programmet Program og Eksamenskonto ret felles ansvar Tolket som at dette går inn under SPO lønnsarbeid 1-2 uker før eksamensdato mht. frister Etter dette oppdateres oppmøtelistene til eksamen i FS. Mottak, kopiering og pakking av eksamensoppgaver, kvitteringslister og vaktlister til eksamen på campus og ved eksterne eksamenssteder. 1-2 dag før eksamensdato Sendes ut til eksterne eksamenssteder. Klargjør eksamenspapir og eksamensrom. -sentralt i hovedeksamens -periode 5

25 Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert Kandidatlister og vaktlister må være klare. På eksamensdagen for skriftlig skole eksamen Rydde og gjøre klar eksamensrom Gjennomføring av eksamen: Eksamensoppgaver med kandidatlister og vaktliste utleveres til hovedvakter senest 30 min før eksamensstart. Kontakt med vakter, forefallende som oppstår under eksamensavviklingen. må ha telefonnummer til tilgjengelig faglærer/ fagansvarlig. All kontakt mellom studentene og faglærer på eksamensdagen går via, ikke via vaktene Drift På eksamensdag for hjemmeeksamen med utlevering/ innlevering Innen 1 dag for campus studenter og innen 1 uke etter eksamensdato for eksterne eksamener Etter endt eksamen leverer hovedvakten kvitteringsliste, vaktliste og eksamensbesvarelser til eksamensansvarlig/ eksamenskontoret. Registrer Ikke møtt til eksamen for kandidater som ikke har møtt opp, og timeantall på eksamensvakter i FS Leverer oppgave mot signering med evt vedlegg, svarer på evt spørsmål om innlevering. Mottak av innleverte oppgaver, i Servicesenter og pr. post Fordele oppgavene til eksamenskommisjoner. Når alle besvarelsene er mottatt og oppmøte registrert i FS skal besvarelsene distribueres til faglærere og sensorer, med tilhørende følgebrev og sensurlister. Sørge for vann og pappkopper på muntlig Sjekk utsatt innleveringsfrist og antall postlagte oppgaver Følgebrev, oppgavetekst, sensorveiledning, vurderingsprotokoll og begrunnelsesskjema Foreslår dette som et standardtilbud fra. Ikke noe ekstra, blir rettferdig og sikrer likebehandling av alle studenter i eksamens-situasjonen Vanligvis utlevering pr. It s Learning Etter at klinikk- Registrere sensur Eksamens- 6

26 eksamen er ferdig Innen 15 virkedager etter eksamensdato Registrere sensur, med og uten deleksamener, overføre til protokoll offentliggjøres på StudentWeb. Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert kontoret Etter endt eksamensperiode Innen fire uker etter eksamensdato Etter klage er sensurert Brev med begrunnelse for Ikke bestått eksamen sendes kandidaten. Arkiveres i ephorte. Avlønne eksamensvakter (gjøres sentralt) Begrunnelse for sensur. Leveres elektronisk via StudentWeb til ephorte. Saksbehandling av klagesaker i ephorte/fs. Klage på formelle feil (ansvarlig avhenger av årsaken til klagen) Registrere evt endret karakter i FS. Oversendelsesbrevet arkiveres i ephorte, selve begrunnelsen arkiveres på kan starte saksbehandlingen og formidle klagen til klagesensur. Klage på formelle feil for muntlig, praktisk og klinikkeksamen (formelle feil som oppdages under eksamen: Avtale gjøres med studenten). HA Studiekonsulent/ / Studiekoordinator/ studieleder FS Super Saksbehandling av klage sårbart når studiekonsulentene har ferie. Som regel er det folk på April/mai Etter bacheloroppgave er levert Saksbehandling av ferdige klagesaker i ephorte/ FS. Legge eksamensplan for kommende studieår. Registrere eksamensdatoer i studiehåndbok. Bestille rom for eksamen i høstsemesteret. Legge titler for bacheloroppgave i FS må sette frist for når eks.plan må være klar. Frist rombestilling satt til Vi må sende ut info/påminnelse Engelsk tittel Studiekonsulent/ Studenter burde sjekke selv om titlene er riktig Midten av juni Skrive ut vitnemål / FS- 7

27 Signere vitnemål Kopiere og sende ut vitnemål Arkivere kopiene (samarbeid eksamenskontor og servicesenter) Sende til hjemstedsadresse Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert Super Dekan/ studieleder Studiekonsulent/ Servicesenteret Hele året Skrive ut og sende duplikat Juni/ juli, etter at studie-håndboka er vedtatt i avd.styret Opprette undervisnings- og eksamensforekomster i FS. / FS Super Registrere eksamensdato, trekkfrist og sensurfrist i FS. Legge inn og oppdatere utdanningsplaner i FS Begynnelse av juli Oppmeldingsfrist ny/utsatt (1.juli) eksamen august Midten av august Offisiell studiestart for høstsemesteret September Skrive ut og sende vitnemål etter ny/utsatt eksamen 15. september Oppmeldingsfrist eksamen ordinær høst. /FS Super Studentene kjører kontroll på at kull er meldt opp StudWeb. Bekreftelse av utdanningsplanen via StudWeb (Studentene har selv ansvar for å sjekke at de er riktig oppmeldt). 15. september Søknadsfrist særordning til eksamen for høstsemesteret. 15. september og fremover Kontrollere tregangsregelen. Studentene Ulike oppmeldingsfrister for videreutdanningene For videreutdanninger frist for å søke om ekstern eksamen. Kontrollere at alle emner og eksamensdatoer i en eksamensperiode er lagt inn med dato i FS. 8

28 Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert September/ oktober Tildeling av kandidatnummer til alle kandidater. Behandle søknader i ephorte om tilrettelagt eksamen (søknadsfrist 15. februar). Registrere tilrettelegging i FS. Eget skjema for studenter med dokumentert behov Dokumentasjon (ikke eldre enn 2 år) kan ettersendes September September/ oktober (etter eksamensmeldinger er registrert for høstsemesteret) Behandle søknader for privatister. Registrere privatister i FS. Sjekke at vi har bestilt nødvendig romkapasitet. Evt bestille og reservere rom i Trondheim Spektrum (via Eksamensprosjektet) Bestille rom for eksamen i vårsemesteret. Fordele eksamener og kandidater på rom i FS. Privatister søker på eget skjema Rombestilling for muntlig og klinikk-eksamen. FS super Sette opp oversikt over tid/sted for muntlig og klinikk eksamen, gjøre den kjent for kandidatene (ansvaret for at det blir gjort, faglærere må komme med innspill/ samarbeide) Dialog viktig! Sjekke hvordan dette kan registreres i FS, ALT gjør det i dag. September/ oktober September/ oktober Delta i felles eksamensprosjekt i den store eksamensperioden: -brev til Trondheim Spektrum om plassbehov; -melde inn eksamenspapirbehov; -brev til eksamensvakter med forespørsel om de er tilgjengelige; -registrere vakttilgjengelighet i FS; -tildele vaktoppdrag; -etterarbeid- ta mot avbud fra vakter, supplere med nye vakter, varsle alle som det gjelder. Varsle Drift og renhold om rom som benyttes under eksamen. Formidle spesialbehov ved eksamen (spesialstoler, innvilget bruk av PC, etc) Eksamensvaktprosjektet 9

29 Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert September/ oktober til Drift og IT. Behandle søknader om avvikende eksamensform (f.eks. opplest oppgavetekst, ekstern eksamen, muntlig etterprøving osv.) Vedtaksbrevet signeres av studieleder og eksamenskontor. Programmet, i samarbeid med (som har ansvar for gjennomføring) September/ oktober Oktober/ november (ca. tre uker før eksamensperiodens start) Bestiller vakter til eksamensdager utenom felles eksamensprosjektet (telefon, brev, registrering i FS) Sende ut oversikt til faglærere med frist for levering av eksamensoppgaver dersom annen frist ikke er fastsatt. Oppgaven leveres både på bokmål og nynorsk senest 3 uker før eksamensdato. Bestiller nødvendige vakter for muntlig eksamen Klagesensorer Innen tre uker før eksamensdato November Senest 2 uker før eksamensdato Senest 2 uker før eksamensdato Oversikt over sensorer kan/bør leveres sammen med oppgaven. Registrere manglende obligatoriske aktiviteter i FS og sende brev (via ephorte) med advarsel til studenter som ikke har et tilstrekkelig antall godkjente øvinger. Oppdatere resultatstatus for studenter med manglende aktiviteter. Registrere og oppdatere opplysninger om sensorer i FS (inkl adresse oppgavene skal sendes til) Registrere sensorkommisjoner i FS. Kontroll av kandidatlister/utsending av eksamensinformasjon på videreutdanningene Brevet må være datert senest tre uker før eksamensdato. Klagesensorer Klagesensorer Programmets ansvar, sender brev. Studiekonsulent/ eksamenskontoret / Studiekonsulent kan skrive ut lister fra FS med frist for retur slik at evt brev kan sendes ut. Studenter som ikke deltar på gruppearbeid eller har for stort fravær på obl. undervisning kan få arbeidskrav Avtaler (også lønnsavtaler) Programmet Tolket som at dette 10

30 Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert 1 uke før eksamensdato med sensorer Legge inn de som har oppfylt kravet om obligatoriske aktiviteter etter at advarsel er sendt ut. Etter dette oppdateres oppmøtelistene til eksamen i FS. Program og felles ansvar går inn under SPO lønnsarbeid 1-2 uker før eksamensdato mht. frister 1-2 dag før eksamensdato Mottak, kopiering og pakking av eksamensoppgaver, kvitteringslister og vaktlister til eksamen på campus og ved eksterne eksamenssteder. Sendes ut til eksterne eksamenssteder. Klargjør eksamenspapir og eksamensrom. Eksamensprosjektet i hoved eksamensperiode Kandidatlister og vaktlister må være klare. På eksamensdagen for skriftlig skole eksamen Rydde og gjøre klar eksamensrom Gjennomføring av eksamen: Eksamensoppgaver med kandidatlister og vaktliste utleveres til hovedvakter senest 30 min før eksamensstart. Kontakt med vakter, forefallende som oppstår under eksamensavviklingen. må ha telefonnummer til faglærer/ fagansvarlig. All kontakt mellom studentene og faglærer på eksamensdagen går via, ikke via vaktene Drift Etter endt eksamen leverer hovedvakten kvitteringsliste, vaktliste og eksamensbesvarelser til eksamensansvarlig/ eksamenskontoret. Registrer Ikke møtt til Sørge for vann og pappkopper på muntlig Foreslår dette som et standardtilbud fra. Ikke noe ekstra, blir rettferdig og sikrer likebehandling av alle studenter i eksamens-situasjonen 11

31 Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert På eksamens-dag for hjemmeeksamen med utlevering/ innlevering Innen 1 dag for campus studenter og innen 1 uke etter eksamensdato for eksterne eksamener Innen 15 virkedager etter eksamensdato eksamen for kandidater som ikke har møtt opp, og timeantall på eksamensvakter i FS. Leverer oppgave mot signering med evt vedlegg, svarer på evt spørsmål om innlevering. Mottak av innleverte oppgaver, i Servicesenter og pr. post Fordele oppgavene til eksamenskommisjoner. Når alle besvarelsene er mottatt og oppmøte registrert i FS skal besvarelsene distribueres til faglærere og sensorer, med tilhørende følgebrev og sensurlister. Registrere sensur, med og uten deleksamener, overføre til protokoll offentliggjøres på StudentWeb. Sjekk utsatt innleveringsfrist og antall postlagte oppgaver Følgebrev, oppgavetekst, sensorveiledning, vurderingsprotokoll og begrunnelsesskjema Vanligvis utlevering pr. It s Learning Etter endt eksamensperiode Innen fire uker etter eksamensdato Brev med begrunnelse for Ikke bestått eksamen sendes kandidaten. Arkiveres i EPhorte. Avlønne eksamensvakter (gjøres sentralt) Begrunnelse for sensur. Leveres elektronisk via StudentWeb til ephorte. Saksbehandling av klagesaker i ephorte/ FS. Klage på formelle feil (ansvarlig avhenger av årsaken til klagen) Oversendelsesbrevet arkiveres i ephorte, selve begrunnelsen arkiveres på kan starte saksbehandlingen og formidle klagen til klagesensur. Klage på formelle feil for muntlig, praktisk og klinikkeksamen (formelle feil som oppdages under eksamen: Avtale gjøres med studenten). HA Studiekonsulent/ / Studiekoordinator/ studieleder Saksbehandling av klage sårbart når studiekonsulentene har ferie. Som regel er det folk på 12

32 Etter klage er sensurert Registrere evt endret karakter i FS. Saksbehandling av ferdige klagesaker i ephorte/ FS. FS Super Vedlegg 1.1 Årshjul eksamen detaljert Studiekonsulent/ 13

33 Vedlegg 1.2 Mal eksamensavvikling Oppgaver Uke Behandle søknader om tilrettelagt eksamen og avvikende eksamensform Utarbeide forslag til og avklare- interne og eksterne sensorer. Klagesensorer, interne - og eksterne sensorer utsatt eksamen Oppnevning av interne og eksterne sensorer Oversende oversikt over sensorkommisjoner til eksamenskontoret. I oversikten skal det også fremgå hvem som går runden på eksamensdagen Oppnevning av klagesensorer, interne - og eksterne sensorer utsatt eksamen Kontakte sensorer: Oversende arbeidsavtale, eksamensoppgave, sensorveiledning Utarbeide eksamensoppgave med sensorveiledning 38/ 8 X Uke Uke Uke 3 uker før <<Emne>>, <Tittel> (<Kode>) Uke 2 uker før Uke Eks Uke 3 uker etter Uke 4-5 uker etter Uke 4-6 uker etter Uke 3-9 uker etter Ansvarlig X Studieprogram X Dekan X X Dekan Eksamenskontor (i samarbeid med studieprogram der nødvendig) Studieprogram X Studieprogram X Studieprogram/ eksamensansvarlig 1

34 Vedlegg 1.2 Mal eksamensavvikling Utarbeide eksamensoppgave, utsatt eksamensoppgave med sensorveiledning Oversendes for kvalitetssikring av ekstern (tilsyns)sensor X Studieprogram/ eksamensansvarlig X Studieprogram/ eksamensansvarlig Oversende oppgavene til ordinær og ny/utsatt eksamen til eksamenskontoret, på begge målformer. Kandidatnummerering, kontrollering av oppmelding X Studieprogram/ eksamensansvarlig Eksamenskontor Lage forside til X Eksamenskontor eksamensoppgaven Registrering av Eksamenskontor kommisjoner, fordeling av kandidater på kommisjon, utkjøring av lister, og lignende. Eksamensgjennomføring Eksamenskontor Mottak og fordeling av oppgaver Eksamensgjennomføring Studieprogram Muntlig eksamen Sensurering X Eksamenskommisjon Sensormøte X Eksamenskommisjon 2