Beskrivelse av sentrale arbeidsprosesser ved NMH med vekt på arbeids- og ansvarsdeling i ny modell

Transkript

1 VEDLEGG 3 Beskrivelse av sentrale arbeidsprosesser ved NMH med vekt på arbeids- og ansvarsdeling i ny modell Prosess/tema Beskrivelse av arbeidsprosesser og ansvarsdeling Kommentar Studieinformasjon Studieinformasjonen blir oppdatert årlig, dels på bakgrunn av endringer i studieplaner og studienes innretning og dels på bakgrunn av evt endringer i prosedyrene rundt søknad, opptaksprøver og opptak. Administrativt samarbeider studie- og FoU-seksjonen med kommunikasjonsseksjonen om selve presentasjonen av studieinformasjonen. Studieleder har et faglig ansvar for studieinformasjonen og leser og godkjenner informasjonen som skal publiseres. Studieleder tar initiativ til evt endringer presentasjonen av sitt studium og opptaksprøvene. Både studieleder og studie- og FoU-seksjonen er ansvarlig for å sørge for at eventuelle endringer i studieinformasjonen samsvarer med gjeldende studieplaner. Studieleder overtar det ansvaret studiekoordinator har per i dag. Prøvespillrepertoar for søkere til 1. avdeling klassisk, fastsettes av RUM. Øvrige repertoarkrav fastsettes av SU. Studentopptak Etter dagens ordning veksler studiekoordinator og programutvalg på å ha det ansvaret vi nå foreslår blir lagt hos studieleder. Studie- og FoU-utvalget fastsetter opptakskrav og regler. Dette baserer seg dels på studieplaner og dels på forskriften. Styret fastsetter en studiedimensjoneringsplan. Denne angir normerte studenttall fordelt på studieprogram og instrumenter. Studie- og FoU-utvalget fastsetter også opptakskvoter på bakgrunn av normert studenttall og forventet studentpopulasjon for det kommende studieåret. Studie- og FoU-seksjonen organiserer opptaksarbeidet. Studiesjefen oppnevner opptaksjuryer. Dette gjøres i hovedsak i samråd med fagseksjonsledere og i noen tilfeller studieledere. Studielederne får Det foreslås ingen store endringer, annet enn at studiekoordinators rolle blir overført til studieleder og konkretisert.

2 anledning til å presentere det de mener er ideell sammensetning av en opptaksjury til det studium de har ansvar for. Fagseksjonslederne informerer om innvilgede permisjoner og evt andre forhold som gjør at enkeltpersoner skal fritas fra opptaksprøvearbeid. De må unngå å gi permisjoner som kan gjøre det vanskelig å gjennomføre opptaksprøvene. Akkompagnatørenes fagseksjonsleder samarbeider med opptakskoordinator for å fordele alle akkompagnementsoppgaver. Studieplaner Studiestruktur/ studiedimensjonering Opptaket gjøres i henhold til opptakskvotene som er vedtatt og de rangeringslistene som foreligger etter opptaksprøvene. Studie- og FoUutvalgets leder har fullmakt til å gjøre justeringer i opptakskvotene ved behov. Studie- og FoU-utvalget har fått delegert myndighet fra styret til å vedta studieplaner. Alle studieplansaker skal ha en behandlingssløyfe som går via berørt fagseksjon(er) og berørt programutvalg før sluttbehandling blir gjort i studie- og FoU-utvalget. Studieleder har et særskilt ansvar for helheten i det enkelte studieprogram. «Alle» kan ta initiativ til studieplanendringer. De overordnede, langsiktige rammene for studiedimensjoneringen og studiestrukturen vedtas av styret. Saken behandles i studie- og FoU-utvalget og i programutvalgene og fagseksjonene i forkant av vedtak i styret. Studielederne, fagseksjonslederne og programutvalgene har alle et medansvar for å bidra til å tenke langsiktig om videreutvikling av studieporteføljen. Opprettelse av nye studietilbud på mer enn 60 studiepoeng vedtas i styret, mens mindre studieprogram kan vedtas i studie- og FoU-utvalget. Studie- og Utfordrende å gjøre gode prioriteringer av hvilke emner og programmer som trenger revisjon først. Det er lett for å følge et prinsipp om at den som maser mest får først. Prioriteringsproblematikken vil forhåpentligvis bli mindre tydelig når studieseksjonen får styrket dette området i 2017.

3 Ressursfordeling og timeplanlegging FoU-utvalget fastsetter opptaksrammer hvert år og vedtar også hvilke videreutdanningsstudier som skal lyses ut år for år. Studiesjefen har ansvar for undervisningsbudsjettet og forvaltning av dette. Studie- og FoU-seksjonen har ansvar for: - å sette opp oversikter over ressursbehov for ulike fagområder - å holde oversikt over tilgjengelig arbeidstid hos alle faglige ansatte, herunder holde oversikt over tildeling av ekstra FoU og andre arbeidsoppgaver som går utover det ordinære, tildelte permisjoner, nyansettelser osv - å sette opp forslag til ukeplaner/timeplaner for alle studieprogram - å hente inn oversikt over planlagte prosjekter og involverte studenter, og ha en godkjenningsfunksjon for plassering av ulike prosjekter i tid, slik at man unngår kollisjoner. - å produsere og sende ut arbeidsplaner og holde den enkelte lærer orientert om evt endringer i sitt arbeidsforhold. - å hente inn og holde oversikt over ressursbestillinger/lærerønsker fra koordinatorer og studieledere distribuere bestillingene til fagseksjonslederne innen en gitt frist. Det er en utfordring å få fastlagt ressursfordelingen tidlig nok til at faglærere vil oppleve at de kan legge detaljplaner for sine emner i god tid. Det må sees på løsninger for å gjøre noe av denne prosessen tidligere. Studieleder er skrevet inn i prosessen og vil dekke oppgaver som tidligere har vært utført av fagseksjonsleder eller studiekoordinator. Fagseksjonslederne har, med bistand fra Studie- og FoU-seksjonen, ansvar for: - fordeling av arbeidsoppgaver innenfor de emnene fagseksjonen har ansvar for. - at den enkelte ansatte får en godt sammensatt arbeidsplan - at personalressursene forvaltes på en best mulig måte - at personalreglementet blir fulgt når det er behov for å engasjere lærere utover de som er fast tilsatt. - at lærere i deltidsstillinger får anledning til å melde fra om ønskede/mulige undervisningsdager - å prioritere hvordan læreres arbeidstid skal brukes når de er ønsket til flere arbeidsoppgaver enn der er kapasitet til.

4 Studieleder har, med bistand fra Studie- og FoU-seksjonen, ansvar for: - å vurdere forslag til ukeplan og gi tilbakemeldinger slik at studieprogrammet får en mest mulig hensiktsmessig ukeplan/timeplan - å lage oversikt over det enkelte studieprograms årsplan, herunder også prosjekter og bolkorganisert undervisning. Sørge for at man unngår kollisjoner mellom ulike studieaktiviteter - for enkelte studieprogram er det naturlig at studieleder koordinerer deler av mindre emner; f.eks dans og drama for studenter på PPU og KAMP. - overordnet ansvar for planlegging av praksisopplæringen Eksamensavvikling Sensorer oppnevnes av studie- og FoU-utvalget. Fagseksjonsledere leverer forslag til sensorer for sine emner. Fagseksjonsleder må levere oversikt over hvem som skal foreslå sensorer innenfor de ulike fagområdene, dersom ikke alle forslag fra seksjonen blir levert samlet. Ved oppnevning av interne sensorer er fagseksjonslederne ansvarlig for å sørge for en rettferdig og hensiktsmessig arbeidsdeling. Arbeidsmengden bør være relativt forutsigbar for den enkelte lærer. Fagseksjonslederne bør informere lærerne om hva de kan forvente av eksamensarbeid, slik at nødvendige avklaringer blir gjort i forkant og at ikke diskusjonene kommer i etterkant av innleveringsfrister, når oppgavene skal sendes ut. Gjennomføringen av eksamenene planlegges av studie- og FoU-seksjonen. Studielederne har ingen formell rolle i eksamensavviklingen, men som ledere for sine studieprogram skal de følge opp studiegjennomføringen og i samarbeid med studieadministrasjonen jobbe for økt gjennomføringsgrad.

5 Kvalitetssikring NMHs system for sikring og utvikling av utdanningskvalitet er tilpasset gjeldende organisasjonsstruktur. Systembeskrivelsen må gjennomgås med sikte på å skrive inn studielederne sin rolle. Både studieledere, programutvalg og fagseksjonsledere har et ansvar for kvalitetsarbeidet på NMH.