For access or copy of document, please contact: Reissued for use S.Fines

Transkript

1 For access or copy of document, please contact: Reissued for use S.Fines T.Budal K. Hovdal P. Hjelm- Hansen Issued for use K. Hovdal T. Budal S.Fines Rev. Date Reason for Issue Prep. Checked Accepted Title: Innkjøp av varer og tjenester No. of Sheets: 5 Doc. Type SA Area Project No. Document Number: Originator Discipline Sequence No. Revision Status Contract No. System PERT - F M

2 Pertra AS Doc no.: PERT- F Innkjøp av varer og tjenester Rev.: 2 Date: Page: 2 of 5 Table of Contents 1 FORMÅL OG ANVENDELSE AUTORISASJON INNKJØPSPROSESSEN GENERELT KJØP UNDER KR LAGRING OG NUMMERERING AV PO-SKJEMA FORMALKONTROLL PO-REGISTER DOKUMENTFLYT PO...4

3 Page: 3 of 5 1 FORMÅL OG ANVENDELSE Formålet med innkjøpsrutinen er å gi retningslinjer for bestilling av varer og tjenester for Pertra og dens lisenser som ivaretar kravene som stilles fra leverandører, lover, forskrifter og krav til god intern kontroll. Denne prosedyren omfatter innkjøp under 3,2 mill. NOK. Innkjøp som krever rapportering i henhold til ESA regelverk, følger egen anbudsprosedyre (innkjøp over 3,2 mill. NOK) Prosedyren gjelder også for Work Orders knyttet til inngåtte rammeavtaler. 2 AUTORISASJON Alle innkjøp må godkjennes av en autorisert ansatt og innkjøpet må ligge innenfor autorisasjonsgrensen for den enkelte og innenfor godkjent budsjett for selskapet. Følgende autorisasjoner gjelder: > NOK NOK NOK Erik Haugane V Paul Hjelm-Hansen V Anton Tronstad V Stein Fines V Sjur Børve V Tom Bugge V Arne Grønlie V Sigmund Hanslien V Hilde Lillegraven V 3 INNKJØPSPROSESSEN 3.1 GENERELT Det er utarbeidet standard skjema (PO Purchase order skjema) som skal benyttes i følgende tilfeller: dersom varen/tjenesten som bestilles har en verdi over kr dersom varen gjelder levering offshore Dersom det av praktiske årsaker benyttes et annet skjema (for eksempel ved bestilling via internett) kan annet skjema benyttes dersom dette gir tilsvarende informasjon som PO-skjemaet. Bruk av annet skjema skal godkjennes av Kontraktsjef. 3.2 KJØP UNDER KR For kjøp under kr er det ikke nødvendig å utarbeide PO-skjema dersom man oppbevarer annen dokumentasjon som muliggjør kontroll av vare- og fakturamottak i ettertid. For å sikre at også slike kjøp er forretningsmessig begrunnet skal kjøpet godkjennes av en autorisert person. Det forventes at en autorisert ansatt på forespørsel kan fremskaffe oversikt over innkjøp også under kr Dette vil være relevant for eksempel i forbindelse med årsavslutning.

4 Page: 4 of LAGRING OG NUMMERERING AV PO-SKJEMA PO-skjema ligger på Q\Kontrakt og innkjøp\innkjøp\pertra PO mal. Utfylt skjema lagres i mappen på Q\Kontrakt og innkjøp\innkjøp\po-dokumenter\årstall. Innkjøpsordrene varer og tjenester til Pertra nummereres som følger: Årstall+løpenummer_leverandør_beskrivelse Eksempel: _ScanPartner_hjemmeside Som løpenummer benyttes neste ledige nummer i PO-registeret som finnes i mappen Q\Kontrakt og innkjøp\innkjøp. Innkjøpsordre som dekker innkjøp av varer og tjenester som skal belastes Pertras operatørlisenser skal ha egen nummerserie som følger: Lisensnummer løpenummer_levrandør_beskrivelse Eksempel: _RES_QC av CPI Som løpenummer benyttes neste ledige nummer i PO-registeret som finnes i mappen Q\Kontrakt og innkjøp\innkjøp\po-register, hvor det finnes et eget under-register for hver operatørlisens. 3.4 FORMALKONTROLL Utfylt PO-skjema signeres av den som har initiert bestillingen og autorisert ansatt. Signert skjema leveres til Kontraktssjef som sjekker at alle formalia er på plass og sørger for utsendelse til leverandør. Kontraktssjef signerer for utført kontroll. Kopi av signert skjema leveres regnskapssjef for arkivering i egen perm etter løpenummer. 3.5 PO-REGISTER Kontraktssjef sørger løpende for at alle PO-er føres inn i PO-registeret med følgende opplysninger: PO-nummer Dato Leverandørnavn Beskrivelse Beløp Budsjettreferanse (gjelder for operatørlisenser) Økonomiavdelingen vil ved regnskapsavslutning gjennomgå registreres med hensyn på å få oversikt over påløpte kostnader. 3.6 DOKUMENTFLYT PO I tråd med rutinen beskrevet ovenfor blir dokumentflyten av PO som vist nedenfor. Original til leverandør Utfylling av PO Fakturaflyt Autorisasjon Formalsjekk (kontraktssjef) Kopi til PO-perm Ajourføring av PO-register

5 Page: 5 of 5 Alle inngående fakturaer leveres til økonomikonsulent (Mina) for preregistrering. Fakturaen leveres så til den som har bestilt varen/tjenesten for kontroll. Kontrollen innebærer Bekreftelse av at varen/tjenesten er mottatt Kvantum og pris i samsvar med PO/avtale og de faktiske forhold Kontering av fakturaen på konto/avdeling/prosjekt (og art dersom lisenskostnad) Kopi av PO legges bak fakturaen dersom den som kontrollerer fakturaen ikke har nødvendig autorisasjon. Kopi av signert PO fungerer da som legitimasjon av autorisasjonsgrensen. Ferdig signert og kontert faktura returneres til økonomikonsulent for bokføring og betaling på forfall. I tråd med rutinen beskrevet ovenfor blir dokumentflyten av PO som vist nedenfor. Fakturamottak pr. post eller mail Preregistering Fakturakontroll og attestasjon Bokføring og betaling