Den integrerte innkjøpsprosess fra bestilling til betaling. Presentasjon Norstella 07. juni 2006 Odd Roar Trapnes Adm.

Transkript

1 Den integrerte innkjøpsprosess fra bestilling til betaling Presentasjon Norstella 07. juni 2006 Odd Roar Trapnes Adm. Dir BasWare AS

2 Agenda Kort introduksjon av BasWare Automatisering av finansielle prosesser Mål Trinn Den integrerte innkjøpsprosess fra bestilling til betaling Hvordan måle effekten av automatisering (KPI)

3 Kort om BasWare Software for automatisering av finansielle prosesser Hovedkontor i Finland, 8 datterselskaper Børsnotert i Helsinki Over brukere globalt i over 1000 organisasjoner Netto omsetning i 2005 på NOK 344 millioner Operating profit i 2005 på NOK 38 millioner 513 ansatte pr. Q ansatte i Norge pr. Q Kontorer i Oslo og Trondheim Omsetning på NOK 53 millioner i 2005 Ca 100 kunder i Norge Se også BasWare årsrapport/interimsrapport Q1 på

4 Software løsninger Enterprise Purchase to Pay Elektronisk Fakturahåndtering Elektronisk Innkjøp efaktura Reiseregning Betaling, cash mgmt etc. Financial Management Budsjettering (Business Planning) Konsolidering (Group Consolidation) IFRS Rapporteringspakke Rapportering & Analyser Første produkt lansert i Finland i 1997 Internasjonalisering startet i 1999 i Sverige Kunder i 20+ land ~ 85% av netto omsetning Første produkt lansert i Finland i1992 Ekspansjon til Skandinavia startet i 2005 Kunder i 3 land ~ 15% av netto omsetning Ca. 170 nye kunder i 13 land i 2005

5 Noen av våre kunder i Norge...

6 Dagens utfordringer for finans Tilpasning til krav SOX; IFRS Kutte kostnader Økonomi i verdensklasse koster 0,73% av omsetning Fra transaksjon til analyse Bli en forretningspartner Global tilgjengelighet og gjennomsiktighet Gjennomsiktighet

7 Nye krav til finansielle operasjoner I dag Forretningsstøtte I morgen Risikostyring Sanntids forretningsstøtte - Proaktiv planlegging Finansielle transaksjoner og rapportering Risikostyring Finansielle transaksjoner og rapportering

8 Nye krav til finansielle operasjoner I dag Forretningsstøtte Risikostyring Frigjorte ressurser I morgen Sanntids forretningsstøtte - Proaktiv planlegging Finansielle transaksjoner og rapportering Automatisering og effektivisering Risikostyring Finansielle transaksjoner og rapportering

9 Nye krav til finansielle operasjoner I dag I morgen Gevinster Forretningsstøtte Risikostyring Frigjorte ressurser Sanntids forretningsstøtte - Proaktiv planlegging Besparelser Økte inntekter og verdiskapning Finansielle transaksjoner og rapportering Automatisering og effektivisering Risikostyring Finansielle transaksjoner og rapportering Mer attraktiv for investorer og eksterne partnere Mer attraktiv for arbeidstakere og eksterne partnere ØKT KONKURRANSEKRAFT!

10 Mål for automatisering Mer effektive forretningsprosesser Tilpasning til krav Kostnadsbesparelser Fleksibilitet Kontroll Corporate governance Sporbarhet Sikkerhet Bruker- og godkjenningsrettigheter Transparent Sanntids tilgang til alle transaksjoner basert på avansert søking- og rapporteringsfunksjonalitet Direkte målbare Mindre manuelt arbeid Innebygd Best Practices Automatisk unntakshåndtering Prosess forbedring Forbedret informasjonsflyt Effektiv og komplett rapportering Hurtig implementering Parameteriserbar standard software Fullt integrert Rollebaserte moduler Tilpaningsdyktig Lett å endre funksjonalitet når prosessene endres.

11 Automatiseringsnivå og potensiell besparelse Trinn i automatiseringen Elektronisk fakturahåndtering Datafangst, efaktura, arbeidsflyt og elektronisk arkiv Matching av kontraktsfakturaer Automatisk håndtering av ordre- og avtalebaserte fakturaer Løser de største og mest kritiske problemer i den interne håndteringen av fakturaer Elektronisk innkjøpsløsning Håndtering av Innkjøp og Leverandører, integrasjon med leverandørsystemer Utnytter eksisterende informasjon for å automatisere fakturahåndtering ytterligere Automatiseringstrinn og forbruk av tid Skanningtjenester & produkt oppdateringer eksterne kataloger Outsourcing av rutinemessige oppgaver og håndtering av produktkataloger Effektiviserer innkjøp. Gir ytterligere automatisering av eksisterende investering i fakturahåndtering

12 Den integrerte innkjøpsprosessen Katalogkjøp Fritekst innkjøp Kontrollere Godkjenne Sende ordre VareMottak Budgeting Catalog Buying Requisition Approval Order Fulfillment Invoice Arrival Purchase Order Matching Invoice Workflow Invoice Posting Invoice Approval Transfer for payment Spend Analysis Document Archiving Fakturamottak (papir el efaktura) Matching Arbeidsflyt og godkjennning Overføring ERP og betaling

13 Leverandører Papirfaktura Faktura efaktura Scan Tolk Verifiser Kostnadsfaktura Mottak og distribusjon Kontroll og overføring Kontering Attestasjon Anvisning Kontoplan Leverandørregister Fullmaktshierarki Postering Bokføring Betaling Innkjøp ERP Økonomi

14 Leverandører Papirfaktura Faktura efaktura Scan Tolk Verifiser Varekjøpsfaktura Kostnadsfaktura Ikke match Matching service Match Mottak og distribusjon Kontroll og overføring Innkjøpsordre (strategisk) Kontering Attestasjon Anvisning Kontoplan Leverandørregister Fullmaktshierarki Postering Bokføring Betaling Innkjøp ERP Økonomi

15 Leverandører Papirfaktura Faktura efaktura Scan Tolk Verifiser Periodisk faktura Varekjøpsfaktura Kostnadsfaktura Ikke match Matching service Match Mottak og distribusjon Kontroll og overføring Kontrakt Innkjøpsordre (strategisk) Kontering Attestasjon Anvisning Kontoplan Leverandørregister Fullmaktshierarki Postering Bokføring Betaling Innkjøp ERP Økonomi

16 Leverandører Papirfaktura Faktura efaktura Varekatalog Innkjøpsportal Annen vare informasjon Katalogbasert bestilling Fritekst bestilling Scan Tolk Verifiser Kostnadsfaktura med bestiiling Periodisk faktura Varekjøpsfaktura Kostnadsfaktura Ikke match Matching service Katalog innkjøp Bestilling Match Mottak og distribusjon Kontroll og overføring Fritekst innkjøp Rekvisisjon Godkjenning Innkjøpsordre (ikke-strategisk) Kontrakt Innkjøpsordre (strategisk) Kontering Attestasjon Anvisning Kontoplan Leverandørregister Fullmaktshierarki Postering Bokføring Betaling Innkjøp ERP Økonomi

17 Leverandører Papirfaktura Faktura efaktura Varekatalog Innkjøpsportal Annen vare informasjon Katalogbasert bestilling Fritekst bestilling Scan Tolk Verifiser Kostnadsfaktura med PO Periodisk faktura Varekjøpsfaktura Kostnadsfaktura Ikke match Matching service Katalog innkjøp Bestilling Match Mottak og distribusjon Kontroll og overføring Fritekst innkjøp Rekvisisjon Godkjenning Innkjøpsordre (ikke-strategisk) Kontrakt Innkjøpsordre (strategisk) Kontering Attestasjon Anvisning Kontoplan Leverandørregister Fullmaktshierarki Postering Bokføring Betaling Innkjøp ERP Økonomi Kunde / organisasjonsenhet efaktura Interne bilag / faktura Uttrekk Arkiv Generer Transport

18 KPI Key Performance Indicator Hvordan måle effekten av automatisering -> KPI KPI Performance Check leveres som en tjeneste. Kan etterhvert utføres av kunden selv Alle leveransene er basert på et KPI rammeverk som BasWare har utviklet i samarbeid med Hackett Group 120 KPI er er definert som dekker prosessene: Procurement, Accounts Payable og Travel & Expense Alle tjenestene inneholder et rapporteringsverktøy (KPI reporting tool) som en del leveranse

19 Methodology Speed (Process Lead Time) Maximize automization Approval flow efficeiency Contract Management Aut. Distribution einvoicing Other enhancements Approval Matrix Apporval process HP (Whos working fast/slow) Matching accuracy Supplier data RDI supplier match? World Class Process Quality PO correctness Data validation (i.e. currency) % of matched invoices % of invoices covered by PO Oracle PO process and data Invoice correctness Invoice sent to correct location? Invioce data correct? Does it look like an invoice? Control Performance Mgmt. & Reporting % einvoicing of total invoice volume % of automated handling

20 KPI Reporting Tool skjermbilde

21 Solutions that pay their way