VEDLEGG 4. Retningslinjer for oppgjør av billettinntekter

Transkript

1 VEDLEGG 4 Retningslinjer for oppgjør av billettinntekter

2 Innhold 1. Innledning Partenes ansvar Oppgjør billettinntekter Rapportering Fakturering av kredittsalg og merverdiavgiftsplikt Oppgjør mot tredjepart

3 1. Innledning Retningslinjene er utarbeidet for å etablere gode og hensiktsmessige rutiner for å ivareta de oppgavene som fremgår av avtalen mellom Oppdragsgiver og Operatør. Dette er et dynamisk dokument som kan bli oppdatert eller endret av Oppdragsgiver i driftsperioden. Detaljerte retningslinjer vil bli sendt ut etter kontraktsinngåelse. 2. Partenes ansvar Operatøren plikter å sette seg inn i retningslinjene og handle ut fra disse. Operatør plikter også å holde seg oppdatert i forhold til eventuelle endringer i retningslinjene i driftsperioden. Oppdragsgiver er som eier av billettinntektene, den som omsetter persontransporttjenester overfor passasjerene. Oppdragsgiver er registrerings og merverdiavgiftspliktig i henhold til merverdiavgiftsloven Operatør er ansvarlig for å ivareta de formelle krav til legitimasjon og dokumentasjon av kontantomsetning (billettsalg) som følger av merverdiavgiftslov, regnskapslov og bokføringsregler. I de tilfeller hvor gyldige rekvisisjoner og/eller vouchere er brukt som betalingsmiddel, er Operatør ansvarlig for å ivareta utgående fakturering på vegne av Oppdragsgiver. 3. Oppgjør billettinntekter Oppgjøret for billettinntektene vil foregå ved at Oppdragsgiver stenger den gjeldende måneden (avregningsperioden) i Fara sentralsystem kl den 5. i påfølgende måned. Dersom den 5. faller på en helg eller helligdag, vil avregningsperioden stenges første påfølgende virkedag. Når stenging av avregningsperioden er gjort vil Oppdragsgiver utstede en faktura til Operatør på billettinntekter med bakgrunn i avregningsrapporten fra Fara billetteringssystem. Fakturaen vil innbefatte en foreløpig beregning av incitament, dersom dette er en del av avtalen. Fakturaen vil ha 10 dagers betalingsfrist. Ved forsinket innbetaling vil Oppdragsgiver beregne morarente i henhold til forsinkelsesrenteloven. 3

4 4. Rapportering I forbindelse med oppgjør billettinntekter skal Operatør foreta følgende rapportering til Oppdragsgiver innen den 20. i påfølgende måned: A. Datert og signert oppgjørsskjema for billettinntekter. Vedlagt denne skal følge: i. Rapport Avregning skyldig. Rapporten finnes på Faras Rapport Modul under mappen Økonomirapporter. Velg Avregning utgift, velg gjeldende måned og kryss av for Detaljert. ii. Rapport Avregning tilgode. Rapporten finnes på Faras Rapport Modul under mappen Økonomirapporter. Velg Avregning utgift, velg gjeldende måned og kryss av for Detaljert. iii. Rekvisisjonsliste. (manuelt utarbeidet excelskjema) iv. Korreksjonsliste. (manuelt utarbeidet excelskjema, med attestert korreksjonsbilag fra Fara og sjåførens melding (signert og datert) heftet ved) B. Billettoppgjør innlevert fra sjåfør. Alle sjåføroppgjør som gjelder avregningsperioden skal oversendes Oppdragsgiver. Sjåføroppgjørene skal ha vedlagt billettoppgjør per sjåfør, kvittering per dag med kassastrimmel for skiftoppgjør/hovedoppgjør, samt eventuelle avviksmeldinger fra sjåfør. C. Kopi av alle fakturaer med tilhørende kopier av rekvisisjoner sendt på vegne av Oppdragsgiver (se også punkt 2 og 6) Etter gjennomgang av innsendt månedsoppgjør vil Oppdragsgiver utstede en kreditnota/faktura som tar hensyn til følgende faktorer: i. eventuelle manuelle korrigeringer ii. iii. iv. eventuelle rekvisisjoner/vouchere fra videregående skoler som ikke skal faktureres av Operatør fraktinntekter som tilfaller Oppdragsgiver, der dette er bestemt i konkurransegrunnlaget korrigering av incitament v. eventuelt andre korrigeringer 4

5 D. Annet: Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å underkjenne fradrag på oppgjøret som ikke er tilstrekkelig dokumentert, eller avtalt på forhånd. Oppgjør som er ferdig, signert og blir sendt elektronisk (scannet dokument sendt på mail som en PDF fil eller tilsvarende) innen tidsfristen, godtas. Original skal følge med innsendelsen av sjåføroppgjørene. Operatør skal rapportere på fastlagt skjema utsendt av Oppdragsgiver. Innsending av oppgjør for desember måned utsettes til den 30. januar i forbindelse med årsavslutning. Innsending av oppgjør i juli måned utsettes til den 31. august i forbindelse med ferieavvikling. 6. Fakturering av kredittsalg og merverdiavgiftsplikt Oppdragsgiver fremstår, j.fr. punkt 2 som «selger» overfor passasjerer og kommuner mv. og salgsdokumenter må derfor være utstedt med følgende notasjon: Nordland fylkeskommune, org.nr mva. Det vil dermed være Oppdragsgiver som i forhold til avgiftsmyndighetene er ansvarlig for at gjeldende bestemmelser i merverdiavgiftsloven og bokføringsloven blir oppfylt. Operatørs rolle vil være å bistå Oppdragsgiver med gyldige bilag og dokumentasjon for å kunne oppfylle lovens krav. 7. Oppgjør mot tredjepart Hvis det er nødvendig skal Operatør sørge for oppgjør mot tredjepart. Prinsippet er at Operatør skal billettere passasjerer helt frem. For eksempel ved billettering på ferje. Oppgjør for fergebilletter skal gjøres mellom Operatør og ferjeselskap på bakgrunn av rapporten «Avregning skyldig» fra Fara. Tall for oppgjør fergebilletter kan bekreftes fra Oppdragsgiver. 5