Unique Velferd SYSTEMADMINISTRASJON KODEVERK. Side 1 av 57

Transkript

1 Unique Velferd SYSTEMADMINISTRASJON KODEVERK Side 1 av 57

2 INNHOLDSFORTEGNELSE INNHOLDSFORTEGNELSE... 2 Innledning... 3 Formål... 4 Unique Velferd... 4 Systemadministrasjon... 4 Kodeverk... 4 Eier... 5 Eier... 5 Lønn... 6 Remittering... 8 Regnskap... 9 Master Generell Vedtak Betaling Program Eksterne system Saksbehandlere Systemoperatører Geografi Distrikt Kommuner Nasjoner Postadresser Generelt kodeverk Boformer Boligtyper Forbindelsestyper Journaltyper Klientgrupper Nettverksroller Passivårsaker Saksbehandling Aktivitetskoder Behandlingsmal Er hos K-koder Lovtekster Refusjonsinstanser Sakstyper Tekstmaler/tekstmal kopiering Økonomi/Lønn Kontoplan Betalingskategorier Bilagsserier Økonomikategorier Formuetyper Gjeldstyper Utbetalingsvilkår Årsak betalingsstopp Lønn Alderskala Arbeidsgiversoner Km godtgjørelse Lønnstrinn Sosialhjelpsnormer Aldersgrupper Sosialhjelpsnorm Side 2 av 57

3 Autorisasjon Tilgangsgrupper Tilgang saksbehandler Tilgang vinduer Vis logg Slett logg Rapporter Innledning Unique Velferd er Visma Unique sin løsning for sosialtjenesten. Løsningen inneholder funksjonalitet knyttet til journalføring, saksbehandling, rapportering og økonomirutiner skreddersydd for den kommunale sosialtjenestens arbeid. Side 3 av 57

4 Visma Unique har levert løsninger til sosialtjenesten gjennom mange år, bl.a. gjennom løsningene Unique Oskar og Unique Humanus. Unique Velferd er en videreføring av begge disse løsningene på en moderne teknologisk plattform. Vi bygger videre på omfattende brukerdialog og de erfaringer som er gjort gjennom årene, og samarbeider tett med fagutvalg og brukere i arbeidet med å lage stadig bedre og mer brukervennlige løsninger for sektoren. Løsningen består av to hovedmoduler, Klientmodulen og Systemadministrasjon. I Systemadministrasjon bygger man opp lokale kodeverk og tilpasninger, det samme gjelder autorisasjon og tekstmaler. Denne modulen vil de færreste ha tilgang til, da den først og fremst er beregnet på systemansvarlige. I Klientmodulen finner du alle aktuelle saksbehandlings-, økonomi- og rapporteringsmuligheter i systemet. Den enkelte saksbehandler vil kun se og ha tilgang til de rutiner han er autorisert for i modul for systemadministrasjon. I dette kursheftet tar vi for oss de oppbyggingen av kodeverket i systemet. Det er opptil hver enkelt kunde å bestemme hvordan deler av dette kan bygges opp, enkelte deler av kodeverket må bygges opp etter de retningslinjer som gis av leverandør. Visma Unique vil kunne være behjelpelig med å gi de anbefalinger som er nødvendige for at Velferd skal kunne fungere tilfredsstillende for den enkelte kunde. Formål Formålet med kursdokumentasjonen er at denne skal være et supplement til brukerhåndboken og heftet for grunnkurset. Denne kursdokumentasjonen er mer detaljert i bruken av selve systemet enn de to andre og kan være fin å bruke som et oppslagsverk og kan hentes opp elektronisk direkte i systemet. Kursdokumentasjonen kan brukes som grunnlag for å utvikle en egen rutinehåndbok som kan erstatte denne på sikt for kommunen. Unique Velferd Velferd er bygd opp på såkalt web teknologi og vil startes opp i Internet Explorer (heretter kalt IE). Oppstartsikonet for Velferd kan legges direkte på den enkelte brukers skrivebord eller i Unique Launcher hvor Oskar kundene er vant til å finne sitt oppstartsikon. Systemadministrasjon Systemadministrasjon brukes til å sette opp kodeverk, kontoplaner og maler i Velferd. Kodeverkene er essensielle for at Velferd skal virke på en tilfredsstillende måte. Mangler det ting i oppsettet her, vil heller ikke systemet fungere slik som forventet. Tilgang til systemadministrasjon i Unique Velferd finner du øverst i høyre hjørne I velferd eller via menyen Velferd/SysAdm i Klientmodulen. For å se disse valgene påloggings identen din være definert som Systemadministrator eller Systemeier. Når du velger en av disse veiene inn i Systemadministrasjon, kommer du inn i hovedmenyen for denne funksjonen. I dette heftet tar vi kun for oss de delene av kodeverket som omhandler saksbehandling. For andre deler av kodeverket se egne hefter for dette. Kodeverk Når en skal sette opp kodeverket i Velferd er det naturlig å starte med menyvalget Administrasjon. Side 4 av 57

5 Det første menyvalget en vil gå inn i er Eier for å opprette etatsnavn og styringsparametre for lønnsog økonomirutiner. Eier Eierbildet er delt inn i fire faner Eier Lønn Remittering Regnskap Eier For å kunne bruke systemet må det opprettes verdier i Eierbildet, dette gjøres ved å velge fra menyen Rediger/Ny rad. Den første fanen inneholder opplysninger om den etaten som sosialtjenesten er underlagt, kommune og adresse opplysninger og kan se ut som bildet nedenfor når det er ferdig utfylt. Når du har fylt ut alle nødvendige felt må du huske å lagre informasjonen du har lagt inn med CTRL+S eller klikke på diskettikonet på menylinjen. Alle verdier som legges inn under fanen Eier, kan bruke som generelle bokmerker i alle maler i Velferd Side 5 av 57

6 Feltbeskrivelse Eier Felt Kommune Etat Adresse Postnr. Telefon Telefaks Folketall Bydelsnr Målform Organisasjonsnr Kontonr Beskrivelse Her legger du inn kommune nummeret til din kommune. Dette nummeret kan skrives direkte inn i feltet eller det kan letes frem fra søkebildet. Søkebildet får du opp ved å sette markøren i feltet og taste CTRL+F12. Søk så etter kommunen ved å taste F2, søkebildet settes da i søkemodus, skriv inn kommunenavnet i feltet for dette og søk med F2. Klikk så på Ok tasten for å ta med søkeresultatet tilbake til Eier bildet Legg inn etatens navn i dette feltet. Kan brukes i maler Legg inn etatens postadresse i dette feltet. Kan brukes i maler Legg inn etatens postnr, kan også søkes opp med CTRL+F12. Kan brukes i maler Legg inn telefon nummer til etaten eller sentralbord. Kan brukes i maler Legg inn etatens faksnummer. Kan brukes i maler Legg inn kommunens folketall. Denne opplysningen er ikke nødvendig for at systemet skal fungere Brukes av kommuner som har flere bydeler og egne sosialsentre i hver enkelt bydel. Feltet er ett SSB felt for disse kommunene. Legg inn bydelsnummeret for gjeldende bydel. Legg inn ønsket målform for kommunen, er ikke nødvendig for at systemet skal fungere Legg inn kommunens organisasjonsnummer, er ikke nødvendig for at systemet skal fungere. Kan brukes i maler Legg inn sosialtjenestens eller kommunens bankkonto, er ikke nødvendig for at systemet skal fungere. Kan brukes i maler Når du er ferdig med å registrere under fanen Eier og har lagret er systemet klart for å kunne registrere resten av kodeverket. Den mest naturlige gangen nå er at systemansvarlige sammen med konsulent fra Visma unique som registrerer resten av kodeverket som skal til for at saksbehandlere skal kunne starte registreringen av klienter og saksopplysninger. Fanene Lønn, remittering og regnskap er essensielle for hvordan kodeverket for økonomi skal bygges opp å må ses i sammenheng med dette. Beskrivelsen av disse fanene er dog tatt med i dette heftet da de er en del av helheten for kodeverket. Hvilke rutiner tjenesten skal ta i bruk bør være bestemt allerede på oppstartsmøte og bør ses i sammenheng med tidligere rutiner og ønske om forbedring av disse. Det er viktig at både kommunekassen og lønningskontoret er med på å utforme og ta avgjørelser i disse sakene. Lønn Hvis det skal anvises arbeidsgodtgjørelser til støttekontakter etter 4-2 fra sosialtjenesten kan lønnsrutinene i Velferd tas i bruk for dette. Dette krever imidlertid at det er gjort avtaler med lønningskontor for hvordan rutinene for dette skal være. Det som må være drøftet er registrering av ansatte, utveksling av informasjon mellom etatene og hvordan fil med lønnsanvisninger skal hentes inn i kommunens lønnssystem. Det er derfor nødvendig at kommunens It-tjeneste er med på å tilrettelegge for dette. Side 6 av 57

7 Før en kan ta i bruk rutinene er det viktig at fanen for Lønn under eier er fylt ut korrekt. Bildet kan se slik ut etter utfylling. NB! Ved andre leverandører enn Visma Unique av lønns- og personalsystem vil utfylt bilde se annerledes ut. Det er ikke nødvendig å lage ny rad for å registrere i dette bildet, bildet opprettes når det lages en lagret registrering under Eier fanen. Når du har lagt inn ønskede parametere, husk å lagre. Følgende felt må fylles ut: Feltbeskrivelse Felt Lønnssystem Kundeid Arbeidsgiveravgift Feriepenger Avg. Av feriepenger Beskrivelse Legg inn det lønns system som din kommune bruker, følgende alternativer er tilgjengelige pr. Dags dato: Unique E20, for kunder som kjører versjon E2x av Ansatt Unique E31, for kunder som kjører versjon E3x av Ansatt Agresso v.5 NLP Må legges inn for kunder som kjører eksterne lønns system, for eksempel NLP. Kundeid fås fra lønningskontoret. Legg inn arten for arbeidsgiveravgift, dersom du ønsker at budsjett modulen i Velferd skal tas i bruk. Det gjøres oppmerksom på at disse data kan tas ut i fra både kommunens lønns og økonomi system. Legg inn arten for feriepenger, dersom du ønsker at budsjett modulen i Velferd skal tas i bruk. Det gjøres oppmerksom på at disse data kan tas ut i fra både kommunens lønns og økonomi system. Legg inn arten for arbeidsgiveravgift av feriepenger, dersom du ønsker at budsjett modulen i Velferd skal tas i bruk. Det gjøres Side 7 av 57

8 Siste transaksjonsnr Sti til transaksjonsfil Bilag/fil samtidig med anvisning oppmerksom på at disse data kan tas ut i fra både kommunens lønns og økonomi system. Dette feltet oppdateres automatisk hver gang det lages en fil i Velferd, med lønns anvisninger som skal overføres til lønnssystem Her legges adressen til det området på lukket sone som filen til lønn skal legge seg. Denne legges inn i samråd med kommunens IT-tjeneste. Hukes det av i dette feltet vil det produseres ett anvisningsbilag for hver enkelt anvisning som er laget. Det vil også bli automatikk i at det samtidig som det anvises produseres fil for eksport til lønnssystemet. Remittering Dersom det er ønskelig at sosialtjenesten selv skal stå for utbetalingen av alle anvisninger av økonomisk art, kan remitteringsrutinen i Velferd tas i bruk. Det anbefales på det sterkeste at dette gås opp sammen med både kommunekassen og IT i kommunen. Rutinen forutsetter blant annet at sosialtjenesten har tilgang til kommunens bankforbindelse eller BBS for å kunne overføre fil med utbetalinger, samt at det er laget rutiner det som gjelder avstemming av konti mot bank etc. Før en kan ta i bruk rutinene er det viktig at fanen for Remittering under eier er fylt ut korrekt. Bildet kan se slik ut etter utfylling. NB! Ved andre leverandører enn Visma Unique av økonomisystem vil utfylt bilde se annerledes ut. Det er ikke nødvendig å lage ny rad for å registrere i dette bildet, bildet opprettes når det lages en lagret registrering under Eier fanen. Når du har lagt inn ønskede parametere, husk å lagre. På bildet ovenfor er systemet satt opp for å remittere ved bruk av Telepay v.2 Feltbeskrivelse Felt Beskrivelse Side 8 av 57

9 Remitteringsystem Datovalg Kundenr. Siste prod. Dato Siste produksjonsnr. Siste sekvensnr. Avtale BBS-avtale id BBS-kundeid Siste transaksjonsnr. Sti til transaksjonsfil Fil samtidig med remittering Produser kassabilag Følgende valg er tilgjengelig pr. dags dato BBS Interpay k-link Telepay v.2 Hvilket remitteringssystem som skal brukes må avtales med kommunekassen og IT som må tilrettelegge for bruken av dette. Følgende valg er tilgjengelige Forfallsdato, dvs at alle utbetalinger utbetales den dagen de har som forfall på anvisningen. Remitteringsdato, dvs. at alle utbetalinger utbetales den dagen du remitterer anvisningene. Dette forutsetter at frist for kjøring av fil til bank overholdes. Sosialtjenestens kundenummer hos bankforbindelsen, står i avtaledokumentene med bankforbindelsen. Feltet fylles automatisk ut med siste kjøredato for remitteringsfilen. Feltet fylles automatisk ut med verdi ved kjøring av remitteringsfil, denne telleren går fortløpende En fortløpende teller som starter på null og går til 9999, for så å starte på nytt. Fylles ut med avtale nummeret man har med BBS Fylles ut med den kundeid man har fått tildelt av BBS En fortløpende teller som teller antall transaksjoner, dvs kjøringer i remitteringsrutinen Her legges adressen til det området på lukket sone som filen til bank skal legge seg. Denne legges inn i samråd med kommunens IT-tjeneste. Hukes det av for dette valget produseres remitteringsfilen samtidig med kjøringen av remittering. Dette bør det tas en diskusjon internt med kommunekassen på. Hukes dette valget av produseres det ett bilag for hver transaksjon som er anvist Regnskap For at det skal være mulig å overføre enten en hovedboksfil eller en reskontrofil til kommunens økonomisystem må bildet Regnskap fylles ut. Dette vil da også gjelde de kommuner som kjører remittering fra Velferd. Hva som skal fylles ut og med hvilke parametere må diskuteres med kommunekassen og IT i kommunen. Før en kan overføre filer til økonomisystemet er det viktig at fanen for Regnskap under Eier er fylt ut korrekt. Bildet kan se slik ut etter utfylling. NB! Ved andre leverandører enn Visma Unique av økonomisystem vil utfylt bilde se annerledes ut. Det er ikke nødvendig å lage ny rad for å registrere i dette bildet, bildet opprettes når det lages en lagret registrering under Eier fanen. Når du har lagt inn ønskede parametere, husk å lagre. Side 9 av 57

10 Bildet ovenfor er satt opp for en kunde som bruker en versjon E3x av Økonomi. Feltbeskrivelse Felt Regnskapssystem Forsystem Firma Bilagstype balanse Bilagstype kasse Beskrivelse Følgende verdier er tilgjengelig pr. dags dato Agresso 50GL Agresso Fullformat 50 Masterpiece Smartlink Unique direkte, for kunder som vil ta i bruk Unique integrasjon. Ikke implementert Unique E20, for kunder som kjører E2x versjoner av Økonomi Unique E32, for kunder som kjører E3x versjoner av Økonomi For kunder som kjører andre systemer enn Visma Unique Økonomi, må det tas kontakt med programleverandør for å få info om hvilken verdi som skal ligge i dette feltet. For kunder med VU Økonomi, settes verdien her lik selskapsnummeret til Økonomi som brukes mot sosialtjenesten For kunder som kjører andre systemer enn Visma Unique Økonomi, må det tas kontakt med programleverandør for å få info om hvilken verdi som skal ligge i dette feltet. For kunder med VU Økonomi, settes verdien her lik selskapsnummeret til Økonomi som brukes mot sosialtjenesten Det må i mottakende økonomisystem opprettes en bilagstype for bilag som blir lest inn fra Velferd. Dette gjøres i samarbeid med kommunekassen. Det må i mottakende økonomisystem opprettes Side 10 av 57

11 Aggreger motpost pr. Programserver System Port Bruker Siste transaksjonsnr Sti til transaksjonsfil Type postering Default Mvakode Utvide transaksjonsfilnavn med firmakode en bilagstype for bilag som blir lest inn fra Velferd som kasse bilag. Dette gjøres i samarbeid med kommunekassen. Følgende verdier er tilgjengelige pr. dags dato Pr balansekonto, dvs at det genereres en motpost pr, balansekonto som er i bruk i den filen som overføres fra Velferd. Brukes som oftest ved kun overføring av hovedboksfil. Pr. Utbetaling, det genereres en motpost pr. bilag/reskontro som overføres fra Velferd. Brukes ved reskontroføring av bilagene i økonomisystemet. Ikke implementert eller testet pr. dags dato Ikke implementert eller testet pr. dags dato Ikke implementert eller testet pr. dags dato Ikke implementert eller testet pr. dags dato En fortløpende teller som teller antall overføringer som er produsert Angir hvor den filen som skal leses inn i økonomisystemet legger seg på lukket sone. Settes opp i samarbeid med lokal IT. Følgende verdier er tilgjengelige Hovedboksposteringer, for de kunder som remitterer i Velferd og kun ønsker å overføre hovedboksbilag til økonomisystemet. Reskontroposteringer, for de kunder som remitterer fra kommunens økonomisystem og derfor må ha reskontroposteringer. Her kan det settes inn en mva kode for bruk mot økonomisystemet. Dette må diskuteres med kommunekassen, mva kode kan allerede ligge inne med en standard kode på en av konteringsdimensjonene i økonomisystemet og bør da ikke overstyres av fagsystemet. Eksterne regnskapsprogram kan kreve ar det skal vises firmaidentifikasjon i overføringsfilen. Verdien i feltet Firma blir da lagt til i filen og filnavnet på filen som leses inn i eksternt regnskapssystem. Gjelder ikke Unique Økonomi Master I bildet Master settes det parametere for hvordan Velferd skal oppføre seg i forhold til blant annet SSB felt, passordskifte osv. Bildet er delt opp i 5 faner, Generell, Vedtak, Betaling, Program og Eksterne systemer. Generell Under fanen generell settes parametere for passordets lengde, ledetekster, varsel på huskeliste og postjournal. Bildet ser slik ut. Side 11 av 57

12 Feltbeskrivelse Felt Gyldighet passord (dager) Minste antall dager før logg kan slettes SSB felt kreves utfylt Ledetekst sbh1, 2, 3 og 4 Varsel(dager) Saksaktiviteter Varsel(dager) periodeslutt betalingsplan Angrefrist ferdigdato Beskrivelse Antall dager det skal gå før en må bytte passord. Det anbefales at en bruker den standarden som er vanlig i kommunen. Eksempelvis vil passord aldri måtte byttes om man setter antall dager til 0. Eller det må byttes etter 30 dager om man setter 30. I Velferd så logges alle endringer i kodeverket og det kam kjøres loggerapporter på dette. Før en kan slette gamle loggerapporter, må det i dette feltet settes ett bestemt antall dager. Default verdi er 90 dager. Ved å sette hake her så må saksbehandlere fylle ut nødvendige SSB felt for å komme videre med registreringen av en sak. Anbefales at den settes på. I bildet for klientdetaljer er det mulig å sette inn flere enn en saksbehandler for klienten. Det er da i dette bildet mulig å sette ledeteksten på disse feltene. Antall dager før en aktivitet går ut på fristen det skal komme varsel i Huskelisten. Forutsetter at det er satt frist i bildet hvor denne aktiviteten finnes. Antall dager før en betalingsplan opphører det kommer varsel på huskelisten Antall dager man fortsatt kan gjøre endringer på Side 12 av 57

13 K-koder kreves utfylt Postjournal/inng.-aut. Ferdig ved reg. Opprett søknad automatisk Opprett vedtak automatisk en postjournal etter at det er satt ferdigdato. Denne bør diskuteres nøy igjennom med arkivaren i kommunen før det settes en verdi. Man kan bruke K-koder på postjournalene i Velferd, men dette er ikke nødvendig da vi her har ett lukket postregistrerings system og ikke har samme behov for å klassifisere posten som i kommunens sak/arkiv system. Inngående postjournaler settes automatisk til ferdige ved lagring, når det er satt en hake her. Når dette valget er huket av vil det for inngående dokumenter av brevtypen Søknad automatisk opprettes en ny søknad. Når dette valget er huket av vil det for inngående dokumenter av brevtypen Søknad automatisk opprettes ett nytt vedtak som er koblet til søknaden som også er blitt opprettet i samme operasjon. Vedtak Under fanen Vedtak settes parametere for hvordan blant annet vedtak skal godkjennes osv. Bildet ser slik ut. Feltbeskrivelse Felt Standard vedtakslengde (dager) Beskrivelse Her kan du sette en verdi for ønsket Side 13 av 57

14 Angrefrist (dager) vedtak Tillater åpne vedtak Tillater godkjenning inntil ramme Tillater godkjenning pr. ytelse Std. Kontrollnivå vedtak To.trinns vedtaksattestasjon Klargjøring av sak kreves Tillater å godkjenne vedtak og planer samtidig Fortløpende generering av engasjementslinjer Angrefrist godkjenning av engasjementsavtale vedtakslengde i kommunen. Verdien har ingen effekt på systemet, men er kun en veiledende verdi. Her kan det settes ett visst antall dager man har påseg til å angre på ett vedtak etter at saken er satt til Godkjent. Anbefalt verdi er blank, som ikke gir noen angrefrist. Hukes dette feltet av kreves det at alle saker skal igjennom en to trinns godkjenningsprosedyre, dvs at ingen saker kan settes i høyere status enn Klar for godkjenning av saksbehandler. Alle saker må godkjennes av en som har fått disse rettighetene i systemet. Merkes automatisk ved hake i forrige felt, men kan også brukes uten to trinn vedtaksattestasjon. Alle utbetalingsplaner godkjennes samtidig med vedtaket dersom saken settes i status Godkjent i vedtaksbildet. Når det settes en hake i dette feltet vil det bli laget engasjementslinjer automatisk ved beregning av avtalekostnad Antall dager en har frist til å gjøre endringer på en engasjementsavtale etter at status er satt til Godkjent. Anbefales til å settes til verdi blank som gir ingen angrefrist. Betaling Under fanen Betaling settes parametere for utbetaling av penger. Side 14 av 57

15 Feltbeskrivelse Felt Utbetalingsdager Hindre utskrift av sjekk kopi Maks antall sjekk kopier Passivisering av avregningsmåte Forfall utbetaling uavhengig av varighet plan Beskrivelse Huk av for alle dager i uken, dette fordi selv om utbetalingsdatoen faller utenom ukens virkedager, så vil BBS sørge for at klienten har pengene på siste virkedag før satt forfallsdato. Eks: Utbetalingsdatoen er satt til i utbetalingsplanen, pengene vil være tilgjengelige den på konto. Ved avhuking her er det ikke mulig å skrive ut en kopi av bilaget/sjekken Dersom en tillater å skrive ut kopier av sjekk/bilag settes maks antall i dette feltet Ved å sette haker i en av feltene nedenfor så vise ikke denne betalingsmåten i systemet. Intern avregning, kan brukes dersom ett bilag kun skal avregnes internt Intern fakturering, kan benyttes dersom en har intern fakturering i kommunen Intern sjekk/kontant, kan brukes dersom en har kontant betalinger internt i kommunen Intern leverandør, brukes dersom man betaler til interne leverandører i kommunen Det anbefales på det sterkeste at disse valgene gås opp med kommunekassen og at man finner frem til hva som skal tas i bruk og ikke. Default anbefales å passivisere alle inntil dette er gjort. Ved å huke av dette feltet vil det være mulig å sette forfallsdatoen på en utbetaling utenfor varigheten til selve planen. Side 15 av 57

16 Bilag samtidig som anv. pr. betalingsmåte Sortering av anvisningslinjer Vilkårsbehandling Angrefrist dager Dersom det ønskers å produsere ett enkelt bilag pr. utbetaling som produseres kan dette feltet hukes av. Det anbefales ikke å gjøre dette. Du har to valg her: Stigende, dvs. anvisningslinjene sorteres med eldste dato i forhold til utvalget øverst Synkende, dvs. anvisningslinjene sorteres med datoen lengst frem i tid først Du har to valg her: Oppfyll før anvisning, det er ikke mulig å anvise før en fysisk har satt at vilkår er oppfylt. Automatisk ved anvisning, anvisningslinjene settes til vikår oppfylt automatisk ved anvisning Ved å sette ett antall dager i feltene for Innbetaling og Utbetaling, så gir du en angrefrist for disse handlingene. Program Her kan du sette inn stien til SSB programmet som konverterer filen dere har laget til SSB og stien til den interne brukerdokumentasjonen dere har laget. Eksterne system Dersom kommunen har tegnet avtale om bruk av folkeregistret koblet opp mot velferd er det mulig å legge inn webadressen til folkeregistret og brukernavn og passord for din kommune her. Side 16 av 57

17 Saksbehandlere I bildet saksbehandlere, setter du opp distrikts tilgangen til den enkelte saksbehandler, samt personalia opplysninger om den enkelte dersom dette er ønskelig. Noen av feltene kan brukes som bokmerker i maler og kan derfor være formålstjenlige å fylle ut Bildet vil alltid komme opp i søkemodus når du går inn i det, du kan utføre søket ved å legge inn søkekriteriene dine og så taste F2 eller klikke på den lille kikkerten på menylinjen. Feltbeskrivelse Felt Beskrivelse Side 17 av 57

18 Initialer Fornavn Etternavn Adresse Postnr Tittel Merknad Passivisert dato Start dato Lønnsnr Tlf arbeid Tlf privat Tlf mobil Telefaks Endret passord Hentes fra bildet systemoperatører, se dette bildet for hvordan registrere disse. Hentes fra bildet systemoperatører, se dette bildet for hvordan registrere disse. Hentes fra bildet systemoperatører, se dette bildet for hvordan registrere disse. Saksbehandlers adresse, må ikke registreres Poststed og postnummer Saksbehandlers e-post adresse Saksbehandlers tittel, kan brukes som bokmerke i brev og vedtak Felt for fritekst Dato felt for når saksbehandler ikke lenger er ansatt på tjenesten, kan også settes i bildet systemoperatører. Ansettelsesdato for saksbehandler Lønnsnummer i lønnssystemet Direkte nummer på arbeidsplass, kan brukes som bokmerke Privat telefon Tjenestemobil eller privat mobil Tjenestens faksnummer Dato for endring av saksbehandlers passord hentes fra systemoperatør bildet. For å gi en saksbehandler tilgang til ett distrikt, så må en velge menyen Rediger/Ny detaljrad eller klikke tilsvarende hurtigknapp på menylinjen. Det kommer da opp en linje med en listeknapp som lar deg velge mellom lovlige distrikt. Distriktene må være registrert i bildet Distrikt, se nedenfor. Velg ønsket distrikt og lagre denne verdien. Gjenta dette for samtlige saksbehandlere. Systemoperatører I dette bildet må samtlige som skal ha tilgang til Velferd legges inn. Bildet kommer alltid opp i søkemodus, du kan legge inn søkekriteriene dine og taste F2 for å utføre søket. For å legge inn en ny saksbehandler velg Rediger/Ny rad, se utfyllende informasjon nedenfor. Feltbeskrivelse Side 18 av 57

19 Felt Initialer Fornavn Etternavn Passord Passivisert dato Telefon Mobiltelefon Telefaks Endret passord Beskrivelse Her legger du inn saksbehandlers initialer, det er en begrensning på 8 tegn i dette feltet. Hvis det er kjørt konvertering fra gammelt system så vil de gamle initialene kunne beholdes dersom disse ikke overstiger 8 tegn Legg inn systemoperatørens fornavn, kan endres i ettertid. Legg inn systemoperatørens etternavn, kan endres ettertid Systemoperatørens e-post adresse Ved første gangs pålogging legges det inn ett enkelt passord som saksbehandler må endre ved første gangs pålogging. Her kan også passord endres ved senere tilfeller av de som har adgang til dette. For eksempel når en saksbehandler glemmer passordet, kan systemadministrator slette det gamle passordet og gi ett midlertidig passord som må endres ved pålogging av saksbehandler. Dato for passivisering av systemoperatør, for eksempel slutt dato. Systemoperatørens tlf nr Systemoperatørens mobil nr Systemoperatørens faks nr Dato for endring av passord, loggføres. Dvs. at opplysningene om hvem som endret passordet og når dette blir lagret i databasen. Kan tas ut på egen rapport. Geografi Under menyvalget finner du kodeverk som har bl.a. kommuneregister, nasjonsregister, poststedsregister og distriktsbildet. De tre første kodeverkene er ferdig utfylte ved installasjon og vil bli vedlikeholdt av Visma Unique ved endringer i de tre registrene. Distrikt Bildet distrikt derimot må kunden selv vedlikeholde. Dette bildet vil bl.a. kunne inneholde henvisning til konteringsregler i kundens kontostreng. Bildet vil se ut som nedenfor ferdig utfylt. Feltene i dette bildet kan bl.a. også brukes som flettekoder i tekstmaler for flere maltyper, bl.a. utgående brev, vedtak osv. Distriktsbildet må fylles ut ved oppstart/konvertering på oppstartsdagen sammen med konsulent fra Visma Unique. Bildet er tomt når en kommer inn i det for første gang dersom en ikke har konvertert fra tidligere system, bruke da Rediger/Ny rad. Dersom en har konvertert vil det være opprettet en verdi i bildet, korriger da de dataene som trengs korrigeres. Det er viktig at en ikke glemmer å legge inn knytning mot konteringsdimensjon når en setter opp kodeverket. Distriktsbildet knyttes opp mot konteringsdimensjon dersom en kun opererer med en dimensjonsverdi i gjeldende konteringsdimensjon. Dersom kommunen har flere verdier her, bør det konfereres med konsulent fra Visma Unique hvordan en skal sette opp systemet. Side 19 av 57

20 Feltbeskrivelse Felt Distrikt Besøksadresse Postadresse Postnr Telefon Telefaks SSB kode Kontonøkkel Konto E-postadresse Leder Leders tittel Beskrivelse Dette feltet er tomt når en legger inn en ny rad for første gang, fylles ut med distriktsnummer og navn på tjenesten. Konverteres det fra gammelt system må navnet på tjenesten fylles inn. Tjenestens besøksadresse Tjenestens postadresse Hentes opp med CTRL+F12 og riktig postnummer kan søkes opp i dette bildet. Postnummer kan også skrives direkte inn i bildet, dersom dette er kjent. Det telefonnr som tjenesten ønsker skal vises dersom feltet brukes i eventuell tekstmal. F.eks bunntekst i utgående brev. Samme som ovenfor For de av våre kunder som har flere bydeler (distrikt) må det legges inn en kode for SSB her. Den konteringsdimensjon som er knyttet opp mot distrikt i kontoplanen, se egen beskrivelse for dette. I eksemplet ovenfor er det brukt Ansvar, som i dette tilfellet er 2 konteringsdimensjon. Den verdien på ansvaret som skal knyttes opp i bildet, hentes fra kontoplan i Velferd Dersom tjenesten har egen e-post adresse kan denne legges inn her. Navn på tjenestens leder. Kan brukes som bokmerke i maler Leders tittel. Kan brukes som bokmerke i maler. Side 20 av 57

21 Kommuner Ferdig utfylt register over Norges kommuner, oppdateres ved endringer i kommunesammensetningen i landet. Bildet kommer opp i søkemodus slik at en kan gå direkte inn å søke i bildet. Søk ved å legge inn navn på kommunen eller kommunenummer, utfør søket med F2 tasten eller ved å klikke på den lille kikkerten på menylinjen. Nasjoner Ferdig utfylt register over verdens nasjoner, oppdateres ved endringer i nasjoner i verden. Bildet kommer opp i søkemodus slik at en kan gå direkte inn å søke i bildet. Søk ved å legge inn navn på landet, landkode eller ISO kode, utfør søket med F2 tasten eller ved å klikke på den lille kikkerten på menylinjen. Side 21 av 57

22 Feltbeskrivelse Felt Landkode ISO kode Statskode Nasjonsnavn Beskrivelse Den koden som landet er tildelt av SSB i Norge Internasjonal landskode på tre bokstaver Ikke utfylt felt, men kan fylles inn av j\kunde selv og lagres Nasjonens navn Postadresser Ferdig utfylt register over postnummer og steder, oppdateres ved endringer i poststedsregistret i Norge. Bildet kommer opp i søkemodus slik at en kan gå direkte inn å søke i bildet. Søk ved å legge inn navn på poststed eller postnummer, utfør søket med F2 tasten eller ved å klikke på den lille kikkerten på menylinjen. Poststeder kan også kobles opp mot kommunenummer, dette må gjøres av kunden selv. Side 22 av 57

23 Generelt kodeverk Det generelle kodeverket inneholder en rekke kodeverk som er eller kan være aktuelle å bruke i det daglige arbeidet på tjenesten. Boformer Her ligger det ett kodeverk som er standard fra Visma Unique, dette kan suppleres og bygges ut. Ved konvertering fra gammelt system vil en kunne få inn koder fra tidligere system i tillegg til standard kodene. Foreta da ett valg over hvilke koder som skal brukes. Standard koder som ikke er brukt kan slettes. Koder som har vært i bruk kan ikke slettes og må derfor passiviseres. Side 23 av 57

24 Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn en kode for den boformen du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til to tegn i feltet. Fyll inn en beskrivelse av boformen. Når boformen ikke skal brukes lengre sett da inn en passiv dato i feltet Passivisert dato. Boligtyper Her ligger det ett kodeverk som er standard fra Visma Unique, dette kan suppleres og bygges ut. Ved konvertering fra gammelt system vil en kunne få inn koder fra tidligere system i tillegg til standard kodene. Foreta da ett valg over hvilke koder som skal brukes. Standard koder som ikke er brukt kan slettes. Koder som har vært i bruk kan ikke slettes og må derfor passiviseres. Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn en kode for den boformen du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til to tegn i feltet. Fyll inn en beskrivelse av boformen. Når boligtypen ikke skal brukes lengre sett da inn en passiv dato i feltet Passivisert dato. Side 24 av 57

25 Forbindelsestyper Dette kodeverket beskriver de typer forbindelser du kan ha i Velferd, for tidligere Oskar brukere så vil dette være synonymt med begrepet alternative mottakere. Forskjellen er at i Velferd så har disse fått en typebetegnelse. Det ligger ett kodeverk som standard fra Visma Unique, dette kan suppleres og bygges ut. Ved konvertering fra gammelt system vil en kunne få inn koder fra tidligere system i tillegg til standard kodene. Foreta da ett valg over hvilke koder som skal brukes. Standard koder som ikke er brukt kan slettes. Koder som har vært i bruk kan ikke slettes og må derfor passiviseres. Kodene kan personrelateres, dvs. at en kan bestemme om koden skal benyttes til enkelt person eller om det er firmaer, institusjoner eller lignende. Avhuking i feltet personrelatert bestemmer visningsformen i bildet Forbindelser i klientmodulen. Velges personrelatert så vil en kunne legge inn forbindelsen med fornavn og etternavn i skilte felt. Er det ikke huket av så legges hele navnet på forbindelsen inn i ett navnefelt. En kan slette koder som ikke har vært i bruk, for eksempel etter konvertering dersom en ikke ønske rå bruke standard kodene til Visma Unique, men de konverterte kodene. Koder som har vært i bruk kan ikke slettes. Nye koder legges inn med menyvalget Rediger/Ny rad på menylinjen eller tilsvarende hurtigknapp på menylinjen Journaltyper Dette kodeverket beskriver de typene journalnotater som en kan lage i Velferd. Her ligger det ett kodeverk som er standard fra Visma Unique, dette kan suppleres og bygges ut. Ved konvertering fra gammelt system vil en kunne få inn koder fra tidligere system i tillegg til standard kodene. Foreta da ett valg over hvilke koder som skal brukes. Standard koder som ikke er brukt kan slettes. Koder som har vært i bruk kan ikke slettes og må derfor passiviseres. Side 25 av 57

26 Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn en kode for den journaltypen du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til to tegn i feltet. Legg også merke til at journaltypene kan merkes med en hake i feltet Intern, dette indikerer at journaltypen skal brukes til interne notater og ikke skal være en del av klientens mappe. Se en nærmere beskrivelse av dette i heftet for saksbehandling. Klientgrupper I dette kodeverket kan du lage koder som kan beskrive forskjellige grupperinger av tjenestemottakere som dere har på sosialtjenesten. Før en tar i bruke dette kodeverket er det å anbefale at en konferer med konsulent fra Visma Unique i forhold til hvordan og hva en skal bruke dette til og om en skal ha knytninger opp mot økonomi på dette kodeverket. En bruk av dette kodeverket krever en nøye gjennomtenkt strategi og gode rutiner for bruken. Side 26 av 57

27 Hver enkelt klientgruppe kan knyttes opp mot en bestemt konteringsdimensjon og en konto innefor denne konteringsdimensjonen. Vær oppmerksom på at alle utbetalingsplaner som er knyttet opp mot en klient, dersom denne er knyttet opp mot en klientgruppe, vil få denne konteringen. Det er ikke mulig å sjonglere noe med forskjellig kontering innenfor ett vedtak med flere utbetalingsplaner. Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn en kode for den klientgruppen du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til tre tegn i feltet. Nettverksroller Dette kan best sammenlignes med samarbeidspartnere en har i forhold til det arbeidet en utfører mot tjenestemottakeren. Alle samarbeidspartnere må være registrert som forbindelser i forbindelsesregistret og vil i nettverksbildet under klientdetaljer få tildelt en rolle fra dette kodeverket. Side 27 av 57

28 Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn en kode for den klientgruppen du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til tre tegn i feltet. Passivårsaker Her ligger det ett kodeverk som er standard fra Visma Unique, dette kan suppleres og bygges ut. Ved konvertering fra gammelt system vil en kunne få inn koder fra tidligere system i tillegg til standard kodene. Foreta da ett valg over hvilke koder som skal brukes. Standard koder som ikke er brukt kan slettes. Koder som har vært i bruk kan ikke slettes og må derfor passiviseres. Side 28 av 57

29 Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn en kode for den passivårsaken du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til to tegn i feltet. Saksbehandling Under kodeverket for saksbehandling finner du registre som er relatert til selve saksbehandlingen i Velferd Aktivitetskoder Her kan du lage ett kodeverk som kan benyttes til å registrere aktiviteter i en behandlingsmal, se nedenfor. Aktivitetskoden skal beskrive en kode, for en aktivitet, som skal utføres i en bestemt fase av saksbehandlingen. Det står kunden fritt til å bygge opp kodeverket etter eget ønske og tilpasset kundens behov. Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn en kode for den aktivitetskoden du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til ni tegn i feltet. Behandlingsmal En behandlingsmal er en mal for hvilke aktiviteter som skal utføres i forhold til en bestem del av saksbehandlingen, som f. eks vist i bilde eksemplet nedenfor, i forhold til refusjon. Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn ett navn for den malen du skal lage. Det kan også lages en beskrivelse av malen, f. eks hva den skal brukes til. Velg så en behandlingsmåte, dette er ett predefinert kodeverk. Du har følgende valg. Side 29 av 57

30 Generell sak Intern 19 Refusjon Sosialhjelp Sakstype hentes fra kodeverket for dette, se eget punkt for dette i denne dokumentasjonen. Når en kode skal passiviseres settes dato for passiv status inn i dette feltet. Når malen er definert ferdig, må en hente inn koder fra aktivitetskode registret. Dette gjøres ved å velge menyen Rediger/Ny detaljrad eller klikke på tilsvarende hurtigknapp for dette på menylinjen. Åpne liste du kan få opp i feltet Type og velg den aktivitetskoden som du ønsker å legge inn i behandlingsmalen. Skriv inn en eventuell merknads frist, sett frist for antall dager en har til å utføre denne aktiviteten og knytt den opp til en eventuell fast saksbehandler. Definisjon av antall dager og saksbehandler er ikke nødvendige for å få lagret malen. Er hos Beskriver hvor saken befinner seg til enhver tid. Her ligger det ett kodeverk som er standard fra Visma Unique, dette kan suppleres og bygges ut. Ved konvertering fra gammelt system vil en kunne få inn koder fra tidligere system i tillegg til standard kodene. Foreta da ett valg over hvilke koder som skal brukes. Standard koder som ikke er brukt kan slettes. Koder som har vært i bruk kan ikke slettes og må derfor passiviseres. Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn en kode for den identen du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til tre tegn i feltet. Legg inn en beskrivende tekst for identen, det er denne som synes i vedtaksbildet. En av verdiene kan velges som default, dvs. at denne er standardverdien som skal brukes. Side 30 av 57

31 K-koder Her legges det inn koder som brukes for registrering av post. Hvor vidt sosialtjenesten skal ta dette i bruk bør diskuteres med kommunens arkivar. Postsystemet i Velferd er lukket, dvs. at det ikke er tilgjengelig for andre enn de som er autoriserte brukere av Velferd og skal heller ikke brukes til noe annet enn å registrere klientrelatert post. Så behovet for klassifiseringskoder av posten er strengt tatt ikke tilstede. Registret er tomt ved levering fra Visma Unique. Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Legg inn en kategori, du har følgende valg her. Fag Felles Tillegg Fyll inn en kode for den k-koden du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til tre tegn i feltet. Legg tilslutt inn en beskrivelse av koden. Side 31 av 57

32 Lovtekster Her ligger hele Lov om sosiale tjenester inne. Lovene er ikke sortert i rekkefølge, men ligger i en aritmetisk sorterting, så denne kan virke litt rotete. Alle lover ligger inn med fulle lovtekster og en overskrift. Side 32 av 57

33 Refusjonsinstanser Her kan du lage ett kodeverk som kan benyttes til å registrere instanser en kan komme til å kreve refusjon hos. Det står kunden fritt til å bygge opp kodeverket etter eget ønske og tilpasset kundens behov. Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn en kode for den refusjonsinstansen du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til fire tegn i feltet. Legg inn en beskrivende tekst for refusjonsinstansen Sakstyper Dette kodeverket brukes for å definere sakstyper for generelle saker som ikke omhandles av LOST. Det står kunden fritt til å bygge opp kodeverket etter eget ønske og tilpasset kundens behov. Når du lager en ny kode, velg menyen Rediger/Ny rad eller bruk hurtigknappen på menylinjen. Fyll inn en kode for den refusjonsinstansen du skal lage, det kan brukes enten bokstaver eller tall og det er plass til fire tegn i feltet. Legg inn en beskrivende tekst for refusjonsinstansen Side 33 av 57

34 Tekstmaler/tekstmal kopiering Dette omhandles i ett eget hefte for maler Økonomi/Lønn Kodeverket for økonomi og lønn må være på plass før en kan ta i bruk noen av disse rutinene i saksbehandlingsmodulen i Velferd. Rekkefølgen på hvordan en gjør ting kan være vesentlig for hvilke skjermbilder man kan få lagt inn kodeverket i. Følgende rekkefølge for etablering av kodeverket for økonomi er slik: 1. Kontoplan, registrere alle konteringsdimensjoner og kontoer knyttet til disse 2. Betalingskategorier, registrere disse, knytte disse opp mot kontoer etter oppsettet i kontoplan 3. Bilagsserier, registrere disse med knytning til balansekontoer i kommunens økonomisystem, dersom en skal overføre filer til dette. 4. Økonomikategorier, knytte utgiftstyper opp mot aktuelle betalingskategorier 5. Utbetalingsvilkår, lage vilkårs koder 6. Formue typer 7. Gjeldstyper 8. Årsak betalingsstopp Dersom kunden skal bruke Velferd til å lønne støttekontakter etter LOST så må også lønnsdelen i Velferd klargjøres. En del av arbeidet gjøres i sammenheng med tilretteleggingen av økonomidelen i Velferd, dette gjelder pkt. 1, 2, 3 og 5. Videre må det under fanen Lønn og menyen Lønns- og trekkarter legges inn de aktuelle artene som gjelder for bruk av engasjement i sosialtjenesten, før dette kan tas i bruk. For å sette opp kodeverket mot økonomi/lønn er det sterkt tilrådelig at dette gjøres sammen med konsulent fra Visma Unique. Kontoplan Kontoplanen danner selve grunnlaget for det meste som vil skje vedrørende utbetalinger mot økonomi og lønn. Den skal minimum inneholde tre konteringsdimensjoner, dette skal være de tre KOSTRA dimensjonene og skal tilsvare det som finnes i kommunens regnskapssystem. Siden rekkefølge og navnebetegnelse kan være vidt forskjellig fra kommune til kommune, har vi valgt å legge oss på følgende betegnelser og konteringsrekkefølge i denne dokumentasjonen. Dette kan godt være annerledes i din kommune. Dimensjon 1 = Art Dimensjon 2 = Ansvar Dimensjon 3 = Tjeneste Men prinsippet for hvordan en skal sette opp kontoplanen i Velferd vil være lik uansett. For kunder som konverterer fra gammelt system vil kontoplan, kunne være konvertert. Denne må da gås igjennom for å kontrollere for eventuelle feil. For nye installasjoner må den bygges opp fra grunnen av. For å lage et nytt innslag i bildet kontoplan gå til menyen Rediger/Ny rad eller velg tilsvarende hurtigknapp på menylinjen. Følgende bilde vil da komme opp. Side 34 av 57

35 Feltbeskrivelse Felt Beskrivelse Dimensjon Angir hvilken konteringsdimensjon som står først i kontostrengen i din kommune. Start alltid med nr 1 Nøkkel Navnet på dimensjonen, skrives med store bokstaver, f. eks ART Lengde Angir hvor mange posisjoner dette feltet skal bruke ved overføring til kommunens økonomisystem. For kunder som bruker Unique Økonomi settes verdien 8 i dette feltet. For andre systemer må det hentes inn informasjon fra leverandøren av systemet. Fortekst Settes lik Nøkkel, også med store bokstaver, f. eks ART Behandlingsregel Forteller om hvordan plasseringen av dimensjonen skal være i den filen som overføres til økonomisystemet. For kunder som bruker Unique Økonomi skal denne verdien være Høyrejustert blank. For andre leverandører må informasjon om dette innhentes fra disse. Styringsregel Forteller Velferd om hvordan denne dimensjonen skal knyttes opp mot betalingskategori, distrikt, klientgruppe eller prosjekt. Dette settes opp i samråd med konsulent fra VU og kommunekassen. Når kontoplanen er ferdig utfylt med føringer, skal det knyttes kontoer opp mot de ulike dimensjonene, dette gjøres ved å velge Rediger/Ny detaljrad eller ve då velge tilsvarende hurtigknapp på menylinjen. Legg inn kontonummer i feltet Konto og en beskrivelse av kontoen i feltet Kontobeskrivelse. En ferdig kontoplan vil kunne se slik ut. Side 35 av 57

36 Det er lagt inn tre dimensjoner, med tilhørende kontoer knyttet opp mot seg. Alle tre dimensjonene er knyttet opp mot styringsregler slik at de plasseres riktig i kontostrengen. Art er knyttet opp mot betalingskategori 1, og vil kunne knyttes opp mot betalingskategorier Ansvar er knyttet opp mot distrikt og vil hentes opp i bildet Distrikt Tjeneste er knyttet opp mot betalingskategori 3, og vil kunne knyttes opp mot betalingskategorier Dersom en kommune operer med flere distrikt så kan distriktene knyttes opp mot betalingskategorier eller klientgrupper. Det er viktig å holde tunga rett i munnen når en gjør dette og en bør helst planlegge dette godt. Bør utføres med bistand fra konsulent i VU. Side 36 av 57

37 Betalingskategorier Betalingskategoriene er den type hjelp som blir innvilget på den enkelte søknad. Betalingskategorien skal beskrive hva som ytes på den enkelte søknad. Visma Unique har utarbeidet ett forslag til standard oppsett av disse. Flere av våre kunder har allerede egne oppsett i både Humanus og Oskar. Det er opp til den enkelte kunde om de ønsker å fortsette med sitt eget kodeverk eller ta i bruk Visma Unique sitt kodeverk. Ønsker man å bytte er det viktig at det settes en dato for når nye koder skal tas i bruk og at det ikke innvilges ytelser utover denne dato på gamle koder. Gamle koder settes da til passive fra denne dato. Det kan lages betalingskategorier for disse typene økonomiske transaksjoner: Utbetaling, økonomisk sosialhjelp Engasjement, anvisning av lønn til støttekontakter etter LOST Innbetaling, føring av innbetalinger av for eksempel refusjon. NB! Dette skal føres i kommunens regnskap før det føres i Velferd. Når du kommer inn i bildet betalingskategorier første gang vil dette, være blankt, dersom du ikke konverterer fra tidligere system. Konverteres det vil de gamle kodene ligge i systemet og det må legges kontering på disse, hvordan dette gjøres forklares lengre ned. Når du lager en ny kode må du velge Rediger/Ny rad og vil da får dette bildet. Side 37 av 57

38 Feltbeskrivelse Felt Betalingstype Kategorikode Kategoribeskrivelse Merknad Stønadstype SSB Passivisert dato Kontering Dim Overføres regnskap Overføres SSB Beregn feriepenger Beregn arb.avgift Livsopphold Lønns- og trekkart regulativ Lønn- og trekkart individuell Beskrivelse Her kan du velge mellom: Utbetaling Engasjement Innbetaling For beskrivelse, se ovenfor. Her legger du inn den koden du ønsker at betalingskategorien skal ha, for forslag se liste over VUs koder nedenfor Legg inn en beskrivelse av betalingskategorien, f.eks Livsopphold. Kan brukes til f.eks en beskrivelse av når koden skal brukes, valgfritt felt. Her legger du inn om koden er enten Bidrag eller Lån Dato for når koden ikke skal brukes lengre, etter denne dato skal det ikke være mulig å lage utbetalingsplaner eller anvise planer med denne koden. Her legger du inn de dimensjonene som er knyttet opp i mot betalingskategorier, se eksempel nedenfor Hukes av dersom denne typen ytelse skal overføres til regnskap, dvs at den skal anvises og utbetales. Hukes av dersom betalingskategorien skal tas med i SSB rapporteringen Hukes av dersom en skal føre eget budsjett i velferd over lønnsutgifter Hukes av dersom en skal føre eget budsjett i velferd over lønnsutgifter Hukes av for den ene koden som skal brukes i økonomisk beregning av Velferd. Kun en kode skal merkes med denne Legg inn den lønns- og trekkarten som du har lagt inn i kodeverket for denne, se dette emnet for nærmere beskrivelse. Legg inn den lønns- og trekkarten som du har lagt inn i kodeverket for denne, se dette emnet for nærmere beskrivelse. Brukes dersom kommunen ikke bruker standard koder for regulativ. Når du starter å legge inn nye koder, start med å definere hvilken type kode du skal lage, når du har gjort dette legger du inn den koden du har bestemt deg for. Legg så inn en beskrivelse av denne, beskrivelsen kan utdypes nærmere i feltet Merknad. Knytt så koden opp mot SSB, dvs om koden er bidrag eller lån. For at utbetalingene skal kunne overføres til regnskap og en skal kunne se hvilke kontodimensjoner i budsjettet som er blitt belastet i budsjettet så må betalingskategoriene knyttes opp mot de dimensjoner som er knyttet opp hit. I vårt eksempel fra kontoplan knyttet vi opp Art og Tjeneste mot betalingskategorier, disse vil da kunne hentes opp i dette bildet. Art var knyttet opp som betalingskategori 1 og vil kunne hentes opp i den første linjen for dette i bildet betalingskategorier. Tjeneste var knyttet opp som betalingskategori 3 og vil kunne hentes opp i linje 3 for dette i bildet betalingskategorier. Hver av disse linjene er delt opp i to felt, det første feltet henter opp navnet på kontoen og det andre feltet henter opp de kontoene som er knyttet opp mot denne i bildet Kontoplan. Når du er ferdig med knytte konteringer opp mot betalingskategorien, huker du av for at kategorien skal overføres til regnskap og dersom kategorien skal overføres til SSB, hukes dette feltet også av. Side 38 av 57