Visma barnevern Familia versjon 8.0. Integrasjon med. Visma Samhandling Arkiv versjon 2.0

Transkript

1 Visma barnevern Familia versjon 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv versjon 2.0 Dokumentansvarlig: Elisabeth Kjølø Versjon: 8.0 Sist endret: februar 2013

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning... 3 Visma barnevern Familia... 3 Formål... 3 Om Visma Samhandling Arkiv... 4 Visma barnevern Familia 8.0 og integrasjon mot Visma Samhandling Arkiv... 4 Forberedelser før oppstart av Visma Samhandling Arkiv fra Familia... 4 Familia og skanning... 5 Eksempel på struktur/oppsett for skanning... 5 Rutiner for skanning... 5 Saksbehandling i Familia og arkivering i Visma Samhandling Arkiv... 6 Struktur i Arkivet:... 7 Dossiermappe:... 7 Gjennomgang av bildene i Familia og hva trigger arkivering fra Familia til VSA... 8 Systemadministrasjon:... 8 Journal:... 8 Postjournal:... 9 Meldinger:...10 Undersøkelse:...11 Vedtak om tiltak:...12 Planer og evaluering av tiltaksplan:...13 Postregistrering, innskannede dokumenter:...14 Dokumentliste:...14 Avslutning av barnevernsmappe...15 Huskelista i Familia Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

3 Innledning Visma barnevern Familia er Visma Unique sin løsning for den kommunale barneverntjenesten. Løsningen inneholder funksjonalitet knyttet til journalføring, saksbehandling, rapportering og økonomirutiner skreddersydd for barneverntjenestens arbeid. Visma Unique har levert løsninger til barneverntjenesten gjennom mange år, bl.a. gjennom løsningene Unique Marthe, BvPro og Unique Familia v5. Visma barnevern Familia er en videreføring av alle disse løsningene på en moderne teknologisk plattform. Vi bygger videre på omfattende brukerdialog og de erfaringer som er gjort gjennom årene, og samarbeider tett med brukere i arbeidet med å lage stadig bedre og mer brukervennlige løsninger for sektoren. Løsningen består av to hovedmoduler. Klientmodulen og Systemadministrasjon. I Systemadministrasjon bygger man opp lokale kodeverk og tilpasninger, det samme gjelder autorisasjoner og tekstmaler. Denne modulen vil de færreste ha tilgang til, da den først og fremst er beregnet for systemansvarlige. I Klientmodulen finner du aktuelle saksbehandlings-, økonomi- og rapporteringsmuligheter i systemet. Den enkelte saksbehandler vil kun se og ha tilgang til de rutiner han/hun er autorisert for i modul for systemadministrasjon. Visma barnevern Familia Familia er bygd opp på såkalt web teknologi og vil startes opp i Internett Explorer (IE). Oppstarts-ikonet for Familia kan legges direkte på den enkelte brukers skrivebord. Formål Formål med kursdokumentasjonen er at denne skal være et supplement til brukerhåndboken og heftet for grunnkurs, og er derfor mer detaljert enn disse to. I dette kursheftet tar vi for oss Integrasjon mot Visma Samhandling Arkiv. Dette er Visma sitt system for elektronisk arkivering av dokumenter og journaler. Med denne frittstående arkivkjernen får dere et digitalt arkiv i sikker sone, som leveres ferdig koblet og integrert mot fagsystemet. Dette heftet vil da også være et tillegg til dokumentasjonen for Visma Samhandling Arkiv (VSA). VSA er en enkel og brukervennlig løsning som erstatter dagens papirarkiv. Som en del av løsningen inngår også skanning av inngående dokumenter. Dermed får dere sikker arkivering av all dokumentasjon, som er 100 % digitalt. 3 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

4 Om Visma Samhandling Arkiv Visma opplever stadig sterkere krav fra kommuner om arkivering for fagsystemene i sikker sone. Dette med bakgrunn i at kommunene ønsker å støtte myndighetskrav i tilknytning til arkivering og avlevering til arkivdepot. Den nye arkivstandarden Noark 5 har aktualisert dette ytterligere. Noark arkivering muliggjør effektivisering gjennom å kvitte seg med papiret og bli helelektronisk gjennom hele verdikjeden. Noark pålegger offentlige organ å arkivere dokumentene sine, sammen med opplysninger om den sammenhengen dokumentet inngår i. I tillegg foreligger bestemmelser om hvordan opplysninger og dokumenter i ett datasystem skal kunne transporteres over til nye systemer, uten at innholdet går tapt, kan manipuleres eller forringes. Det foreligger også bestemmelser om hvordan dokumentene skal overføres til arkivdepot. Det er viktig å vite at i Noark standardene til og med Noark 4, var saksbehandling og arkivering knyttet sammen, mens det i Noark 5 kun er en ren arkivkjerne som kobles mot det eller de fagsystemer hvor man gjør saksbehandlingen, slik som Familia. Visma barnevern Familia 8.0 og integrasjon mot Visma Samhandling Arkiv Familia 8.0 inneholder integrasjon mot arkivkjernen Visma Samhandling Arkiv (VSA), og vi er med dette klar for å tilby helelektronisk arkivering i tråd med Noark5 arkivstandard. All bevaringsverdig informasjon tilknyttet et barn i Visma Familia tilhører det kommunale arkivet. Det er således viktig at arkivleder har et bevisst forhold til sikkerhet, lagring og oppbevaring av dette arkivmaterialet. Denne prosessen vil bli langt enklere med et elektronisk arkiv i kommunens sikre sone! Visma Samhandling Arkiv vil ivareta hele arkiveringsprosessen fra fagsystemet, til arkivkjernen og videre for avlevering til depot. Oppsett i VSA, installasjon og konfigurering av importrutine for dokumenter må være på plass før postregistrering av innskannede dokument i Familia og før VSA kan brukes mot Familia. Forberedelser før oppstart av Visma Samhandling Arkiv fra Familia Før Familia kan tas i bruk mot Visma Samhandling Arkiv, jfr. Hoveddokumentet om VSA, er det enkelte forutsetninger som må være på plass: At roller og ansvar i forhold til Familia mot VSA er avklart med arkivleder i kommunen Ansvar i forhold til VSA og administrasjon av denne, se dokumentasjon for VSA. Avgjørelse om man skal ha fullelektronisk arkiv fra start, eller blandet fysisk og elektronisk arkiv til å begynne med. Skanner og programvare for denne er på plass. Skanning bør være testet og være klar. Rutiner i forhold til skanning må være på plass. Spesielt viktig der barneverntjenesten ikke skanner selv, men at dette blir utført av for eksempel 4 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

5 postmottak i kommunen. Rutiner i forbindelse med registrering av det skannede dokumentet i Familia, håndtering av meldinger osv. Huskelisten i Familia må være ryddet, det betyr at alle dokumenter, journaler, undersøkelsesplan/rapport osv må være ferdigstilt. Fysisk arkiv må være ajourholdt og periodisert Kommunen, ved arkivansvarlig, må også oppdatere sin arkivplan i forhold til overgang til elektronisk arkiv og plan for håndtering av de fysiske papirene som blir skannet og arkivert elektronisk. Installasjon av arkivkjernen og installasjon av dokumentservice for skanning av dokumenter Barneverntjenesten må oppdatere rutiner for dokumentflyt internt. Rutiner for avslutning av mapper i VSA. Elektronisk arkiv må slås på i Familia. Hvis jobben med rydding i huskelista er for stor har Visma Skript som kan ordne dette teknisk. Da slipper man å ferdigstille og rydde manuelt. Familia og skanning I Familia er det mulighet for å skanne inngående dokumenter/brev og registrere disse i Familia. Skannede dokumenter lagres på anvist katalog for registrering i Familia. De dukker da opp i menyvalget for postregistrering ved at en dokumentservice henter dokumentet fra den angitte katalogen inn i Familia. Det er nødvendig med en installasjon av dokumentservice for å kunne ta i bruk denne rutinen. Denne sørger for å sjekke anvist katalog for å fange opp at nye dokumenter er lagret der slik at disse kan registreres i Familia. I Familia må man da benytte menyvalget postregistrering for fordeling av post til klient og saksbehandler. Eksempel på struktur/oppsett for skanning Skannede dokument legges i den katalog det i forbindelse med installasjonen er avtalt at de skal legges på, f.eks /Documentimport/Familia/Produksjon. Det er på denne mappen dokumentservicen da vil hente dokumentet og overføre det til Familia. Det må etableres rutiner for å slette vellykket innskannede filer i katalogen Finished og håndtere filer, det av en eller annen grunn ble feil på, i katalogen Rejected. Når det gjelder type skanner /programvare, kvalitetssikring av skannede dokumenter, kobling av skanner mot sikker sone osv. så må dette være avklart før funksjonen tas i bruk. Dokumentene som blir skannet må lagres i PDF/A (eller PDF) format. Familia er ikke avhengig av en bestemt skannerprogramvare. En kan for eksempel bruke skanningsprogrammet PixEdit. Bruk av skannerprogramvare må kundene selv ta ansvar for å få opplæring i. Rutiner for skanning Det er viktig at det blir utarbeidet gode rutiner i forhold til skanning og ikke minst i forhold til kvaliteten på det som blir skannet. Med kvalitet menes det at dokumentet er 5 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

6 leselig, at det er korrekt antall sider i forhold til originalen, korrekt rekkefølge, at dokumentet ikke er opp ned osv. Rutiner må også etableres for sletting, og det å skanne på nytt i forhold til skannede dokumenter med mangler. Skannede dokumenter som det er feil på kan slettes i Familia i ettertid, men viktig med kvalitetskontroll også før skanningen utføres slik at man eventuelt slipper dette. Man må slette innskannede filer i fra katalogen Finished og håndtere filer det ble feil på i katalogen Rejected. For å utføre skanning-rutinen trenger man ikke tilgang til Familia, men det må i så fall være en annen person, enn den som skanner, som utfører registrering og fordeling av dokumentet i Familia. For registrering av innskannede dokumenter i Familia, se «Postregistrering» lenger ned i dokumentet. Saksbehandling i Familia og arkivering i Visma Samhandling Arkiv For saksbehandlere som benytter Familia vil det være små endringer når man starter bruk av VSA. Saksbehandling i Familia er lik som tidligere og arkiveringen skjer i bakgrunnen. Men for saksbehandlerne blir det i forbindelse med denne integrasjonen satt strengere krav til at felt er korrekt utfylt og det er et absolutt krav at alle dokumenter og saker ferdigstilles før de lagres i VSA. For alle dokumenter og journalnotater betyr det ferdigdato, for melding betyr det at dato for konklusjon er satt og for vedtak betyr det status Godkjent eller Avslått. På den enkelte klient er det lagt til felter som viser Arkivstatus, altså status for om det enkelte dokument/journalnotat og sak er arkivert. I dette feltet vil da status for arkiveringen vises hvis man har «slått på» denne funksjonen i systemadministrasjon. Merk at menyvalget Generell sak og Prosjekt ikke er koblet mot elektronisk arkiv og dokumenter og journalnotat fra de bildene ikke blir arkivert i VSA. Dokumenter og journaler her i fra må derfor fortsatt arkiveres i papirarkiv. I Arkiv kjernen vil man kunne se hvilke dokumenter og journalnotater i Familia som er åpnet, men ikke ferdigstilt/arkivert. Man finner dette på fanen Ikke arkiverte. I skissen nedenfor ser man hvordan et dokument blir skannet inn og lagret av saksbehandler i fagsystemet, for så å bli lagret og arkivert i Visma Samhandling Arkiv: 6 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

7 Struktur i Arkivet: NB! Merk at Sak er ikke aktuelt for arkivering fra Familia. Dossiermappe: Når første dokument ferdigstilles i Familia opprettes, om denne mangler, en «dossiermappe» i arkivet, Visma Samhandling Arkiv, det vil si en arkivmappe pr «bruker» med fødselsnummer som arkivnøkkel. I denne mappen arkiveres brukers dokumenter og journalnotat fra Familia. Det er ikke mulig å registrere en ny mappe direkte i Arkiv, det er kun fagsystemet som kan lagre nye mapper. 7 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

8 For en detaljert beskrivelse av bildene og arkivering i Visma Samhandling Arkiv, se kursheftet «VSArkiv brukerdokumentasjon». Gjennomgang av bildene i Familia og hva trigger arkivering fra Familia til VSA Systemadministrasjon: I systemadministrasjon under Administrasjon og master finner man fanen Visma integrasjon: For å kunne starte med Arkivering i VSA må dette bilde fylles ut under Visma Samhandling Arkiv. Oppgraderingsdato for versjon av Familia fylles ut automatisk ved oppgradering til denne versjonen. Bruk arkivering må hakes av. Arkivering fra fylles ut med den datoen man starter å arkivere fra Familia til VSA. Viktig at denne datoen blir satt i samarbeid med Visma og ikke før systemet er klart for å starte med arkivering. Arkivering til skal kun fylles ut hvis man avslutter bruk av arkivering til VSA. Arkivstatus vil vise status på arkiveringen i systemet. Angrefrist: Under administrasjon og master finner man valg for å sette inn en angrefrist for ferdigdato på dokumenter og journalnotat. Innen fristen kan man da fjerne ferdigdato fra for eksempel et dokument, gjøre endringer og sette ferdigdato på nytt. Dokumentet vil beholde det dokumentnummeret som ble gitt ved første satte ferdigdato. I VSA vil da dokumentet lagres på nytt med de endringer som er utført. Journal: I saksbehandlingen registrerer saksbehandler journalnotater med hendelser i saken. Dette kan for eksempel være telefonsamtaler, både fra partene og andre involverte. Journalnotater kan opprettes i Word eller det kan skrives i et fritekstfelt i skjermbildet. I begge tilfeller dannes en PDF/A med notatets innhold ved arkivering. Kommunen bestemmer selv hvilke type journalnotater som skal overføres arkiv ved ferdigstilling. Dette gjøres med avhaking i kodeverket knyttet til den enkelte journalnotattype. 8 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

9 Journalnotat som er markert som interne saksforberedende arbeidsnotater overføres ikke til arkiv. Dersom disse opplysningene ønskes overført må kommunen føre dette i klientens postjournal. Journalnotat som er unndratt innsyn fra en eller flere av partene overføres med markering for at notatet er unndratt innsyn med en henvisning til vedtaket som hjemler unndragelsen. Det er mulig å tildele journalnotater dokumentnummer i saken. I og med at det benyttes forenklet registrering i arkivkjernen er det ikke mulig å overføre dette nummeret til arkiv. Derfor må alt som skal dokumentføres med dokumentnummer registreres i klientens postjournal. Arkivdokument - Journalnotat Dersom journalnotattypen er vurdert som arkivverdig av kommunen (gjøres i systemadministrasjon) og markert som at den skal overføres arkiv: Arkivføring skjer ved ferdigstilling av notatet Registreringsnivå i arkivkjernen er forenklet registrering, journalnotatene fremkommer i dossiermappen med tittelen Registrering. Bevaringsverdige data Det vurderes at alle bevaringsverdige data allerede lagres og overføres elektronisk arkiv som en del av saksbehandlers rutiner. Det er derfor ikke nødvendig med eget dokument eller rutiner for å sikre disse overført til arkiv. Postjournal: Det er lagt opp til egen rutine for postregistrering til barnevernet med tilhørende skanning av inngående post. Det er en forutsetning for arkivføring i elektronisk arkiv at det etableres rutiner for postregistrering knyttet til postmottak. Se Postregistrering for bruk av dette bilde og fordeling av innskannede dokumenter til klient og saksbehandler. I henhold til godkjenningen er det avklart at dokumentene arkiveres uten signatur og at ferdigstilling anses som den elektroniske signatur til saksbehandler som utfører ferdigstillingen. Dokumentdato i arkivkjernen settes lik Sendt/Mottatt dato registrert i Familia. Saksbehandler som registreres på postjournalen overføres som brevets saksbehandler. Arkivkjernen inneholder også felt for Opprettet av, det vil si saksbehandler som sørger for at arkivføring skjer. Denne settes til saksbehandler som ferdigstiller postjournalen i Familia, ofte vil dette være samme saksbehandler. Postjournaler som er markert som interne saksforberedende arbeidsdokumenter etter Forvaltningslovens 18 overføres som Organinternt dokument uten oppfølging. Postjournaler som er unndratt innsyn fra en eller flere av partene overføres med markering for at de er unndratt og med en henvisning til vedtak som hjemler unndragelsen. Forutsetningen for dette er at postjournalen har en hake på unndratt innsyn og at den er koblet til et vedtak. Det er mulig å registrere postjournaler i Familia som ikke er knyttet til en klient. Disse overføres ikke til elektronisk arkiv. Som anbefaling skal ikke generell post føres i Familia, men i kommunens sakarkiv. Det er allikevel unntak fra dette som føres i Familia, disse dokumentene må fortsatt oppbevares i papirarkiv. Arkivdokument - Postjournal Arkivføring skjer ved ferdigstilling av postjournalen 9 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

10 Registreringsnivå i arkivkjernen er journalpost med dokumenttype tilsvarende brevtypen som er registrert på postjournalen. Bevaringsverdige data Det vurderes at alle bevaringsverdige data allerede lagres og overføres elektronisk arkiv som en del av saksbehandlers rutiner. Det er derfor ikke nødvendig med eget dokument eller rutiner for å sikre disse overført til arkiv. Meldinger: Dokumenter som er tilknyttet meldingen; inngående melding i postjournal, dokumentet for gjennomgang melding og tilbakemelding til melder. En melding som konkluderes med undersøkelse og knyttes til en klient overføres elektronisk arkiv ved konklusjon. Dette betyr at både klient og konklusjon må være lagret på meldingen før meldingen med alle tilknyttede dokumenter overføres arkiv. Dette er for å sikre at meldingen arkiveres i korrekt dossiermappe første gang slik at man unngår opprydning i arkiv ved feilregistrering og endringer i Familia. Dersom dokumenter knyttes til meldingen og ferdigstilles i ettertid, overføres de til korrekt dossiermappe i arkivet ved ferdigstilling. Hvis meldingen gjelder flere barn: den inngående meldingen kopieres for hvert barn og overføres arkiv knyttet til hver melding. Henlagte meldinger overføres ikke til elektronisk arkiv før meldingen er lagret med konklusjon for henleggelse og frist for å gjennomgå meldingen er passert. Dette er av samme årsak som ovenfor, vi ønsker å unngå feilregistreringer i arkivkjernen. Disse vurderes som dossiermappe da der er knyttet til et navn og et fødselsnummer, det opprettes en slik dossiermappe for hver henlagte melding. Dette innebærer at et barn kan ha flere dossiermapper for henlagte meldinger i det elektroniske arkivet og kommunene må ha rutiner for å søke frem alle ved henvendelser om disse. Disse dossiermappene opprettes med beskrivelse «Melding» i arkiv slik at de lett kan gjenkjennes. Meldinger uten dokumenter overføres ikke til arkiv. Det er derfor anbefalt kommunene at de benytter dokumentet for meldingsgjennomgang for å registrere viktig informasjon i alle meldinger slik at man sikrer at disse gjenfinnes i arkiv. Malen for dokumentet meldingsgjennomgang bør inneholde bokmerker for bevaringsverdige data knyttet til mottatte meldinger, slik at man sikrer at alle bevaringsverdige data blir arkivert. Anbefalt mal ligger i Familia (systemadministrasjon-tekstmaler) til bruk for kommuner med elektronisk arkiv, denne inneholder all bevaringsverdig informasjon som flettefelt. Arkivdokument Melding Den mottatte meldingen som beskriver bekymringen som meldes til barneverntjenesten. Registreres som inngående post - postjournal Arkivføring skjer ved konklusjon av tilhørende melding «Melding» Arkivdokument Melding gjennomgang Dokumentet opprettes med informasjon om saksbehandlingen som er gjennomført i forbindelse med behandling av den mottatte meldingen. Dokumentet inneholder også i de fleste tilfeller konklusjon på meldingen og begrunnelse for denne. Arkivføring skjer ved konklusjon av meldingen 10 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

11 Registreringsnivå i arkivkjernen er journalpost med dokumenttype «Meldingsgjennomgang». Bevaringsverdige metadata overføres til arkiv i dette dokumentet Anbefalt mal ligger i Familia (systemadministrasjon-tekstmaler) til bruk for kommuner med elektronisk arkiv, denne inneholder all bevaringsverdig informasjon som flettefelt. Arkivdokument Tilbakemelding til melder Offentlige instanser som sender melding til barneverntjenesten har krav på å få informasjon om barneverntjenestens konklusjon på meldingen. Privatpersoner som melder vil i utgangspunktet motta kun en forvaltningsmelding om at meldingen er mottatt og vil bli behandlet. Arkivføring skjer ved konklusjon av meldingen eller ved ferdigstilling av postjournalen dersom dokumentet opprettes i ettertid. Denne arkiveres i dossiermappen knyttet til meldingen eller klienten avhengig av konklusjon. «Melder» Arkivdokument Informasjon til familien Det sendes et brev til familien om at barneverntjenesten har mottatt en bekymringsmelding og at undersøkelsessak vil bli opprettet. Arkivføring skjer ved ferdigstilling av registrert postjournal Denne arkiveres i klientens dossiermappe tilsvarende brevtypen som er registrert på postjournalen. Bevaringsverdige data Bevaringsverdige data sikres til arkiv ved å benytte anbefalt mal knyttet til meldingsgjennomgangsdokumentet. I tillegg vil man ved avslutning av klient ta ut en oversikt over alle meldinger som er registrert på barnet. Denne skannes og overføres elektronisk arkiv, se kapittel «Avslutning av barnevernsmappe». Undersøkelse: Undersøkelsen gjennomføres i hovedsak gjennom samtaler, inkludert hjemmebesøk og møter med samarbeidspartnere. Det skrives i utgangpunktet referat fra alle samtaler, eventuelt så opprettes det journalnotat med informasjon om samtalen. Det innhentes i tillegg skriftlige opplysninger fra aktuelle samarbeidspartnere. Alle disse dokumentene opprettes som postjournaler på klienten i Familia. Det opprettes også en undersøkelsesplan ved start av undersøkelse og en sluttrapport ved konklusjon. Disse overføres også til elektronisk arkiv. Arkivdokument Undersøkelsesplan Tidsplan med aktiviteter for gjennomføring av undersøkelsen Arkivføring skjer ved ferdigstilling av undersøkelsesplan «Undersøkelsesplan» Arkivdokument - Inn- og utgående brev I løpet av undersøkelsen opprettes flere inn- og utgående dokumenter. Dette gjelder 11 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

12 referat fra samtaler, hjemmebesøk osv., i tillegg til innhenting av opplysninger fra samarbeidspartnere osv. Arkivføring av disse skjer ved ferdigstilling av registrert postjournal tilsvarende brevtypen som er registrert på postjournalen. Arkivdokumenter - Journalnotater Det registreres også journalnotater med hendelser i undersøkelsesperioden, for eksempel mottatte telefonsamtaler. Arkivføring skjer ved ferdigstilling av journalnotatet dersom det er markert for arkivering Registreringsnivå i arkivkjernen er forenklet registrering «Registrering». Arkivdokument Brev til familien Det er vanlig at konklusjonen informeres familien i en samtale. Det sendes da ut en innkalling til denne dersom den ikke er avtalt i tidligere møter. Arkivdanning skjer ved ferdigstilling av registrert postjournal tilsvarende brevtypen som er registrert på postjournalen. Arkivdokument Vedtak om tiltak Dersom barnevernet mener at det er grunnlag for tiltak, vil man opprette et vedtak om dette. Vedtaket blir ikke arkivert før det er endelig avgjort. Det vil si at det godkjennes av barnevernets leder aller avslås dersom det ikke oppnås enighet med familien om tiltak. Arkivføring skjer ved avgjørelse av vedtaket «Vedtak» Se for øvrig kapittel «Vedtak om tiltak» Arkivdokument Sluttrapport Etter konklusjon av undersøkelse bør barnevernet lage en rapport knyttet til undersøkelse. Denne inneholder en redegjørelse for saksbehandlingen i undersøkelsesperioden samt vurderinger som ligger til grunn for konklusjonen. Arkivføring skjer ved ferdigstilling av undersøkelsesrapporten «Undersøkelsesrapport» Bevaringsverdige metadata overføres til arkiv i dette dokumentet Anbefalt mal ligger i Familia (systemadministrasjon-tekstmaler) til bruk for kommuner med elektronisk arkiv, denne inneholder all bevaringsverdig informasjon som flettefelt. Bevaringsverdige data Bevaringsverdige data sikres til arkiv ved å benytte anbefalt mal knyttet til sluttrapporten for undersøkelse. I tillegg vil man ved avslutning av klient ta ut en oversikt over alle undersøkelser som er gjennomført på barnet. Denne skannes og overføres elektronisk arkiv, se kapittel «Avslutning av barnevernsmappe». Vedtak om tiltak: Ved godkjenning/avslag blir vedtaket arkivert. 12 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

13 Arkivdokument Vedtak Det anses at det ferdigstilte/godkjente vedtaket er arkivverdig. Vedtaket, dvs. tekstdokumentet, inneholder liste over besluttede tiltak med begrunnelse. Arkivføring skjer ved avgjørelse, dvs. godkjenning/avslag av vedtaket. Dette gjøres av leder «Vedtak». Det vurderes at vedtaksdokumentet vil inneholde alle data som anses bevaringsverdige knyttet til vedtak og tiltak Bevaringsverdige data Det vurderes at alle bevaringsverdige data overføres elektronisk arkiv som en del av saksbehandlers rutiner dersom våre anbefalinger følges. Det er derfor ikke nødvendig med eget dokument eller rutiner for å sikre disse overført til arkiv. I tillegg vil man ved avslutning av klient ta ut en oversikt over alle vedtak og tiltak som er registrert på barnet. Denne oversikten skannes inn og overføres så elektronisk arkiv, se for øvrig kapittel «Avslutning av barnevernsmappe» Planer og evaluering av tiltaksplan: Alle dokumenter i planbildet, blir arkivert når man setter ferdigdato. Dette gjelder også dokument for evaluering av tiltaksplan. Arkivdokument Tiltaksplan/Omsorgsplan Planen inneholder mål og kriterier for måloppnåelsen i barnevernssaken. Arkivføring skjer ved ferdigstilling av opprettet plan, uansett plantype. «Tiltaksplan/Omsorgsplan» Bevaringsverdige data Det vurderes at alle bevaringsverdige data allerede overføres elektronisk arkiv som en del av saksbehandlers rutiner. Det er ikke nødvendig med eget dokument med bevaringsverdige data da disse allerede vil være flettet i tekstdokument opprettet av saksbehandler. Evaluering av tiltaksplan: Det opprettes eget dokument for evalueringen. Dersom denne konkluderer med endringer i eksisterende tiltaksplan vil ny plan opprettes. Ellers besluttes det at eksisterende tiltaksplan fortsetter frem til neste evaluering skal gjennomføres. Arkivdokument Innkalling til evalueringsmøte Arkivføring skjer ved ferdigstilling av registrert postjournal tilsvarende brevtypen som er registrert på postjournalen. Arkivdokument Evaluering En tiltaksplan kan evalueres flere ganger, alle evalueringer blir da ferdigstilt og overført til arkiv. Arkivføring av disse skjer ved Ferdigstilling av opprettet evaluering «Evaluering» 13 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

14 Bevaringsverdige data Det vurderes at alle bevaringsverdige data allerede overføres elektronisk arkiv som en del av saksbehandlers rutiner. Det er ikke nødvendig med eget dokument med bevaringsverdige data da disse allerede vil være flettet i tekstdokument opprettet av saksbehandler. Postregistrering, innskannede dokumenter: Man må være autorisert for å få tilgang til denne rutinen. Dette gjøres i systemadministrasjon og autorisasjon. Det er en forutsetning at man skanner inngående dokumenter slik at dokumentet kan arkiveres elektronisk. For detaljert beskrivelse av rutinen Postregistrering, se heftet «Generell saksbehandling» Lagring i postjournalen Opplysningene du oppgir i postregistreringsbildet lagres i postjournalen når man klikker på OK. Distrikt i postjournalen lagres med klientens distrikt. Alle postjournalene opprettes med Offentlig B sak. Dersom man registrerer post uten kobling til klient må man oppgi aktuelt distrikt selv før man får lagre (klikke på Ok). Avvis dokument Dersom dokumenter er feilskannet eller av annen grunn ikke skal registreres/lagres i Familia, velger man Avvis dokument. Dokumentet slettes da fra listen. Det ligger imidlertid fortsatt i finished-katalogen på serveren til denne ryddes. Arkivdokument - Postjournal Arkivføring skjer ved ferdigstilling av det innskannede dokumentet, postjournalen. tilsvarende brevtypen som er registrert på dokumentet. Bevaringsverdige data Det vurderes at alle bevaringsverdige data allerede lagres og overføres elektronisk arkiv som en del av saksbehandlers rutiner. Det er derfor ikke nødvendig med eget dokument eller rutiner for å sikre disse overført til arkiv. Dokumentliste: Ved ferdigstilling av dokumenter knyttet til en klientmappe i Familia, tildeles det et dokumentnummer. Dokumentnummer vil fremkomme i en liste, også kalt dokumentliste eller dokumentfortegnelse, som skrives ut jevnlig. Dokumentnummer på den enkelte postjournal (journalpost) overføres elektronisk arkiv som «Journalpostnummer». Arkivdokument Dokumentliste Barneverntjenesten vil foreløpig måtte utarbeide en rutine for overføring av dokumentliste til elektronisk arkiv. Dokumentfortegnelse skrives ut basert på mal for dette og skannes inn som eget dokument i saken Registreringsnivå i arkivkjernen er journalpost med tittel «Dokumentliste» 14 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

15 Bevaringsverdige data Det vurderes at dokumentlisten inneholder alle bevaringsverdige data ved bruk av mal for dette i fagsystemet. Anbefalt mal ligger i Familia (systemadministrasjon-tekstmaler) til bruk for kommuner med elektronisk arkiv, denne inneholder all bevaringsverdig informasjon som flettefelt. Avslutning av barnevernsmappe I utgangspunktet har et barnevernsbarn krav på hjelp frem til det er 23 år. Etter fylte 18 år skal de selv ta stilling til om de ønsker videre hjelp fra barnevernet. Dersom de da ikke ønsker dette, skal de kontaktes igjen når de fyller 19 år. Det anbefales derfor at dossiermapper knyttet til arkivdel for barnevern beholdes åpne frem til fylte 23 år. Dersom barneverntjenesten ser at det er helt utelukket at barnet kommer tilbake, kan man avslutte og periodisere mappen tidligere i arkivet. Det anses imidlertid som viktig at dersom en avsluttet klient mottar en ny melding så føres denne og videre dokumenter i dossiermappe som allerede er opprettet. Bevaringsverdige data For å sikre bevaringsverdige data til arkiv, anbefaler vi at følgende tas ut og arkiveres i dossiermappen: Dokumentliste skannes inn og arkiveres med tittel «Dokumentliste» Dersom dossiermappen skal leses i ettertid er det viktig at listen finnes i arkiv for å kunne forstå referanser mellom dokumentene Vurder om det skal tas ut en fullstendig samlejournal på klienten. Denne skannes eventuelt inn og arkiveres med tittel «Samlejournal». Rapporten «Klientdetaljer» kjøres, skannes inn og overføres som journalpost med tittel «Bevaringsverdige data registrert på klient» Denne rapporten inneholder alle opplysninger som er registrert på klienten fra den ble opprettet i Familia. Vi vurderer at denne rapporten vil sikre alle bevaringsverdig metadata som er registrert på barnet over til elektronisk arkiv. Rapporten inneholder følgende registreringer på klienten: - Alle meldinger - Alle undersøkelser - Alle vedtak - Alle tiltak - Alle oppdragstakere, dvs. navn på fosterforeldre, institusjoner mm som har arbeidet i barnevernssaken Huskelista i Familia Det er viktig å ha gode rutiner for ferdigstilling av dokumenter og journalnotater. Alle åpne postjournaler og journalnotat, samt ubehandlede meldinger og undersøkelser (inkludert dokumenter) kommer frem på huskelista. Sjekk huskelisten ofte Rydd opp det som ikke er ferdig I huskelista kan man søke opp alle saksbehandlere eventuelt alle dokumenter og journalnotat som ikke er ferdige, uavhengig av saksbehandler. Leder bør ha rutinemessig sjekk på dette. I registreringsbildet for post, ved innskanning av dokumenter, er det et felt knyttet til 15 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv

16 oppfølging. Dette feltet gjenfinnes på den enkelte postjournal. I dette feltet skrives en melding til saksbehandler, for eksempel «Ny post». Denne raden lagres da på den aktuelle postjournal med fristdato lik dagens dato. Dette vil da dukke opp i saksbehandlers huskeliste, slik at denne får beskjed om at det er kommet nye opplysninger/brev i saken. Saksbehandler kan da åpne postjournalen fra huskelisten og lese brevet/opplysningene, deretter sette utført dato i feltet for oppfølging. 16 Visma barnevern Familia v 8.0 Integrasjon med Visma Samhandling Arkiv