Avtaleforhold. Betaleravtale og faste betalingsoppdrag

Transkript

1 Generelt AvtaleGiro er en tjeneste innen elektronisk betalingsformidling som Nets tilbyr betaler og Betalingsmottaker sender inn betalingskrav for kunder som har sagt ja til sin bank om å benytte AvtaleGiro som betalingsform. Banksystemet sørger for at betaler trekkes automatisk på forfallsdato. Betaler mottar varsel før forfall om kommende betalinger, og har mulighet til å stoppe betalingen, om ønskelig. Varsel om kommende betalinger kan formidles via betalers bank eller det kan sendes direkte fra AvtaleGiro tjenesten i AutoPay via dataavsender Visma Software er testet og godkjent av Nets. Det betyr at fasen med test av filer med betalingskrav og sletteanmodning mot Nets ikke er nødvendig for Innlesing av data fra Nets, dvs. nye og slettede faste betalingsoppdrag og OCRkonteringsdata (AvtaleGiro-innbetalinger), er testet og godkjent i AutoPay. Følgende er hentet fra dokumentasjon på Nets sine nettsider: ( Avtaleforhold Betaleravtale og faste betalingsoppdrag Betaleravtale Betalers bank er betalers avtalepartner. Betaler tegner derfor først en avtale med sin bank om bruk av AvtaleGiro. Dette er en overordnet avtale som gir betaler rett til å benytte AvtaleGiro for å betale sine faste regninger. Avtalen knyttes til den kontoen som skal trekkes automatisk. Betaleravtalen opprettes ofte ved registrering av første faste betalingsoppdrag. Faste betalingsoppdrag Når betaler har tegnet en betaleravtale, kan den tilknyttes et eller flere faste betalingsoppdrag. Betaler oppretter et fast betalingsoppdrag for hver fast regning som ønskes betalt automatisk. Følgende informasjon registreres på det faste betalingsoppdraget: KID Betalers kontonummer Betalingsmottakers navn og kontonummer Beløpsgrense Varselkode ved bortvelging av varsel Evt. varighet for det faste betalingsoppdrag Informasjonen gir knytning mellom betaler og betalingsmottaker i AvtaleGiro. Betaler kan kun opprette faste betalingsoppdrag mot betalingsmottakere som tilbyr AvtaleGiro. Informasjon om hvilke betalingsmottakere som tilbyr AvtaleGiro kan gis av banken, alternativt finnes en oversikt i nettbank. Betalers inngåelse av fast betalingsoppdrag mot betalingsmottaker kan initieres på ulike måter: Betaler kan henvende seg i banken med giroblankett som benyttes som grunnlag for registrering. Betalers bank kan gi betaler forslag om hvilke betalingsmottakere som tilbyr tjenesten. Forslag kan for eksempel gis på AvtaleGiro info eller i form av DM. Hvis betaler ønsker fast betalingsoppdrag kan dette bekreftes overfor banken ved bruk av f.eks. nettbank eller på annen måte. Betalingsmottaker kan selv foreslå overfor sine betalere å ta i bruk AvtaleGiro. Dette kan skje ved at betalingsmottaker sender ut en DM til sine kunder. AvtaleGiro-logo og forslag/mal for DM finnes på: Visma Software AS Side 1

2 Betaler har mulighet til å endre navn, adresse og debet kontonummer knyttet til betaleravtalen, debet konto på faste betalingsoppdrag, samt beløpsgrense og varselkode knyttet til det enkelte faste betalingsoppdrag. Betaler har også mulighet til å sperre ett eller flere faste betalingsoppdrag for en periode. I sperreperioden utføres ikke automatiske trekk mot betalers konto. I stedet vil betalers bank tilby betaler en alternativ betalingsmåte. Dersom betaler sletter et fast betalingsoppdrag, sørger betalers bank for at det mottas tilbud om alternativ betalingsmåte for evt. betalinger som ligger på venteregister. Samtidig gis betalingsmottaker informasjon om at det faste betalingsoppdraget er avsluttet. Betalingsmottakers avtale med egen bank Opprettelse av avtale om bruk av AvtaleGiro Bruk av tjenesten AvtaleGiro betinger at det inngås en avtale mellom betalingsmottaker og dennes bankforbindelse. Avtaleskjema med avtalevilkår Avtaleskjema fylles ut og underskrives av betalingsmottaker og banken. Betalingsmottaker skal ha kopi av både avtaleskjema og avtalevilkår. Banken arkiverer egen gjenpart. (Avtaleskjema og avtalevilkår skal ikke sendes Nets) Registreringsskjema Registreringsskjema 1 og 2 fylles ut og underskrives av betalingsmottaker og banken, og sendes Nets i 2 eksemplarer for registrering. Nets skanner eget eksemplar og returnerer betalingsmottakers og bankens eksemplar påført dato som avtalen ble registrert gyldig i Nets. Da KID benyttes i alle betalingsoppdrag, og konteringsdata leveres i OCR giro-format, er det en forutsetning at betalingsmottaker har gyldig avtale om OCR giro på samme konto som AvtaleGiro. Selvkomponert eksempel: Et eksempel Regnskapsbyrået Tall og Fakta AS kjører økonomisystemet Visma Business Regnskapsbyrå og fører regnskap for bl.a. Boltiten Borettslag AL, som altså er en Visma Business-klient. Boltiten ønsker å tilby sine leietakere å betale husleie med AvtaleGiro. Tall og Fakta AS kan ordne det meste av skjemaer og utfylling av disse på vegne av Boltiten, men Boltiten må signere avtaler og skjemaer mot Nets og banken sin, Storbanken. Avtaleforhold Betalingsmottakers avtale med egen bank Avtaleskjema med vilkår Boltiten må inngå avtale med Storbanken for å kunne tilby AvtaleGiro-tjenesten. Avtaleskjema Avtale om betaler-tjenester og betalingsmottaker-tjenester i næringsforhold Del E av kontoavtalen må fylles ut og underskrives av begge parter. Sett kryss i rutene for AvtaleGiro og OCR giro under Betalingsmottakertjenester. Dette skjemaet med avtalevilkår skal ikke til Nets, men arkiveres hos Boltiten og Storbanken. Registreringsskjema Boltiten og Storbanken fyller ut og underskriver Registreringsskjema 1 og 2, som så sendes til Nets for registrering. Husk å sette X i rutene for AvtaleGiro og OCR giro under Betalingsmottaker-tjenester og Avtalen gjelder. Nets arkiverer sitt eksemplar og returnerer Storbankens og Boltitens eksemplarer påført dato for når avtalen ble registrert som gyldig for bruk i Nets. Visma Software AS Side 2

3 NB! Nets S tildeler avtalen om AvtaleGiro en avtaleid. Den skal ikke brukes i noen form for forsendelser i AutoPay til og fra Nets, derfor er det heller ikke laget felt for å lagre denne avtaleid i AutoPay. Den vil sannsynligvis bli spurt etter ved henvendelser fra betalingsmottaker til Nets om AvtaleGiro oppdrag, så ta vare på den. AutoPay-avtalen kan nå merkes med hake i feltet for AvtaleGiro. Generelle tips for betalingsmottaker Eksisterende OCR-avtale kan ikke bare endres til også å omfatte AvtaleGiro. Ny avtale må tegnes og sendes til Nets. Evt. Ny avtaleid for OCR og remittering må legges inn i AutoPay. Eksisterende AvtaleGiro-avtale med annen dataavsender/konteringsmottaker kan aktiveres mot Visma AutoPay ved å sende Epost til registerhold@nets.no og oppgi hvilke kontonummer og avtaleid det gjelder og Visma Software sin kundeenhetsid ( ) som dataavsender og konteringsmottaker. Dette vil medføre at Nets sender kundeinfo fra den gamle avtalen i OCR-fil til Visma Software og AutoPay vil oppdatere kunder i Visma Business med riktig type varsling m.m. såfremt KID-oppsettet i Visma Business stemmer med KID-beskrivelsen i den gamle avtalen. Vær nøye i utfylling av punkt 8 om KID for AvtaleGiro i avtaleskjemaet fra Nets! Visma Software AS Side 3

4 Tilby Boltitens leietakere å betale med AvtaleGiro I Visma Business Regnskapsbyrå er det laget eget skjermbilde i vedlikehold av kunder der nødvendige felt for AvtaleGiro-løsningen i AutoPay er tatt inn. Skjermbildet kan også importeres i standard Visma Business. Som standard vil AutoPay ta i bruk feltet Gr. 7 på kunden (Aktører-tabellen) for å merke kunden riktig i forhold til varslingsmåte. Verdiene 20 og 21 betyr at kunden har AvtaleGiro-avtale. I skjermbildet har feltet fått ledetekst Autogiro / AvtaleGiro. Ved å dobbeltklikke i dette feltet, kommer du inn i en dialog der du kan velge blant ulike verdier. Velg 1 Opprette avtale AvtaleGiro. Knappen Utskrift avtale blir nå tilgjengelig slik at en kan trykke på den og få opp et Word-dokument med nødvendige data fylt ut for den aktuelle leietakeren. Skriv ut dokumentet og send det til leietaker. Andre måter å initiere inngåelse av fast betalingsoppdrag på er nevnt under Avtaleforhold - Betaleravtale og faste betalingsoppdrag over. Betalers avtale med egen bank For leietakeren i Boltiten er det hans egen bank (heretter Sparebanken) som er avtalepartner. Derfor må han først tegne en overordnet avtale med Sparebanken om bruk av AvtaleGiro. Avtalen knyttes til den kontoen som skal trekkes automatisk. Til denne avtalen kan det knyttes et eller flere faste betalingsoppdrag, i dette tilfellet husleietrekk. Avtalegiro avtalen (Word-dokumentet beskrevet ovenfor som er signert av leietakeren), kan enten leietakeren, Boltiten eller Tall og Fakta AS ta med til Sparebanken. Dette faste betalingsoppdraget registreres deretter i Nets. Info om det faste betalingsoppdraget vil sendes fra Nets i OCR-fil, fanges opp i AutoPay og til sist oppdatere kunden i Visma Business med varslingstype etc. Visma Software AS Side 4

5 Det gir ingen mening å fylle ut de aktuelle feltene i Visma Business på kunden, danne AvtaleGiro-trekk og sende til Nets, før kunden/leietakeren har inngått avtale med Sparebanken og denne avtalen er registrert i Nets! Faner for oppfølging i Visma Business I Visma Business Regnskapsbyrå er det lagt på ekstra faner for AvtaleGiro-trekk i Betalingsformidling. Disse kan også importeres i standard Visma Business. Avtalegiro trekk legges ut til AutoPay fra kundefanen i vinduet Betalingsformidling på samme måte som ved utbetaling. Når du velger Legg ut data fra fanen Sende betaling legges Avtalegiro trekkene inn i AutoPay og sendes automatisk til Nets. Definisjon av viktige ord og uttrykk Hentet fra Nets sine nettsider ( Listen er i alfabetisk rekkefølge. Avtale-ID AvtaleGiro-avtale AvtaleGiro info - En unik identifikasjon av mottakers avtale i Nets. - Er blitt vanlig betegnelse på fast betalingsoppdrag (FBO), i markedskommunikasjon mot betalere. (Fast betalingsoppdrag se under.) - En periodisk oversikt som sendes betaler med AvtaleGiro. Oversikten viser betalinger som forfaller den kommende betalingsperioden, samt status for alle betalers faste betalingsoppdrag. Visma Software AS Side 5

6 Nets-dato Beløpsgrense Betaleravtale BETALINGSKRAV Betalingsperiode Fast betalingsoppdrag Forfallsdato (Betalingsdato) Format Forsendelse Forsendelsesnummer Fremmedreferanse KID - Behandlingsdato i Nets, dvs. den dato Nets foretar avregning av transaksjonene. - En øvre beløpsgrense som betaler kan sette per trekkmåned, per - Betaleravtale inngås mellom betaler og betalers bank før AvtaleGiro tas i bruk. Avtalen regulerer betalers og bankens rettigheter og plikter. - Det beløp, evt. med tilhørende informasjon, som skal belastes betalers bankkonto. - En forhåndsbestemt periode hvor varslede betalinger forfaller. Perioden er definert som fom. 15. i en måned, tom. 14. i etterfølgende måned. - Et fast betalingsoppdrag er en instruks fra betaler til egen bank, som sier at en bestemt betalingstype (regningstype) til en bestemt betalingsmottaker ønskes betalt med AvtaleGiro. Ofte benyttes FBO som forkortelse for fast betalingsoppdrag. - Den dato betaler trekkes automatisk. Dersom forfalls-/ betalingsdato faller på lørdag/søndag/bevegelig helligdag, foretas automatisk trekk påfølgende virkedag. - Oppbygning av recordene. - Datakommunikasjonsfiler som sendes fra/til betalingsmottakers dataavsender/ datamottaker. Forsendelse åpner med en startrecord for forsendelse og avsluttes med en sluttrecord for forsendelse. - Unik nummerering av forsendelser innen 14 dager, fra/til dataavsender/- mottaker. - Betalers identifikasjon av betaling/ Hvis feltet fremmedreferanse i betalingskravet er utfylt, vil fremmedreferanse fremkomme på AvtaleGiro info og kontoutskrift til betaler. - KID, kundeidentifikasjon, er betalingsmottakers identifikasjon av et betalingskrav. KID skal inneholde kundenummer, eller annen unik identifikasjon av betaler, og evt. betalingstype hvis betaler har flere kundeforhold til samme Kunde-ID - Kontoeiers Organisasjonsnummer (for bedrifter/foretak), personnummer (for personkunde). Kunde-ID benyttes som høyeste begrep i Nets for å samle en betalingsmottakers konti og avtaler. Kundeenhet-ID/ Dataavsender Kundeenhet-ID/ Datamottaker Kundeenhet-ID/ Listemottaker - Avsender av data for en eller flere avtaler. Dataavsender kan være avtalekunden selv, eller f.eks. en datasentral. - Mottaker av data for en eller flere avtaler. Datamottaker kan være avtalekunden selv, eller f.eks. en datasentral. - Mottaker av listemateriell. Listemottaker kan være avtalekunden selv, eller f.eks. et regnskapskontor. Visma Software AS Side 6

7 Kundereferanse - Kundereferanse er knytning mellom betalingsmottaker og betaler i AvtaleGiro. Kundereferansen ligger i KID-feltet og består av betalers unike identifikasjon hos betalingsmottaker, og evt. betalingstype. Kundenummer og betalingstype skal ligge på faste definerte steder i KIDfeltet for hver enkelt KID-alternativ som er angitt på registreringsskjemaet for AvtaleGiro. Mottakeravtale Oppdrag Oppdragskonto Oppdragsnummer Record Transaksjon Transaksjonsnummer Transaksjonstype Venteregister Varselkode - Avtale om bruk av AvtaleGiro må opprettes mellom betalingsmottaker og betalingsmottakers bank før AvtaleGiro kan tas i bruk. Avtalen regulerer betalingsmottakers og bankens rettigheter og plikter i forbindelse med mottakers bruk av AvtaleGiro. Det opprettes kun én avtale om bruk av AvtaleGiro per oppdragskonto. - Samling av transaksjoner, f.eks. betalingskrav, i en forsendelse. Alle transaksjoner i oppdraget må tilhøre samme oppdragskonto. Det kan ligge flere oppdrag i én forsendelse. - Betalingsmottakers konto som skal godskrives - Fortløpende unik nummerering av oppdrag. Oppdragsnummeret må være unikt innen de siste 12 måneder + 1 dag. Oppgis av dataavsender. - En transaksjon kan være delt opp i flere recorder, der hver record inneholder definerte deler av transaksjonen. - Brukes i AvtaleGiro som betegnelse på en logisk enhet i et oppdrag til/fra Nets. - Fortløpende nummerering av transaksjonene i oppdraget. Transaksjonsnummer starter på 1, og adderes med 1 per logisk transaksjon. Alle recorder tilhørende en logisk transaksjon, skal ha samme transaksjonsnummer. Oppgis av dataavsender. - Kode som angir hvordan en transaksjon skal bli/har blitt behandlet. - Et register der mottatte transaksjoner blir liggende frem til forfallsdato. - Betaler skal alltid varsles om kommende betalingskrav, men har mulighet til og velge bort dette. Visma Software AS Side 7