Vurdering av arbeidsmiljørisikoer knyttet til sammenslåing av instituttene SP og HEL

Transkript

1 Høgskolen i Oslo og Akershus Fakultet for helsefag Vurdering av arbeidsmiljørisikoer knyttet til sammenslåing av instituttene SP og HEL Kjeller og Oslo 15. mars 2015

2 2

3 Arbeidsgruppen for vurdering av arbeidsmiljørisikoer knyttet til sammenslåing av instituttene SP og HEL legger med dette fram sin rapport. Georg Schjelderup (leder) (sign.) Kari Almendingen Sigrun Berge Kristin Dille (sign.) (sign.) (sign.) Magne Haukland Liv Hovelsrud May Karin Rognstad (sign.) (sign.) (sign.) Anne Øverland (sign.) Kjeller og Oslo

4 Innhold Vedtak om sammenslåing Medlemmer 5 Arbeidsgruppens mandat 5 Antall møter i gruppen... 6 Informasjon til tilsatte og medvirkning... 6 Notatet 6 Eksisterende risikoreduserende tiltak... 6 Risiko. 7 Anbefaling... 8 Vedlegg: Risikoanalysen, samt kriterier for vurdering av konsekvens og sannsynlighet.. 9 4

5 Vedtak om sammenslåing Høgskolestyret vedtok på sitt møte at Institutt for helse, ernæring og ledelse (HEL) (unntatt Facility Management) og Institutt for sykepleierutdanning (SP) slås sammen til ett institutt fra Vedtaket om sammenslåing inneholdt en presisering av at det ikke var et vedtak om samlokalisering. Dekan Nina Waaler oppnevnte ved årsskiftet 2014/2015 en arbeidsgruppe for å vurdere hvilke arbeidsmiljømessige risikoer som følger med en sammenslåing av HEL og SP. Arbeidet har tatt utgangspunkt i den interne organiseringen som ble anbefalt av fakultetsstyret i møtet. Medlemmer Georg Schjelderup (SP) Leder av gruppen Kari Almendingen (HEL) Magne Haukland (HEL) Liv Hovelsrud (SP) May Karin Rognstad (Fakultetsverneombud HF) Kristin Dille (Stamina Helse) Sigrun Berge (Adm. Kjeller) Anne Øverland (Adm. P32) Sekretær for gruppen har vært Inger Langeggen (Adm. HF) Arbeidsgruppens mandat Arbeidsgruppen har arbeidet iht. følgende mandat: Risikovurderingen har som formål å iverksette tiltak for å fjerne eller redusere risikoelementer, gjøre organisasjonen mer robust og bidra til økt engasjement. Vurderingen skal også bidra til å gi økt kontroll med forhold som må ivaretas under gjennomføringen av sammenslåingen. Arbeidsgruppen skal vurdere hvilke risikoer en sammenslåing av SP og HEL medfører for ulike aspekter ved arbeidsmiljøet til ulike grupper av berørte tilsatte. Gruppen skal ta som utgangspunkt at den en interne organiseringen av det nye instituttet blir som anbefalt av fakultetsstyret i møte Både psykososiale og fysiske arbeidsmiljøforhold skal vurderes. Arbeidet skal munne ut i en oversikt som angir hva arbeidsgruppen mener er viktige risikoer ved sammenslåingen, sannsynligheten for at disse vil inntreffe og hvor alvorlige konsekvenser det får hvis de inntreffer. Videre skal oversikten inneholde forslag til konkrete tiltak som kan settes inn for å redusere risiko og begrense negative konsekvenser. Det anbefales at arbeidsgruppen benytter skjema til bruk ved risikoanalyse, utviklet av Stamina Helse, og tilpasser det til den aktuelle problemstillingen. 5

6 Antall møter i gruppen Det har vært avholdt i alt 4 møter i arbeidsgruppen, hvorav ett som videokonferanse. Informasjon til tilsatte og medvirkning Utkast til risikoanalyse har blitt sendt ut til tilsatte ved SP og HEL, og det er gitt mulighet til å komme med innspill. Saken var oppe på personalmøte ved SP og ved HEL Ved HEL har instituttleder gjennomgått et tidlig utkast sammen med verneombud og tillitsvalgte. Notatet Dette notatet og tabell med risikovurdering og tiltak utgjør dokumentene som oppfyller mandatet til arbeidsgruppen som har vurdert risikoer ved sammenslåing av SP og HEL. Oversikten over risikoer og forslag til tiltak står for seg selv, men vi vil i dette notatet peke på de viktigste forholdene som risikoanalysen har avdekket og komme med noen anbefalinger. I tillegg har det kommet inn flere innspill vedrørende viktige forhold som må tas i betraktning ved fusjonen, men som ikke har direkte relevans når man vurderer risiko knyttet til arbeidsmiljø. Disse innspillene er samlet i en egen oversikt som sendes dekan, fakultetsdirektør og instituttlederne ved SP og HEL. Oversikten over risikoer er tredelt: 1. Overordnet, 2. Før sammenslåing og 3. I den nye organisasjonen/fakultetet. Mange av tiltakene som er knyttet til risikoer som står under «Før sammenslåing» må videreføres inn i den nye organisasjonen. Risikoene er rangert etter alvorlighetsgrad innenfor de tre delene av analysen. Eksisterende risikoreduserende tiltak Det er viktig å ta med seg at det allerede eksisterer tiltak som kan bidra til å redusere en del av arbeidsmiljørisikoene som arbeidsgruppen har avdekket. Dette kan det bygges videre på: Det er etablert en skyttelbuss og muligheten for videokonferanser er bedret. Det inviteres ofte til felles arrangementer med faglig og/eller kulturelt innhold som samler tilsatte fra alle institutter ved HiOA. Fakultetet har også noen egne arrangementer som favner tilsatte på tvers av institutter, som frokostseminarer, julelunsj og sommerfest. Fagmiljøene innenfor psykisk helsearbeid ved Kjeller og i Pilestredet innledet et samarbeid allerede etter HiO-HiAK fusjonen. Dette har gitt konkrete resultater bl.a. ved at det er gjort tilpasninger i videreutdanningene på begge campus for å sikre muligheten for overgang fra begge videreutdanningene til masteren. De to delene av studieadministrasjonen som er knyttet til HEL og SP samarbeider om å etablere felles rutiner og føringer, og har etter hvert tilsatte som kjenner programmene i begge institutter godt. Dialogen om sammenslåingen er også i gang ved at instituttlederne ved HEL og SP har jevnlige lunsjmøter med dekan der sammenslåingen er tema. Felles ledermøter der HEL og SPs ledere møtes er planlagt. Det er også planlagt informasjonsmøter for tilsatte ved HEL og SP. 6

7 Risiko Det følgende er en sammenfatning av hva som er de viktigste risikoene ved sammenslåingen av HEL og SP. Usikkerhet og uklarhet Per i dag er inntrykket at det er mange uavklarte spørsmål knyttet til sammenslåing av HEL og SP. Det er noe uro blant tilsatte pga. dette og det er en risiko for at uroen øker hvis man ikke er raske med å gjøre nødvendige avklaringer og informere tilsatte om hvilke beslutninger som er tatt. I utredningen av sammenslåing av SP og HEL og i styresaken har man noen modeller, men disse er laget med det formål å fungere som beslutningsgrunnlag. Når man nå skal implementere organisasjonsendringene reiser det mange spørsmål som gjør at det er behov for å gå mer konkret inn i problemstillinger knyttet til valgt modell. I tillegg er det ikke tatt stilling til en rekke viktige spørsmål rundt studieportefølje, felles eller adskilte programplaner på sykepleierutdanningen og plassering av tilsatte i de nye studielederområdene i Pilestredet. Arbeidsgruppen er bekymret for at det blir knapt med tid til planlegging av sammenslåingen, og at dette kan få arbeidsmiljømessige konsekvenser. Eksterne prosesser, som Grund-utvalgets utredning vil også påvirke utviklingen av arbeidssituasjonen, og bidra til usikkerhet. Arbeidsforholdene for tilsatte ved Kjeller og HEL Mange av risikoene som er avdekket i analysen dreier seg om risiko for en forverring av arbeidsforholdene for de tilsatte på Kjeller, og bekymringer rundt dette. Bekymringen dreier seg blant annet om at de skal måtte drive sine utdanninger på premisser som legges i Pilestredet, og at både omfanget av og kvaliteten på studietilbudet vil forringes. Tilsatte på Kjeller har opplevd at rammebetingelsene har blitt dårligere etter HiOA-HiAk fusjonen, og frykter ytterligere forverring i form av tap av administrativ støtte og servicefunksjoner og mer reising. Arbeidsbelastning Det er stor risiko for at arbeidsbelastningen på de tilsatte i instituttledelsen ved SP og HEL og det nye instituttet blir svært stor i forberedelses- og implementeringsfasen av sammenslåingen. Det kan virke som om man har kommet kort i implementeringsprosessen, slik at man vil oppleve betydelig tidspress. Man ser for seg at det er en risiko for en mer oppstykket arbeidshverdag for en del tilsatte i det nye instituttet som følge av mer reising mellom campusene til møter og til undervisning. Det er også en bekymring knyttet til om man får tilstrekkelig god AV og IT-støtte på begge campus, da dette påvirker arbeidshverdagen i stor grad. AV-støtte blir spesielt viktig i forbindelse med videokonferanse. Innflytelse Sammenslåingen medfører at mange tilsatte opplever at de blir påført endringer som de er uenige i og som de har liten innflytelse over. Mindre stedlig ledelse på Kjeller kan medføre at tilsatte på Kjeller får liten innflytelse i instituttet. Det er en risiko for at instituttet får liten innflytelse på 7

8 fakultetet sett i forhold til instituttets størrelse. God og lik informasjon til alle tilsatte er en viktig forutsetning for å gi tilsatte mulighet til å involvere seg i beslutninger som skal tas. Personalledelse i endringstider I tider med mye endring oppstår det mye usikkerhet. Noen lider mer enn andre under dette, og det er viktig å ha ledere som ser dem det gjelder slik at de kan gis støtte. Dette handler dels om en kompetanse og bevissthet hos dem som har personalansvar. Det handler imidlertid vel så mye om hvorvidt lederne har en arbeidssituasjon som gjør det mulig for dem å ta dette ansvaret. Det er en bekymring knyttet til dette både fordi ledernes arbeidssituasjon må forventes å bli krevende når sammenslåing skal planlegges og implementeres. Videre ser man at selv om studielederområdene i Pilestredet blir mer håndterlige i det nye instituttet så er det fortsatt flere studieledere som vil ha svært mange tilsatte. Kultur og informasjon Arbeidsgruppen ser en risiko for at det kan oppstå motsetninger som følge av at ulike kulturer skal smelte sammen. Videre at det vil kunne skje at tilsatte opplever seg som fremmedgjorte overfor det store instituttet. Å sikre god og felles informasjon til alle tilsatte blir viktig og vil være en utfordring å få til. Anbefaling Som det fremgår av risikoanalysen foreslår utvalget en rekke tiltak knyttet til de ulike risikoene. Vi anbefaler at fakultetsledelsen så snart som mulig utarbeider en handlings- og milepælsplan for planlegging og implementering av sammenslåing av HEL og SP, og at denne kommuniseres ut til alle berørte tilsatte. Vi anbefaler at det umiddelbart settes i verk tiltak for å begrense de negative arbeidsmiljøkonsekvensene av sammenslåingsprosessen. 8

9 Risikoanalyse knyttet til arbeidsmiljø ved sammenslåing av SP og HEL ROS-analyse (risiko- og sårbarhetsanalyse) Nr Farekilder/aktuelle risikomomenter Kommentarer OVERORDNET Konsekvens Sannsynligh et Risiko Foreslåtte tiltak 1 Uklarhet i organisasjonen mht. 1. Organisasjonsstruktur 2. Planer for utdanning og forskning i det nye instituttet skaper usikkerhet 3. Varigheten av parallelle organisatoriske prosesser ved HiOA Det er behov for å klargjøre for å skape ro og for å få rettet energien mot kjerneoppgavene Lage en handlingsplan som bygger på tiltakene som fremkommer i risikoanalysen - Lage en informasjonsplan som sikrer bred informasjon om: 1. Beslutninger som er tatt 2. Viktige beslutninger som skal tas senere 3. Når dette vil skje - Informere om HiOA-prosesser og klargjøre betydningen av disse for det nye instituttet - Sette opp de nye studielederområdene og personalsemmensetning i områdene så tidlig som mulig 1 Ledere ser ikke at tilsatte er bekymret for fremtidig arbeidssituasjon, samtidig som mange endringer i organisasjonen muligens har gitt en viss grad av endringstrøtthet FØR SAMMENSLÅING Ledere må ivareta sine tilsatte og trygge dem der dette er mulig. Ta opp dette i berørte lederteam for å sikre bevissthet rundt behovet - Jevnlige allmøter - Jobbe ekstra med å tydeliggjøre visjoner for instituttet og styrke de tilsattes motivasjon - Instituttlederstøte som kan bidra til at ledere får tid til sine tilsatte 2 Bekymring for at det skal lages felles programplan på BA sykepleie. Bekymringen er knyttet til tap av autonomi, samt at man frykter at fordelene ved å være en middels stor utdanning blir borte, slik at man får mindre fornøyde studenter (jf. resultatene for sykepleierutdanningene i Studiebarometeret). Bekymring på Kjeller for å måtte drive på premisser som fastsettes i Pilestredet Identifisere suksessfaktorer både ved Kjeller og Pilestredet gjennom sykepleieprosjektet som SPS gjennomfører. Avvente resultat av prosjektet samt resultat av nasjonale prosesser knyttet til felles innholdsdel og praksisstudier før man tar beslutninger om felles eller separate programplaner. - Gi god jevnlig informasjon om status i lokale og relevante nasjonale prosesser

10 3 Økt arbeidsbelastning for lederne ved SP og HEL i forbindelse med implementering av den nye organisasjonen. 4 Usikkerhet rundt hvorvidt administrativ støtte og servicefunksjoner på Kjeller blir dårligere enn tidligere På Kjeller har man opplevd at dette er tilfelle etter fusjonen. Eksempler på dette er at IT- og AV-støtte oppleves som svekket, FoUseksjonen har gått bort fra å ha noe fast tilstedeværelse på Kjeller og at administrativ stilling for internasjonalisering på Kjeller holdes vakant Erstatte en del møter med videokonferanser, og sikre teknisk støtte til dette - Vurdere forlengelse av studielederstillinger for å sikre kontinuitet - Få på plass instituttlederstøtte raskt - Ferdigstille og ta i bruk felles maler for arbeidsplaner Bestemme konkret hvorvidt alle 4 administrative seksjoner skal eller ikke skal være fysisk til stede på Kjeller for å skape en forutsigbar situasjon, innen utgangen av mai - Sikre likeartet studieadministrativ innsats ved campusene - Sikre støtte til bruk av videokonferanser - Instituttlederstøtte på begge campus 5 Mangel på innflytelse over planer og prosessen Mange tilsatte opplever at de er og blir påført endringer som de er uenige i Innflytelse gjennom etablerte fora med arbeidstakerrepresentasjon - Felles personalmøter før sommeren 6 Mer reising mellom campusene Sikre stabil og forutsigbar teknisk støtte til gjennomføring av videokonferanser. - Synliggjøre reising i arbeidsplaner og på annet vis. - Arbeide for hyppigere skyttelbussavganger 7 Bekymring for at utdanningsporteføljen blir redusert på Kjeller Tydeliggjøre beslutninger rundt utdanningsporteføljen og lokalisering av utdanninger, se tiltak under risiko nr. 1 - Opprettholde helhetlige studieløp på Kjeller - Styrke utdanninger på Kjeller for å opprettholde lokal rekruttering av studenter og samarbeid med nærmiljøet - God informasjon til tilsatte om Grund-utvalgets arbeid 8 Usikkerhet knyttet til endring av studielederområder Sette opp de nye studielederområdene og personalsemmensetning i områdene innen utgangen av mai - Lage og publisere organisasjonskart 9 Nedbemanning på SP og HEL samtidig med sammenslåing Tilføre ekstra ressurser fra fakultetet som skal benyttes til arbeidet med sammenslåing - Gjøre en helhetsvurdering av hvordan aktiviteten i utdanningene skal samsvare med tilgjengelige ressurser 10 Knappe tidsfrister i planleggingsarbeidet Gjøre tydelige prioriteringer av hva som må gjøres til 1/8-2015, i en milepælsplan

11 11 Utfordringer pga. eventuelle kulturforskjeller Kartlegge konkrete ulikheter mht. ulike typer møter, sosiale markeringer, kulturelle arrangementer o.l. ved SP og HEL - Møte hverandre på tvers av campuser for å bli bedre kjent - Sikre gjennomtenkte og effektive prosesser - Invitere HR og/eller bedriftshelsetjenesten til å foreslå tiltak som kan fremme en felles kultur I NY ORGANISASJON 1 Det nye instituttet får for liten innflytelse på HF sett ift. størrelse Ha med en studieleder i ledergruppen i tillegg til instituttleder - Gjøre klart hva som er denne studielederens rolle - Sikre representasjon iht. størrelse i fakultetets råd og utvalg - Sikre faglige beslutningsprosesser som ivaretar de ulike fagmiljøenes perspektiver 2 Tap av utdanning/profil man har bygget opp og endring av kompetansemiljøer. Tap av faglig autonomi Fare for tap av toppkompetanse Starte en diskusjon om nåværende og fremtidige faglige profiler for de ulike utdanningene - Sikre faglige beslutningsprosesser som ivaretar de ulike fagmiljøenes perspektiver - Kompetansekartlegging og plan for kompetanseutvikling 3 Lang avstand til instituttledelse og mindre stedlig ledelse på Kjeller Møteplaner som sikrer tilstedeværelse fra instituttleder på begge campus - Sikre administrativ støtte til studielederne ved campus Kjeller 4 Utilstrekkelig AV og IT-støtte til undervisning og møtevirksomhet Kan skape samarbeidsproblemer Arbeide for tilstrekkelig IT- og AV-støtte på begge campus 5 For stort lederspenn i noen av studielederområdene (for lite støtte fra leder) 6 Nytilsatte ledere som ikke er kjent med risikoene knyttet til sammenslåing Opprettholde og revurdere ressurser til koordinatorer ved de enkelte utdanninger - Harmonisere koordinatorers ansvars- og arbeidsoppgaver Gjøre nye ledere kjent med risikoene knyttet til sammenslåingen og planer for redusere og fjerne risikoene

12 7 Mer reising mellom campusene (gir større arbeidspress og mindre mulighet til å jobbe konsentrert og sammenhengende) 8 Urettferdig fordeling av goder og byrder Ulike ordninger for f.eks. frukt og kaffe på samme institutt. Faglige spennende seminarer etc. blir nesten utelukkende lagt til Pilestredet. Tilsatte på Kjeller må reise mer enn tilsatte i Pilestredet. 9 Ikke god nok informasjonsflyt i ny organisasjon. Stor og kompleks organisasjon som fordrer et godt felles informasjonssystem Møteplan som er rettferdig mht. reising - Erstatte en del møter med videokonferanser - Sørge for gjestekontorplasser på begge campuser - Synliggjøre ressursbruk i arbeidsplanene - Ta hensyn til behovet for en arbeidsdag som ikke er oppstykket ved planlegging av undervisning og møter Etablere lik praksis på ordninger for f.eks. kantine, kaffe og frukt - Etablere lik praksis mht. deltagelse på gratis HiOA arrangementer og tilsvarende - Sørge for streaming og videooverføring slik at tilsatte slipper å pendle til og fra møter - Møteplan som gavner begge campus - Legge reiser mellom campusene inn i arbeidsplanene Etablere nye informasjonsrutiner som sikrer felles informasjon - Tydelig informasjon om felles møteplan som avspeiles i rombestilling ved bruk av videokonferanser - Oppgradere flere rom til videokonferanserom 10 Vanskeligere å sikre tette relasjoner og kontinuitet i samarbeidet med praksisstedene Bruk av plassene veksler mellom Pilestredet og Kjeller Utvikle gode programplaner som ivaretar optimal bruk av praksisstedene - Se på bruk av samarbeidsmidler for å optimalisere bruken til beste for studentene i praksis 11 Opplevelse av fremmedgjøring Tilsatte identifiserer seg ikke med instituttet Jobbe med felles visjoner - Semesteråpning på begge campus - Felles faglige, kulturelle og sosiale arrangementer - Bevissthet rundt språkbruk ved at ledere unngår "vi" og "dem" 12 Fagmiljøene i samfunnsernæring, psykisk helsearbeid og paramedics blir lite synlige i et stort sykepleieinstitutt* Gi instituttet et navn som synliggjør samfunnsernæring, psykisk helsearbeid og paramedics - Gi det nye instiuttet et navn som inkluderer alle fagmiljøene

13 13 Ulike kulturer internt i instituttet Kan skape motsetninger, manglende opplevelse av fellesskap, og utfordringer mht. å trekke i samme retning for å oppnå faglige og organisatoriske mål Felles faglige, kulturelle og sosiale arrangementer - Involvere medarbeidere i diskusjoner om hva de vil bringe inn i fellesskapet - Bevissthet rundt språkbruk ved at ledere unngår "vi" og "dem" - Etablere forskningsgrupper som inkluderer tilsatte fra begge campusene 14 Færre utdanninger på Kjeller Færre folk, mindre levende miljø og færre tjenester Bevare sosiale aktiviteter på Kjeller, og være realistiske ift. å samle hele instituttet sosialt - Få inn ny aktivitet på Kjeller 15 FoU-aktiviteten på Kjeller "dras" mot Pilestredet Bevare og videreutvikle FoU aktiviteten på Kjeller - Tilstedeværelse fra FoU-seksjonen på Kjeller minst en dag per uke - Forskningsgruppeledermøter legges til begge campus *Kari Almendingen ønsket denne formuleringen: "Samfunnsernæring og Paramedics blir lite synlige i nytt institutt".

14 Kriterier for vurdering av konsekvens og sannsynlighet Konsekvens Psykososialt 1 Ubetydelig Ubetydelig helseplage / slitenhet/ til å leve med i miljøet. Ikke fravær. Påvirker ikke prestasjonsnivået. 2 Mindre alvorlig Mindre forbigående helseplage / slitenhet / sykdom/kortvarig, forbigående slitasje/belastning på arbeidsmiljøet. Fravær maks tre dager. Påvirker prestasjonsniviået i liten grad for enkelte. 3 Alvorlig Betydelig helseplage/sykdom / utmattelse / psykisk reaksjon / alvorlig, langvarig belastning på omgivelsene/ arbeidsmiljøet. Lengre fravær hos enkeltpersoner. Påvirker prestasjonsnivået for flere. 4 Kritisk Flere enkelttilfeller av langvarige helseplager/ vedvarende, stor og langvarig belastning på arbeidsmiljøet. Flere langtidssykemeldte. Påvirker prestasjonsnivået for hele avdelingen. 5 Meget kritisk Mange alvorlig, langvarige syke / stor mistrivsel med omfattende effekt på miljøet. Prestasjonsnivået for avdelingen er betydelig nedsatt. Sannsynlighet Psykososialt 1 Lite sannsynlig Vil sannsynligvis ikke skje. Har aldri hørt om. 2 Mindre sannsynlig Vil sannsynligvis ikke skje. Har hørt om. 3 Sannsynlig Vil kunne skje en eller flere ganger i tidsperioden (+/- 3 år) 4 Meget sannsynlig 5 Svært sannsynlig Vil kunne skje flere ganger i året Vil kunne skje ukentlig/daglig Akseptkriterier 1-5 Lav risiko Aksepteres. Tiltak ikke påkrevd. 6-9 Middels risiko Risikoreduserende tiltak vurderes (kost/nytte). Risiko overvåkes. Kombinasjonen av flere uønskede hendelser kan ha en forsterkende virkning Høy risiko Ikke akseptabelt. Risikoreduserende tiltak skal iverksettes (umiddelbart)