Nyhetsbrev. Nå starter prosessen i helse, sosial og omsorg. Mange vil lære av SAS. Januar For ansatte i Nye Sandefjord

Transkript

1 Nyhetsbrev Januar 2016 Å planlegge et nytt kommunalområde er ingen liten oppgave. Helse, sosial og omsorg er først ute med sin plan. 2. februar sparker de i gang. For ansatte i Nye Sandefjord Nå starter prosessen i helse, sosial og omsorg Da samles alle ledere, hovedtillitsvalgte og hovedvernombud på helse, sosial og omsorg i de tre kommunene til et oppstartsmøte. Vi skal begynne arbeidet med å organisere tjenestene i det nye kommunalområdet, forteller påtroppende kommunalsjef, Lise Tanum Aulie. Det første vi må gjøre er å lage oss et felles bilde av hva det er vi skal oppnå: Hvilken effekt skal organiseringen ha for brukerne, hva er viktig for medarbeiderne og hvordan skal samarbeidspartnere oppleve samhandlingen med oss? Det blir viktig å få en felles forståelse før vi begynner arbeidet med å tegne organisasjonskartet, sier Aulie. To dager senere, 4. februar, inviterer kommunalsjefen til et annet stormøte med ulike brukere/brukerorganisasjoner. Her er målet å få mest mulig kunnskap om hva som er viktig for dem. Brukernes innspill vil tillegges stor vekt, det er de som er hovedpersonene når vi skal organisere tjenestene, understreker Aulie. Etter dette vil prosjektgruppen arbeide videre med innspillene og til slutt er det styringsgruppen som bestemmer hvilke effektmål som skal gjelde for organiseringen. Prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker er leder for styringsgruppen, som forøvrig består av hennes ledergruppe. Neste fase begynner 1. mars. Da skal etats-/kommunalsjefenes ledergrupper sammen med representanter for hovedtillitsvalgte og verneombud, arbeide videre med ulike organisasjonsmodeller. Prosjektgruppa samlet for å forberede samlingen i helse, sosial og omsorg den 2. februar. Fra venstre: Anne-Britt Greff (seksjonssjef for pleie, omsorg og rehabelitering i Stokke) Øyvind Rivrud (kontor- og stabssjef i Sandefjord), Jessica Sørensen (prosjektmedarbeider og NAV-leder i Stokke), Lise Tanum Aulie (delprosjektleder og påtroppende kommunalsjef i nye Sandefjord) og Sonja Berg (kommunalsjef for helse, omsorg og velferd i Andebu). Foto: Eivinn Ueland Prosjektets tre faser Fase 1: Definere effektmål for det nye kommunalområdet Fase 2: Utarbeide forslag til organisasjonsmodeller Fase 3: Utrede de aktuelle organisasjonsmodellene Prosjektplanene og møteplanen finner du på Mange vil lære av SAS Å være først i kommunereformen innebærer at mange andre vil lære av våre erfaringer. I forrige uke kom Kartverket, NAV og KS på besøk for å høre om de utfordringer og muligheter vi opplever på IKT-siden spesielt. Kartverket, som hadde tatt initiativet til møtet, er en statlig forvaltningsbedrift under Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Bedriften drifter det nasjonale eiendomsregisteret i Norge, som er et kjerneregister for en lang rekke transaksjoner. Mer enn to milliarder oppslag gjøres her hvert år. Dette er noe av bakgrunnen for at Kartverket har fått en koordinerende rolle på IKT-siden i kommunereformen. Det Kartverket har sett når andre kommuner har slått seg sammen før, er at slike prosesser er ekstremt komplekse på IKT-siden, og at mye påvirkes på systemnivå når adressene og kommunenummeret endres, sier prosjektleder for digitalisering Mange vil lære av SAS. I forrige uke var Kartverket, NAV og KS på besøk. Foto: Eivinn Ueland. og nye løsninger i nye Sandefjord, Lars Petter Kjær. Derfor er slike møter, der vi kan utveksle erfaringer og lære mest mulig om disse prosessene, nyttige for alle parter, sier Kjær.

2 To nye kommunalsjefer og en prosjektleder på plass Assisterende rådmann i Stokke kommune, Torunn Årset er en av de tre nye lederne i nye Sandefjord kommune som ble bekjentgjort i forrige uke. Her får hun overrakt blomster av en like fornøyd prosjektleder, Gudrun Haabeth Grindaker. Foto: Eivinn Ueland Forrige uke ble det klart at skole- og barnehagesjef i Sandefjord kommune, Simen Seeberg og økonomisjef og assisterende rådmann i Stokke kommune, Torunn Årset blir kommunalsjefer i nye Sandefjord kommune. I tillegg blir assisterende rådmann i Sandefjord kommune, Lars Petter Kjær prosjektleder. Seeberg og Årset er tilsatt som henholdsvis kommunalsjef for kunnskap og oppvekst og kommunalsjef for miljø og plansaker, mens Lars Petter Kjær går inn som prosjektleder for digitalisering og nye løsninger. Fram til etableringen av den nye kommunen vil de tre fortsette i sine nåværende jobber, samtidig som de vil inngå som delprosjektledere i prosjektorganisasjonen. Ved etableringen av ny kommune blir de en del av rådmannens ledergruppe. Nesten ferdig lederkabal Leder for ansettelsesutvalget og fellesnemnda, Bjørn Ole Gleditsch, gleder seg over at nesten alle topplederne nå er på plass. På halvannen måned har vi ansatt åtte nye ledere i nye Sandefjord kommunes øverste ledelse. Det at nesten hele ledergruppen får etablert seg nå ett år før etableringen av en ny kommune, betyr mye for prosessen videre. Med Årset, Seeberg og Kjær som siste tilskudd til ledergruppen, har prosjektorganisasjonen og nye Sandefjord kommune fått tilført verdifull kompetanse og ledererfaring. Fornøyd prosjektleder Prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker er svært fornøyd med å få Seeberg, Årset og Kjær med på laget. Om tilsettingen av Seeberg sier prosjektlederen følgende: Å sikre den oppvoksende generasjonen en god fremtid er et svært viktig samfunnsoppdrag, og nye Sandefjord kommune ønsker å være ledende på tjenester for barn og unge. Det er ingen tvil om at resultatene Sandefjords skole- og barnehagesjef har levert, er svært gode, påpeker prosjektlederen, som understreker at alle områder skal inn i omfattende prosesser der man vil se på organisering, innhold og ledelse. I denne prosessen vil Simens kompetanse og erfaring være av stor betydning. Ydmyk og forventningsfull Den nye kommunalsjefen ser fram til å bidra i det viktige oppdraget. Jeg er ydmyk, forventningsfull og glad. Ydmyk fordi det er et krevende og omfattende oppdrag. Forventningsfull fordi jeg ser mange positive muligheter i det som ligger foran oss. Og glad fordi jeg får muligheten til å delta aktivt i et inkluderende samarbeid med dyktige mennesker fra tre flotte kommuner. Det skal bli både spennende og givende å bygge videre på det beste fra alle tre kommuner, sier Seeberg. Utviklingsorientert kommunalsjef Prosjektlederen er glad for at også lederstillingen for plan og miljøsaker har falt på plass.

3 Torunn har omfattende innsikt i en rekke sentrale kommunale områder. Hun er en endrings- og utviklingsorientert leder med stort fokus på involvering og tverrfaglig samarbeid. Tjenester som vil ligge innunder Årsets kommunalområde vil blant annet være kommunalteknikk, byggesak, arealplanlegging, GEO-data, landbruksforvaltning, veier, miljø, havneforvaltning og brann og beredskap. Torunn Årset har lang fartstid i offentlig sektor med bakgrunn fra ulike lederstillinger, og selv om miljø og plansaker er litt på siden av den nye kommunalsjefens eget kjerneområde, er prosjektlederen trygg på at Årset er riktig person til jobben. Dette kommunalområde vil bestå av ulike tjenester som vil fordre god samhandling på tvers av flere kommunale virksomhetsområder. Her vil Torunns kompetanse og gode lederegenskaper komme godt med. I tillegg vil hun ha et faglig sterkt lederteam rundt seg. Gudrun Haabeth Grindaker rådmann Vil skape en moderne kommune Årset selv har bare positive forventninger til oppgavene hun skal ta fatt på. Jeg er veldig glad og takknemlig for å få en så spennende mulighet i den nye kommunen, og gleder meg til å ta fatt på arbeidet sammen med dyktige medarbeidere i de tre kommunene. Den nye kommunen skal bli en moderne og fremtidsrettet organisasjon, og jeg føler meg privilegert som får muligheten til å være med å forme den. Alle ansatte er med på å skrive historie ved etablering av den nye kommunen, og jeg er overbevist om at vi sammen skal klare å skape en god kommune for innbyggerne og brukerne våre. Ny prosjektleder inn i ledergruppen Bakgrunnen for stillingen «prosjektleder for digitalisering og nye løsninger» er kommunens mål om å gi enklere og bedre tjenester gjennom mer effektiv tjenesteproduksjon. IKT er et viktig premiss for utvikling av tjenester og for å møte nye utfordringer. Økt servicegrad overfor publikum og næringsliv innebærer økt digitalisering og flere «gjør-det-selv»-løsninger, sier Grindaker, som forsikrer at krav til datasikkerhet og personvern også skal ivaretas. Hun er glad for at Kjær tar utfordringen. Lars Petter har lang erfaring med omstillingsprosesser i store organisasjoner og har en genuin interesse for og evne til å lete etter og prøve ut smarte løsninger. Han får en viktig pådriverrolle i en stor organisasjon der alle må våre åpne og ta et ansvar for å tenke nytt. Kjær ser fram til å hente fram gevinster gjennom gode løsninger. Digitalisering er et uhyre spennende område og gir store muligheter innen utforming av offentlige tjenester. Det handler om å gjøre tjenestene mer effektive og tilby mer brukerorienterte og publikumsvennlige løsninger som øker tilgjengeligheten og reduserer byråkratiet. Og etableringen av en ny kommune gir mange spennende muligheter. Ni av ti lederstillinger i ledergruppen besatt De ni lederposisjonene som er besatt er; Gudrun Haabeth Grindaker rådmann Stein Rismyhr assisterende rådmann Lise Tanum Aulie kommunalsjef for helse, sosial og omsorg Siri Fristad Mathisen kommunalsjef for kultur, friluftsliv, steds og byutvikling Torunn Årset kommunalsjef for miljø og plansaker Simen Seeberg kommunalsjef for kunnskap og oppvekst Thor Fjellanger økonomisjef Magne Eckhoff organisasjons- og HR-sjef Lars Petter Kjær prosjektleder for digitalisering og nye løsninger Det siste medlemmet i rådmannens ledergruppe; kommunalsjef for næringsutvikling og eiendomsforvaltning, vil bli utlyst eksternt. Stein Rismyhr assisterende rådmann Siri Fristad Mathisen kommunalsjef for kultur, friluftsliv, steds og byutvikling Simen Seeberg kommunalsjef for kunnskap og oppvekst Magne Eckhoff organisasjons- og HR-sjef Lise Tanum Aulie kommunalsjef for helse, sosial og omsorg Torunn Årset kommunalsjef for miljø og plansaker Thor Fjellanger økonomisjef Lars Petter Kjær prosjektleder for digitalisering og nye løsninger

4 Ny kommune nye løsninger Et mål for nye Sandefjord kommune er å gjøre hverdagen enklere for innbyggerne. En mer effektiv tjenesteproduksjon skal gi bedre tjenester. Skal kommunen lykkes med dette, må vi være villig til å ta i bruk nye tjeneste-produksjon løsninger. Lars Petter Kjær, fram til i dag assisterende rådmann i Sandefjord kommune, skal lede det nye satsingsområdet. It-avdelingen vil utvilsom få en sentral rolle når nye Sandefjord skal satse på digitalisering og nye løsninger. Her er den nye prosjektlederen Lars Petter Kjær i samtale med it-leder i Sandefjord, Harald Marthinsen og it-konsulent Steffen Borge. Foto: Eivinn Ueland Kjærs nye stillingstittel er prosjektleder for digitalisering og nye løsninger, og han vil inngå i prosjektledelsen for planleggingen og etableringen av den nye kommunen. Liker å tenke nytt Kjær har lang erfaring med omstillingsprosesser og har alltid likt å se etter nye og bedre måter å gjøre ting på. Dermed skulle dette være en jobb som passer ham utmerket. Digitalisering er et uhyre spennende område, synes jeg. Bare tenk på den gjennomgripende endringen hele samfunnet vårt har vært igjennom. Alle mulighetene det gir for å kommunisere, samarbeide og ikke minst utforme offentlige tjenester. Regjeringen stiller også betydelige krav til at kommunene skal være med i den utviklingen. Bedre tjenester Kjær er tydelig på at det som må komme ut i den andre enden av en slik digitaliseringsprosess, er bedre tjenester til innbyggerne. Digitalisering handler om å gjøre tjenestene mer effektive og tilby mer brukerorienterte og publikumsvennlige løsninger, som øker tilgjengeligheten og reduserer byråkratiet. Han mener videre at etableringen av en ny kommune gir flere muligheter for å tenke nytt. I en kommunesammenslåing er det mange prosesser både når det gjelder organisering og videreføring av den driften vi har allerede. Det ansvaret jeg har fått er å bygge kompetanse på tvers for at vi skal kunne levere enda bedre og noe annerledes, enn det vi gjør i dag. I en fase hvor drift og organisering er presserende, er det spesielt viktig å få fart på innovasjon og nye tanker, og det er liten tvil om at de største mulighetene og gevinstene finnes på det digitale området. Kan utnyttes på mange områder Digitaliseringen vil i følge prosjektlederen påvirke en rekke kommunale tjenesteområder. Det finnes mange eksempler på hvor dette kan tas i bruk. La oss ta velferdsteknologi som et. Vi har gjort en del på dette feltet allerede, men rundt om i landet finnes det flere gode prosjekter som vi absolutt bør se nærmere på i nye Sandefjord. Innenfor teknisk sektor finnes det også mange muligheter for mer publikumsvennlige digitale tjenester, og på skole er de allerede i gang med en stor omlegging til nye kommunikasjonsløsninger for elevene og måten lærerne samarbeider på. Et annet eksempel på et viktig område er kommunenes webportaler. Her har blant annet Sandefjord kommunes nye portal fått mye god omtale og har blitt en modell for flere andre kommuner i landet. En viktig funksjon kommunens nettsider har er å fungere som plattform for ulike digitale publikumstjenester. Høy tilstedeværelse i sosial medier, for å være nær og tilgjengelig for innbyggerne, vil også være et viktig satsingsområde. Ikke kostbart Nye digitale løsninger forbindes gjerne med investeringer, men Kjær er ikke bekymret for at dette skal bli så kostbart. Jeg tror ikke dette området først og fremst er kostnadsdrivende. Noe vil det kreve av økonomiske ressurser, men det handler først og fremst om en måte å jobbe på og at vi våger å tenke nytt. Så må vi ikke glemme å stille et sentralt spørsmål: «Hvordan kan vi gjøre det lettere for innbyggerne å benytte seg av de kommunale tjenestene?» Det bør være utgangspunktet for alle vurderinger og retningsvalg vi tar på dette feltet.

5 Integrering av IKT-systemer I fellesnemndas møte i oktober 2015 ble det lagt frem en kartleggingsrapport som ga en oversikt over alle IKT-systemene i de tre kommunene. Den tok for seg likheter og forskjeller i fagsystemer og systemer som benyttes på tvers av fagmiljøer. Den presenterte også prinsipper for å avklare om man kan videreføre eksisterende avtaler, eller om det er behov for å gå ut på anbud. Hva er så status per januar 2016? Prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker har bedt gruppen som utarbeidet rapporten om å etablere et prosjekt som skal starte integrasjonsarbeidet. Hovedprosjektgruppen består av it-sjefene i Sandefjord og Stokke (Harald Marthinsen og Hilde Hessevik), ikt-rådgiver i Andebu (Stefan Lilleås), representant for de tillitsvalgte, Siv Breitve og leder for gruppen, assisterende rådmann i Sandefjord (Lars Petter Kjær). I tillegg er det satt ned tre delprosjektgrupper som følger organiseringen av tjenestene (helse og sosial, skole og barnehage, teknisk) og som rapporterer status og fremdrift til prosjektet. Felles prosjektverktøy Det er utarbeidet to tidsfrister for det videre arbeidet: Innen 1. mars skal det foreligge en innstilling til hvilke fagsystemer som ønskes, og om det er rom for å videreføre en eksisterende kontrakt, eller om det skal anskaffes nytt. Innen 1. juni skal det foreligge en plan for implementering, og en opplæringsplan. Videre jobber en egen gruppe med nettverk og etableringen av et felles nettverk for den nye kommunen. Et eget delprosjekt besørger sluttføringen av kontraktsvurderingene knyttet til regnskap- og økonomisystemene, og lønn- og personalsystemene. I it-miljøene vil det nedsettes en rekke arbeidsgrupper som vil jobbe med alt fra Microsoft-lisenser, AD, harmonisering av exchangeservere osv. Nye arbeidsgrupper vil bli etablert ut fra de behovene som integrasjonsprosessen krever. I løpet av januar og februar gjennomføres tre temadager om prosjektledelse. Deltagerne får blant annet innføring i et felles prosjektverktøy. Temadagene arrangeres for å få felles kunnskap og forpliktelse om målsettinger, involvering, milepæler og planlegging, forteller prosjektkoordinator Tina Skarheim. Det gis opplæring i et eget prosjektverktøy som det forventes at alle som driver med prosjektledelse tar i bruk. Det er viktig og hensiktsmessig for alle at vi benytter felles metoder og praksis, understreker Skarheim. Prosjektkoordinator Tina Skarheim og kursholder Arnstein Moe fra Prosjektforum AS. Foto: Eivinn Ueland Verktøyet som benyttes heter Prosjektplan og krever ingen annen programvare enn Excel. Dersom du ønsker å ta i bruk verktøyet, men ikke er innkalt til temadag, ta kontakt med Tina Skarheim på e-post: tina.skarheim@sandefjord.kommune.no eller på mobil: Få de siste nyhetene om sammenslåingen på Facebook Det er enkelt; bare be om å bli medlem i gruppen Ansatte i nye Sandefjord. Første samling ble gjennomført 20. januar. De to neste temadagene er 15. og 26. februar. Foto: Eivinn Ueland

6 Grensejusteringen på Vear Like før jul kom beskjeden fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet om at Vear går til Tønsberg kommune. Spørsmålene om hvordan overføringen skal skje, og ikke minst hva den betyr for kommunens ansatte som i dag jobber i eller med Vear, er mange. Prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker understreker viktigheten av gode prosesser i forbindelse med grensejusteringen. Det som er viktig fremover, er at alle prosesser med medarbeiderne blir ryddige, at arbeidslivets spilleregler, lov og avtaleverk overholdes. Det er selvfølgelig også viktig at tjenestene og tilbudene til innbyggerne blir opprettholdt og i størst mulig grad oppleves som forutsigbare. Omfattende prosess Den som jobber tettest på prosessen med Vear er assisterende rådmann i Stokke kommune, Torunn Årset. Denne uken ble hun ansatt som kommunalsjef i nye Sandefjord kommune, men hun kommer likevel til å ha mye fokus på Vear-saken i tiden framover. Det er et omfattende arbeid der mange spørsmål må avklares før en endelig avtale vil være på plass, sier Årset. Hun har troen på en konstruktiv og god prosess. Ja, vi har allerede hatt flere møter med Tønsberg kommune, og det er stor vilje til at vi sammen skal få til gode løsninger både for kommunene, brukerne, innbyggerne og ansatte. Målet er å utarbeide et forslag til en avtale som kan legges fram til politisk behandling før sommeren. Fortløpende informasjon Spørsmålet om hvor mange ansatte som til slutt skal overføres til Tønsberg vet man dermed først når avtalen er på plass og behandlet i alle kommuner. Det er veldig forståelig at mange føler usikkerhet, men det er viktig at ansatte støtter opp om prosessen. Vi kan forsikre at alle spørsmål knyttet til ansatte blir drøftet med de tillitsvalgte på en god måte. Det vil bli sendt ut informasjon til alle ansatte fortløpende, og seksjonslederne vil samordne innspill og spørsmål fra sine områder, slik at disse kan videreformidles til rådmannen. Det er også besluttet å frikjøpe de tillitsvalgte noe mer enn det de har i dag, sier Årset. Kartlegger konsekvenser I den første fasen av prosessen skal alle konsekvenser innenfor samtlige tjenesteområder kartlegges: Hva betyr grensejusteringen for tjenestetilbudet, brukerne og innbyggere for øvrig, og hva må til for at overgangen til Tønsberg skal bli så god som mulig? Flere av de ansatte i Stokke er engasjert i dette arbeidet allerede. På denne måten får vi en oversikt over hvor stor del av tjenestetilbudet vi har som betjener brukere som er eller har vært tilknyttet Vearområdet. Denne kartleggingen danner igjen grunnlaget for avtalen vi gjør med Tønsberg. Omfanget av avtalen og det økonomiske oppgjøret knyttet til denne vil være avgjørende for antall årsverk som til slutt blir besluttet overført til Tønsberg, forklarer Årset. For Vear skole og Ekely barnehage vil de ansatte overføres i tråd med reglene for virksomhetsoverdragelse. Det innebærer at det blir en egen prosess for ansatte ved disse virksomhetene, avslutter Årset. Her vil antagelig den nye grensen mellom Tønsberg kommune og nye Sandefjord kommune gå. Det er foreløpig uvisst hvor mange kommunalt ansatte som berøres av grensejusteringen, siden dette vil avhenge av avtalen som gjøres med Tønsberg kommune. Ut fra en rent matematisk beregning i forhold til innbyggertall, utgjør Vear 152 kommunale årsverk. Det er ca. 60 årsverk på Vear skole og Ekely barnehage. Disse vil bli overført ved virksomhetsoverdragelse. Ca innbyggere blir med fra Stokke til Tønsberg.

7 Hva skal veien hete? I løpet av 2016 vil mer enn 60 gater og veier i den nye Sandefjord få nye navn. Bakgrunnen er at ingen eiendommer i en og samme kommune, kan ha identiske adresser. Da saken kom opp i fellesnemnda i januar, var det ingen innvendinger til den videre prosessen for å velge ut hvilke gatenavn som skal beholdes og hvilke som må byttes ut. Ordfører Erlend Larsens kanskje noe utilsiktede humoristiske innspill på at Ekornveien i Stokke godt kunne avstå navnet, siden det ikke var noen andre dyr i nærheten, skapte riktignok en god latter blant de øvrige medlemmene. Mange doble, noen triple Ulike tresorter er populært å bruke som veinavn. Det finnes f.eks både furuveier og granveier i alle de tre kommunene. I tillegg finnes det en Hauan- eller Hauganveien i alle tre, slik det også finnes en Løkkevei både i Stokke, Andebu og Sandefjord. Foruten disse fire med samme eller tilnærmet navn i alle tre kommuner, er det det mer en 60 gate- og veinavn der det må gjøres endringer. Loven er klar og tydelig på at det ikke kan være gater eller veier med samme navn i en og samme kommune. Den viktigste årsaken til dette er beredskapshensyn. Det finnes eksempler på at uttrykninger fra nødetatene har kjørt til feil adresse fordi nabokommuner har likelydende adresser. Entydige gate- og veinavn er derfor kritisk viktig. Vil ha forslag fra innbyggerne En prosjektgruppe med medlemmer fra alle de tre kommunene har gått gjennom registeret av veier og gater, og gjort en anbefaling til fellesnemnda om hvor endringene skal skje. Gruppen vil snart gå ut med en annonse i lokalavisen der de oppfordrer innbyggerne til å bidra med forslag til nye veinavn. Spesielt vil de som bor eller har eiendom langs veiene som skal endre navn, oppfordres til å bidra. Det er et krav fra nasjonale myndigheter om at alle endringer skal være gjennomført før den nye kommunen er et faktum 1. januar Kriterier For prosjektgruppa har det vært viktig å fordele endringene slik at det blir endringer i alle de tre kommunene. Et annet kriterium har vært at færrest mulig driftsenheter, personer og familier skal berøres. Historisk forankring spiller også inn. Der det er mulig enten å forlenge en annen gate/vei eller der den kan bli en del av tilstøtende gater eller veier, vil det være anbefalingen. Vil du se oversikten over alle de berørte gatene og veiene, gå inn på Du kan også se hvor de aktuelle gatene og veiene befinner seg på et eget kart: Furuveien i Sandefjord Furuveien i Stokke Furuveien i Andebu Furuveien er en av fire veier som finnes i alle tre kommuner. Hvem som skal beholde navnet, skal bestemmes i løpet av året. Foto: Trondar Lien Teknisk bistand til Andebu Siden nyttår har Sandefjord kommune bistått Andebu kommune med tjenester innen arealplan, byggesak, oppmåling og geodata. Avtalen som er inngått vil gjelde fram til etableringen av ny kommune. Det betyr blant annet at alle henvendelser på disse områdene i Andebu skal rettes til teknisk etat i Sandefjord ( ). Det var Andebu som kom med henvendelsen til Sandefjord i høst der en vertskommuneavtale senere ble behandlet og godkjent av formannskapet. I forbindelse med avtalen har saksbehandler Astrid Hedvig Sørum fra Andebu fått plass blant nye kolleger på arealplanavdelingen i Sandefjord. Dersom saker går til politisk behandling, for eksempel ved klager på administrative vedtak, skal disse sakene fortsatt behandles av de folkevalgte i Andebu. Astrid Hedvig Sørum begynte i Sandefjord i januar og har funnet seg godt til rette med nye kolleger. Foto Eivinn Ueland

8 Hilsen fra prosjektleder I morges, like før jeg satt meg i bilen på min daglige tur fra Moss med ferga over til det Vestfoldinger vil hevde er den rette sida av fjorden, fikk jeg med meg noen minutter av God morgen Norge på TV2. Der sto tre staute ordførere i studio og fortalte om tre kommuner som har funnet hverandre. Det er strålende reklame for den nye kommunen vi er ferd med å bygge opp. Den store interessen fra media, forskermiljøer, organisasjoner, offentlige forvaltningsorganer og ikke minst fra andre kommuner, merkes godt. Det har blitt sagt at kommunereformen går tregt, men i forrige uke kunne vi lese i Kommunal rapport at så mange som hver tredje norske kommune er i samtaler med en eller flere nabokommuner om å slå seg sammen. Av en eller annen grunn ligger Vestfold et hestehode foran resten av landet. Fire av fem søknader om sammenslåing har foreløpig kommet fra fylket vårt, den siste fra Nøtterøy og Tjøme, så sent som i forrige uke. All denne oppmerksomheten er selvfølgelig hyggelig og det er en god ting at andre kan lære av våre erfaringer. Samtidig er det viktig at dette ikke går på bekostning av vårt eget prosjekt. For det er ingen liten jobb vi er i gang med. Håndverkere pleier gjerne å si at godt verktøy er halve jobben. Det samme kan vi gjerne si om det å bygge en ny kommune. Det er ikke få muttere og skruer som skal til før nye Sandefjord er skrudd godt sammen, og et helt uvurderlig verktøy i prosessen er et funksjonelt prosjektstyringsverktøy. Det at så mange nå får opplæring og tar i bruk et felles verktøy er helt nødvendig for å få oversikt over, og system på alle små og store aktiviteter som skal skje. Et godt prosjektstyringsverktøy er likevel ingen garanti for at vi til enhver tid har full oversikt over alle saker og problemområder. Så derfor; Økonomi må på plass Mye skal på plass innen 1. januar 2017, og de fleste vil nok være enige i at utbetaling av lønn befinner seg ganske høyt på den listen. Det er også greit at den nye kommunen har systemer til å betale regningene sine. Det er ikke lenge siden Thor Fjellanger fikk jobben som økonomisjef i nye Sandefjord. Han er tydelig og klar på hvilket oppdrag han har fått: Vår jobb er å legge til rette for at nye Sandefjord fungerer fra dag én. Samtidig skal vi sørge for å holde hjulene i gang i dagens tre kommuner. Det betyr at vi vil få overlappende perioder med avslutning av de gamle kommunene samtidig som vi skal i gang med den nye kommunen. Fjellanger nevner noen av prosjektene det skal jobbes med framover. Ansatte skal få lønn fra ny kommune i januar Vi skal føre regnskap for ny kommune samtidig som vi har en travel periode med å avslutte regnskap 2016 for dagens kommuner. Tilsvarende har vi for fakturering og innfordring både av kommunale regninger og skatt. Vi må ha kontroll med økonomien i kommunene i 2016 for å gi den nye kommunen en god start og innbyggerne stabilitet i tjenestetilbudet framover, understreker den nye økonomisjefen. Det høres ut som det kan bli en travel tid for alle som jobber med økonomi i de tre kommunene? Ja, vi har et omfattende arbeid foran oss. Vi har ikke en dag å miste, og vi må bruke all den kompetansen våre medarbeidere besitter. Noe av utfordringen er at vi blir revet mellom oppgaver i den løpende driften og planlegging og tilrettelegging for Det krever at hver enkelt har en streng prioritering av arbeidsdagen. Det er etablert fem delprosjektgrupper for henholdsvis budsjett, regnskap, lønn, fakturering og innfordring og skatt. Hver delprosjektgruppe legger opp sin egen tidsplan, og framdriften blir fulgt opp med jevnlige rapporteringer. Medarbeidere innenfor økonomiområdet får det ekstra hektisk i år og neste år. Når vi sommeren 2017 ser oss tilbake, vil vi være slitne etter mye jobbing og mange tidsfrister, men vi vil oppleve at dette har vært en interessant periode der vi har lært mye, lover Fjellanger.. Det er mange detaljer, og vi må være sikre på at vi favner alt. Derfor føles det godt å ha flere dyktige kolleger som vi kan spille på og stole på. Med dyktige kolleger og gode verktøy skal vi bygge en kommune som både innbyggere og ansatte kan være stolte av! Vennlig hilsen Gudrun Arbeidet med å samle delprosjektgruppene startet 16. desember i fjor. Dette er fra andre samling den 8. januar i bystyresalen i Sandefjord. I forgrunnen ser vi Jannike Lykke Silseth fra Sandefjord, Berit Sommerstad fra Andebu og Kjersti Henriksen fra Sandefjord.