Nye Sandefjord. 1. januar 2017 blir Stokke, Andebu og Sandefjord. Kommune nr Organisasjonsnummer Sandefjord kommune

Transkript

1 Nye Sandefjord 1. januar 2017 blir Stokke, Andebu og Sandefjord Kommune nr Organisasjonsnummer Sandefjord kommune

2 Milepæler 19. desember 2014 forhandlingsutvalgets forslag 2, 3. og 5. februar 2015 kommunestyrene vedtar å søke om kommunesammenslåing 6. februar 2015 leveres søknad om kommunesammenslåing 24. april 2015 godkjenning fra Regjeringen 19. oktober 2015 tiltrådte Gudrun Haabeth Grindaker som prosjektleder/ny rådmann 23. november 2015 oppstart økonomi 16. desember 2015 etablering av delprosjektgrupper 1. januar 2017 nye Sandefjord kommune oppe og går

3 Grensejustering -Vear

4 Grensejustering - Vear 1. januar hadde kommunene innbyggere 1/5 av Stokkes innbyggere blir overført til Tønsberg i Økonomiske konsekvenser: Frie inntekter på om lag 93 mill. kr blir overført Området utgjør 3 % av arealet til Stokke Yngre befolkning på Vear enn i rest-stokke Konsekvenser for tjenestetilbudet Nedskjæring svekket tjenestetilbud til de som blir igjen Kompensasjon m/økning av inndelingstilskudd, skjønnsmidler??

5 Bankforbindelse Bankavtale Stokke, Andebu og Sandefjord hadde bankavtale med 3 forskjellige banker. Alle avtalene utløper i år Sandefjord først ut Sandefjord kommune hadde anbud på bankavtale i fjor Ny bankavtale overdras til nye Sandefjord Bankavtalene for Andebu og Stokke forlenges til 31. desember i år Behandling av remitteringer og utgående fakturaer fra 2016 må planlegges

6 Pensjonskasser Stokke, Andebu og Sandefjord har egne kommunale pensjonskasser. Stokke kommunale Pensjonskasse, Andebu kommunale Pensjonskasse og Sandefjord kommunale Pensjonskasse skal slås sammen med virkning fra 1. januar Sykepleiere er medlemmer i KLP og lærerne i SPK.

7 It-systemer kritisk for å lykkes med kommunesammenslåing Økonomisystem og lønns- og personalsystem Hjertet i organisasjonen Jeg kjenner ingen virksomhet som skifter hovedsystemene hvert 4 eller 5 år Ansatte i nye Sandefjord skal ha lønn i januar 2017 Gamle kommuner skal avslutte regnskap 2016 i 2017 Økonomien skal være under kontroll fra dag 1 Det er ikke tid til en omfattende anbudsrunde på hovedsystemene Dersom Regjeringen og Stortinget ønsker en omfattende kommunereform må det vedtas unntaksbestemmelser for itsystemer i lov og forskrift om offentlige innkjøp i reformperioden

8 Målformuleringer noen utfordringer Vi skal ta det beste fra de tre kommunene Dette kan tolkes Kommunene har hatt ulike prioriteringer Vi skal samlet gi et bedre tilbud enn de tre kommunene kunne gi hver for seg Tilbudet må holdes innenfor de økonomiske rammebetingelsene Likeverdig Innbyggerne skal få likeverdige tjenester Kommunene har ulik størrelse, har ulik organisering og arbeidsfordeling dybdekunnskap/breddekunnskap Bygge en helt ny kommune hva er rettferdig? Skal vi forkaste alle rutiner og systemer og starte på nytt? Hva har vi tid til?

9 Økonomiområdet omfattende arbeid mange detaljer Vi etablerte 5 prosjektgrupper innenfor økonomi Budsjett Regnskap Lønn Fakturering og innfordring av kommunale krav Skatt Knapp tid har ikke en dag å miste mange beslutninger må tas Prosjektgruppene har mange felles problemstillinger og er også avhengige av andre deler av organisasjonen.

10 Budsjett Først ut m.h.t. økonomidata Fellesnemnda - «skyggebudsjett» for 2016 i desember 2015 Er økonomiforvaltningen i overensstemmelse med forhandlingsutvalgets krav? Synliggjorde ulike prioriteringer Synliggjorde ulik økonomi Fellesnemnda ba om seminar før «budsjettrammene» behandles Etablere kontoplan for ny kommune Art, ansvar, prosjekt/drift Etablere grunnlag for økonomiplanen for med utgangspunkt i kommunenes vedtatte økonomiplaner for Vear-området blir en utfordring Ulikt grunnlag og detaljeringsnivå i økonomiplanene Installering av og arbeid i en testdatabase Budsjettramme for behandles i juni Lånepolitikk, avkastning kraftfond, skattesatser, marginavsetning, premieavvik Prioriteringer, tilpasning over tid Organiseringen av ny kommune er ikke ferdig ansvar innenfor de ulike kommunalområdene

11 Regnskap Kontoplan - drift/investering og balanse Bygge på arbeidet fra budsjettgruppa Anlegg fra kommunene registreres i anleggsmodul Leverandørregister Rydding i leverandørregistre Inngående fakturabehandlersystem Attestanter, anvisere e-postadresser Lønnsnummer/ressursnummer lønnssystem Opprette nye Sandefjord i økonomisystemet Regnskapsføring og avslutning Avslutning 2016 for gamle kommuner Inngående og utgående fakturaer ved årsskiftet Regnskapsføring i nye Sandefjord fra 1. januar 2017 Utgående balanse gamle kommuner Åpningsbalanse i nye Sandefjord Legatregnskaper, stiftelser, pensjonskasse Oppslag i gamle regnskap

12 Lønn Enhetsregisteret Organisasjonsnummer nytt hovednummer Organisasjonsledd/virksomheter næringskoder, ansvarskontoplan, ansatte Lønningsdato Lønnsnummer ressursnummer i fakturabehandlersystemet Lønnarter Grenseoppgang mellom lønnings- og personalavdeling Rapportering 2016 for gamle kommuner i 2017 Oppslag i gamle kommuners lønningsregnskap Utlønning i ny kommune 13. januar 2017

13 Fakturering - innfordring Egeninkasso Antall terminer Forfallsdato Artikkelnummer Oppbygging Kunderegister Rydding i kunderegistre Avtaler og nytt organisasjonsnummer Fakturaer rundt årsskifte

14 Skatt Skattedirektoratet tilrettelegger Overføre Vear i skattemantallet til Tønsberg Utskriving av forskuddsskatt Utskriving av skattekort Historiske fordelingsprosenter nye Sandefjord Årsavslutning for 3 kommuner i januar 2017 Skatteregnskap for kommunene åpent ut januar årsberetning Skatteregnskap for nye Sandefjord i drift fra 1. januar 2017

15 Utfordring i 2017 Må avslutte gamle kommuner mens alle er ansatt i og de fleste er opptatt med nye Sandefjord.