FÆRDER KOMMUNE

Transkript

1 FÆRDER KOMMUNE Gardermoen Toril Eeg, prosjektleder/rådmann Færder kommune

2 Bakgrunn utredninger for sammenslåing Tønsberg, Tjøme og Nøtterøy. Sommeren 2014 anbefalte rådmennene TNT Vedtak: utrede videre Februar 2015: Utredning om sammenslåing TNT avsluttes.

3 Bakgrunn TK: 1. Basert på resultatet av folkeavstemmingen om kommunesammenslåing ønsker Tjøme kommunestyre å invitere Nøtterøy kommunestyre til forhandlinger om etablering av ny kommune. 2. Det opprettes et forhandlingsutvalg bestående av ordfører og varaordfører pluss en representant fra hver av de øvrige partiene i kommunestyret 3. Utvalget rapporterer til kommunestyret i møtet Utvalget konstitueres umiddelbart

4 Bakgrunn NK: 1. Nøtterøy kommune vil forhandle med Tjøme kommune om etablering av en ny kommune. 2. Det oppnevnes et forhandlingsutvalg bestående av ordfører, varaordfører og pluss en representant fra alle de øvrige partiene for videre forhandlinger med Tjøme kommune 3. Utvalget konstitueres umiddelbart 4. Nøtterøy kommune tar sikte på kommunesammenslåing fra

5 Fylkesmann og ordførere signerer søknad om sammenslåing i felles kommunestyremøte 20/1-16

6 Oppstart og grunnlag for sammenslåingen Vedtak i begge kommunestyrer Felles kommunestyremøte med fylkesmannen Vedtak om å sende søknad Møte med kommunalministeren overlevering av søknad Kongelig resolusjon

7 Overlevering av søknad til kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner

8 Etter sendt søknad Viktig å holde fremdrift. Fellesnemnda ble etablert før kongelig resolusjon Første møte i fellesnemnda Møteplan Ansettelse rådmann / prosjektleder Delegasjon rådmann Temagrupper Aktuelle saker for fellesnemnda

9 Hvordan organisere prosjektet? Vestfolds ulike modeller for kommunesammenslåingen: Nye Holmestrand Nye Sandefjord Færder

10 Oppstart og grunnlag for sammenslåingen Prosjektleder / rådmann ansatt endelig avtale I mellomtiden, starte arbeide og lage prosjektplan.

11 Oppstart og grunnlag Viktig å få organisasjonskart for Færder og ledergruppe Færder avklart før sommeren. Stillingsbeskrivelser Kartleggingssamtaler Rettskravvurderinger Ansettelser

12 Prosjektplan for Færder kommune Planen vil endres og oppdateres i tråd med avklaringer eller behov som kommer i løpet av prosessen / omstillingen

13 Målsetting for Færder kommune Forhandlingsutvalgets utredning: Styrke lokaldemokrati Gode, likeverdige tjenester Samordnet samfunnsutviklingsperspektiv Helhetlig arealpolitikk Sikre matjord og strandsone Økonomisk robuset Samarbeidsløsninger i prosessen.

14 Administrativ organisering Rådmann Færder: Ansvar for organisering og tilrettelegging av omstillingsprosessen, både politisk og administrativt. Administrativ styringsgruppe: Består av rådmann i Tjøme, Rådmannen i Nøtterøy / Færder. Skal samordne, koordinere og sørge for fremdrift. Administrative prosjektgrupper rapporterer til styringsgruppen

15 Administrativ organisering En hovedtillitsvalgt fra hver kommune deltar i styringsgruppen ved behandling av tema som berører ansatte. Ledergruppe Færder: Når ledergruppen er etablert skal den bistå rådmann i Færder i omstilling og utviklingsprosessen. Kommunaldirektører er delprosjektledere for sektorområder.

16 Administrativ organisering Utrede organisering, innhold, struktur og lokalisering for tjenesteområdene. Ansattes representanter skal delta i arbeidet Felles kultur viktig på alle tjenesteområder Gode og likeverdige tjenester med innbyggere i sentrum

17 Overordnede tema alle sektorer Service/ kommunikasjon Plansystem Sak/arkiv Sekretariat/ postmottak Anskaffelser Forskrifter Beredskap Klima og miljø Folkehelse Frivillighet / lag og foreninger

18 Færder kommune Ansette rådmann / prosjektleder Fellesnemnda 2 Sekretariat og saksforberedelse for fellesnemnd og arbeidsutvalget Prosjektleder 3 Sekretariat og saksforberedelse for partssammensatt utvalg Prosjektleder 4 Heraldikk Arbeidsgiverstrategi Sekretariat for temagrupper Veinavn Organisasjonsutvalg Planstrategi 5 Forberede og gjennomføre kommunevalg høsten 2017 Prosjektgruppe 6 Beslutte valgkretser i Færder kommune Mars /april 2017 prosjektleder 7 Skolekretser i færder Høst 2017 komm.dir oppvekst og kunnskap 8 Valg av målform Høst 2017 prosjektleder

19 Personal / ansatte 9 Samhandlingsplan Plan for samhandling med ansattes representanter 10 Kartlegge og utrede personalmessige forhold. (Samordning ansatte, lønnsmessige skjevheter og behov for harmonisering lønn, rekrutteringsbehov, kompetanse, særavtaler, arbeidstid, flexitidsordning, seniorpolitiske tiltak m.v). Personal og TV Juni 2016 Personal Desember Etablere rutiner for håndtering av ledige stillinger og rekruttering under omstillingsprosessen. Personal TV Juni 2016

20 Personal / ansatte 12 Etablere kompetansebank for behandling av om- og innplasseringer, overtallighet og tilbud om annet passende arbeid, endringsoppsigelse. Skal gjelde for Færder kommune. Etablere tilhørende utvalg med ansatte representanter September 2016 Personalsjefer HTV, AMU 13 Informasjonsplan ansatte Personalsjef September Omstillingsavtale. Juni Inngå nødvendige avtaler med TV Prosjektleder /personal løpende 16 Utforme og implementere lønns- og personalsystem Høst Arbeidsavtaler. Ny arbeidsavtale for alle ansatte Færder kommune November 2017

21 Organisering og administrasjon 18 Organisasjonsmodell. Administrativ organisasjonsmodell i ny kommune med lederstillinger. Frikjøp Tillitsvalgte. (1,40 + 2) 19 Selskaper og stiftelser og legater Fremskaffe oversikt over deltagelse i selskap, stiftelser m.v og interkommunalt samarbeid ut over Tjøme og Nøtterøy. Vurdere eventuell avvikling/ utmelding 20 Avtaler/ kontakter. Fremskaffe oversikt over inngåtte kontrakter/ avtaler med private/ organisasjoner m.v. Fremskaffe oversikt over inngåtte avtaler med offentlige organisasjoner, herunder vertskommuneavtaler Vurdere i hvilken grad Færder kommune skal benytte seg av avtaler kommunene har inngått og hvilke anskaffelser som skal utlyses Gjennomføre ny kontraktering Prosjektleder. Juni 2016 Kommuneadvokat, prosjektgruppe. Desember 2016 Prosjektgruppe Oversikt: september 2016 Høst 2017

22 Organisering og administrasjon 21 Anskaffelser. Ny lov høsten Avklare hva som kan videreføres og hva som må på anbud. 22 Sak/ arkiv i omstillingsprosessen. Rutiner og oppfølging for avslutning av arkiver i Tjøme og Nøtterøy 23 Sak/ arkivsystem i Færder kommune Gjennomgå og vurdere sak og arkivløsninger i Færder kommune. Arkivplan Fagsystemer bør integreres med sak/arkiv Digitale løsninger med direkte overføring til sak/arkiv selvbetjening. Prosj.leder og kommunaldirektører, advokat Februar 2017 Prosjektgruppe Oktober 2017 Prosjektgruppe Oktober 2017

23 Organisering og administrasjon 24 Kirken og andre organisasjoner Samhandle med kirkelig fellesråd og andre berørte interesser om kommunesammenslåingsprosessen. Fremforhandle ny tjenesteytingsavtale med kirken. Ass.rådmann Oktober Planprosess Færder kommune. Vurdere prinsipper og milepæler for overordnet planlegging. Planstrategi for nye Færder kommune. Bestemmelser i kommuneplanen og samfunnsmål. Samordne årshjul / rapporteringsplan og overordnede styringsdokumenter Samfunnsmål i kommuneplanen Bestemmelser til arealdelen i kommuneplanen 26 ROS analyse Færder kommune Gjennomføre ROS analyse for Færder kommune Prosjektleder og Ass rådmann Delfrister fastsettes Beredskapssjef Gjelder alle April 2017

24 Organisering og administrasjon 27 Beredskapsplan Færder kommune Overordnet beredskapsplan / plan for kriseledelse for Færder kommune. Beredskapsøvelse Prosjektgruppe Oktober 2017 Våren Næringsutvikling Vurdere organisering og utvikling av tjenestene for næringsutvikling for Færder kommune 29 Klima- og miljø Vurdere organisering og utvikling av tjenestene for klima og miljø i Færder kommune 30 Folkehelse Vurdere organisering og utvikling av tjenestene for folkehelse i Færder kommune Utarbeide oversiktsdokument for folkehelse for Færder som grunnlag for planstrategien Ass. Rådmann Oktober 2016 November 2016 Prosjektleder Oktober 2016 Prosjektgruppe Februar 2017

25 Organisering og administrasjon 31 Frivillighet, lag og foreninger Vurdere organisering og utvikling av tjenestene for frivillighet, lag og foreninger i Færder kommune Folkehelsekoordinatorer November Skilt, symboler Kartlegge og vurdere behov for nye skilt og symboler. Implementere utskifting 33 Lokalisering Vurdere lokalisering av kontorer og tjenestesteder i Færder kommune. November 2017 Kommdir. teknisk Rådmann/ prosjektleder November 2016 Avklare lokalisering august 2017

26 Organisering og administrasjon 34 Lokale vedtekter, forskrifter Kartlegge og gjennomgå alle lokale vedtekter og forskrifter Vurdere nye lokale vedtekter og forskrifter for Færder kommune Fremlegge politisk sak Prosjektgruppe Februar Avtale med småbåthavner samordnes Våren 2018

27 Utredninger fra TNT Økonomi Personalressurser Juridiske problemstillinger Alle tjenesteområder Utvikling oppgaver, demografi, næring, NAV Kommunikasjonsstrategi Lokaldemokrati

28

29 Tjenester 36 Tjenestekartlegging. Oppdatering av tidligere utført kartlegging av tjenestene i kommunene Bruke utredninger fra TNT KommunaldirektørSeptember Tjenesteutredninger Sektorvise utredninger av tjenesteproduksjon og administrasjon. Utrede innhold, organisering og struktur for tjenesteområdene. Vertskommune / implementering av ny organisering 38 Oppdatering av tidligere utført kartlegging av bygg, infrastruktur, utstyr, kjøretøy osv i kommunene Kommunaldirektør TV Oktober 2016 Januar 2017 Prosjektgruppe, teknisk sektor Februar 2017

30 Tjenester 39 Bygningsmasse utnyttelse og tilpasning Med basis i sektorutredningene vurdere utnyttelse og behov for tilpasning av bygningsmasse for Færder kommune. Prosjektleder og komm-dir. Februar Kartlegging og behovsanalyse IKT. ( infrastruktur, avtaler, programvare, sentralt og fagsystem) 41 IKT plan Færder kommune Utarbeide plan for IKT systemer, herunder organisering, lokalisering, infrastrukturløsninger, strategi for samkjøring av ulike IKT systemer, valg av programvare, behov for opplæring, informasjonssikkerhet, beredskap. IKT-leder/Prosjekt gruppe Desember 2016 IKTleder /Prosjekt gruppe Mai 2017

31 Tjenester 42 IKT Færder klar. IKT-leder/ prosjektgruppe Sept Statlige register Samarbeid med statlige etater om endringer i matrikkelen (Statens kartverk), folkeregisteret (Skatteetaten) og enhetsregisteret (Brønnøysundregisteret). IKT-leder/ prosjektgruppe. Oktober 2017

32 Kommunikasjon, samhandling og kulturbygging 44 Kommunikasjonsplan for omstillingsprosessen. Utarbeide info/ kommunikasjonsplan som dekker innbyggere, ansatte, media m.v Leder service/prosjekt gruppe rådmenn Mai Etablere hjemmeside og facebook og legge ut informasjon løpende om sammenslåingsprosessen. Informasjonsskriv til alle innbyggere Leder service Mai 2016 Oktober Sosiale aktiviteter og kulturbygging i omstillingsprosessen. Rådmennene

33 info om prosessen

34 Nyhetsbrev til innbyggerne i Færder kommune

35 Kommunikasjon, samhandling og kulturbygging 47 Sosiale aktiviteter og kulturbygging for å skape en felles kultur blant innbyggere, ansatte og politikere ved oppstart av Færder kommune Rådmennene Mai Plan for kommunikasjonsløsninger og videreutvikling av den digitale kommunikasjonen med befolkningen i Færder kommune. Ny nettportal for Færder kommune IKT leder/ prosjektgruppe Mai 2017

36 Revy - av ansatte for innbyggerne i Færder

37 Økonomi 49 Budsjett/ regnskap Lage budsjett for omstillingsmidler, totalt 27 millioner (Kompensasjon for arbeid med planlegging og iverksetting av Færder). 50 Utrede innhold, organisering og struktur for økonomitjenestene i Færder kommune: Felles bankforbindelse Felles VAR regnskap Felles betalingssatser for tjenester Sammenstille regnskap og balanse Sammenstille eiendeler i selskaper hvor begge er eiere 51 Budsjett første driftsår 2018 «Bygge opp» et nytt budsjett og implementere nytt regnskapssystem. Forberede budsjett, økonomiplan og handlingsplan for Færder kommune fra Avslutte Nøtterøy og Tjøme kommuner Prosjektleder og økonomisjefer Mars 2016 Nov 2016 Løpende Prosjektgruppe økonomisjefer November 2017 Rådmann/ prosjektleder - økonomisjefer Oktober 2017 Mai/ juni 2018

38 Prosjektgrupper 5 politiske utvalg/ komiteer. Administrativt: Valg sak/arkiv IKT Forskrifter Kommunikasjon Avtaler / kontrakter Beredskap / rosanalyser Økonomi, innhold og struktur Arbeidsgrupper innenfor sektorområder etter behov og i samarbeid med tillitsvalgte

39 «Finansierte» ressurser så langt.. Rådmennene Ass. rådmann Nøtterøy Kommunalsjefer i begge kommuner og i Færder Rådgiver personalsaker fra Sak/arkiv 40 % stilling. Service og kommunikasjon 50% stilling fra Tillitsvalgte frikjøp.1,3 % stilling.

40 Færder kommune Med vind i seilene.