Protokoll for møte i fellesnemnda for Færder kommune.

Transkript

1 Protokoll for møte i fellesnemnda for Færder kommune. Dato: Sider: Fellesnemnda 11 februar kl i kommunestyresalen på Tinghaug Faste medlemmer: Bente K Bjerke, Carl-Erik Grimstad, Arild Einang, Kurt Faltin, Monica H Hagen, Randi Fjellberg, Pål Syse, Roar Jonstang, Bjørn Kåre Sevik, Jon S Andersen, Torunn Sjøvold, Vidar Ullenrød, Unni Hanson, Jorunn Midthun, Espen I Riiser, Anne Katrine Hauge, Moctarr Koroma, Arne Magnus Berge, Jørn Magdahl Følgende medlemmer møtte ikke: Moctar Koroma Følgende varamedlemmer møtte: Martin Handeland Underskrifter: Bente K Bjerke Carl-Erik Grimstad Arild Einang Kurt Faltin Monica H Hagen Randi Fjellberg Pål Syse Roar Jonstang Bjørn Kåre Sevik Jon S Andersen Torunn Sjøvold Vidar Ullenrød Unni Hanson Jorunn Midthun Espen I Riiser Anne Katrine Hauge Martin Handeland Arne Magnus Berge Jørn Magdahl Telefon: (Nøtterøy) (Tjøme) E-post: postmottak@notteroy.kommune.no post@tjome.kommune.no

2 Saksliste fellesnemnda 11 februar kl 18.00: Sak. Nr. Sakstittel 1/16 Konstituering 2/16 Valg av arbeidsutvalg 3/16 Møteplan /16 Organisasjonsutvalg 5/16 Ansettelse av rådmann 6/16 Delegasjon til rådmann 7/16 Muntlig presentasjon av saker fellesnemda skal behandle 8/16 Temagrupper forslag tema og organisering 9/16 Henvendelse fra Tjøme og Nøtterøys kirkelige fellesråd 10/16 Tildeling av 25 millioner kr i omstillingsmidler og 2 i millioner ekstra tildeling Sak 1 Konstituering. Valg av leder og nestleder Bente K. Bjerke foreslo Roar Jonstang som leder Roar Jonstang foreslo Bente K. Bjerke som nestleder Bente K. Bjerkes forslag enstemmig vedtatt Roar Jonstangs forslag enstemmig vedtatt Leder: Nestleder: Roar Jonstang Bente K. Bjerke Sak 2 Valg arbeidsutvalg. 1. Det settes ned et arbeidsutvalg bestående av ordfører, varaordfører og opposisjonsleder i de to kommunene. 2. Arbeidsutvalgets oppgave: Forberede og gi innstilling til ansettelse av rådmann for Færder kommune. Forberede og gi innstilling på delegasjon i rådmannstillingen for Færder kommune. Forberede og gi innstilling på delegasjon til rådmennene i forbindelse med kommunesammenslåingsprosessen. Utvalgets hovedoppgave er å fastsette agenda for fellesnemndas møter. Den skal også fremme forslag om sammensetning og mandat for folkevalgte temakomiteer som nedsettes av fellesnemnda Bente K. Bjerke foreslo at Roar Jonstang velges som leder Roar Jonstang foreslo at Bente K. Bjerke velges som nestleder. Carl-Erik Grimstad foreslo at det opprettes varamenn 2

3 Bjjørn Kåre Sevik foreslo at det opprettes personlige varamenn. Fellesforslag fra fellesnemda: Følgende personlige varamedlemmer oppnevnes til arbeidsutvalget: Bente K. Bjerke: Kurt Faltin Carl-Erik Grimstad: Randi H. Fjellberg Arild Einang: Monica H. Hagen Roar Jonstang: Vidar Ullenrød Bjørn Kåre Sevik: Unni Hanson Jon S. Andersen: Arne Magnus Berge Roar Jonstang foreslo at «til rådmennene» strykes i 4 linje i punkt 2. Bente K. Bjerkes forslag på leder enstemmig vedtatt Roar Jonstans forslag på nestleder enstemmig vedtatt. Bjørn Kåre Seviks forslag enstemmig vedtatt. Fellesforslag på varamedlemmer enstemmig vedtatt. Roar Jonstangs forslag om tekstendring enstemmig vedtatt. Innstillingen med ovenfor vedtatte endringer ble enstemmig vedtatt 1. Til arbeidsutvalg velges ordfører, varaordfører og opposisjonsleder med personlig varamedlemmer i de to kommunene. Som leder velges Roar Jonstang, som nestleder Bente K. Bjerke. Personlige varamedlemmer: Bente K. Bjerke: Kurt Faltin Carl-Erik Grimstad: Randi H. Fjellberg Arild Einang: Monica H. Hagen Roar Jonstang: Vidar Ullenrød Bjørn Kåre Sevik: Unni Hanson Jon S. Andersen: Arne Magnus Berge 2. Arbeidsutvalgets oppgave. - Forberede og gi innstilling til ansettelse av rådmann for Færder kommune - Forberede og gi innstilling på delegasjon i rådmannstillingen for Færder kommune - Forberede og gi innstilling på delegasjon i forbindelse med kommunesammenslåingsprosessen Utvalgets hovedoppgave er å fastsette agenda for fellesnemndas møter. Den skal også fremme forslag om sammensetning og mandat for folkevalgte temakomiteer som nedsettes av fellesnemnda Sak 3 Møteplan 2016: 3 mars, 7. april, 26 mai, 25 august, 20 oktober, 24 november Roar Jonstang foreslo at 3. mars byttes med 7. mars og at fellesnemda samles 26. ettermiddag og 27.mai formiddag med overnatting. 3

4 Innstillingen med Roar Jonstangs foreslåtte endringer enstemmig vedtatt. Vedtak Fellesnemda avholder møter: 7. mars, 7. april, 26. og 27. mai (samling med overnatting), 25. august, 20. oktober, 24. november Sak 4 Organisasjonsutvalg. Mandat og valg av leder. Det nedsettes organisasjonsutvalg Rådmennene utpeker sekretariat for utvalget. Utvalget setter selv opp fremdriftsplan, men avgir en statusrapport til Fellesnemnda i oktober Organisasjonsutvalget består av gruppelederne. Ved fravær har partiene har anledning til å møte med vara. Utvalget skal gjennomgå: Politisk organisering Reglement for kommunestyret, formannskap hovedutvalg og andre politiske utvalg / råd. Reglement for godgjøring for kommunale verv. Delegasjonsreglement. Roar Jonstang og Bente K. Bjerke fremmet følgende forslag: Bjørn K. Sevik som leder og at administrasjonen utpeker sekretariat. Forslaget enstemmig vedtatt Innstillingen med vedtatte endringer enstemmig vedtatt. - Det nedsettes organisasjonsutvalg - Som leder velges Bjørn Kåre Sevik - Administrasjonen utpeker sekretariat for utvalget. - Utvalget setter selv opp fremdriftsplan, men avgir en statusrapport til Fellesnemnda i oktober Organisasjonsutvalget består av gruppelederne. Ved fravær har partiene anledning til å møte med vara. - Utvalget skal gjennomgå: Politisk organisering Reglement for kommunestyret, formannskap hovedutvalg og andre politiske utvalg / råd. Reglement for godgjøring for kommunale verv. Delegasjonsreglement Sak 5 Ansettelse av rådmann. Arbeidsutvalget iverksetter prosessen og innstillingen behandles av fellesnemnda Dato endres til 7.3 i tråd med vedtak i sak 3. Innstillingen enstemmig vedtatt med ovennevnte endring. Arbeidsutvalget iverksetter prosessen og innstillingen behandles av fellesnemnda

5 Sak 6 Delegasjon til prosjektleder Arbeidsutvalget iverksetter prosessen og innstillingen behandles av fellesnemnda Roar Jonstang fremmet forslag til endret sakstittel: «delegasjon til prosjektleder» og følgende forslag til vedtak: Arbeidsutvalget iverksetter prosessen med: - delegasjon i omstillingsprosessen, og innstillingen behandles i Fellesnemnda Roar Jonstangs forslag enstemmig vedtatt. Arbeidsutvalget iverksetter prosessen med: - delegasjon i omstillingsprosessen, og innstillingen behandles i Fellesnemnda Sak 7 Muntlig presentasjon av type saker som fellesnemnda skal behandle: Økonomiske vedtak av betydning for den nye kommunen Arbeidsgiverstrategi Samarbeidsløsninger før Samarbeid med kommuner utenfor Nøtterøy og Tjøme. Orienteringen tas til etterretning. Rådmennene orienterte Orienteringen tas til etterretning. Sak 8 Temagrupper forslag tema og organisering Det opprettes egen temakomite for Heraldikk. Utvalget skal fremme for fellesnemnda forslag til kommunevåpen og flagg for Færder kommune. Utvalget henter inn veiledning fra Riksarkivet, engasjerer profesjonell hjelp. Utvalget rapporterer midtveis til fellesnemnda og ferdigstiller forslag innen utgangen av Rådmennene peker ut sekretariat for utvalget. Kommunevåpen og flagg bør være tydelige og samlende symboler for en kommune. Med et helt nytt navn er det ventelig viktig å finne frem til et nytt uttrykk. Det er konsise og strenge regler for hvordan et kommunevåpen skal utformes. Et kommunevåpen kan godkjennes av Kongen i statsråd. Dersom kommunen velger symbolikk utenfor regelverket er det opp til kommunen selv vil det ikke være formelt godkjent som et kommunevåpen, men dog ikke noe til hinder for å bruke dette. Ordførerkjede utformes med utgangspunkt i kommunevåpenet. Dette bør være ferdig produsert innen Færder kommune etableres

6 2.Det opprettes egen temakomite for. 3.Det opprettes egen temakomite for 4. Forslag til sammensetning, fremdrift, og mandat for temakomiteene behandles i fellesnemnda møte Bjørn Kåre Sevik fremmet følgende forslag: Arbeidsutvalget bes fremme forslag til temagrupper og oppnevning av medlemmer til fellesnemdas møte 7.3 Bjørn Kåre Seviks forslag enstemmig vedtatt. Innstilling ble ikke realitetsbehandlet. Arbeidsutvalget bes fremme forslag til temagrupper og oppnevning av medlemmer til fellesnemdas møte 7.3 Sak 9 Henvendelse fra Tjøme og Nøtterøys kirkelige fellesråd. Informasjon tas til orientering. Rådmennene følger opp henvendelsen. Innstillingen enstemmig vedtatt - Informasjon tas til orientering. - Rådmennene følger opp henvendelsen Sak 10 Tildeling av 25 millioner kr i omstillingsmidler og 2 millioner i ekstra tildeling. Rådmennene bes fremme egen sak om delegasjon og bruk av midler. (budsjett) E. Riser foreslo: Innkjøp av I-pad til de i fellesnemda som ikke har I-pad.. Kjøpet dekkes ved felles omstillingsmidler. Roar Jonstang foreslo: Opplæring tilbys av Nøtterøy kommune. Espen Risers forslag enstemmig vedtatt Roar Jonstangs forslag enstemmig vedtatt. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Rådmennene bes fremme egen sak om delegasjon og bruk av midler. (budsjett) 2. I-pad kjøpes inn til de i fellesnemda som ikke har I-pad. Kjøpet dekkes ved omstillingsmidler. Opplæring tilbys av Nøtterøy kommune. 6

7 Sak 11 Varamedlemmer til fellesnemda Fellesforslag fra fellesnemda: Partiene utpeker varamedlemmer til fellesnemda Forslaget enstemmig vedtatt Partiene utpeker varamedlemmer til fellesnemda 7