Veien mot et nytt kirkelig. fellesråd i Heim. Prosjektbeskrivelse

Transkript

1 Veien mot et nytt kirkelig fellesråd i Heim Prosjektbeskrivelse

2 1. Innledning Prosjektbeskrivelsen er et styringsdokument for etablering av nytt kirkelig fellesråd i nye Heim kommune (deler av Snillfjord, Hemne og Halsa). Den inneholder aktivitetene fra prosjektet starter og fram til nyetablering Dokumentet kan endres av Kirkelig fellesnemnd underveis ved behov. Når det står i Kirkeloven, 5, at det skal være et fellesråd i kommunen innebærer det at fellesrådene også må slåes sammen når kommunene slås sammen. Sammenslåing av fellesråd er en virksomhetsoverdragelse og dermed må Arbeidsmiljøloven(AML) 16 tas hensyn til. Kommunene har i stor grad hatt ansvaret for finansiering av fellesrådenes oppgaver. De tette båndene det tradisjonelt har vært mellom kommunen og fellesrådene er en forutsetning og en utfordring å ta vare på i prosessen. Fellesrådene i Snillfjord, Halsa og Hemne vil organisere sammenslåingsprosessen i henhold til Kirkelovens 5 siste ledd som sier at Inndelingsloven kap. 5 og 6 gjelder så langt det passer for sammenslåing av kirkelige fellesråd. Det betyr at det må etableres en Kirkelig fellesnemnd. 2. Sammenslåing av fellesrådene i deler av Snillfjord, Hemne og Halsa 2.1 Grunnlag Kommunestyrene i Snillfjord, Hemne og Halsa vedtok i 2016 å slå sammen deler av Snillfjord, Hemne og Halsa. Stortinget vedtok i Kongelig resolusjon tilsvarende sammenslåing til ny kommune. Endring i kommunestrukturen vil også si endring i fellesrådsstrukturen (jfr. KL 5). Bl.a. består dette i samordning av tjenester og administrative funksjoner. Det er allerede i dag etablert samarbeid fellesrådene imellom, i større og mindre grad. Snillfjord fellesråd og Hemne fellesråd har gjennom avtale etablert felles administrasjon. Dette ble gjort gjeldende i Dette er tjenester som er kjøpt av Snillfjord fellesråd. Samarbeid har i mindre grad vært aktuelt mot Halsa før denne prosessen startet. 2.2 Mål Sammenslåingen har som mål å etablere en ny organisasjon som skal være effektiv og god i forhold til tjenester til befolkningen, ivareta kirkens omdømme, bygge en kultur hvor godt arbeidsmiljø er viktig og styrke kompetansen.

3 Strategi for måloppnåelsen Etablere rasjonell drift Redusere sårbarhet ved ferieavvikling og sykdom ved bl.a. etablering av fagteam. Opprettholde og styrke den lokale kirken Ha et godt samarbeid med den nye kommunen og fagforeningene. Prioritere nærhet til lokalmiljøet. Jobbe for å redusere små stillinger i organisasjonen. Etablere en profesjonell ledelse og fagstillinger til kirkegårder og kirker. Jobbe med rekruttering til menighetsråd og fellesråd. På lengre sikt jobbe med sammenslåing av menigheter/ menighetsråd. 2.3 Kirkelig fellesnemnd Det er etablert en kirkelig fellesnemnd som er ansvarlig for å forberede og gjennomføre sammenslåingen/ nyetableringen. Fellesrådene har oppnevnt nemnda og gitt mandat og fullmakter. Kirkelig fellesnemnd ble konstituert med leder og nestleder Fellesnemndas oppgaver er å styre prosessene ut fra mål og rammer som er gitt. Den skal gjøre de nødvendige vedtak fram til nytt fellesråd er etablert og gi rammer for drift av dette. Den Kirkelige fellesnemnda skal fungere fram til nytt fellesråd er etablert. Det nye fellesrådet skal konstitueres innen utgangen av november og trer i funksjon fra Fra desember 2019 fram til vil de gamle fellesrådene ha begrenset ansvar til det som omhandler å avslutte sin egen virksomhet. Den Kirkelige fellesnemnda for nye Heim kommune ble konstituert og består av 2 medlemmer fra hvert av de 3 fellesrådene, biskopens representant, som er prosten i dette tilfellet og 1 representant fra den Kommunale fellesnemnda. Dette gir 8 faste medlemmer med stemmerett. Det er også oppnevnt varamedlemmer for disse. I tillegg er prosten i Indre Nordmøre medlem av nemnda, med tale- og forslagsrett, men ikke stemmerett. Begge kirkeverger har hatt møte- og talerett fram til prosjektleder ble ansatt. Nå møter fung. kirkeverge i Halsa og prosjektleder (som er kirkeverge i Snillfjord og Hemne). Fra Snillfjord menighetsråd/ fellesråd er valgt: - Silje Olsen Volden - Mary Synnøve Berdal - Varamedlem: Anna Berg Wuttudal Fra Halsa menighetsråd/ fellesråd er valgt: - Lars Indreiten - Inger Karin Rodal Foseide - Varamedlem: nr. 1 Anne Botten Stokke, nr. 2 Morten Betten

4 Fra Hemne kirkelige fellesråd er valgt: - Morten Juul - Mariann Espeland - Varamedlem: Astri Wessel. Fra biskopen er valgt prost i Orkdal; Dagfinn Thomassen. Fra den Kommunale fellesnemnda er valgt Ellbjørg Harriet Reiten. Fellesnemnda har ansatt prosjektleder fra Fellesnemnda har fått tildelt mandat gjennom likelydende vedtak i alle tre fellesråd. Vedtak gjøres ved alminnelig flertall Innstillingsrett til fellesrådene Hvis noen saker som angår sammenslåingsprosessen er av en slik karakter at de må behandles i et eller flere av fellesrådene, må den Kirkelige fellesnemnda be kirkevergene om å legge fram aktuelle saker for de respektive fellesrådene Delegasjon Fellesnemnda bestemmer selv om myndighet skal delegeres internt. Den Kirkelige fellesnemnda kan gi prosjektleder fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter Andre bestemmelser Den Kirkelige fellesnemnda har ansettelsesmyndighet til nye stillinger i det nye fellesrådet. Fellesnemnda skal ha møter etter fastsatt møteplan Mandat til den Kirkelige fellesnemnda Mandat til fellesnemnda er vedtatt av alle 3 fellesrådene i likelydende vedtak. Mandatet består i å gjennomføre sammenslåing av virksomhets- og forvaltningsfunksjoner, etablere nødvendige administrative funksjoner og legge til rette for folkevalgt styringsstruktur innen Mandat/ fullmakter er vedtatt i egen sak og er gjengitt i eget dokument. Mandatet kan endres underveis hvis behovet tilsier det.

5 3. Prosjektorganisasjon 3.1 Organisasjonskart Snillfjord fellesråd/ menighetsråd Halsa menighetsråd/ fellesråd Hemne kirkelige fellesråd Administrasjonsutvalg Kirkelig fellesnemnd Kirkelig fellesnemnd Prosjektleder/ Arbeidsutvalg Arbeidsgruppe kirketjenere Arbeidsgruppe administrasjon Arbeidsgruppe organister Info- og diskusjonsforum 3.2 Administrasjonsutvalg Administrasjonsutvalget ble vedtatt i møte representanter fra den Kirkelige fellesnemnda ble valgt. Seinere ble det valgt 2 representanter blant ansatte. Prosjektleder og konst. Kirkeverge i Halsa har tale- og møterett. Man er ikke pålagt å ha administrasjonsutvalg, men fellesnemnda vedtok allikevel å opprette et slikt. Mandatet til administrasjonsutvalget følger, så langt det er hensiktsmessig, de retningslinjer som Kirkelovens 35 og hovedavtalen legger for partssammensatte utvalg. Det står i Hovedavtalens 10 1b) «Administrasjonsutvalget behandler bl.a. saker som gjelder virksomhetens personalpolitikk, for eksempel personalpolitiske retningslinjer, reglementer og rutiner, og dessuten utviklings- og omstillingsprosesser.» Administrasjonsutvalget er fellesnemndas utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom det nye fellesrådet som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget gir også uttalelser i saker som vedrøreroverordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med sammenslåing av fellesråd.

6 3.3 Arbeidsutvalg og prosjektledelse Arbeidsutvalg ble valgt på møte og består av Morten Juul, Inger Karin Rodal Foseide og Dagfinn Thomassen. Varamedlemmer er Mariann Espeland, Lars Indreiten og Gustav Schmidt. Konst. kirkeverge i Halsa har møte- og talerett. Prosjektleder er sekretær i utvalget. Kirkelig fellesnemnd vedtok i møte å spørre kirkeverge Egil Hammervik om å være prosjektleder i 25 % stilling. Han takket ja og er ansatt fra og til sammenslåingen effektueres Oppgaver for arbeidsutvalg og prosjektleder Den Kirkelige fellesnemnda vedtok i møte å velge et AU. På det samme møte ble det også vedtatt å ansette prosjektleder. Prosjektleder og AU har følgende oppgaver: - Lage forslag til organisering av nytt fellesråd/ ny organisasjon. - Ha hovedansvaret for omstilling og sammenslåing til nytt «Heim kirkelige fellesråd». - Utarbeide prosjektplan og påse at prosjektet med sammenslåing/ nyetablering blir gjennomført. - Lage budsjett for prosjektet og søke midler til sammenslåingen/ nyetableringen. - Forberede møter og saksbehandle saker til Kirkelig fellesnemnd. - Påse at aktuelle tema blir utredet - Opprette arbeidsgrupper etter behov innenfor arbeidsområder der det er nødvendig eller ønskelig. Gruppene bør ha deltakere fra alle 3 fellesråd så langt det er mulig. - Legge til rette for å overføre ansatte til det nye fellesrådet. Dette må gjøres i samarbeid med tillitsvalgte og etter gjeldende lover og regelverk for virksomhetsoverdragelse, AML Saksforberedelse Arbeidsutvalget forbereder saker som prosjektleder legger fram for Kirkelig fellesnemnd. Dersom saker gjelder forholdet mellom det nye fellesrådet og de ansatte legges de først fram for administrasjonsutvalget. Prosjektleder innstiller overfor Kirkelig fellesnemnd.

7 3.3.5 Felles informasjons- og diskusjonsarena En felles informasjons- og diskusjonsarena på tvers av fellesrådene og de 2 arbeidsgiverlinjene etableres. Dette er en arena hvor prosjektleder, kirkevergene, prosten og alle tillitsvalgte, både for fellesrådsansatte og ansatte i prestetjenesten. Uten noe formelt mandat kan dette være en arena for informasjon og diskusjon. Møtene arrangeres etter behov avhengig av framdriften i prosjektet. 3.4 Delegering fra Kirkelig fellesnemnd Prosjektleder Prosjektleder innstiller i alle saker til Kirkelig fellesnemnd. Vedkommende har ansvar for at sakene som skal behandles er forsvarlig utredet, og har også ansvaret for at vedtak blir effektuert. Prosjektleder har ansvaret for at det fattes vedtak for at nødvendig framdrift i prosjektet blir ivaretatt. Folkevalgte og administrative prosesser ligger også under ansvarsområdet. Prosjektleder gis fullmakt til å ta avgjørelser i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Prosjektleder har innkjøps- og anvisningsmyndighet innenfor Kirkelig fellesnemnds budsjett etter vedtatte prioriteringer Retningslinjer for bruk av delegert myndighet Myndighet utøves innenfor de budsjettrammer og planer som er vedtatt i den Kirkelige fellesnemnda, i medhold av lover, forskrifter og retningslinjer gitt av overordnet organog etter de saksbehandlingsregler som følger av lover, forskrifter og god forvaltningsskikk Ikrafttreden og gyldighet Reglementet er vedtatt av Kirkelig fellesnemnd og trer i kraft når det er behandlet av nemnda. Endringer av dette reglementet kan kun foretas og vedtas av Kirkelig fellesnemnd. 4 Framdriftsplan Det er utarbeidet en framdriftsplan for arbeidet med sammenslåing av Snillfjord menighetsråd/ fellesråd, Hemne kirkelige fellesråd og Halsa menighetsråd/ fellesråd. Denne skal vedtas i Kirkelig fellesnemnd, revideres ved behov og den skal refereres i forhold til framdriften, i alle møter i den Kirkelige fellesnemnda.

8 4.1 Organisering og framdrift Prosjektbeskrivelse og framdriftsplan skal utarbeides og vedtas i den Kirkelige fellesnemnda, likeså skal det lages forslag til organisering av prosjektet og det må søkes den Kommunale fellesnemnda om midler til gjennomføring. Utgifter til gjennomføring av sammenslåingen skal dekkes av kommunenes engangsstønad fra departementet. 4.2 Avklare mål Revidere prosjektbeskrivelsen, utforme informasjonsstrategi og avklare mål og føringer. 4.3 Kartlegging Kartlegge eksisterende virksomhet; ansatte, stillinger og stillingsprosenter, rutiner, avtaler, IKT- løsninger og programvare, kontrakter, organisering, kultur, utstyr, lokaler, eiendommer. Informasjon fremskaffes av kirkevergene og rapporteres til prosjektleder. Arbeidsgrupper må nedsettes f.eks. til kartleggingsarbeidet. Gruppene kan bestå av kirketjenerene, sekretærene/ admin., organistene m.v. Forslag fra gruppene diskuteres i stabsmøtene. 4.4 Ny organisasjon Det etableres administrativ lederstruktur og forslag til ny organisering. Dette innbefatter også folkevalgt styringsstruktur. Biskopens forordning ivaretas. 4.5 Planlegging Forhandle frem avtaler, kontrakter om nye, felles fagsystemer/ programvare, arkivløsninger, ny tjenesteytingsavtale med den nye kommunen, nye leiekontrakter for kontorleie. 4.6 Arbeidsgiver Arbeidsgivervirksomheten, arbeidsmiljø, bemanningsplaner og arbeidsavtaler. Avslutning og bevaring av arkiv. 4.7 Planer, budsjett Forslag til budsjett må foreligge i tide slik at det blir med i den kommunale fellesnemndas budsjettprosess fram mot budsjett for den nye kommunen. Det må utarbeides årsbudsjett, økonomiplan, virksomhets- og handlingsplan. 4.8 Avslutning Avslutning og evaluering.

9 4.9 Informasjon og kommunikasjon Fellesnemnda vedtar en kommunikasjonsplan for prosessen. Hjemmesider til Hemne kirkelige fellesråd kan brukes som informasjonskanal inntil annen hjemmeside er opprettet. Menighetsbladet kan brukes som infokanal. Det bør være et mål å opprette en facebook-konto for informasjon ut. 5 Prosjektbudsjett Prosjektbudsjett er utarbeidet og vedtatt og sendt den kommunale fellesnemnda. Den kommunale fellesnemnda tildelte den Kirkelige fellesnemnda kr. 1 mill. over 2- årsperioden prosjektet skal vare. Budsjettforslag på postnivå behandles av den Kirkelige fellesnemnda

10