MØTEPROTOKOLL. Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord. Til stede på møtet Forfall Møtt for

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord Møtested: Halsa Rådhus Møtedato: Fra kl.: 10:00 Til kl.:15.00 Til stede på møtet Forfall Møtt for Medlem Ola Rognskog Medlem Tove Karin Halse Lervik Medlem Hanne Bjerknes Kanestrøm Medlem Ellbjørg Harriet Reiten Medlem Knut Botten Medlem Medlem John Lernes Steinar Berdal Forfall Medlem Bernt Olaf Aune Medlem Siri Johanne Anshus Selnes Medlem Frida Aune Skårild Medlem Odd Jarle Svanem Medlem Hilde Vuttudal Stavås Forfall Medlem Ove Bernt Strømmen Medlem Ståle Vaag Forfall Medlem Marit Liabø Sandvik Varamedlem Varamedlem Varamedlem Bjørn Trygve Eidsvoll Håvard Stamnestrø Bente Mostue Berdal Hilde Vuttudal Stavås Ståle Vaag Steinar Berdal Fra adm. (evt. andre): Rådmann i Halsa, Anita Ørsal Oterholm Økonomisjef i Snillfjord, Roar Arne Reinhaug Rådmann i Hemne, Torger Aarvaag Konsulent i Hemne, Eva Randi Oldervik Innkalling: Innkalling, som er kunngjort den ved elektronisk innkalling. Merknader: Fylkesmannen i Sør - Trøndelag v/alf Petter Tenfjord deltar med orientering om veien videre i kommunesammen slåingen mellom Halsa, Snillfjord og Hemne.

2 Det ble orientert om invitasjon fra Kommunaldepartementet til å delta i «prosjekt fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing». Behandlede saker: Sak 01/17 til og med 08/17. Til å skrive under protokollen velges Hanne Bjerknes Kansestrøm, Håvard Stamnestrø og Siri Selnes. Underskrifter: Vi bekrefter med våre u nderskrifter at møteprotokollen er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Hanne Bjerknes Kansestrøm Håvard Stamnestrø Siri Johanne Selnes Side 2 av 14

3 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/17 17/382 FELLESNEMNDA - VALG AV LEDER OG NESTLEDER 2/17 17/344 FELLESNEMNDA - MÅL OG MANDAT 3/17 17/364 POLITISK MØTEREGLEMENT FELLESNEMNDA 4/17 17/345 FELLESNEMNDA - VALG AV ARBEIDSUTVALG - AU 5/17 17/385 FELLESNEMNDA - VALG AV PARTSSAMMENSATT UTVALG 6/17 17/347 GODTGJØRING - FELLESNEMNDA OG ØVRIGE UTVALG 7/17 17/383 FELLESNEMNDA - MØTEPLAN FOR /17 17/384 FELLESNEMNDA - EVENTUELT FELLES KOMMUNESTYREMØTE Side 3 av 14

4 1/17 FELLESNEMNDA - VALG AV LEDER OG NESTLEDER Rådmennnenes tilråding: Som leder / nestleder for Fellesnemnda for sammenslåing av kommunene Halsa, del av Snillfjord og Hemne velges: Leder. Nestleder Forslag fra ordfører i Snillfjord: Leder Odd Jarle Svanem Nestleder Ola Rognskog Det ble først stemt over forslaget med Odd Jarle Svanem som leder. Deretter ble det stemt over forslaget med Ola Rognskog som nestleder. Som leder / nestleder for Fellesnemnda for sammenslåing av kommunene Halsa, del av Snillfjord og Hemne velges: Leder Odd Jarle Svanem Nestleder Ola Rognskog Side 4 av 14

5 2/17 FELLESNEMNDA - MÅL OG MANDAT Rådmennenes tilråding: Vedtaket fattes med hjemmel i Kommunelovens 10 punkt 5 i mellomfasen, før Stortinget har fattet vedtak om sammenslåing. Vedtaket fattes med hjemmel i Inndelingsloven 26 fjerde ledd etter at Stortinget har fattet vedtak om sammenslåing. Kommunestyret delegerer ansvar for å gjennomføre sammenslåing av kommunene Halsa, Snillfjord og Hemne innenfor følgende mandat, mål og fullmakter: Mål og mandat for Fellesnemnda - ny kommune Halsa, Hemne og del av Snillfjord: Alle tre kommunene har vedtak om sammenslåi ng med hverandre per , basert på underskrevet intensjonsavtale, datert Hovedmål Hovedmålet er å etablere en livskraftig distriktskommune, bygge en kommuneorganisasjon med kompetanse og kapasitetil å ivareta samfunnsutvikling, tjeneste produksjon og interessene til folk og næringsliv i den nye kommunen. Mandat Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Videre kan Fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommune n med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker. Organisering Fellesnemnda b estår av 5 medlemmer fra hver kommune, totalt 15 stk. Fellesnemnda konstituerer seg og velger selv leder og nestleder (jf. Inndelingslova 26). Frem til kommunesammenslåingen er godkjent i Stortinget, fungerer fellesnemnda som interimnemnd. Fellesnemnda trer formelt i kraft etter endelig Stortingsvedtak om kommunesammenslåing våren Fellesnemnda har likevel mulighet til å starte arbeidet allerede etter felles kommunestyremøte (eller saker som behandles likt av alle tre kommunestyrene). Fellesnemnda har ansvar for å forberede den nye kommunen ut fra føringer i vedtatte intensjonsavtale, datert Inndelingsloven av 2001 ligger til grunn for hvordan dette arbeidet skal gjennomføres. Fellesnemndas fullmakter (delegering): Fellesnemnda skal i åp ne møter planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåing fram til konstituering av nytt kommunestyre i den nye kommunen. Dette innebærer at Fellesnemnda: 1. Utarbeider et utfyllende mandat for prosjektleder/ny rådmann og iverksette en ansettelsesprosess. Side 5 av 14

6 2. Engasjere prosjektleder i sammenslåingsfasen og ansette rådmann i ny kommune 3. Delegere fullmakter til prosjektleder / rådmann 4. Fastsette arbeidsgiverpolitikk for den nye kommunen i tråd med medbestemmelses - ordningen i hovedavtalen og arbe idsmiljøloven. 5. Opprette partssammensatt utvalg 6. Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensatt utvalg. 7. Utarbeide omstillingsdokument som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen. 8. Ta stilling til organisering av pen sjonsordninger for den nye kommunen 9. Etablere administrativt prosjektråd bestående av rådmennene. Prosjektrådet bistår i fellesnemnda med å ansette prosjektleder og etablere et sekretariat. Prosjektleder rapporterer til fellesnemnda. 10. Etablere arbeidsgrupper som skal gjennomgå eksisterende organisering og arbeidsmåter med formål å etablere «beste praksis» tilpasset ressursene i ny kommune 11. Disponere engangstilskudd og reformstøtte som gis i forbindelse med kommunesammenslåingen 12. Vedta budsjett for sammenslåing sprosessen. 13. Rapportere til kommunestyrene om økonomi og framdrift i prosjektet 14. Fastsette godtgjørelse for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemnda 15. Vedta navn og kommunevåpen for den nye kommunen. 16. Godkjenne framdriftsplan i sammenslåingsprosessen. 17. Inngå avtaler på vegne av den nye kommunen 18. Gjennomgå alle eksisterende avtaler i kommunene og vurdere hvilke som skal avsluttes eller videreføres 19. Utarbeide forslag til beredskapsplan for den nye kommunen 20. Utarbeide en helhetlig komm unikasjonsplan for arbeidet med kommunesammenslåingen. Målgrupper skal være befolkning, politikere, ansatte, samarbeidspartnere innenfor forvaltningen (stat, fylke og kommuner), næringsliv og frivillige lag og foreninger. 21. Tar avgjørelse i valg av hovedmod ell for den politiske organisering av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske organene og reglement for arbeidsvilkårene for kommunens politikere. 22. Forberede og legge fram forslag til budsjett og økonomiplan for den nye kommunen for det fø rste driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020). 23. Har fullmakt til overføring av personell til den nye kommunen. 24. Kan foreta justeringer i organisering og beskrivelse av prosjektet. 25. Tar avgjørelser i andre spørsmål knyttet til sammenslåingsprosessen og forhold knyttet til ny kommune. 26. Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger. 27. Foreslå revisor for den nye kommunen til kommunestyrets første møte. Side 6 av 14

7 28. Utarbeide forslag til delegeringsreglement som behandles o g vedtas av det nye kommunestyret. Innstillingsrett til kommunestyrene: Dersom enkelte saker som vedkommer sammenslåingsprosessen, er av en slik art at det må behandles i en eller alle tre kommunestyrer, må Fellesnemnda be rådmennene om å legge fram de aktuelle sakene for de respektive kommunestyrene. Delegering: Fellesnemnda kan gi ordførerne og/eller administrasjonen fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Saksforberedelse: Administrativ styringsgr uppe (rådmennene i kommunene og prosjektleder) forbereder saker som prosjektleder legger fram for Fellesnemnda. Før sakene legges fram for Fellesnemnda, skal sakene legges fram for partssammensatt utvalg. Prosjektleder innstiller overfor Fellesnemnda, og r ådmennene har møte - og talerett i Fellesnemnda Funksjonsperiode: Fellesnemnda konstituerer seg selv og velger leder og nestleder. Fellesnemndas funksjonsperiode varer fram til konstituering av kommunestyret i den nye kommunen. Lederen i Fellesnemnda kalle r sammen det nyvalgte kommunestyret til konstituerende møte innen utløpet av oktober måned i Leder av Fellesnemnda leder møtet fram til ny ordfører er valgt. Vedtaket fattes med hjemmel i Kommunelovens 10 punkt 5 i mellomfasen, før Stortinget har fattet vedtak om sammenslåing. Vedtaket fattes med hjemmel i Inndelingsloven 26 fjerde ledd etter at Stortinget har fattet vedtak om sammenslåing. Kommunestyret delegerer ansvar for å gjennomføre sammenslåing av kommunene Halsa, Snillfjord og Hemne innenfor følgende mandat, mål og fullmakter: Mål og ma ndat for Fellesnemnda - ny kommune Halsa, Hemne og del av Snillfjord: Alle tre kommunene har vedtak om sammenslåing med hverandre per , basert på underskrevet intensjonsavtale, datert Hovedmål Side 7 av 14

8 Hovedmålet er å etablere en livskraftig dis triktskommune, bygge en kommuneorganisasjon med kompetanse og kapasitetil å ivareta samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon og interessene til folk og næringsliv i den nye kommunen. Mandat Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedrørende sammensl åingsprosessen. Videre kan Fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbind else med kommunesammenslåingen. Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker. Organisering Fellesnemnda består av 5 medlemmer fra hver kommune, totalt 15 stk. Fellesnemnda konstituerer seg og velger selv leder og nestleder (jf. Inndelingslova 26). Frem til kommunesammenslåingen er godkjent i Stortinget, fungerer fellesnemnda som interimnemnd. Fellesnemnda trer formelt i kraft etter endelig Stortingsvedtak om kommunesammenslåing våren Fellesnemnda har likevel mulighet til å starte arbeidet allerede etter felles kommunestyremøte (eller saker som behandles likt av alle tre kommunestyrene). Fellesnemnda har ansvar for å forberede den nye kommunen ut fra føringer i vedtatte intensjonsavtale, datert Inndelingsloven av 2001 ligger til grunn for hvordan dette arbeidet skal gjennomføres. Fellesnemndas fullmakter (delegering): Fellesnemnda skal i åpne møter planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåing fram til konstituering av nytt kommunestyre i den nye kommunen. Dette innebærer at Fellesnemnda: 1. Utarbeider et utfyllende mandat for prosjektleder/ny rådmann og iverksett e en ansettelsesprosess. 2. Engasjere prosjektleder i sammenslåingsfasen og ansette rådmann i ny kommune 3. Delegere fullmakter til prosjektleder / rådmann 4. Fastsette arbeidsgiverpolitikk for den nye kommunen i tråd med medbestemmelses - ordningen i hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. 5. Opprette partssammensatt utvalg 6. Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensatt utvalg. 7. Utarbeide omstillingsdokument som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen. 8. Ta stilling til organisering a v pensjonsordninger for den nye kommunen 9. Etablere administrativt prosjektråd bestående av rådmennene. Prosjektrådet bistår i fellesnemnda med å ansette prosjektleder og etablere et sekretariat. Prosjektleder rapporterer til fellesnemnda. 10. Etablere arbeidsgr upper som skal gjennomgå eksisterende organisering og arbeidsmåter med formål å etablere «beste praksis» tilpasset ressursene i ny kommune 11. Disponere engangstilskudd og reformstøtte som gis i forbindelse med kommunesammenslåingen 12. Vedta budsjett for sammens låingsprosessen. Side 8 av 14

9 13. Rapportere til kommunestyrene om økonomi og framdrift i prosjektet 14. Fastsette godtgjørelse for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemnda 15. Vedta navn og kommunevåpen for den nye kommunen. 16. Godkjenne framdriftspl an i sammenslåingsprosessen. 17. Inngå avtaler på vegne av den nye kommunen 18. Gjennomgå alle eksisterende avtaler i kommunene og vurdere hvilke som skal avsluttes eller videreføres 19. Utarbeide forslag til beredskapsplan for den nye kommunen 20. Utarbeide en helhetlig kommunikasjonsplan for arbeidet med kommunesammenslåingen. Målgrupper skal være befolkning, politikere, ansatte, samarbeidspartnere innenfor forvaltningen (stat, fylke og kommuner), næringsliv og frivillige lag og foreninger. 21. Tar avgjørelse i valg av hov edmodell for den politiske organisering av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske organene og reglement for arbeidsvilkårene for kommunens politikere. 22. Forberede og legge fram forslag til budsjett og økonomiplan for den nye kommunen for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020). 23. Har fullmakt til overføring av personell til den nye kommunen. 24. Kan foreta justeringer i organisering og beskrivelse av prosjektet. 25. Tar avgjørelser i andre spørsmål knyttet til sammenslåin gsprosessen og forhold knyttet til ny kommune. 26. Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger. 27. Foreslå revisor for den nye kommunen til kommunestyrets første møte. 28. Utarbeide forslag til delegeringsreglement som behandles og vedtas av det nye kommunestyret. Innstillingsrett til kommunestyrene: Dersom enkelte saker som vedkommer sammenslåingsprosessen, er av en slik art at det må behandles i en eller alle tre kommunestyrer, må Fellesnemnda be rådmennene om å legge fram de aktuelle sake ne for de respektive kommunestyrene. Delegering: Fellesnemnda kan gi ordførerne og/eller administrasjonen fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Saksforberedelse: Administrativ styringsgruppe (rådmenn ene i kommunene og prosjektleder) forbereder saker som prosjektleder legger fram for Fellesnemnda. Før sakene legges fram for Fellesnemnda, skal sakene legges fram for partssammensatt utvalg. Prosjektleder innstiller overfor Fellesnemnda, og rådmennene har møte - og talerett i Fellesnemnda Side 9 av 14

10 Funksjonsperiode: Fellesnemnda konstituerer seg selv og velger leder og nestleder. Fellesnemndas funksjonsperiode varer fram til konstituering av kommunestyret i den nye kommunen. Lederen i Fellesnemnda kaller sammen det nyvalgte kommunestyret til konstituerende møte innen utløpet av oktober måned i Leder av Fellesnemnda leder møtet fram til ny ordfører er valgt. 3/17 POLITISK MØTEREGLEMENT FELLESNEMNDA Rådmennenes tilråding: Politisk møtereglement Fellesnemnda, legges fram til foreløpig behandling og uttalelse. Forslag fra Ola Rognskog: Politisk møtereglement for Fellesne mnda ble drøftet og legges fram for endelig godkjenning etter at kommunest yrene har vedtatt Felles nemnda s mål og mandat. Fellesnemnda ber administrasjonen legger fram forslag til omarbeidet punkt 1.11 slik at det ivaretar nemndas behov for gjensidig infor masjonsflyt mellom nemnda og arbeidsgruppene. Politisk møtereglement Fellesnemnda ble drøftet og legges fram for endelig godkjenning etter at kommunestyrene har vedtatt Felles nemnda s mål og mandat. Fellesnemnda ber administrasjonen legger fram forslag til omarbeidet punkt 1.11 slik at det ivaretar ne mndas behov for gjensidig informasjonsflyt mellom nemnda og arbeidsgruppene. 4/17 FELLESNEMNDA - VALG AV ARBEIDSUTVALG - AU Rådmannens tilråding: Vedtaket fattes med hjemmel i Kommuneloven i mellomfasen, før Stortinget har fattet vedtak om sammenslåing. Vedtaket fattes med hjemmel i Inndelingsloven etter at Stortinget har fattet vedtak om sammenslåing. Side 10 av 14

11 Fellesnemnda drøfter og foreslår opprettels e av Arbeidsutvalg. Fellesnemnda velger følgende medlemmer til Arbeidsutvalget: ordfører i Halsa, ordfører i Snillfjord og ordfører i Hemne. Arbeidsutvalgets hovedoppgaver å fastsette agenda for Fellesnemndas møter. I tillegg kan Arbeidsutvalget fatte vedtak i enkeltsaker som ikke er av prinsipiell karakter. Referat fra møtene i Arbeidsutvalget refereres i Fellesnemnda. Når medlemmer er utpekt/valgt, legges saken fram for nemnda for endelig vedtak. Dette må skje etter at kommunestyrene i alle tre kom munene har delegert nødvendig fullmakt til Fellesnemnda. Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Hemne, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 3/3-17. Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Halsa, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 9/3-17. Forslag fra John Lernes: Opposisjon bør være medlem i AU i tillegg til ordførerne, da dette utvalget kan betraktes som et «formannskap». Ved prøvevotering om det skulle stemmes over rådmannens tilråding opp mot forslag fra John Lernes, fikk det ingen stemmer. Fellesnemndas forslag: Administrasjonen utreder to nye hovedmodeller: Et utvidet AU(arbeidsutvalg) med deltakelse fra opposisjonen og en «formannskapsmodell» hvor et utvidet AU behandler saker før de går til PU og Fellesnemnda for endelig vedtak. I en slik modell vurderes det fortløpende behov for utvidede fullmakter til AU. Alle modeller beskrives mer utførlig hva modellene innebærer. Administrasjonen utreder to nye hovedmodeller: Et utvidet AU(arbeidsutvalg) med deltakelse fra opposisjonen og en «formannskapsmodell» hvor et utvidet AU behandler saker før de går til PU og Fellesnemnda for endelig vedtak. I en slik modell vurderes det fortløpende behov for utvidede fullmakter til AU. Alle modeller beskrives mer utførlig hva modellene innebærer. 5/17 FELLESNEMNDA - VALG AV PARTSSAMMENSATT UTVALG Side 11 av 14

12 Rådmannens tilråding: Fellesnemnda drøfter og foreslår opprettelse av partssammensatt utvalg som skal behandle og avgi uttalelse til alle saker som skal opp i Fellesnemnda. Fellesnemnda velger følgende medlemmer til partssammensatt utvalg:. Fagorganisasjonene inviteres til å velge.. medlemmer til utvalget. Alle 3 kommunene skal være representert. De ansatte inviteres til å bli representert med ett hovedverneombud. Sak om opprettelse av partssammensatt utvalg sendes til kommunene ved rådmann, fagforeninger og hovedver neombud. Når medlemmer er utpekt / valgt, legges saken fram for nemnda for endelig vedtak. Dette må skje etter at kommunestyrene i alle 3 kommunene har delegert nødvendig fullmakt. Dokum entet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Hemne, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 3/3-17. Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Halsa, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 9/3-17. Forslag fra Marit Liabø Sandvik: - 3 ord førere - 3 fra opposisjon (en fra hver kommune) - 3 tillitsvalgte (en fra hver kommune) - 1 representant for hovedverneombudet i kommunene Votering mellom rådmannens tilråding og forslag fra Marit Liabø Sandvik, ble rådmannens tilråding vedtatt med 12 mo t 3 stemmer. Fellesnemnda drøfter og foreslår opprettelse av partssammensatt utvalg som skal behandle og avgi uttalelse til alle saker som skal opp i Fellesnemnda. Fellesnemnda velger følgende medlemmer til partssammensatt utvalg: Ordfører Ola Rognskog med personlig vara, Ellbjørg Harriet Reiten Ordfører Odd Jarle Svanem med personlig vara, Hilde Vuttudal Stavås Ordfører John Lernes med personlig vara, Bernt Olaf Aune Fagorganisasjonene inviteres til å velge 3 medlemmer med personlig vara til utvalget. Alle 3 kommun ene skal være representert. De ansatte inviteres til å bli representert med ett hovedverneombud med personlig vara. Side 12 av 14

13 Sak om opprettelse av partssammensatt utvalg sendes til kommunene ved rådmann, fagforeninger og hovedverneombud. Når medlemmer er utpekt / valgt, legges saken fram for nemnda for endelig vedtak. Dette må skje etter at kommunestyrene i alle 3 kommunene har delegert nødvendig fullmakt. 6/17 GODTGJØRING - FELLESNEMNDA OG ØVRIGE UTVALG Rådmannens tilråding: Reglement for godtgjørelse medlemmer i Fellesnemnd, partssammensatt utvalg og arbeidsgrupper i Ny kommune Halsa - Snillfjord - Hemne, legges fram til foreløpig behandling og uttalelse. Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Hemne, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 3/3-17. Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Halsa, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 9/3-17. E nstemmig vedtatt. Reglement for godtgjørelse medlemmer i Fellesnemnd, partssammensatt utvalg og arbeidsgrupper i Ny kommune Halsa - Snillfj ord - Hemne, legges fram til foreløpig behandling og uttalelse. 7/17 FELLESNEMNDA - MØTEPLAN FOR 2017 Rådmannens tilråding: Forslag på datoer: Mandag 24. april Fredag 28. april (26. og 27. er Hemne samling k - reform i Bergen) Mandag 29. mai Hemne Mandag 19. juni Torsdag 8. juni Halsa Juli - Ferie Juli Ferie Mandag 28. august Torsdag 31. august Hemne Side 13 av 14

14 Mandag 25. september Torsdag 28. september Hemne Mandag 23. oktober Torsdag 26. oktober Halsa Mandag 27. november Torsdag 30. november Hemne Mandag 18. desember Torsdag 14. eller 21. desember Hemne Møtedatoer for Fellesnemnda : Fredag 28. april Hemne Torsdag 1. juni Snillfjord Mandag 19. juni Halsa Juli - Ferie Mandag 28. august Hemne Torsdag 28. september Snillfjord Mandag 23. oktober Halsa Mandag 27. november Hemne Mandag 18. desember Snillfjord 8/17 FELLESNEMNDA - EVENTUELT FELLES KOMMUNESTYREMØTE Rådmannens tilråding: Etter at Stortinget har vedtatt sammenslåing, vurderes felles kommunestyre. Etter at Stortinget har vedtatt sammenslåing, vurderes felles kommunestyre. Side 14 av 14

15 Saksprotokoll Utvalg: Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord Møtedato: Sak: 1 / 17 Resultat: Arkivsak: 17 / Tittel: SAKSPROTOKOLL - FELLESNEMNDA - VALG AV LEDER OG NESTLEDER Forslag fra ordfører i Snillfjord: Leder Odd Jarle Svanem Nestleder Ola Rognskog Det ble først stemt over forslaget med Odd Jarle Svanem som leder. Deretter ble det stemt over forslaget med Ola Rognskog som nestleder. Som leder / nestlede r for Fellesnemnda for sammenslåing av kommunene Halsa, del av Snillfjord og Hemne velges: Leder Odd Jarle Svanem Nestleder Ola Rognskog

16 Saksprotokoll Utvalg: Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord Møtedato: Sak: 2 / 17 Resultat: Arkivsak: 17 / Tittel: SAKSPROTOKOLL - FELLESNEMNDA - MÅL OG MANDAT Vedtaket fattes med hjemmel i Kommunelovens 10 punkt 5 i mellomfasen, før Stortinget har fattet vedtak om sammenslåing. Vedtaket fattes med hjemmel i Inndelingsloven 26 fjerde ledd etter at Stortinget har fattet vedtak om sammenslåing. Kommunestyret delegerer ansvar for å gjennomføre sammenslåing av kommunene Halsa, Snillfjord og Hemne innenfor følgende mandat, mål og fullmakter: Mål og mandat for Fellesnemnda - ny kommune Halsa, Hemne og del av Snillfjord: Alle tre kommunene har vedtak om sammenslåi ng med hverandre per , basert på underskrevet intensjonsavtale, datert Hovedmål Hovedmålet er å etablere en livskraftig distriktskommune, bygge en kommuneorganisasjon med kompetanse og kapasitetil å ivareta samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon og interessene til folk og næringsliv i den nye kommunen. Mandat Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Videre kan Fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen

17 med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer engangstilskudd og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker. Organisering Felles nemnda består av 5 medlemmer fra hver kommune, totalt 15 stk. Fellesnemnda konstituerer seg og velger selv leder og nestleder (jf. Inndelingslova 26). Frem til kommunesammenslåingen er godkjent i Stortinget, fungerer fellesnemnda som interimnemnd. Felle snemnda trer formelt i kraft etter endelig Stortingsvedtak om kommunesammenslåing våren Fellesnemnda har likevel mulighet til å starte arbeidet allerede etter felles kommunestyremøte (eller saker som behandles likt av alle tre kommunestyrene). Fell esnemnda har ansvar for å forberede den nye kommunen ut fra føringer i vedtatte intensjonsavtale, datert Inndelingsloven av 2001 ligger til grunn for hvordan dette arbeidet skal gjennomføres. Fellesnemndas fullmakter (delegering): Fellesnemnda s kal i åpne møter planlegge og forberede iverksettingen av sammenslåing fram til konstituering av nytt kommunestyre i den nye kommunen. Dette innebærer at Fellesnemnda: 1. Utarbeider et utfyllende mandat for prosjektleder/ny rådmann og iverksette en ansettels esprosess. 2. Engasjere prosjektleder i sammenslåingsfasen og ansette rådmann i ny kommune 3. Delegere fullmakter til prosjektleder / rådmann 4. Fastsette arbeidsgiverpolitikk for den nye kommunen i tråd med medbestemmelses - ordningen i hovedavtalen og arbeidsmiljøl oven. 5. Opprette partssammensatt utvalg 6. Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensatt utvalg. 7. Utarbeide omstillingsdokument som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen. 8. Ta stilling til organisering av pensjonsordn inger for den nye kommunen 9. Etablere administrativt prosjektråd bestående av rådmennene. Prosjektrådet bistår i fellesnemnda med å ansette prosjektleder og etablere et sekretariat. Prosjektleder rapporterer til fellesnemnda. 10. Etablere arbeidsgrupper som skal gjennomgå eksisterende organisering og arbeidsmåter med formål å etablere «beste praksis» tilpasset ressursene i ny kommune 11. Disponere engangstilskudd og reformstøtte som gis i forbindelse med kommunesammenslåingen 12. Vedta budsjett for sammenslåingsprosesse n. 13. Rapportere til kommunestyrene om økonomi og framdrift i prosjektet 14. Fastsette godtgjørelse for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemnda

18 15. Vedta navn og kommunevåpen for den nye kommunen. 16. Godkjenne framdriftsplan i sammenslåingsprosessen. 17. Inngå avtaler på vegne av den nye kommunen 18. Gjennomgå alle eksisterende avtaler i kommunene og vurdere hvilke som skal avsluttes eller videreføres 19. Utarbeide forslag til beredskapsplan for den nye kommunen 20. Utarbeide en helhetlig komm unikasjonsplan for arbeidet med kommunesammenslåingen. Målgrupper skal være befolkning, politikere, ansatte, samarbeidspartnere innenfor forvaltningen (stat, fylke og kommuner), næringsliv og frivillige lag og foreninger. 21. Tar avgjørelse i valg av hovedmod ell for den politiske organisering av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske organene og reglement for arbeidsvilkårene for kommunens politikere. 22. Forberede og legge fram forslag til budsjett og økonomiplan for den nye kommunen for det fø rste driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020). 23. Har fullmakt til overføring av personell til den nye kommunen. 24. Kan foreta justeringer i organisering og beskrivelse av prosjektet. 25. Tar avgjørelser i andre spørsmål knyttet til sammenslåingspros essen og forhold knyttet til ny kommune. 26. Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger. 27. Foreslå revisor for den nye kommunen til kommunestyrets første møte. 28. Utarbeide forslag til delegeringsreglement som behandles og vedtas av det n ye kommunestyret. Innstillingsrett til kommunestyrene: Dersom enkelte saker som vedkommer sammenslåingsprosessen, er av en slik art at det må behandles i en eller alle tre kommunestyrer, må Fellesnemnda be rådmennene om å legge fram de aktuelle sakene for de respektive kommunestyrene. Delegering: Fellesnemnda kan gi ordførerne og/eller administrasjonen fullmakt til å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Saksforberedelse: Administrativ styringsgruppe (rådmennene i kommunene og prosjektleder) forbereder saker som prosjektleder legger fram for Fellesnemnda. Før sakene legges fram for Fellesnemnda, skal sakene legges fram for partssammensatt utvalg. Prosjektleder innstiller overfor Fellesnemnda, og rådmennene har møte - og talerett i Fellesnemnda

19 Funksjonsperiode: Fellesnemnda konstituerer seg selv og velger leder og nestleder. Fellesnemndas funksjonsperiode varer fram til konstituering av kommunestyret i den nye kommunen. Lederen i Fellesnemnda kaller sammen det nyvalg te kommunestyret til konstituerende møte innen utløpet av oktober måned i Leder av Fellesnemnda leder møtet fram til ny ordfører er valgt.

20 Saksprotokoll Utvalg: Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord Møtedato: Sak: 3 / 17 Resultat: Arkivsak: 17 / Tittel: SAKSPROTOKOLL - POLITISK MØTEREGLEMENT FELLESNEMNDA Forslag fra Ola Rognskog: Politisk møtereglement for Fellesnemnda ble drøftet og legges fram for endelig godkjenning etter at kommunest yrene har vedtatt Felles nemnda s mål og mandat. Fellesnemnda ber administrasjonen legger fram forslag til omarbeidet punk t 1.11 slik at det ivaretar nemndas behov for gjensidig informasjonsflyt mellom nemnda og arbeidsgruppene. Politisk møtereglement Fellesnemnda ble drøftet og legges fram for endelig godkjenning etter at kommunestyrene har vedtat Felles nemnda s mål og mandat. Fellesnemnda ber administrasjonen legger fram forslag til omarbeidet punkt 1.11 slik at det ivaretar nemndas behov for gjensidig informasjonsflyt mellom nemnda og arbeidsgruppene.

21 Saksprotokoll Utvalg: Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord Møtedato: Sak: 4 / 17 Resultat: Arkivsak: 17 / Tittel: SAKSPROTOKOLL - FELLESNEMNDA - VALG AV ARBEIDSUTVALG - AU Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Hemne, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 3/3-17. Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Halsa, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 9/3-17. Forslag fra John Lernes: Opposisjon bør være medlem i AU i tillegg til ordførerne, da dette utvalget kan betraktes som et «formannskap». Ved prøvevotering om det skulle stemmes over rådmannens tilråding opp mot forslag fra John Lernes, fikk det ingen stemmer. Fellesnemndas forslag: Administrasjonen utreder to nye hovedm odeller: Et utvidet AU(arbeidsutvalg) med deltakelse fra opposisjonen og en «formannskapsmodell» hvor et utvidet AU behandler saker før de går til PU og Fellesnemnda for endelig vedtak. I en slik modell vurderes det fortløpende behov for utvidede fullmakte r til AU. Alle modeller beskrives mer utførlig hva modellene innebærer. Administrasjonen utreder to nye hovedmodeller: Et utvidet AU(arbeidsutvalg) med deltakelse fra opposisjonen og en «formannskapsmodell» hvor et utvidet AU behandler saker før de går til PU og Fellesnemnda for endelig vedtak. I en slik modell vurderes det fortløpende behov for utvidede fullmakter til AU. Alle modeller beskrives mer utførlig hva modellene innebærer.

22

23 Saksprotokoll Utvalg: Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord Møtedato: Sak: 5 / 17 Resultat: Arkivsak: 17 / Tittel: SAKSPROTOKOLL - FELLESNEMNDA - VALG AV PARTSSAMMENSATT UTVALG 1. Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Hemne, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 3/ Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Halsa, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 9/3-17. Forslag fra Marit Liabø Sandvik: - 3 ordførere - 3 fra opposisj on (en fra hver kommune) - 3 tillitsvalgte (en fra hver kommune) - 1 representant for hovedverneombudet i kommunene Votering mellom rådmannens tilråding og forslag fra Marit Liabø Sandvik, ble rådmannens tilråding vedtatt med 12 mot 3 stemmer. Fellesnemnda drøfter og foreslår opprettelse av partssammensatt utvalg som skal behandle og avgi uttalelse til alle saker som skal opp i Fellesnemnda. Fellesnemnda velger følgende medlemmer til partssammensatt utvalg: Ordfører Ola Rognskog med personli g vara, Ellbjørg Harriet Reiten Ordfører Odd Jarle Svanem med personlig vara, Hilde Vuttudal Stavås Ordfører John Lernes med personlig vara, Bernt Olaf Aune

24 Fagorganisasjonene inviteres til å velge 3 medlemmer med personlig vara til utvalget. Alle 3 kommu nene skal være representert. De ansatte inviteres til å bli representert med ett hovedverneombud med personlig vara. Sak om opprettelse av partssammensatt utvalg sendes til kommunene ved rådmann, fagforeninger og hovedverneombud. Når medlemmer er utpekt / valgt, legges saken fram for nemnda for endelig vedtak. Dette må skje etter at kommunestyrene i alle 3 kommunene har delegert nødvendig fullmakt.

25 Saksprotokoll Utvalg: Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord Møtedato: Sak: 6 / 17 Resultat: Arkivsak: 17 / Tittel: SAKSPROTOKOLL - GODTGJØRING - FELLESNEMNDA OG ØVRIGE UTVALG 1. Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Hemne, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 3/ Dokumentet Felles uttalelse fra Fagorganisasjonene i Halsa, ble sendt til Fellesnemnda på e - post, den 9/3-17. Reglement for godtgjørelse medlemmer i Fellesnemnd, partssammensatt utvalg og arbeidsgrupper i Ny kommune Halsa - Snillfjord - Hemne, legges fram til foreløpig behandling og uttalelse.

26 Saksprotokoll Utvalg: Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord Møtedato: Sak: 7 / 17 Resultat: Arkivsak: 17 / Tittel: SAKSPROTOKOLL - FELLESNEMNDA - MØTEPLAN FOR 2017 Møtedatoer for Fellesnemnda : Fredag 28. april Torsdag 1. juni Mandag 19. juni Juli - Ferie Mandag 28. august Torsdag 28. september Mandag 23. oktober Mandag 27. november Mandag 18. desember Hemne Snillfjord Halsa Hemne Snillfjord Halsa Hemne Snillfjord

27 Saksprotokoll Utvalg: Fellesnemnd - ny kommune Halsa - Hemne - Snillfjord Møtedato: Sak: 8 / 17 Resultat: Arkivsak: 17 / Tittel: SAKSPROTOKOLL - FELLESNEMNDA - EVENTUELT FELLES KOMMUNESTYREMØTE Etter at Stortinget har vedtatt sammenslåing, vurderes felles kommunestyre. Etter at Stortinget har vedtatt sammenslåing, vurderes felles kommunestyre.