Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd

Transkript

1 Nye Lindesnes Midlertidig fellesnemnd REFERAT (UTKAST) Styre/organ: Midlertidig fellesnemnd Sted: Lokalene til Lindesnesregionen Næringshage, Hollendergata 3, 4514 Mandal. Dato: Onsdag Tidsrom: 16:00-19:15. Deltakere i Fellesnemnda: Andre Inviterte: Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen Trond Hennestad Tor Magne Risdal Bente Skoie Stanley Tørresen Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker Anju Choudhary Manneråk Vidar Tjelland Janne Wigemyr John Øyslebø Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen Jon Gunnar Ask Randi Fredriksen Ihme Even Tronstad Sagebakken Christoffer Westermoen Rune Stokke Hans S. Stusvik Irene Lunde Tom Egerhei Dorrit Svenning Dagfinn Lauvsland (vara for Per Olav Skutle) Rådmann Lindesnes kommune Rådmann i Marnardal kommune Kst. Rådmann i Mandal kommune Ass. Fylkesmann Seniorrådgiver KS Møtesekretær SAKSLISTE: MFN-01/2017 Konstituering...2 MFN-02/2017 Opprettelse av arbeidsutvalg og valg av utvalgsmedlemmer...2 MFN-03/2017 Opprettelse av partssammensatt utvalg og valg av utvalgsmedlemmer...3 MFN-04/2017 Info om rådmennenes rolle/oppgaver og arbeidet i kommunene...3 MFN-05/2017 Informasjonsbehov og informasjonskanaler...4 MFN-06/2017 Møteplan våren MFN-07/2017 Prosedyre og framdriftsplan for ansettelse av prosjektleder...4 MFN-08/2017 Eventuelt...5 Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1, 2, 3, 4, 5, 6, 8, 7. Side 1 av 5

2 Janne Fardal Kristoffersen ønsket velkommen og informerte om møtets innhold. Hun ledet også valget av leder. MFN-01/2017 KONSTITUERING Valg av leder og nestleder for midlertidig fellesnemnd. Inngått intensjonsavtale forutsetter at leder skal velges blant Mandals medlemmer. Valg av leder Janne Fardal Kristoffersen foreslo ordfører i Mandal; Alf Erik Andersen som leder. Det var ikke andre forslag. Alf Erik Andersen velges som leder. Andersen takket for tilliten. Han takket også Janne Fardal Kristoffersen for godt arbeid og stor innsats i rollen som leder av styringsgruppa for Nye Lindesnes. Valg av nestleder Even Tronstad Sagebakken foreslo Helge Sandåker som nestleder. Det var ikke andre forslag. Helge Sandåker velges som nestleder. MFN-02/2017 OPPRETTELSE AV ARBEIDSUTVALG OG VALG AV UTVALGSMEDLEMMER Fellesforslag fra ordførerne til arbeidsutvalg: Ordfører og opposisjonsleder fra de 3 kommunene. Leder og nestleder som for midlertidig fellesnemnd. Fellesnemda drøftet hvordan vararepresentasjon skulle skje. Et alternativ som ble drøftet var en felles, nummerert liste over varamenn. Fellesnemda bestemte seg for å utsette saken om valg av varamedlemmer. For øvrig var det ikke andre forslag enn fellesforslaget fra ordførerne. Fellesnemda vedtok derved enstemmig: Ordfører og opposisjonsleder fra de 3 kommunene velges til arbeidsutvalg. Dvs. følgende Fra Lindesnes kommune: Janne Fardal Kristoffersen, Tor Magne Risdal. Fra Marnardal kommune: Helge Sandåker, Vidar Tjelland. Fra Mandal kommune: Alf Erik Andersen, Even Tronstad Sagebakken. Side 2 av 5

3 MFN-03/2017 OPPRETTELSE AV PARTSSAMMENSATT UTVALG OG VALG AV UTVALGSMEDLEMMER Fellesforslag fra ordførerne til partssammensatt utvalg: Arbeidsutvalget supplert med 1 arbeidstakerrepresentant fra hver av kommunene. Leder og nestleder som for midlertidig fellesnemnd. Det var ikke andre forslag enn fellesforslaget fra ordførerne. Partssammensatt utvalg utgjøres av arbeidsutvalget supplert med 1 arbeidstakerrepresentant fra hver av kommunene. MFN-04/2017 INFO OM RÅDMENNENES ROLLE/OPPGAVER OG ARBEIDET I KOMMUNENE Helge Sandåker innledet i saken: kommunen skal driftes, men det er klart at det må «snakkes mye sammen framover», bl.a. bør det sees på hvordan interkommunale samarbeid evt. kan tas inn i den nye kommunen. Rådmennene ble spurt om innspill. De etterlyste et «mandat» for hvordan de skulle forholde seg i forhold til saker som kommer opp, f.eks. ansettelser, planarbeid, mv. Ass. fylkesmann viset til erfaringer fra andre kommunesammenslåingsprosesser: det er viktig Fokus på fortsatt drift Tydelig rollefordeling politikk/administrasjon Avklaring av hva som skal løftes inn i fellesnemda og hva skal håndteres av det enkelte kommunestyre Fellesnemda drøftet saken. Christoffer Westermoen foreslo følgende: «Fellesnemda gir Rådmennene fullmakt til å starte samkjøringer av planarbeid, tjenester og drift på de områdene hvor de ser dette hensiktsmessig for etablering av ny felles kommune. Rådmennene bes særlig se på dagens interkommunale samarbeid og regionsamarbeid, og fortløpende foreslå hvordan dette bør endres.» Fellesnemnda var enige i Westermoens forslag, men ønsket også et tillegg vedr. avklaring av hva som skal løftes inn i fellesnemda, og hva skal håndteres av det enkelte kommunestyre. Fellesnemnda vedtok deretter i tråd med dette enstemmig: Fellesnemda gir Rådmennene fullmakt til å starte samkjøringer av planarbeid, tjenester og drift på de områdene hvor de ser dette hensiktsmessig for etablering av ny felles kommune. Rådmennene bes særlig se på dagens interkommunale samarbeid og regionsamarbeid, og fortløpende foreslå hvordan dette bør endres, samt foreslå hva som skal løftes inn i fellesnemda, og hva skal håndteres av det enkelte kommunestyre. Side 3 av 5

4 MFN-05/2017 INFORMASJONSBEHOV OG INFORMASJONSKANALER Saken ble drøftet. Viktigheten av god, samtidig informasjon ble understreket. De forskjellige interessentgruppene vil ha ulike informasjonsbehov. Fellesnemnda vedtok deretter følgende enstemmig: Rådmennene gis mandat å samordne og formidle informasjonsflyten inntil prosjektleder er ansatt. MFN-06/2017 MØTEPLAN VÅREN 2017 Møteplan foreslått ut fra følgende føringer: Møter i Fellesnemnda ca. månedlig Møter i arbeidsutvalget ca. hver 14. dag Møter i partssammensatt utvalg ved behov Møter fortrinnsvis på dagtid og på rundgang i kommunene Saken ble drøftet. Det ble understreket at møtene fortrinnsvis bør være på faste dager. Videre at det må avklares godtgjørelse. Følgende prinsipper/føringer ble angitt: Som angitt i saksutredningen: o Møter i Fellesnemnda ca. månedlig o Møter i arbeidsutvalget ca. hver 14. dag o Møter i partssammensatt utvalg ved behov o Møter fortrinnsvis på dagtid og på rundgang i kommunene For øvrig: o Det bør være faste møtedager o Mandager og fredager er «gode» dager, onsdager er «dårlige» o Møter i arbeidsutvalget kan legges i etterkant av møter i fellesnemnda o Godtgjørelse må avklares Sekretæren forsøker å kalle inn til møter slik som angitt. MFN-07/2017 PROSEDYRE OG FRAMDRIFTSPLAN FOR ANSETTELSE AV PROSJEKTLEDER Saken ble behandlet i 2 bolker: én åpen og én lukket. Åpen del Prinsipper vedr. ansettelse av prosjektleder ble det drøftet. Fellesnemda diskuterte seg fram til enighet om prosess: 1. Stillingen som midlertidig prosjektleder frikjøpes fortrinnsvis internt fram til Stillingen som rådmann lyses ut så snart som mulig etter Stortinget endelig har vedtatt kommunesammenslåingen. 3. Ansatt rådmann overtar rollen som prosjektleder fra ansettelse fram til ny kommune er en realitet Side 4 av 5

5 Lukket del Deretter foreslo møteleder å lukke møtet. Dette ut fra at intern ansettelse av prosjektleder blir drøftet, og derved også enkeltansattes skikkethet for å bekle stillingen som prosjektleder. Med andre ord berøres personvernet. Lukking av møtet ble gjort i medhold av bestemmelsene i kommuneloven 31 nr. 4, som lyder: «Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når personvernet krever det.» Det ble vedtatt å lukke møtet. Fellesnemda vedtok følgende: Partssammensatt utvalg bes om å: 1. Avklare hvem blant dagens rådmenn som er aktuelle kandidater til jobben som prosjektleder, og så snart som mulig innstille overfor fellesnemda hvem blant disse som bør tilbys jobben. 2. Foreslå framdriftsplan og prosedyre for ansettelse av rådmann. MFN-08/2017 EVENTUELT Prosjektet Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet - invitasjon Det foreligger en invitasjon fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet til å delta i prosjektet Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner som skal slå seg sammen. Det forutsettes at det enkelte kommunestyre stiller seg bak deltakelsen. Fellesnemda vedtok: «Fellesnemda anbefaler deltakelse i prosjektet. Arbeidsutvalget bes utarbeide forslag til saksutredning for kommunestyrebehandling i kommunene. Kommunal- og moderniseringsdepartementet informeres om nemdas vedtak som et foreløpig svar, og om når endelig svar kan forventes å foreligge etter behandling i kommunestyrene.» Invitasjonen fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet vedlegges referatet. Side 5 av 5