MØTEPROTOKOLL. Fellesnemnd - ny kommune Halsa-Hemne-Snillfjord. Til stede på møtet Forfall Møtt for

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Fellesnemnd - ny kommune Halsa-Hemne-Snillfjord Møtested: Snillfjord Møtedato: Fra kl.: 10:30 Til kl.: Til stede på møtet Forfall Møtt for Nestleder Ola Rognskog Medlem Tove Karin Halse Lervik Medlem Hanne Bjerknes Kanestrøm Medlem Ellbjørg Harriet Reiten Medlem Knut Botten Medlem Geir Inge Fiske FO Ingen vara Medlem Steinar Berdal Medlem Bernt Olaf Aune Medlem Siri Johanne Anshus Selnes Medlem Frida Aune Skårild FO Ingen vara Leder Odd Jarle Svanem Medlem Hilde Vuttudal Stavås Medlem Ove Bernt Strømmen Medlem Ståle Vaag FO Medlem Varamedlem Marit Liabø Sandvik Håvard Stamnestrø Ståle Vaag Fra adm. (evt. andre): Prosjektleder og Rådmann Torger Aarvaag Prosjektkoordinator Eva Randi Oldervik Innkalling: Innkalling, som er kunngjort den ved skriftlig innkalling. Merknader: - Ikt-leder i Hemne - Oddvar Løfaldli orienterte om delprosjekt digital sammenslåing. - Enhetsleder TLM i Hemne - Magne Jøran Belsvik orienterte om delprosjektene geografisk informasjonsportal og matrikkel. - Kommunalsjef Økonomi i Hemne Inger Johanne Lillemyr Steinveg, orienterte om budsjettforløpet i Hemne kommune. - Økonomisjef i Snillfjord - Roar Arne Reinhaug, orienterte om budsjettforløpet i Snillfjord kommune. - Rådmann i Halsa Anita Ørsal Oterholm, orienterte om budsjettforløpet i Halsa kommune.

2 - Marit Liabø Sandvik ble innvilget permisjon og deltok ikke under behandling av sakene 46, 48, 49, 50,51 og 52/17. Behandlede saker: Sak 42/17 52/17 Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Side 2 av 9

3 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 42/17 17/2729 KOMPENSASJON FRA FELLESNEMNDA TIL EGNE KOMMUNER 43/17 17/2513 KIRKELIG FELLESNEMND - OMSTILLINGSMIDLER 44/17 17/2193 REGNSKAPSRAPPORT FELLESNEMNDA PR /17 17/2822 FELLESNEMNDAS BUDSJETT 2017, 2018 OG 2019 FOR NYE HEIM 46/17 17/2805 FELLESNEMNDAS UTTALELSE TIL HALSA - HEMNE OG SNILLFJORD KOMMUNER SINE BUDSJETT OG ØKONOMIPLANER 47/17 17/1946 TJENESTESTRUKTUR 48/17 17/2712 UTFORMING AV LOKALDEMOKRATI I NY KOMMUNE, VALG AV ARBEIDSGRUPPE OG ENGASJEMENT AV KS KONSULENT. MED MANDAT FOR GRUPPEN 49/17 17/990 MILEPÆLSPLAN / PROSJEKTPLAN - STATUS DESEMBER /17 17/992 KOMMUNIKASJONSPLAN - STATUS PER DESEMBER /17 17/2722 FELLESNEMNDA - MØTEPLAN VÅREN /17 17/878 DOKUMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN Side 3 av 9

4 42/17 KOMPENSASJON FRA FELLESNEMNDA TIL EGNE KOMMUNER Fellesnemnda vedtar ordførernes forslag til kompensasjon til kommunene 2018 som beskrevet i notat: Hemne kommune kr ,- Halsa kommune kr ,- Snillfjord kommune kr ,- Fellesnemnda vedtar ordførernes forslag til kompensasjon til kommunene 2018 som beskrevet i notat: Hemne kommune kr ,- Halsa kommune kr ,- Snillfjord kommune kr ,- 43/17 KIRKELIG FELLESNEMND - OMSTILLINGSMIDLER Søknad fra den Kirkelige fellesnemnda for Halsa, Hemne og Snillfjord v/hemne fellesråd innvilges med inntil kr ,- over to år til dekning av 25 % stilling med tillegg av kr til øvrige kostnader. Det utbetales kr som en oppstart av prosjektet. Det utbetales totalt tilskudd mot dokumentert regnskap med inntil kr Søknad fra den Kirkelige fellesnemnda for Halsa, Hemne og Snillfjord v/hemne fellesråd innvilges med inntil kr ,- over to år til dekning av 25 % stilling med tillegg av kr til øvrige kostnader. Det utbetales kr som en oppstart av prosjektet. Det utbetales totalt tilskudd mot dokumentert regnskap med inntil kr /17 REGNSKAPSRAPPORT FELLESNEMNDA PR Side 4 av 9

5 Fellesnemda tar regnskapsrapport pr til etterretning. Fellesnemda tar regnskapsrapport pr til etterretning. 45/17 FELLESNEMNDAS BUDSJETT 2017, 2018 OG 2019 FOR NYE HEIM Foreliggende driftsbudsjett for Fellesnemnda for perioden vedtas slik det foreligger vedlagt. Etter fremforhandlet avtale mellom de tre ordførerne: Kompensasjon - overføring fra Fellesnemnda sitt statlige tilskudd til egne kommuner, januar 2018: Snillfjord kommune kr ,- Halsa kommune kr ,- Hemne kommune kr ,- Foreliggende driftsbudsjett for Fellesnemnda for perioden vedtas slik det foreligger vedlagt. Etter fremforhandlet avtale mellom de tre ordførerne: Kompensasjon - overføring fra Fellesnemnda sitt statlige tilskudd til egne kommuner, januar 2018: Snillfjord kommune kr ,- Halsa kommune kr ,- Hemne kommune kr ,- 46/17 FELLESNEMNDAS UTTALELSE TIL HALSA - HEMNE OG SNILLFJORD KOMMUNER SINE BUDSJETT OG ØKONOMIPLANER Side 5 av 9

6 Orientering om Halsa-, Snillfjord- og Hemne kommune sine budsjett/økonomiplaner, tas til orientering. Orientering om Halsa-, Snillfjord- og Hemne kommune sine budsjett/økonomiplaner, tas til orientering. 47/17 TJENESTESTRUKTUR Foreliggende rapport om tjenestestruktur med anbefalinger legges til grunn for det videre arbeid med å organisere ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne Foreliggende rapport om tjenestestruktur med anbefalinger legges til grunn for det videre arbeid med å organisere ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne /17 UTFORMING AV LOKALDEMOKRATI I NY KOMMUNE, VALG AV ARBEIDSGRUPPE OG ENGASJEMENT AV KS KONSULENT. MED MANDAT FOR GRUPPEN KS konsulent tildeles oppdrag å bistå Fellesnemnda med å utforme lokaldemokratiet ny kommune i henhold til vedlagte rammeprogram. Endelig utforming av avtale og bestilling gjøres av politisk arbeidsgruppe. Tilbudets økonomiske ramme sees på som veiledende for arbeidsgruppen. Den endelige økonomiske rammen settes i avtalen som inngås. Arbeidsgruppen får myndighet til å justere denne etter som prosessen går framover. Som en del av arbeidet foreslår arbeidsgruppen ovenfor nemnda blant annet: Forslag til politisk struktur i ny kommune, inkluder mulig lokaldemokratiutvalg Side 6 av 9

7 Godtgjøringsreglement for folkevalgte i ny kommune Politisk delegeringsreglement i ny kommune Delegeringsreglement til rådmannen i ny kommune Helhetlig styringssystem for ny kommune Prioriterte arbeidsområder for politisk og administrativt nivå i ny kommune Annet som kommer fram under vegs i prosessen. Forslagene skal bygge på informasjon / kunnskap som er drøftet i prosessen hvor Fellesnemnda har vært involvert i samlinger. Fellesnemnda utpeker følgende personer som medlemmer i den politiske arbeidsgruppen: Arbeidsutvalget for Nye Heim kommune KS konsulent tildeles oppdrag å bistå Fellesnemnda med å utforme lokaldemokratiet ny kommune i henhold til vedlagte rammeprogram. Endelig utforming av avtale og bestilling gjøres av politisk arbeidsgruppe. Tilbudets økonomiske ramme sees på som veiledende for arbeidsgruppen. Den endelige økonomiske rammen settes i avtalen som inngås. Arbeidsgruppen får myndighet til å justere denne etter som prosessen går framover. Som en del av arbeidet foreslår arbeidsgruppen ovenfor nemnda blant annet: Forslag til politisk struktur i ny kommune, inkluder mulig lokaldemokratiutvalg Godtgjøringsreglement for folkevalgte i ny kommune Politisk delegeringsreglement i ny kommune Delegeringsreglement til rådmannen i ny kommune Helhetlig styringssystem for ny kommune Prioriterte arbeidsområder for politisk og administrativt nivå i ny kommune Annet som kommer fram under vegs i prosessen. Forslagene skal bygge på informasjon / kunnskap som er drøftet i prosessen hvor Fellesnemnda har vært involvert i samlinger. Fellesnemnda utpeker følgende personer som medlemmer i den politiske arbeidsgruppen: Medlemmene i Arbeidsutvalget for Nye Heim kommune 49/17 MILEPÆLSPLAN / PROSJEKTPLAN - STATUS DESEMBER 2017 Side 7 av 9

8 Rådmannens tilråding: Status prosjektplan pr , tas til orientering. Status prosjektplan pr , tas til orientering. 50/17 KOMMUNIKASJONSPLAN - STATUS PER DESEMBER 2017 Rådmannens tilråding: Kommunikasjonsplan for prosjekt sammenslåing av Snillfjord, Hemne og Halsa tas til etterretning med de endringer som er foretatt. Tiltaksplanen vedtas som retningsgivende for kommunikasjonsarbeidet framover. Planen rulleres på hvert møte i nemnda. Arbeidsutvalget (AU) delegeres myndighet til å detaljplanlegge og justere planen hvis dette anses nødvendig mellom møtene i fellesnemnda. Prosjektleder gjennomfører tiltak som naturlig faller inn under administrasjonens oppgaver. Kommunikasjonsplan for prosjekt sammenslåing av Snillfjord, Hemne og Halsa tas til etterretning med de endringer som er foretatt. Tiltaksplanen vedtas som retningsgivende for kommunikasjonsarbeidet framover. Planen rulleres på hvert møte i nemnda. Arbeidsutvalget (AU) delegeres myndighet til å detaljplanlegge og justere planen hvis dette anses nødvendig mellom møtene i fellesnemnda. Prosjektleder gjennomfører tiltak som naturlig faller inn under administrasjonens oppgaver. 51/17 FELLESNEMNDA - MØTEPLAN VÅREN 2018 Forslag på datoer våren 2018: Tirsdag 23. januar Torsdag 25. januar Hemne Tirsdag 20. februar Torsdag 22. februar Halsa Tirsdag 20. mars Torsdag 22. mars Snillfjord Side 8 av 9

9 Tirsdag 17. april Torsdag 26. april Hemne Mai møtefri Mai møtefri Ingen Tirsdag 19. juni Torsdag 21. juni Halsa Datoer våren 2018: Tirsdag 23. januar Torsdag 22. februar Fredag 23. mars Torsdag 26. april Mai møtefri Torsdag 21. juni Hemne Halsa Snillfjord Hemne Ingen Halsa Møteplan våren 2018: Tirsdag 23. januar Torsdag 22. februar Fredag 23. mars Torsdag 26. april Mai møtefri Torsdag 21. juni Hemne Halsa Snillfjord Hemne Ingen Halsa 52/17 DOKUMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN Rådmannens tilråding: Refererte dokumenter tas til orientering. Refererte dokumenter tas til orientering. Side 9 av 9