Reglement for fellesnemda, arbeidsutvalget og øvrige folkevalgte organ

Transkript

1 Saksgang Møtedato Saksnr: Fellesnemnd for Troms og Finnmark /2019 Reglement for fellesnemda, arbeidsutvalget og øvrige folkevalgte organ Innstilling: 1. Fellesnemda godkjenner vedlagte «Reglement for fellesnemda, arbeidsutvalget og øvrige folkevalgte organ. 2. Arbeidsutvalget skal bestå av 10 medlemmer. Vadsø Kari-Anne Opsal leder fellesnemnda Ulf Trygve Ballo nestleder fellesnemnda 1

2 Reglement for fellesnemda, arbeidsutvalget og øvrige folkevalgte organ. Vedlegg: Reglement for fellesnemda, arbeidsutvalget og øvrige folkevalgte organ Bakgrunn for saken: Reglementet bygger på aktuelle lover og forskrifter i hovedsak Inndelingsloven, forskrift fastsatt av Kommunal og moderniseringsdepartementet av 13 desember 2018 om sammenslåing av Finnmark fylkeskommune og Troms fylkeskommune, Kommuneloven og Offentlighetsloven. Videre er det tatt utgangspunkt i, og foretatt tilpasninger i forhold til relevante deler av gjeldende reglement i de to fylkeskommunene. Leder av fellesnemnda vil utdype følgende punkter i forslaget til reglementet: Reglementets kap. 1. Folkevalgte organ I reglementet er begrepet underutvalg definert som folkevalgte organ. Dette legger føringer på arbeid og saksbehandling i underutvalgene. Det kan selvsagt også settes ned administrative grupper, - ekspertutvalg, plan og utredningsgrupper, osv. Dette vil bli behandlet i prosjektplanen. Kap.2 Delegasjon fra fellesnemda til arbeidsutvalget I forskriften vises det til at fellesnemda kan gi arbeidsutvalget og underutvalg fullmakt til å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. I hht. til Kommuneloven kan ikke saker av prinsipiell betydning avgjøres på egen hånd av enkeltpersoner eller arbeidsutvalg. Lovgivers begrunnelse (jf. NOU 1990:13.s. 111) ligger i kollegieprinsippet. Prinsipielle beslutninger skal fattes av personer som er demokratisk valgt og som står til ansvar ved valg. «Hvilke saker som skal anses for å være av prinsipiell betydning må særlig avhenge av vedtakets karakter og konsekvenser for kommunen eller fylkeskommunen. Det må imidlertid gis et nokså vidt rom for kommunestyrets og fylkestingets -i vår sammenheng fellesnemdas - skjønn i denne forbindelse. Delegasjon skal bare skje i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning Adgangen til delegasjon er innenfor ganske vide rammer avhengig av det delegerende organs egen oppfatning av hvilke typer saker som kan antas å være av prinsipiell betydning. Samtidig må delegasjonsvedtaket alltid leses med det forbehold at hvis en enkeltsak innenfor en slik generell fullmakt viser seg å være av en slik karakter at den må ansees å være av prinsipiell betydning vil arbeidsutvalget ha plikt til å forelegge den for nemda. I vedtektene er det derfor lagt inn formuleringer som klargjør at fellesnemda har den politiske ledelsen av sammenslåingsprossen, og har sitt mandat i hht forskrift av 13.des Delegert myndighet skal ikke overprøve nemdas politiske, eller nemdas felles ansvar for styring og kontroll med prosjekt, prosess og økonomi. Beslutninger som legger føringer på, eller binder opp nemdas politiske styringsevne og prioriteringer vil være av prinsipiell karakter. 2

3 Kap 3 Partssammensatt utvalg Partssammensatt utvalg(psu) opprettes av fellesnemnda, jf inndelingsloven 26 andre ledd for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye fylkeskommunen og de ansatte. Forslag til reglement for PSU er drøftet med tillitsvalgte i de to fylkeskommuner og innspillene fra organisasjonene er innarbeidet i reglementet som fremlegges for fellesnemda. Gjennom samarbeidet i utvalget skal ansatte sikres medvirkning i saker som gjelder forholdet mellom arbeidsgiver og de ansatte. Hovedtariffavtalen del B 4 gir utfyllende regler om arbeidsområde og sammensetning for utvalget. Hovedavtalen del B 4 fastsetter følgende: «Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte med mindre partene avtaler at slike saker skal behandles på en annen måte. Det vises til kommuneloven 25. Det partssammensatte utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget drøfter dessuten kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak, oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer. De tilsatte skal være representert i dette/disse utvalg med minst to representanter utpekt av arbeidstakerorganisasjonene/forhandlingssammenslutningene etter forholdstallsprinsippet. Som delingstall benyttes kvotienten 1,4 og deretter oddetall 3, oddetall 5 osv. Forhandlingssammenslutninger lokalt som ikke er representert i utvalget har anledning til å delta med en fast observatør med møte- og talerett. Kap 5 Samisk språk «Det skal legges til rette for bruk av samisk språk i de folkevalgte organ.» Reglene i sameloven kapittel 3 forplikter ikke fylkeskommunale politiske organ å legge til rette for bruk av samisk språk i organet, selv ikke innenfor forvaltningsområdet for samisk språk. I utgangspunktet er det norsk som er språket som brukes i slike organer, med mindre organet har bestemt noe annet. Fellesnemda leder anbefaler likevel at de folkevalgte organene som forbereder sammenslåing av Troms og Finnmark fylkeskommuner, som begge er omfattet av forvaltningsområdet for samisk språk, legger til rette for bruk av samisk språk i folkevalgte organ. Det anbefales at det legges til rette for bruk av tolk i de politiske møter der det deltar samiskspråklige folkevalgte, og det er praktisk gjennomførbart. Dette vil bidra til å oppfylle samelovens formål om å legge forholdene til rette for at den samiske folkegruppe kan sikre og utvikle sitt språk, sin kultur og sitt samfunnsliv. 3

4 Reglement for fellesnemnda, arbeidsutvalget og øvrige folkevalgte organ 1

5 Innhold 1 FELLESNEMNDA... 3 Om fellesnemnda... 3 Fellesnemndas fullmakter ARBEIDSUTVALGET... 4 Om arbeidsutvalget... 4 Arbeidsutvalgets fullmakter PARTSSAMMENSATT UTVALG... 5 Om partssammensatt utvalg... 5 Partssammensatt utvalgs fullmakter... 5 Sammensetning av partssammensatt utvalg... 5 Ikrafttredelse og endring UNDERUTVALG... 6 Om underutvalgene... 6 Fullmakter SAKSBEHANDLINGSREGLER FOR FOLKEVALGTE ORGAN... 6 GENERELT... 7 Virkeområde... 7 Kommunelovens anvendelse... 7 Åpne møter... 7 Samisk språk... 7 Saksforberedelse... 7 Kunngjøring... 7 Innkalling... 7 Møte- og talerett for andre enn organets medlemmer... 8 Forfall GJENNOMFØRING AV MØTER... 8 Åpning av møtet... 8 Behandling av saker... 9 Ordskiftet... 9 Taletid... 9 Forslag... 9 Avstemning... 9 Stemmemåten Spørsmål Uttalelser Orden i salen Møtebok

6 1 FELLESNEMNDA Om fellesnemnda Fellesnemda har 38 medlemmer, - 19 valgt av og blant medlemmer i Troms fylkesting og 19 medlemmer valgt av og blant medlemmer av Finnmark fylkesting. Nemda ble konstituert på møte i Tromsø 17. januar Fellesnemnda fungerer inntil nytt fylkesting i Troms og Finnmark fylkeskommune er konstituert. Fellesnemnda skal samordne og forberede sammenslåingen av Troms og Finnmark fylkeskommuner. Fellesnemnda har ikke beslutningsmyndighet i saker som gjelder driften av de to fylkeskommunene. Dersom enkelte saker som vedkommer sammenslåingsprosessen er av en slik art at de må behandles i ett eller begge fylkesting, har fellesnemnda innstillingsrett. Fellesnemndas fullmakter Fellesnemndas fullmakter er fastsatt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet i forskrift av 13. desember Troms og Finnmark fylkeskommuner kan sammen, gjennom likelydende vedtak i de to fylkestingene, endre fellesnemndas arbeidsoppgaver og fullmakter. Fellesnemnda skal: a) Bestemme alle nødvendige forhold vedrørende sammenslåingsprosessen og forhold knyttet til etablering av en ny fylkeskommune. b) Bestemme politisk og administrativ organisering i den nye fylkeskommunen, samt plassering av de ulike enhetene og funksjonene. c) Forberede nærmere utforming av modell for politisk organisering og reglement for den nye fylkeskommunen. d) Velge revisor for fellesnemndas virksomhet. e) Tilsette øverste administrative leder i den nye fylkeskommunen. f) Inngå avtaler på vegne av den nye fylkeskommunen. g) Se til at regler og avtaler knyttet til ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/medbestemmelse i forhold som gjelder sammenslåingen følges. h) Godkjenne prosjektplan inkludert budsjett for sammenslåingsprosessen. i) Ha ansvar for å forberede budsjett for første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk, samt behandling av økonomiplan for perioden j) Gi uttalelse til departementet om vedtak i fylkeskommunene om budsjett og økonomiplan for k) Inngå avtale med ny revisor, videreføre deltagelse i interkommunalt samarbeid om revisjon eller videreføre avtale med annen revisor. Tilsvarende gjelder for kontrollutvalgssekretariatet. Vedtak fattes med bakgrunn i innstilling fra kontrollutvalgene. l) Utrede og innstille til fylkestingene vedrørende nytt fylkesvåpen og fylkesordførerkjede. m) Overføre personell til den nye fylkeskommunen. n) Vedta overordnede retningslinjer for personalpolitikken ved etablering av den nye fylkeskommunen. o) Velge representanter til arbeidsgiversiden i et felles partssammensatt utvalg. 3

7 p) Fastsette et reglement for saksbehandlingen i fellesnemnda, partssammensatt utvalg, arbeidsutvalg og andre utvalg oppnevnt av fellesnemnda. Reglementet skal også inneholde bestemmelser om godtgjøring for innehavere av verv i slike utvalg. q) Utarbeide en helhetlig kommunikasjonsplan. Fellesnemnda kan gi arbeidsutvalget og underutvalg fullmakt til å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Arbeidsutvalget innstiller i saker til fellesnemnda. Medlemmer i fellesnemnda og øvrige politiske utvalg skal godtgjøres i henhold til felles reglement. 2 ARBEIDSUTVALGET Om arbeidsutvalget Arbeidsutvalget består av 10 medlemmer og varamedlemmer, og velges av og blant fellesnemndas medlemmer og varamedlemmer. Arbeidsutvalget fungerer inntil nytt fylkesting i Troms og Finnmark er konstituert. Arbeidsutvalget skal bistå fellesnemnda med å forberede, samordne og gjennomføre sammenslåingen av Troms og Finnmark fylkeskommune. Arbeidsutvalget innstiller til fellesnemnda i alle saker som fremmes for fellesnemnda, med unntak av saker som med hjemmel i lov eller etter delegasjon fremmes av andre. Arbeidsutvalgets fullmakter Arbeidsutvalget har fullmakt til å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Delegert myndighet skal ikke overprøve fellesnemndas politiske skjønn eller nemndas overordna ansvar for styring og kontroll med prosjekt, prosess og økonomi. Beslutninger som legger føringer på eller binder opp nemndas politiske styringsevne og prioriteringer er av prinsipiell karakter. Arbeidsutvalget skal sørge for at fellesnemnda har tilstrekkelig prosjektkapasitet også før prosjektplanen er godkjent og permanent prosjektledelse er på plass. Arbeidsutvalget har overordna ansvar for at prosjektplan iverksettes og gjennomføres i hht fellesnemdas vedtak. Ansvaret utøves gjennom prosjektleder/prosjektledelsen som har det operative ansvaret, samt fullmakt til iverksetting og gjennomføring av administrativ organisering av prosjektet. Arbeidsutvalget kan i nødvendig grad og i vedtaks form videre delegere spesifikke fullmakter innenfor sitt myndighetsområde til prosjektledelsen, underutvalg og arbeidsutvalgets leder. 4

8 Arbeidsutvalget legger frem prinsipielle spørsmål for fellesnemnda, og holder for øvrig fellesnemnda løpende orientert om sammenslåingsprosessen. 3 PARTSSAMMENSATT UTVALG Om partssammensatt utvalg Partssammensatt utvalg(psu) opprettes av fellesnemnda, jf inndelingsloven 26 andre ledd for behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye fylkeskommunen og de ansatte. Kommuneloven 25 slår fast at det i alle fylkeskommuner skal opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget skal sammensettes av representanter for fylkeskommunen og de ansatte, men det skal være et flertall av representanter for fylkeskommunen. Hovedtariffavtalen del B 4 gir utfyllende regler om arbeidsområde og sammensetning for utvalget. Partssammensatt utvalg skal behandle sakene som gjelder forholdet mellom den nye arbeidsgiveren og ansatte, og har dermed en svært viktig rolle som medvirkningsorgan. PSU skal være en arena for gjensidig informasjon, diskusjon og kontakt mellom fellesnemnda og de ansattes organisasjoner på veien mot etableringen av Troms og Finnmark fylkeskommune. Det vil i tillegg måtte gjennomføres formelle drøftinger med arbeidstakerorganisasjonene utenom PSU. Partssammensatt utvalgs fullmakter I følgende saker gis PSU myndighet til å innstille til arbeidsutvalget: Omstillingsdokument med arbeidsgiverpolitiske strategier for omstillingsprosessen Kriterier og prosess for innplassering av personell til den nye fylkeskommunen Overordnede retningslinjer for personalpolitikken herunder personalreglementer Overordnede strategier og planer innenfor HMS og IA-området Forslag til budsjett og økonomiplan innenfor sitt arbeidsområde Saker som Hovedavtalen forutsetter behandlet av PSU Fellesnemnda kan i tillegg gi PSU myndighet til å fatte vedtak og komme med forslag i øvrige enkeltsaker. Sammensetning av partssammensatt utvalg Fellesnemnda skal i henhold til forskriftens 3 bokstav o velge representanter til arbeidsgiversiden i et felles partssammensatt utvalg. 5

9 PSU skal bestå av til sammen 13 medlemmer. 7 velges fra fellesnemndas medlemmer og 6 velges fra arbeidstakersiden. Leder eller nestleder av fellesnemnda leder PSU. Hovedsammenslutningene skal ha en lik fordeling i PSU av de tillitsvalgte valgt etter Hovedavtalen fra Troms og Finnmark, det vil si 3 fra Finnmark og 3 fra Troms. PSU drøfter frikjøp av tillitsvalgte når PSU er etablert. Hovedverneombudene i Troms og Finnmark gis observatørstatus i PSU. Ikrafttredelse og endring Reglementet for PSU trer i kraft når samtlige medlemmer er valgt. Reglementet kan endres av fellesnemnda. 4 UNDERUTVALG Om underutvalgene Fellesnemnda kan opprette underutvalg, jf. forskrift om sammenslåingen av Finnmark fylkeskommune og Troms fylkeskommune 3 bokstav p. Fullmakter Fellesnemnda fastsetter underutvalgets mandat og oppgaver. Underutvalgene innstiller i saker til arbeidsutvalget innenfor sitt saksområde. Kommunelovens regler om opprettelser av faste utvalg og komiteer gjelder så langt de passer. 6

10 5 SAKSBEHANDLINGSREGLER FOR FOLKEVALGTE ORGAN GENERELT Virkeområde Reglene i dette reglementet gjelder for fellesnemnda, arbeidsutvalget, partssammensatt utvalg og øvrige folkevalgte organ oppnevnt av fellesnemnda. Kommunelovens anvendelse Kommunelovens regler om valg og saksbehandling i folkevalgte organ, folkevalgtes rettigheter og plikter, samt lovlighetskontroll gjelder tilsvarende i tillegg til de særskilte saksbehandlingsreglene i reglementet, med mindre annet er fastsatt i lov. Åpne møter Møtene i folkevalgte organ holdes for åpne dører etter kommuneloven 31 nr. 1. Møter kan likevel lukkes i tråd med bestemmelsene i kommuneloven 32 nr Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den fylkeskommunale forvaltning, jf. kommuneloven 4. Møter i fellesnemnda og arbeidsutvalget streames. Samisk språk Det skal legges til rette for bruk av samisk språk i de folkevalgte organ. Saksforberedelse Inntil administrativ prosjektledelse er på plass skal det folkevalgte organets leder sørge for at de saker som fremlegges for behandling i organet er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglementer og andre bindende instrukser gir. Inntil administrativ prosjektledelse er på plass sørger det folkevalgte organets leder for at det er avsatt sekretariatsressurser. Kunngjøring Møter i folkevalgte organ kunngjøres i begge fylkeskommuner. Kunngjøringen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, og hvor saksdokumentene legges ut. Saksliste og andre saksdokumenter som ikke er unntatt offentlighet skal gjøres tilgjengelig for allmennheten i begge fylkeskommuner. Innstilling til økonomiplan og årsbudsjett legges ut til alminnelig ettersyn minst 14 dager før den behandles i fylkestinget, jf. kommuneloven 44 nr. 7 og 45 nr. 3. Innkalling Innkalling til møter i folkevalgte organ skjer i henhold til vedtatt møteplan. Innkalling sendes medlemmer og varamedlemmer av organet, samt andre med møterett. 7

11 Innkalling skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, og opplysninger om hvor saksdokumentene blir lagt ut. Saksliste, saker med innstilling og øvrige saksdokumenter sendes det folkevalgte organets medlemmer og varamedlemmer minst 8 dager før møtedagen. Møte- og talerett for andre enn organets medlemmer Fylkesordfører har møte- og talerett i folkevalgte organ, jf. kommuneloven 9 nr. 4. Fylkesrådets leder har møte- og talerett i folkevalgte organ, personlig eller ved ett av de andre medlemmene i rådet, jf. kommuneloven 20 nr. 5. Fylkesrådets øvrige medlemmer har møte- og talerett i folkevalgte organ når saker under vedkommende sitt ansvarsområde behandles. Fylkesrådets møte- og talerett gjelder ikke når fylkestingets egne organ behandler saker om fylkestingets eller organets indre organisering. Fylkesrådmann, eller den underordnede vedkommende utpeker, har møte- og talerett i folkevalgte organ, jf. kommuneloven 23 nr. 3. Forfall Medlemmer av folkevalgte organ har møteplikt, jf. kommuneloven 40 nr.1. Innkalt medlem med gyldig forfallsgrunn skal uten opphold fremsette søknad om permisjon for organets leder. Hvis permisjon innvilges sørger organets leder for at varamedlem innkalles i tråd med kommuneloven 16 nr. 1. Den som på grunn av lovlig forfall må forlate et organs møte under forhandlingene, melder straks fra til møteleder. Innkalt vararepresentant trer inn i stedet for medlemmet. Når et medlem som har hatt permisjon møter under forhandlingene, tar medlemmet plass i møtet når påfølgende sak tas opp til behandling. 6 GJENNOMFØRING AV MØTER Åpning av møtet Ved åpning av møtet foretas navneopprop. Er minst halvparten av medlemmene til stede erklærer møteleder møtet som satt. Medlemmer som møter etter oppropet, melder seg for møteleder før de tar sete. Dersom det i forbindelse med oppropet er reist innvendinger mot noens rett til å delta under forhandlingene, eller det er tvil om medlem har gyldig forfall, gjør organet vedtak om dette. Medlemmer kan ikke forlate møte under forhandlingene for lengre tid uten å melde fra til møteleder. Gruppeleder skal sørge for at alle partiets representanter er på plass ved avstemninger. 8

12 Behandling av saker Sakene behandles i den rekkefølge som fremgår av sakslisten. Organet kan vedta annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan ikke møtet heves før saken er avgjort eller utsatt ved avstemning. Ordskiftet Møteleder leser opp sakens tittel og nummer på sakslisten, og viser til innstillingen. Møteleder redegjør for saken så langt det er nødvendig. Hvis møteleder vil delta i ordskiftet overlates møtestyringen til nestleder. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møteleder rekkefølgen mellom dem. Utenom denne rekkefølgen kan møteleder gi ordet til andre med talerett i organet. Talerne retter sine ord til møteleder, ikke til forsamlingen. Talerne skal holde seg til den sak som ordskiftet gjelder. I fellesnemndas møter skal alle som har ordet benytte talerstolen. Taletid Møteleder setter taletid i den enkelte sak. Normalt settes taletiden til 4 minutter for partiets hovedtaler og 2 minutter for øvrige talere. Det tillates replikkutveksling til hovedinnlegg. Taletid for replikker er satt til 1 minutt, svar på replikker inntil 3 minutter. Det er ikke tillatt med replikk etter at strek er satt. Ingen får ordet mer enn en gang til forretningsorden i samme sak, med høyst 1 minutt taletid. Møteleder foreslår tidsbegrensninger i ordskiftet til den enkelte sak, og strek satt ved inntegnede talere. Ved innsigelser vedtar organet med alminnelig flertall å slutte ordskiftet i saken. Forslag Forslag fremsettes av organets medlemmer, eller andre som har hjemmel i lov. Forslag fremsettes skriftlig for møteleder, og skal være undertegnet av forslagsstiller. Utsettelsesforslag kan fremsettes muntlig. Forslag kan ikke fremsettes eller trekkes etter at strek er satt eller saken er tatt opp til votering. Avstemning Når ordskiftet er slutt tas saken opp til avstemning. Er saken delt opp, eller det er fremsatt flere forslag, foreslår møteleder avstemningsrekkefølge. Ved innsigelser avgjør organet avstemningsrekkefølgen. Før den endelige avstemningen i en sak, kan organet vedta å avholde en ikke bindende prøveavstemning. 9

13 Stemmemåten Avstemningen gjennomføres på en av følgende måter: ved stilltiende godkjenning, når ingen uttaler seg mot et forslag som møteleder uttrykker at anses som vedtatt dersom det ikke fremmes innsigelser. Avgjørelsen anses som tatt når møteleder meddeler at ingen innsigelser er registrert. ved stemmetegn, der møteleder oppfordrer de representanter som er imot et forslag å avgi stemmetegn. Når møteleder bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøve. ved skriftlig stemmegivning. Stemmemåten benyttes kun ved valg og ansettelser, når ett medlem krever det. Avstemning foretas på stemmesedler uten underskrift. To medlemmer som møteleder oppnevner, teller opp stemmene. Spørsmål Utenom de saker som er ført opp i innkallingen til møter i folkevalgte organ, kan medlemmer og innkalte varamedlemmer stille organets leder spørsmål om arbeidet i det folkevalgte organet. Spørsmål skal fremsettes skriftlig for organets leder senest 2 dager før møtets start. Organets leder kan avvise spørsmål om saker som er til behandling eller som er til forberedelse i prosjektorganisasjonen. Organets leder beslutter om spørsmålet kan besvares under møtet. Behandling av spørsmål tas opp avslutningsvis i møtets dag 1. Spørsmål besvares muntlig av organets leder, eller den vedkommende utpeker. Den totale behandlingstiden for spørsmål skal ikke overstige 15 minutter per spørsmål. Ved behandlingen av spørsmål får spørsmålsstiller og organets leder/den som svarer på vegne av organets leder ordet for å stille spørsmålet og gi svaret. Taletiden er maksimalt 2 minutter per taler. Hovedspørsmål kan følges opp med 1 tilleggsspørsmål. Taletiden ved tilleggsspørsmål er maksimalt 1 minutt per taler. Andre enn spørsmålsstiller og organets leder/den som svarer på vegne av organets leder gis ikke ordet i behandlingen av spørsmålet. Andre medlemmer av organet kan fremsette forslag i forbindelse med behandling av spørsmålet. Forslag som fremsettes i forbindelse med spørsmål til organets leder kan tas opp til behandling i møtet, med mindre møteleder eller 1/3 av medlemmene motsetter seg dette, jf. kommuneloven 34 nr. 1. Spørsmålsstillers og svarers navn, samt tema for spørsmålet føres i møtebok. Uttalelser Uttalelser skal fremmes skriftlig for organets leder senest 3 dager før møtets start. Organets leder skal sørge for at uttalelsen sendes til de øvrige politiske grupper innen møtets start. 10

14 Den totale behandlingstid for uttalelser skal ikke overstige 15 minutter per uttalelse. Ved behandling av uttalelser gis den som fremmer uttalelsen ordet. Taletiden er begrenset til 3 minutter. For øvrig er taletiden 2 minutter. Ingen gis ordet mer enn en gang. Uttalelsen tas opp til votering med mindre møteleder eller 1/3 av medlemmene i organet motsetter seg dette. Tas uttalelsen opp til votering kan organet med alminnelig flertall vedta den. Orden i salen Møteleder skal sørge for at møtet finner sted i ordnede former, og at ingen uroer eller krenker forsamlingen. Møteleder påtaler uønsket adferd eller uønskede uttalelser, og kan be organet avgjøre om den som ikke etterkommer slik advarsel skal utestenges fra resten av møtet. Møtebok Det skal føres møtebok fra alle møter i folkevalgte organ, jf. kommuneloven 30 nr. 3. Følgende informasjon skal fremgå av møteboka: Dato og tid for møtets start og slutt Møtested Møtende medlemmer, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer Tidspunkt og ved behandlingen av hvilke saker det det har vært fratredende og tiltredende medlemmer underveis i møtet Hvilke saker som forelå til behandling Fremsatte forslag, og hvem som har fremmet dem Avstemninger med spesifisert stemmetall Vedtak Andre opplysninger som er nødvendige for å dokumentere at vedtak fattes på lovlig måte, eksempelvis avgjørelse om og hjemmel for lukking av møtet og fratredelse fra medlem ved inhabilitet Fremsatte spørsmål og svar etter reglementets punkt 2.9 Møteleder avgjør om det gis anledning til protokolltilførsel til saker. Møteboka underskrives av møteleder, møtesekretær og to andre representanter oppnevnt av organet. 11