REGLEMENT FOR MANDAL BYSTYRE 1

Transkript

1 MANDAL KOMMUNE 2007/ REGLEMENT FOR MANDAL BYSTYRE 1 1 INNKALLING TIL MØTE. DOKUMENTUTLEGGING Bystyret holder møte i alminnelighet hver måned og ellers når minst 1/3 av medlemmene krever det, eller når ordføreren finner det påkrevd. Det utarbeides halvårlige møteplaner. Ordføreren kaller bystyret sammen til møtet. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, hvilke saker som skal behandles og opplysning om hvor saksdokumentene er lagt ut. Innkalling med saksdokumenter publiseres på kommunens nettsider og gjøres i tillegg tilgjengelig for bystyrets medlemmer og varamedlemmer på tildelt elektronisk verktøy (lesebrett/ipad). Tid og sted for møte kunngjøres også i egnet lokalavis. 2 BYSTYRETS SAMMENSETNING. ANDRE POLITISKE ORGANER. Bystyret fastsetter selv antall representanter i bystyret etter reglene i kommunelovens 7. Bystyret velger blant sine medlemmer et driftsstyre på 9 medlemmer. Driftsstyret har funksjon som formannskap etter koml. 8. Driftsstyret gir innstilling til bystyret om økonomiplan, årsbudsjett og regnskap, jfr. koml. 8 nr. 3, 44 nr. 6, 45 nr. 2 og 48 nr. 3, og ellers i de sakene bystyret bestemmer. Bystyret oppretter, endrer eller nedlegger andre politiske organer, fastsetter medlemstall for disse, velger leder og nestleder, og fastsetter organets ansvars- og arbeidsoppgaver, herunder om organet skal ha direkte innstillingsrett til bystyret, jfr. koml. 10 nr. 2 og 3. 1 I kraft fra Sist revidert POSTADRESSE: BESØKSADRESSE: TELEFON : INTERNETT: Postboks 905 Rådhuset, Ytre Sandgt. 25 TELEFAKS: E-POST : fellespost@mandal.kommune.no 4509 MANDAL BANKKTO : ORG.NR :

2 3 FORBEREDELSE AV SAKER TIL BYSTYRET, DRIFTSSTYRET OG UTVALG Rådmannen har ansvaret for at de saker som legges fram for bystyret er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglementer og andre bindende bestemmelser gir. Alle saker som skal behandles i bystyret, skal normalt først behandles av driftsstyret eller av annet politisk organ som bystyret bestemmer. Det skal avgis innstilling. Innstillingen skal på en kort og oversiktlig måte gjøre rede for sakens gjenstand. Det skal gis forslag til vedtak i bystyret; dette kreves likevel ikke når saken gjelder valg eller ansettelse. Organet kan utpeke saksordfører, som fremlegger saken i bystyret. Organet velger selv sin behandlingsmåte, så lenge det ikke strider mot lov eller reglementer. Hvis organet ønsker å innkalle ansatte i kommunen, skal dette gjøres gjennom rådmannen. Organet kan også innkalle ekstern kompetanse til behandlingen. Rådmannen sørger for at innstillingen mangfoldiggjøres og sendes bystyrets medlemmer og varamedlemmer og kommunens revisjon samtidig med innkallingen til bystyremøtet. 4 FORFALL. VARAMEDLEMMER Kan et medlem eller et innkalt varamedlem ikke møte i bystyret på grunn av lovlig forfall, skal han/hun uten opphold melde dette til ordføreren og si fra om forfallsgrunnen. Denne kaller straks inn varamedlem etter reglene i kommunelovens 16. Det samme gjør han/hun når han/hun er kjent med at noen må fratre som ugild i sak som skal behandles på møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder han/hun straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer inn i stedet. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og den hvis plass han/hun har inntatt, eller et varamedlem som i nummerorden står foran ham/henne, deretter innfinner seg, tar han/hun del i møtet inntil den sak er behandlet ferdig som var påbegynt da vedkommende innfant seg. 5 HVILKE ANDRE ENN BYSTYRETS MEDLEMMER TAR DEL I MØTET? KOMMUNALE TJENESTEMENN. Rådmannen tar del i møtet etter reglene i kommunelovens 23. Formannskapssekretæren tar del, likeså andre kommunale tjenestemenn og særlige sakkyndige når ordføreren eller bystyret kaller dem inn. Disse kan gi opplysninger og utredninger, men har for øvrig ikke anledning til å ta del i forhandlingene. 6 MØTELEDER. ÅPNE ELLER STENGTE DØRER. TAUSHETSPLIKT.

3 Ordføreren eller varaordføreren eller, om begge disse har forfall, særskilt møteleder som velges etter reglene i kommunelovens 32 nr 4, leder møtet. Møtet holdes for åpne dører. Bystyret kan gjøre vedtak om at en enkelt sak skal behandles for lukkede dører etter koml. 31. Hvis møtelederen eller bystyret krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemmingen skal skje i åpen møte, jfr. koml. 31a. Dersom det treffes avgjørelse om at møtet skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal fremgå, jfr. koml. 30 nr. 4. Bystyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn som måtte være tilstede plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han får vite om noens personlige forhold eller tekniske innretninger og fremgangsmåter samt driftseller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Jfr. fvl MØTETS ÅPNING Til den tid møtet er berammet, roper møtelederen opp medlemmene og de varamedlemmer som skal møte for fraværende medlemmer. Er minst halvparten av medlemmene til stede, jfr. koml. 33, erklærer han møtet satt, og tilhørerne (publikum) får adgang til tilhørerplassene, dersom forhandlingene ikke føres for stengte dører. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengere tid uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete. 8 ÅPEN SPØRRETID a) Etter at navneopprop er foretatt, gjennomføres inntil 30 minutters åpen spørretid i bystyret. Dette gjelder ikke på budsjettmøter eller ved andre, spesielle grunner, når bystyret bestemmer det. b) Spørsmål som ønskes besvart må være skriftlige, og være ordføreren i hende senest kl to dager før møtet. Foreligger det ingen spørsmål eller utnyttes ikke spørretiden fullt ut, settes bystyrets møte umiddelbart. Kopi av spørsmålene skal være tilgjengelig for bystyrets medlemmer før møtets begynnelse. c) Alle personer bosatt i Mandal kommune kan stille spørsmål til ordføreren. Bystyrets medlemmer kan selv ikke delta som spørrere. d) Spørsmålene må gjelde kommunale forhold og være av allmenn interesse for kommunens innbyggere. Spørsmål til dagens sakskart godtas ikke. e) Spørsmålene skal være korte, og det må normalt ta inntil 1 minutt å stille dem og inntil 2 minutter å besvare dem. Det kan gis tid for inntil 2 korte replikker.

4 Som hovedregel leses spørsmålet opp av spørreren og besvares av ordføreren (møteleder). Ordføreren (møteleder) kan også lese opp spørsmålet. f) Spørsmål som bør stilles til den kommunale administrasjon avvises. Spørsmål som ikke forsvarlig kan besvares umiddelbart, utsettes til neste møte. g) Følgende protokolleres: * Navn på spørrer * Spørsmålet (hovedessensen) * Hvem som besvarer h) Ordning med åpen spørretid kunngjøres samtidig med annonsering av bystyrets møte. i) Oppstår det tvil om forståelse av disse retningslinjer, avgjør ordføreren (møteleder) spørsmålet. 9 REKKEFØLGEN FOR BEHANDLING AV SAKENE. SAK SOM ER TATT OPP TIL BEHANDLING. SAK SOM IKKE ER NEVNT I INNKALLINGEN. Er det under oppropet reist tvil om gyldigheten av noe forfall, behandles først dette. Deretter behandles de saker som er nevnt i innkallingen, og i den orden de er nevnt der. Forespørsler behandles likevel etter de øvrige saker uten hensyn til mulig nummerorden på innkallingen. Bystyret kan vedta annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller bystyret vedtar å utsette forhandlingene om den. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til bystyremøtet, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den avgjøres, jfr. koml I så fall sendes den til det folkevalgte organ eller til den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i senere bystyremøter. 10 INHABILITET Den som etter kommunelovens 40 nr 3 er inhabil i en sak, eller som etter nr 4 i samme paragraf blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. 11 MØTELEDERENS REDEGJØRELSE FOR SAKEN. TALERNES REKKEFØLGE Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen. Han/hun gjengir det forslag eller den uttalelse som rådmannen måtte ha gitt, om denne ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det gitt innstilling i saken, leser han/hun opp forslaget til vedtak etter denne, gjør oppmerksom på mulig dissens innen den forsamling som har gitt innstillingen, og sier fra om de dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen var lagt fram. Møteleder redegjør for saken så langt han/hun finner det påkrevd.

5 Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. Saksordførere får normalt ordet først for å fremlegge saken. 12 NÅR MEDLEMMENE TAR DEL I ORDSKIFTET Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Han/hun skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder; møtelederen skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov til å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare ham/henne, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra ham/henne ordet eller ved avstemning la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 13 MØTELEDERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor den utredning som er nevnt i 11 første ledd, ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene til en annen. 14 AVGRENSNING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan bystyret med 2/3 flertall vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan med alminnelig flertall gjøres unntak for rådmann, ordfører for hver politiske partigruppe innen forsamlingen og for dem som for anledningen er valgt som ordfører for andre grupper innen forsamlingen, når møtelederen har fått melding om slikt valg før ordskiftet begynner. Finner bystyret at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å slutte ordskiftet om saken. Ved behandling av forslag om å korte av taletiden eller om å slutte ordskiftet må bare en taler få anledning til å ta ordet for og en imot forslaget, hver bare en gang og med høyst to minutters taletid. 15 FORSLAG Forslag kan ikke settes fram av andre enn bystyrets medlemmer og av rådmannen. Forslaget skal normalt leveres inn skriftlig til møtelederen. Skriftlig forslag skal undertegnes av forslagsstilleren. Møtelederen refererer forslaget.

6 16 SAKEN TAS OPP TIL AVSTEMNING Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemning. Fra da og til den er avgjort ved avstemning, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom høve til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og plikter å stemme jfr. koml. 40 nr. 2. Ved valg og ansettelse er det adgang til å stemme blankt. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningen. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemningsspørsmålet. 17 PRØVEAVSTEMNING Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemninger, som ikke er bindende. Er den innstilling eller det forslag som det skal stemmes over, delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt - i tilfelle også her etter en prøveavstemning - over hele innstillingen eller hele forslaget. 18 STEMMEMÅTEN Avstemningen iverksettes på en av disse måter: a. Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b. Ved at møtelederen oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å reise seg eller å rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, reiser seg eller rekker opp hånden. c. Ved navneopprop, ja eller nei som svar, når møtelederen roper opp navnene på dem som møter. Det bestemmes ved loddtrekning hvilket navn oppropet skal begynne med, og det fortsetter så i alfabetisk orden. Et medlem som møtelederen oppnevner til det, kontrollerer stemmegivningen ved merking på medlemsfortegnelsen. Navneopprop brukes når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, og dette krav får tilslutning av minst 1/5 av forsamlingen, og når møtelederen eller 1/5 av forsamlingen mener at utfallet av en stemmegivning etter punkt b foran (med etterfølgende kontraprøve) ikke med sikkerhet kan fastslås. Stemmegivning over om navneopprop skal brukes, skjer - uten forutgående ordskifte - på den måte som er nevnt foran under b.

7 d. Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelse av tjenestemenn. De skal brukes ved slike avstemninger når noe medlem krever det. Ved valg og ansettelser gjelder avstemningsreglene i koml. 35 nr. 3-5, 36,37, 38 og 38a. e. Ved behandling av økonomiplan og årsbudsjett gjelder avstemningsreglene i koml. 35 nr INTERPELLASJONER Utenfor de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hvert medlem av bystyret gjøre interpellasjon som rettes til ordføreren. Slik interpellasjon må være meldt til ordføreren i god tid før møtet (i regelen minst 2 dager forut), og den skal være skriftlig. Interpellasjoner behandles i utgangspunktet før de øvrige saker. Forslag (om realiteten) som settes fram i forbindelse med slik interpellasjon, kan ikke avgjøres i møtet dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot det. 20 ORDEN I SALEN OG BYGNINGEN Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Han/hun skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene tømme eller vise vedkommende tilhører ut. Tegninger, tabeller eller lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møtelederen eller i tilfelle bystyret samtykker. 21 BOKFØRING AV FORHANDLINGENE. MØTETS SLUTT Bystyret fører bok for møtene sine. I møteboka føres inn for hvert møte møtested og -tid, innkallingen (dato og måte) og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, bokføres dette slik at en av boka sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. Det samme gjelder for avgjørelse om at et medlem er inhabilt, jfr. koml. 30 nr. 4. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Saken bokføres i rekkefølge for året, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som blir satt fram, bortsett fra de forslag vedkommende sakens realitet som ikke blir gjort til gjenstand for stemmegivning. Møtelederen - eller bystyret i tilfelle protest blir reist mot møtelederens bestemmelse avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Møteboka underskrives av møtelederen og minst to andre medlemmer.

8 Etter møtet gjennomgås det bokførte av møtelederen, og det tas utskrift av møteboka. Et eksemplar av utskriften sendes samtlige medlemmer og varamedlemmer som var tilstede i møtet, foruten til de medlemmer som hadde forfall med neste møteinnkalling. Et eksemplar av utskriften oppbevares i kommunens arkiv. 22 ANMODNING OM NY BEHANDLING AV AVGJORT SAK Bystyret, faste utvalg, styrer eller råd, når det gjelder saker som disse forbereder til bystyret - kan avslå anmodning om å ta opp til ny behandling sak som lovlig er avgjort av samme bystyre, når anmodningen kommer inn før det er gått tre måneder fra den dag da bystyret gjorde endelig vedtak i saken. Dette gjelder ikke anmodning fra departementet, fylkesmannen eller kontrollutvalget.