Færder kommunal fellesnemnd Kirkeverge Brooke Bakken og Kirkeverge Merete Stensrød Allum

Transkript

1 TIL: FRA: EMNE: Færder kommunal fellesnemnd Kirkeverge Brooke Bakken og Kirkeverge Merete Stensrød Allum Søknad om omstillingsmidler knyttet til virksomhetsoverdragelse for kirkelige fellesråd SAK: KFn DATO: Søknad om omstillingsmidler knyttet til virksomhetsoverdragelse for kirkelige fellesråd Omstilling for kirkelige fellesråd på Nøtterøy og Tjøme I følge kirkeloven skal det være ett kirkelig fellesråd i hver kommune (jfr. kirkeloven 5). Når nå Nøtterøy kommune og Tjøme kommune har vedtatt kommunesammenslåing endres dermed både kommunegrensene, så vel som kirkelig fellesråd sine grenser. Fellesråd vil da på samme måte som kommunene måtte slå seg sammen til én enhet, og mange av de prosesser som kommunene står overfor vil også gjelde for kirken. Endring i kommunestrukturen vil medføre omfattende omstilling for den kirkelige virksomheten i berørte kommuner, og berører både fellesråd, menighetsråd, ansatte, folkevalgte, brukere og andre samarbeidspartnere. Selv om det er nærliggende å tenke at omstillingen for kirkelige fellesrådene vil tilsvare en avdeling i kommunen er dette ikke en realistisk sammenligning. De kirkelige fellesrådene er egne juridiske enheter på lik linje med kommunene. Disse må nedlegges og en ny juridisk enhet etableres. Dette er krevende og kompleks arbeid. For små organisasjoner som de kirkelige fellesråd er det begrenset med ressurser å spille på, med tanke på å absorbere omstillingsoppgaver i driften for øvrig. Å delegere driftsoppgaver og bruke av kompetanse ellers i organisasjon er ofte ikke mulig, enten fordi det ikke er nok ressurser å fordele oppgavene på, eller fordi kompetansen ikke finnes internt i organisasjon. Status kirkens sammenslåingsprosess I møter 04.februar og 18.februar har henholdsvis og Nøtterøy kirkelige fellesråd gjort likelydende vedtak om å opprette en kirkelig fellesnemnd, på lik linje med en kommunal fellesnemnd. Det er samtidig vedtatt å opprette et partssammensatt utvalg i forbindelse med omstillingsprosessen. For å ivareta kommunikasjon mellom kirken og kommunen er det også gjort vedtak om å be kommunal fellesnemnd å oppnevne et fast medlem til kirkelig fellesnemnd. Første møte i kirkelig fellesnemnd vil finne sted 17.mars. Om fellesrådets oppgaver Fellesrådet har forvaltningsansvaret bl.a. for kirker og kirkegårder, og er ellers et organ som er tillagt myndighet og oppgaver av administrativ eller forvaltningspreget karakter. Inntil 1997, hadde den lokale kirkeadministrasjonen i stor grad vært integrert i den kommunale. Etter kirkeloven av 1996 ble 1

2 kirkelig fellesråd opprettet for å representere menighetene, med de konsekvenser dette har hatt for oppbyggingen av en kirkelig administrasjon med en standard tilsvarende annen offentlig forvaltning. Dette med hensyn bl.a. til ivaretakelsen av arbeidsgiveroppgaver, personalforvaltning, økonomiforvaltning og kirkelige forvaltningsoppgaver ellers. Spesifikke oppgaver fellesrådet er ansvarlig er listet i kirkelovens 14. Dekning av utgifter knyttet til sammenslåing I Kommunal og moderniseringsdepartementets veileder Formelle rammer i byggingen av nye kommuner presiseres det i punkt Informasjon til berørte interesser: Det er viktig at kommunene gir god informasjon til berørte interesser og organisasjoner som blir påvirket av kommunesammenslåinger. For eksempel vil kirkelige fellesråd slås sammen som følge av kommunesammenslåing. Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen. Av referat fra kommunal fellesnemnds sak 10 Tildeling av 25 millioner kr i omstillingsmidler og 2 millioner i ekstra tildeling er det vedtatt at rådmennene bes fremme en egen sak om budsjett for bruk av midlene. Kirkens organisering ser viktigheten av å tidlig melde hvilke økonomiske behov som vil komme som en konsekvens av sammenslåing, og vil med dette gi en foreløpig oversikt over kjente omstillingskostnader. Behov som er presentert her er estimater. Kirkelig fellesnemnd har som nevnt innledningsvis ikke avholdt første møte, og det foreligger derfor ikke budsjettforslag fra nemnda. Det følgende er satt opp av kirkevergene i fellesskap på bakgrunn av erfaringer fra andre sammenslåinger, og de behov vi ser på nåværende tidspunkt. Etter møtet i kirkelige fellesnemnd den 17.mars kan det komme andre innspill. Økonomiske behov medført av kommunesammenslåing Tjenesteyting gjennom kommunen Kirkelig fellesråd er tett knyttet til kommunene i dag, og dette gir kostnadsbesparelser og effektive løsninger for begge parter i form av tjenesteyting. Mulighet for at tjenesteyting kan tre i stedet for særskilt bevilgning er regulert i kirkelovens 15 fjerde ledd. Også i fremtiden er det hensiktsmessig og ressursbesparende for fellesrådene å ha en tjenesteytingsavtale med kommunene, ettersom kirkens lovregulerte administrative oppgavesett ligner sterkt på kommunens (saksbehandling og arkiv, økonomihåndtering, med mer). At kirken fortsatt kan benytte seg av kommunal tjenesteyting ligger som en forutsetning for prisoverslag som gis under. Om dette ikke er på linje med kommunens tenkning om tjenesteyting vil det være behov for kirken å revidere sin søknad om omstillingsmidler. 2

3 Rent konkret ser kirken en fordel av å ha mulighet til å benytte seg av kommunens regnskaps- og lønnssystemer, samt arkiv og saksbehandlingssystemer. Bankforbindelser er også et område kirken er interessert å ha mulighet å dele med kommunen. Anbud og valg av leverandør, opplæring og mulighet for teknisk bistand i overgangsperioden er oppgaver kommunen og kirken kan med fordel dele på. Juridisk kompetanse knyttet til eiendomsrelaterte og arbeidsgiver relaterte problemstillinger vil være like relevant for kirkens organisering som kommunens, men i mindre omfang. Dette også er et område hvor tjenesteyting kan være effektiv og kostnadsbesparende for begge parter. Overgang til nye datasystemer menneskelig kompetanse Per dags dato har de kirkelige fellesrådene på Nøtterøy og Tjøme ingen datasystemer til felles. En virksomhetsoverdragelse innebærer at et eller begge av fellesråd må implementere nye datasystemer på alle fagområder. Spesifikt gjelder dette oppsett, klargjøring og implementering av systemer for 1) arkiv, 2) gravferdsdatabase, 3) HMS/internkontroll system, samt 4) nye internett og intranettsider. IKT kompetanse er et fagområde som kirkelige fellesråd på Nøtterøy og Tjøme ikke har internt i organisasjonen. Dermed blir det fort nødvendig å ha eksterne fagfolk til å bistå, samt noen økte stillingsressurser i et begrenset tidsrom for å gjennomføre systemimplementeringer. Kostnader estimert til disse oppgavene beløper seg til kr inkludert lønn og sosiale kostnader. Grove estimater er spesifisert under: Oppgaverelatert eller administrativt kapasitet (lønn *1,3) Tidsrom (mdr) Antall Årslønn Lønn+sos Kostnad Avslutning av arkiver og oppsett av nytt saksbehandling og arkivsystem Administrativt kapasitet gravferdsforvaltning - oppsett av nytt gravferdsdatabase Administrativt kapasitet - oppsett av felles HMS system / samordning av HMS dokumentasjon Administrativt kapasitet - etablering av nye internett og intranett sider 3,5 100 % % % %

4 Kostnader til kjøp av IKT programvare og utstyr Kostnader knyttet til kjøp av til IKT programvare for gravferdsforvaltning, felles HMS system, nye internett og intranett sider, samt kirkelig fagsystemer bergenes grovt til kr Kostnader knyttet til kjøp av felles arkiv og saksbehandlingssystem som er Noark 5 godkjent beregnes grovt til kr Det er mulig at kostnaden kan reduseres dersom kommunens anbud finner et rimeligere alternativ som kirkelige råd kan knytte seg til. Med en sammenslått organisasjon vil det være 1 fellesråd, 5 menighetsråd samt underutvalg som vil måtte settes opp i saksbehandlingssystem. Oppsett av regnskapssystem (innenfor kommunens avtale) for 1 fellesråd og 5 menighetsråd er estimert til kr Estimatet er basert på erfaringstall fra 2015 fra i forbindelse med at det ble satt opp flere regnskaper innenfor kommunens eksisterende avtale. Felles telefonisystem og utstyr beregnes til kr kr Informasjon Tidligere sammenslåingsprosesser har vist at et viktig suksesskriterium er åpenhet og informasjon knyttet til alle trinn i prosessen. Det er i denne sammenheng viktig med informasjon til alle ansatte, medlemmer av folkevalgte råd, menighetenes medlemmer, innbyggerne, brukere av tjenester, prestetjenesten, kommunene, KA, bispedømmet, og eventuelle sentrale myndigheter. I likhet med kommunen vil kirkelige fellesråd bli kontaktet for å dele informasjon om sammenslåingsprosessen med andre som ikke ennå har kommet i gang. Informasjonsarbeidet estimeres til å være en 20 % stillingsressurs over 18 måneders tid, grovt beregnet til kr inkludert lønn og sosiale kostnader. Fagkompetanse innenfor kirkespesifikk fagområder På noen områder vil fellesråd være nødt til å innhente fagspesifikk kompetanse for kirkelige problemstillinger. Dette vil for eksempel være utgifter relatert til bistand fra KA (Kirkens arbeidsgiverorganisasjon) og estimeres til kr Utvikling av organisasjon Etablering av felles organisasjonskultur må hensyntas helt fra starten av. Ulike staber har ulik kultur og nå skal man slås sammen til én større enhet. Dette er et eget tema i omstillingsprosessen som vil, gjennom stabsbyggende, sosiale tiltak og fagsamlinger underveis ha som målsetning å etablere en felleskultur og danne grunnlag for et godt arbeidsmiljø. Stabsutvikling vil omfatte om lag 50 ansatte. Frem mot sammenslåing er det en målsetning å ha en felles overnattingstur, samt 2 dagssamlinger med gruppen. Inkludert faglig innhold estimeres dette til kr

5 Også utvikling av det demokratiske valgte råd vil være nødvendig. Møtegodtgjørelse for kirkelig fellesnemnd og partssammensatt utvalg, samt 2 faglige og sosiale samlinger estimeres til kr i prosjektperioden Koordinering av omstilling - prosjektleder For at de kirkelige fellesråds virksomhetsoverdragelse skal kunne driftes på et ordentlig og forsvarlig vis er det nødvendig med administrativ kapasitet til arbeidet. I utgangspunkt er det en forventning at en av de to nåværende kirkeverger vil være egnet til å drive prosessen. Dagens organisering av de kirkelige fellesråd innebærer at begge kirkeverger er direkte operasjonelle i kirkens virksomhet. Driftsoppgaver varierer mellom stillingene, men typisk inneholder gravferdsrelaterte administrative oppgaver, eiendomsprosjekter og driftsoppgaver, og økonomihåndtering. Samtidig er det få andre ressurser å fordele oppgavene på ettersom kirkelig administrasjon allerede er begrenset, og at kompetanse ikke nødvendigvis finnes internt i organisasjon. For at kirkens ordinære drift ikke skal lide under omstillingsprosessen er det nødvendig at kirkevergene avlastes for utvalgte driftsoppgaver i prosjektperioden. Erfaringer fra Sandefjord-Stokke-Andebu sin sammenslåingsprosess er at en 50 % stilling ikke er tilstrekkelig til oppgavemengde knyttet til omstillingen. Likevel tror vi, gitt at kostnadene over er dekket og at noen oppgaver er internt fordelt, vil et frikjøp av kirkevergene i form av en 30 % stilling være en realistisk økt behov i en 21 måneders periode. Dette estimeres til kr inkludert lønn og sosiale avgifter. Konsekvenser Kirkens organisering er opptatt av at omstillingen er drevet som et ordentlig og forsvarlig arbeidsgiverprosjekt. Dersom økonomi til å drive prosessen uteblir vil det ha konsekvenser både for kirkens omstillingsprosess og for kirkelig fellesråds ordinære drift. Omstillingsprosessen berøres ved at det ikke er nok kapasitet og/eller kompetanse til å sikre en kvalitetsmessig god prosess som igjen legger grunnlag for en hensiktsmessig organisering i fremtiden. Driften blir skadelidende ved at vanlige driftsoppgaver må utsettes eller ikke gjøres for å prioritere omstillingsoppgaver. Konklusjon Kirkelige fellesråd ser det som nødvendig å drive omstillingen som et ordentlig og forsvarlig arbeidsgiverprosjekt. Omstillingen medfører økte økonomiske behov direkte knyttet til sammenslåingen. Tjenesteyting i forbindelse omstillingsoppgaver kan væreressursbesparende og hensiktsmessig for begge parter. Spesifikt nevnes tjenesteyting for datasystemavtaler innenfor regnskap og lønn og saksbehandling og arkiv. Andre økte behov for fellesrådene inkluderer administrativ kapasitet knyttet til informasjonsoppgaver, implementering av IKT løsninger, driftskapasitet knyttet til frikjøp av 5

6 kirkevergenes tid til prosjektkoordinering, samt fagspesifikk konsulentbistand innenfor kirkesektor. I tillegg til menneskelig bistand vil det komme direkte kostnader knyttet til kjøp eller oppsett av datasystemer for kirkelig virksomhet. Utvikling av en ny felles stab anses også som nødvendig i forbindelse med prosessen med å finne en hensiktsmessig ny organisering, og å ivareta et godt arbeidsmiljø. Faglig og sosiale utvikling av det demokratisk valgte fellesråd gir et godt utgangspunkt for den nye organiseringen. Samlet kostnadsestimat for opplistede behov beløper seg til kr Økonomiske behov presentert her inngår i kirkens lovpålagte administrative og driftsmessige oppgaver som er konkretisert i kirkelovens 14. Kommunen er også tildelt midler til informasjonsvirksomhet, slik at andre kommuner som ikke har kommet like langt ville kunne dra nytte av erfaringene kommunene gjør. Dette vil også gjelde for kirkens organisering, og det er søkt om omstillingsmidler knyttet til informasjonsvirksomhet. 6