Prosessprogram kommunesammenslåing

Transkript

1 2017 Prosessprogram kommunesammenslåing

2 Innholdsfortegnelse 1 Del I: Innledning Bakgrunn Formål med planprosess Faktorer som påvirker prosessen Mål for prosessen Metode Avgrensninger Del II: Organisering nemnder og arbeidsgrupper Generelt Interimnemnd Oppgaver og mandat Interimnemnd Fellesnemnd Oppgaver til fellesnemnd Partssammensatt utvalg (PSU) Oppgaver til Partssammensatt utvalg (PSU) Prosjektleder Arbeidsgrupper Del III: Gjøremål og oppgaver Del IV: Konklusjon/avslutning... 12

3 Nye Hammerfest/Kvalsund kommune. 1 Del I: Innledning 1.1 Bakgrunn En kommunesammenslåingsprosess er både kompleks og krevende. I og med at dette er noe man ikke gjør til daglig, er det få som har erfaringer med slike prosesser. Slik er det også med tilfellet for Hammerfest og Kvalsund. 1.2 Formål med planprosess En kommunesammenslåing krever involvering, engasjement, innsats, rettidige beslutninger, gjennomføringsevne, motivasjon og forståelse for å lykkes. For å kunne koordinere og tilrettelegge en best mulig prosess er det viktig med god og grundig planlegging. En god plan vil kunne lette overgangen til en ny kommune, selv om planen ikke nødvendigvis er fullkommen. Likevel vil en planprosess kunne gi forankring og forståelse for den prosessen kommunene må gjennomgå. Det vil bevisstgjøre beslutningstakere og utførende enheter til å kunne yte en best mulig innsats. 1.3 Faktorer som påvirker prosessen Sett i lys av prosessen som skal gjennomføres vil det være naturlig å vurdere følgende forhold, i lys av en omfattende prosess: Medbestemmelse og involvering Innbyggermedvirkning og dialog Tempo i prosessen Rettidige politiske og administrative beslutninger God oppfølging og planlegging Robust prosjektledelse Felles kultur igjennom aktiv kulturbygging. Sikre nøkkelpersonell 1.4 Mål for prosessen Etablere en livskraftig og attraktiv kommune, samt sikre og videreutvikle kvalitet i tjenestene til innbyggerne i den «nye kommunen».

4 1.5 Metode Planen vil endres og oppdateres i tråd med avklaringer eller behov som kommer i løpet av prosessen/omstillingen. Planen er generisk og revideres kontinuerlig i takt med progresjon. Prosessen kan beskrives slik: 1.6 Avgrensninger Strategien/planen tar ikke hensyn til partipolitiske prosesser eller ressursbegrensninger. 2 Del II: Organisering nemnder og arbeidsgrupper 2.1 Generelt Inndelingslova skisserer flere løsninger for en organisering av en fellesnemnd. En fellesnemnd kan settes sammen ut fra følgende modeller: Minste antall modell (dvs minimum 3 representanter fra hver kommune) Innbyggertallmodell (dvs denne modellen gjenspeiler en fordeling basert på innbyggertall, Hammerfest vil da ha 10 ganger så mange representanter som Kvalsund) Kombinasjonsmodell (dvs at kommunene blir enig om en sammensetning som tjener det formålet og oppgaven nemnda skal løse) Fellesnemnda vil bli opprettet etter Stortingsvedtaket om sammenslåing er truffet. En framtidig organisering vil se slik ut:

5 2.2 Interimnemnd Interimnemnda har en løsning med 6 representanter fra Hammerfest kommune og 5 representanter fra Kvalsund kommune. I tillegg er tillitsvalgt fra hver kommune og rådmennene også part i nemnda Oppgaver og mandat Interimnemnd Interimnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker. Oppgaver til denne nemnda kan være følgende: Interimnemnda kan engasjere midlertidig prosjektleder. Endelig ansettelse av prosjektleder skjer i fellesnemda. Ivareta medvirkning fra de ansatte i nemndas virke. Utarbeide prosjektplan og budsjett for sammenslåingen av kommunene. Utarbeide prinsippdokumenter for selve sammenslåingen, til behandling i fellesnemnda. Utarbeide et sett av verdier som skal bidra til å bygge en felles, positiv kultur for samarbeidet mellom folkevalgte, mellom folkevalgte og administrasjonen, og mellom innbyggerne og kommunen. Tilrettelegge for god dialog med alle berørte om hva sammenslåing kan bety for dem. Det gjelder både innbyggere, ansatte, næringsliv og frivillige organisasjoner. Politisk koordinering i de to kommunene fram til fellesnemnda er operativ Sikre politisk koordinering av saker som berører kommunesammenslåingen, kommunale tjenester, organisering og struktur.

6 Arbeide med relevante saker som har betydning for sammenslåinga av de to kommunene. 2.3 Fellesnemnd Fellesnemnda har en meget viktig funksjon i prosessen videre med sammenslåing. En fellesnemnd er en form for overgangskommunestyre et organ som skal «samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga», jfr IL 26. På mange måter kan denne fellesnemnda være et «kommunestyre» fram til den nye kommunen er etablert. Nemnda må ha tilstrekkelige fullmakter og myndighet for å kunne fungere tilfredsstillende og effektivt. Det betyr at de funksjonelle kommunestyrene i respektive sammenslåingskommunene må delegere fullmakter til fellesnemnda. Likevel er ansvaret for fellesnemnda og avtalemessige forhold tillagt det enkelte kommunestyret. Formelt sett er den nye kommunen en ny kommune som skal etableres, og den får sannsynligvis nytt kommunenummer, organisasjonsnummer mm. Det vil si at fellesnemnda vil være ansvarlig for å etablere en kommune som ikke har noen ansatte, eiendeler etc på det tidspunktet den er vedtatt etablert av Stortinget. Reglene i kommuneloven som legges til grunn for valg og saksbehandling i folkevalgte organer, er også gjeldende for fellesnemnda. Fellesnemnda skal forberede arbeidet med økonomiplanen og budsjettet for det første driftsåret og driftsperiode. Funksjonsperioden for fellesnemnda opphører når det nye kommunestyret er konstituert og operativt. Fellesnemnda har liten myndighet etter loven. Av praktiske årsaker bør kommunestyrene delegere fellesnemnda en viss myndighet slik at fellesnemnda har et handlingsrom. Myndigheten til fellesnemnda vil betinge av hvilke fullmakter og delegeringer som gis fra kommunestyrene. Den politiske plattformen vedtas av kommunestyrene, og når dette dokumentet vedtas delegeres samtidig den myndigheten som fremgår av den politiske plattformen. Fellesnemnda opphører senest i oktober måned året før sammenslåingen, da konstituerende kommunestyremøte avholdes innen oktober måned. Etter dette kommunestyremøtet er det etablert nytt kommunestyre for den nye kommunen, og fellesnemnda har ingen funksjon.

7 Inndelingsloven gir også fellesnemnda muligheten til å videredelegere myndighet til arbeidsutvalg for å gjøre vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikke er av prinsipiell karakter. Tidligere erfaringer med sammenslåing har vist at fellesnemnda må ha tilstrekkelige fullmakter til å håndtere de arbeidsrettslige avgjørelsene som må tas i perioden før sammenslåingen av kommunene er et faktum. Videre at fellesnemnda evner å delegere fullmakter til administrativt nivå for å ivareta daglig drift Oppgaver til fellesnemnd Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker. Oppgaver til en fellesnemnd kan være følgende: Gjennomgå og vurdere alle prinsipielle forhold vedr sammenslåingsprosessen. Videre kan fellesnemnda fatte vedtak i alle saker som er nødvendig for å etablere den nye kommunen, med mindre dette påvirker en eller flere av de eksisterende kommunene. Nemnda disponerer tildelte ressurser og reformstøtte fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen. Utarbeide et utfyllende mandat for ny rådmann og iverksette en ansettelsesprosess i løpet av høsten Fastsette arbeidsgiverpolitikk for den nye kommunen i tråd med medbestemmelses-ordningen i hovedavtalen og arbeidsmiljøloven. Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensatt utvalg. Utarbeide omstillingsdokument som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske spørsmål under sammenslåingsprosessen. Fremlegge forslag til budsjett og økonomiplan for det nye kommunestyret. Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger. Foreslå revisor for den nye kommunen til kommunestyrets første møte. Utarbeide forslag til delegeringsreglement som behandles og vedtas av det nye kommunestyret. Utarbeide forslag til politisk reglement, godtgjørelsesreglement og øvrige reglement som skal vedtas av kommunestyret. Fastsette godtgjørelser for fellesnemndas virksomhet og andre oppnevnte utvalg underlagt fellesnemnda.

8 Utarbeide forslag til beredskapsplan for den nye kommunen Ta stilling til organisering av pensjonsordninger for den nye kommunen. Andre oppgaver som naturlig vil falle inn under fellesnemndas gjøremål. 2.4 Partssammensatt utvalg (PSU) Et partssammensatt utvalg (PSU) opprettes for å ivareta medbestemmelsesordningen etter lov og avtaleverk. Partssammensatt utvalg består av fellesnemndas medlemmer og tillitsvalgte (TV). I denne sammenhengen har hver av kommunene to TV hver. Oppgavene til det partssammensatte utvalget relateres i hovedsak til kommunens personalpolitikk. En kan si at dette utvalget foreslår og behandler overordnede retningslinjer for den nye kommunens personalpolitikk, herunder tiltak for likestilling og inkluderende arbeidsliv. Utvalget vil også eksempelvis kunne drøfte kvalitets-, fornyings- og utviklingstiltak. Dessuten vil andre saker som oppfølging og implementering av nasjonalt vedtatte reformer eller forordninger være aktuelt for dette utvalget. Kommunenes hovedverneombud (HVO) kan gis observatørstatus i PSU Oppgaver til Partssammensatt utvalg (PSU) Følgende funksjon og oppgave ivaretas av PSU: PSU skal være et drøftings- og konsultasjonsorgan, hvor det fremgår gjensidig informasjon og rådslagning gjennom prosessen med kommunesammenslåing. Utvalget skal gi uttalelse i saker som vedrører overordnede personalpolitiske spørsmål, retningslinjer og planer i forbindelse med kommunesammenslåingen. Samarbeidet skal med dette bidra til å sikre ansattes medvirkning og et best mulig beslutningsgrunnlag ved behandling av saker som gjelder forholdet mellom den nye kommunen og de ansatte ved kommunesammenslåingen. Utvalget fatter ikke vedtak, men Kommuneloven forutsetter at utvalget er sentralt plassert i behandlingen av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. I det ligger det en plikt til å benytte utvalget som innstillende organ når slike saker avgjøres av andre organer i praksis fellesnemnda, og det må også bety at det er ulovlig å

9 sette dette utvalget på et sidespor ved omfattende delegering av avgjørelsesmyndighet til rådmennene/prosjektleder, slik at denne innstillingsfunksjonen bortfaller. Overordnet personalpolitikk og strategier Arbeidsreglementer og plan- og strategisaker, eksempelvis IA og HMS arbeid Andre relevante saker som partene ønsker å drøfte eller informere om. 2.5 Prosjektleder Prosjektlederen har en sentral rolle med koordinering og ledelse av prosessen mot en sammenslåing. Lederen er en suksessfaktor i plan- og gjennomføringsfasen. Prosjektlederen må på plass så raskt som mulig for å kunne ta hånd om prosessen. En av de viktigste oppgavene ligger i å følge opp prosjekt- og milepælsplan som skal danne grunnlaget for prosessen mot sammenslåingen. I tillegg må prosjektlederen også bygge opp den nye ledelsen og organisasjonen for den nye kommunen. 2.6 Arbeidsgrupper For at prosessen og arbeidet med sammenslåingen skal kunne nå sine målsetninger er man avhengig av arbeidsgrupper. Disse etableres med utgangspunkt i sektor, funksjon eller tjenesteområde. Forslag til arbeidsgrupper: Kommunenavn & kommunevåpen Organisasjon & struktur Arbeidsgrupper innenfor sektorområder Sak/arkiv IKT Avtaler/kontrakter/lover/forskrifter mv. Samfunnskontakt & lag/foreninger Beredskap Økonomi Kommunikasjon

10 3 Del III: Gjøremål og oppgaver Det er, i en slik prosess, en stor mengde oppgaver og gjøremål som må løses. Listen under inneholder noen identifiserte oppgaver, som er erfart av andre i lignende prosess. Oppgavelisten er ikke utfyllende, men en start på prosessen. Ved å prioritere oppgaver, gi dette ansvar og frister, kan prosessen kontrolleres og styres. Det er liten tvil om at dette vil kreve betydelig innsats fra begge kommunene. Pri Oppgave Ansvar Frist Merknad Planprosess/strategi for ny kommune. Kommunenavn og kommunevåpen Delegert myndighet og fullmakter til Interimnemnd og Fellesnemnd Politisk organisering Administrativ organisering struktur og ledelse Lokalisering av tjenester Tjenestekartlegging Kommunikasjonsplan for omstillingsprosess Hjemmeside for ny kommune. FB og twitter? - Prinsipper og milepæler - Frister og oppgaver - Ansvar og fullmakter Vil bygge identitet og kultur Behandles i begge KST. Videre delegering til prosjektleder/ administrasjon Nytt KST (antall repr), nye utvalg og organer Nytt organisasjonskart for nye Hammerfest/Kvalsund kommune Hvor skal tjenestene plasseres? Intensjonsavtalen gir føringer. Kartlegging av tjenester og omfang er delvis gjort i fm utredningsarbeid. Samordning og sammenligning. Kommunikasjonsplan som dekker innbyggere, ansatte, media mv. Løpende informasjon om sammenslåingsprosessen. Informasjonsskriv til alle innbyggere Ansette rådmann/prosjektleder Ressurser for arbeidet med sammenslåing og omstilling Sekretariat og saksforberedelse for fellesnemnd og arbeidsutvalget Et budsjett til disposisjon for prosjektleder og sekretariat i ny kommune. Tilsetting av medarbeider for prosjektleder og interimnemnd/fellesnemnd Sekretariat og saksforberedelse for partssammensatt utvalg Opprettelse av arbeidsgrupper Heraldikk Tjenesteområder Arbeidsgiverstrategi Organisasjonsutvalg IT/avtaler/mv

11 Søke om ordning for valgkretser i «Ny kommune» Skolekretser Samhandlingsplan og ansattes medvirkning Ledige stillinger i kommunene Kompetansekartlegging i kommunene Informasjonsplan Omstillingsavtale Felles lønns- og personalsystem Nye arbeidsavtaler Organisasjonsmodell Juridisk bindende avtaler og kontrakter i begge kommunene. Utarbeidelse av nye kontrakter. Eier-, selskaps- og stiftelsesinteresser Anskaffelser for ny kommune Avvikling av arkiver Opprettelse av nytt arkiv og system for ny kommune Kirkelig fellesråd NAV kontor ny kommune Kommuneplan/ samfunnsplan for ny kommune ROS analyse og beredskapsplaner Næringsutvikling og organisering av næringsarbeidet og næringsprosjekter Landbruk og miljøtjenester, herunder motorferdselsaker mv Folkehelseplaner Inndeling av dette Viktig for innplassering i stilling Internt og eksternt Nivå på ledelsesstruktur Fremskaffe oversikt over inngåtte kontrakter/ avtaler med private/ organisasjoner m.v. Fremskaffe oversikt over deltagelse i selskap, stiftelser m.v, forpliktelser, eierinteresser og interkommunalt samarbeid Hva skal videre og hva skal ut på anbud? Sak/ arkiv i omstillingsprosessen. Rutiner og oppfølging for avslutning av arkiver i Kvalsund og Hammerfest Fagsystem og digitale løsninger Samhandle med kirkelig fellesråd og andre berørte interesser om kommunesammenslåingsprosessen Fremforhandle ny tjenesteytingsavtale med kirken. NAV kontorene i kommunene må samordnes og koordineres. Styringsdokumenter for ny kommune. Gjennomføre ROS analyse og tilpasse ny beredskapsplan og beredskapsordning Vurdere organisering og utvikling av tjenestene for næringsutvikling Organisering og utvikling av tjenestene for natur og miljø Organisering og videreføring av tjenestene for folkehelse

12 Ivaretakelse av lag og foreninger. Frivillig samfunnsinnsats Skilting og symboler for ny kommune Kommunale vedtekter, bestemmelser og forskrifter Kaier, havner og installasjoner i sjøområder Tjenesteutredning for ny kommune Sammenfatte og status på eiendeler i kommunene. Bruk av bygningsmasse og infrastruktur utnyttelse og behov IKT plan. Systemer og infrastrukturløsninger, samkjøring av systemer mv Statlige registre og samarbeid med statlige etater Sosiale aktiviteter og kulturbygging i omstillingsprosessen Samordne økonomiforvaltning Eiendomsskatt Nytt budsjett for ny kommune 2020 Kontakt med lag og foreninger i kommunene. Vurdere støtte og kontakt med de enkelte frivillige organisasjoner. Ny kommune nytt navn og kommunevåpen. Kartlegge utskifting og implementering Kartlegge og vurdere hva som finnes av bestemmelser og vedtekter i kommunene. Hva videreføres og tilpasses. Nytt KF for kai og havner. Avtaler gjennomgås og evt videreføres i ny kommune. Sektorvise utredninger av tjenesteproduksjon og administrasjon. Utrede innhold, organisering og struktur for tjenesteområdene. Kartlegging av bygg, infrastruktur, utstyr, kjøretøy osv i kommunene Vurdere behov og eventuelt sanering av areal som ikke skal videreføres i ny kommune. Utarbeidelse av en implementeringsplan for IKT. Plan for samkjøring av ulike systemer. Opplæring av ansatte på nye systemer mv. Matrikkelen (Statens kartverk), folkeregisteret (Skatteetaten) og enhetsregisteret (Brønnøysundregisteret) + andre Skape tilhørighet og fellesskap for ny kommune. Gjelder ansatte, folkevalgte og innbyggere Avslutning av separate regnskap og valg av bl.a. systemer, bankforbindelse og betalingssatser. Kommunene har ulik bruk av eiendomsskatt. Dette må samordnes Budsjettforslag 2020 m/tilhørende økonomiplanperiode. Behandles i fellesskap.

13 4 Del IV: Konklusjon/avslutning Det er vanskelig å peke på hva som skal til for å lykkes, men ut fra erfaring kan en fastslå noen suksesskriterier. I en slik prosess vil det være viktig å ha fokus på følgende: Politisk styring og kontroll Prosjektledelse og gjennomføringsevne En visjon og retning som det er felles oppslutning om Bygge ny identitet og en felles kultur Verdiforankring av forhold som er viktig for begge kommunene Involvering av alle i prosessen Klare roller og ansvarsforhold God og rettidig informasjon I en slik krevende prosess er det viktig med mye raushet i utførelse og handling. Det handler tross alt om følelser og mennesker i usikkerhet.