Sakspapir. Arkiv: FE - 000, HistSak - 14/837 Arkivsaknr: 16/23-38 Sakshandsamar:Siri Fahlvik Pettersen

Transkript

1 Sakspapir SAKSGANG Utval Møtedato Saknr Formannskapet (FS) /16 Kommunestyret (KS) /16 Administrasjonsutvalet (ADMU) /16 Arkiv: FE - 000, HistSak - 14/837 Arkivsaknr: 16/23-38 Sakshandsamar:Siri Fahlvik Pettersen Førebuande fellesnemnd - oppfølging av vedtak om å etablera ein ny kommune frå Kort om saka: Denne saka er ei oppfølging av kommunestyrevedtak i møte , der Fjell, Sund og Øygarden gjorde likelydande vedtak om å søkja om å få etablera ein ny felles kommune med iverksetjingsdato Til grunn for den nye kommunen ligg intensjonsavtalen mellom dei tre kommunane. Etter at Stortinget våren har gjort vedtak om samanslåing, skal Fylkesmannen kalla inn til felles kommunestyremøte der det mellom anna skal opprettast ei Fellesnemnd i samsvar med Inndelingslova 25 a-e og 26. I denne saka vert det teke til ordet for å etablera ei «førebuande fellesnemnd» som startar arbeidet med å førebu samanslåing og koordinerer samarbeidet mellom kommunane fram til formell Fellesnemnd er oppnemnd. Aktuelle lover, føresegner, avtalar, planar: Kommunelova, inndelingslova, intensjonsavtalen mellom Fjell, Sund og Øygarden Saksopplysningar: Vedtak om samanslåing Vi viser til kommunestyrevedtak der kommunane Fjell, Øygarden og Sund gjorde slike likelydande vedtak: 1. Kommunestyret vedtek at kommunane Fjell, Øygarden og Sund søkjer om å få etablera ein ny felles kommune med iverksetjingsdato Den nye kommunen vil ha eit folketal på om lag innbyggjarar på iverksetjingstidspunktet. 2. Underskriven intensjonsavtale for «nye Øygarden kommune», datert , skal leggjast til grunn for den nye kommunen. 3. Kommunestyret ber felles forhandlingsutval halda fram den gode dialogen og leggja 1

2 til rette for at ein raskt kan ta viktige avgjerder etter stortingsbehandlinga. Fellesnemnd Etter at Stortinget har gjort vedtak om kommunesamanslåing før sommaren, skal Fylkesmannen kalla inn til eit felles kommunestyremøte. Kommunane skal i felles kommunestyremøte drøfta punkta i inndelingslova 25 a-e, i tillegg til eventuelle andre viktige tilhøve for kommunane. I fellesmøtet skal følgjande saker drøftast: a. Forslag til namn på den nye kommunen eller det nye fylket b. Talet på medlemmar i det nye kommunestyret eller fylkestinget c. Kriterim for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i denne lova d. Val av revisor for verksemda i fellesnemnda e. Oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikra gjennomføring av samanslåinga Ved samanslåing frå 1. januar 2020 gjennomfører kommunane ordinært kommunestyreval til den nye kommunen hausten Døme på Fellesnemnda sine oppgåver Kommunar som deltek i det første løpet og som skal vera slått saman frå 1. januar har kome langt i samanslåingsprosessen. For at kommunestyret skal få ein oversikt over omfang og kompleksitet når det gjeld kva som skal greiast ut og takast stilling til undervegs i prosessen, ligg det føre ein tabell under med oversikt over 47 ulike prosjekt som Fellesnemnda for Færder og Tjøme kommunar skal ta stillling til, før den nye kommunen vert iverksett frå 1.januar. KS meldar om at kommunar som no er i samanslåingsprosessen har det travelt. Både tid og kompleksitet er ein kritisk faktor. Arbeidet med konkretisering og prosjektplan for den nye kommunen i vest kjem først når formell fellesnemnd vert etablert etter at Stortinget har gjort vedtak seinast før sommaren. Prosjekt frå Færder og Tjøme (nye Færder kommune): Politisk prosess 1 Sekretariat og saksforberedelse for fellesnemda løpende 2 Sekretariat og saksforberedelse for partssammensatt løpende utvalg 3 Sekretariat og saksforberedelse for arbeidsutvalget løpende 4 Sekretariat og saksforberedelse for temakomiteer: Heraldikk Arbeidsgiverstrategi Delfrister fastsettes løpende Veinavn 5 Forberede og gjennomføre nytt kommunevalg høsten Høst 6 Beslutte valgkretser i ny kommune Høst Personal/ansatte 7 Samhandlingsplan Juni Plan for samhandling med ansattes representanter 8 Kartlegge og utrede personalmessige forhold. (Samordning ansatte, lønnsmessige skjevheter og behov for harmonisering lønn, rekrutteringsbehov, kompetanse, særavtaler, arbeidstid, flexitidsordning, seniorpolitiske tiltak m.v). Desember 9 Etablere rutiner for håndtering av ledige stillinger og Juni

3 rekruttering under omstillingsprosessen 10 Etablere kompetansebank for behandling av om- og innplasseringer, overtallighet og tilbud om annet passende arbeid, endringsoppsigelse. Skal gjelde for hele den nye kommunen. Etablere tilhørende utvalg med ansatte representanter Desember 11 Omstillingsavtale Desember 12 Rekruttering Løpande 13 Utforme og implementere lønns- og personalsystem August 14 Arbeidsavtaler Ny arbeidsavtale for alle ansatte i den nye kommunen Organisering og administrasjon 15 Organisasjonsmodell. Administrativ organisasjonsmodell i ny kommune med lederstillinger. 16 Selskaper og stiftelser og legater Fremskaffe oversikt over deltagelse i selskap, stiftelser m.v og interkommunalt samarbeid ut over den nye kommunen Vurdere eventuell avvikling/ utmelding 17 Avtaler/ kontakter. Fremskaffe oversikt over inngåtte kontrakter/ avtaler med private/ organisasjoner m.v. Fremskaffe oversikt over inngåtte avtaler med offentlige organisasjoner, herunder vertskommuneavtaler Vurdere i hvilken grad den nye kommunen skal benytte seg av avtaler kommunene har inngått og hvilke anskaffelser som skal utlyses Gjennomføre ny kontraktering Høst Sluttfrist november Juni 18 Anskaffelser Vurdere organisering og utvikling av tjenestene for anskaffer i den nye kommunen 19 Sak/ arkiv i omstillingsprosessen. Avslutte arkiver 20 Sak/ arkivsystem i den nye kommunen Gjennomgå og vurdere sak og arkivløsninger i ny kommune. Både sentralt system og fagsystemer skal vurderes Etablere nytt sak /arkiv 21 Kirken og andre organisasjoner Samhandle med kirkelig fellesråd og andre berørte interesser om kommunesammenslåingsprosessen. Fremforhandle ny tjenesteytingsavtale med kirken. Frist: August Desember Frist: 22 Planprosess ny kommune. Delfrister

4 Vurdere prinsipper og milepæler for overordnet planlegging. Igangsette arbeid med planstrategi for den nye kommunen for å vurdere behov for samordning av eksisterende planer og nye planer. Samordne årshjul / rapporteringsplan og overordnede styringsdokumenter fastsettes 23 ROS analyse den nye kommunen Gjennomføre ROS analyse for ny kommune 24 Beredskapsplan den nye kommunen med overordnet beredskapsplan / plan for kriseledelse 25 Næringsutvikling Vurdere organisering og utvikling av tjenestene for næringsutvikling for ny kommune 26 Klima- og miljø Vurdere organisering og utvikling av tjenestene for klima og miljø i ny kommune 27 Folkehelse Vurdere organisering og utvikling av tjenestene for folkehelse i den nye kommunen 28 Frivillighet, lag og foreninger Vurdere organisering og utvikling av tjenestene for frivillighet, lag og foreninger i ny kommune 29 Skilt, symboler Kartlegge og vurdere behov for nye skilt og symboler. Implementere utskifting 30 Lokalisering Vurdere lokalisering av kontorer og tjenestesteder i ny kommune. Avklare lokalisering politisk sak Igangsettes Mars Sluttfrist Frist kartlegging: Des. Nov. Frist: August Des. 31 Lokale vedtekter, forskrifter Kartlegge og gjennomgå alle lokale vedtekter og forskrifter Vurdere nye lokale vedtekter og forskrifter for den nye kommunen Fremlegge politisk sak Oppstart: Høst Frist februar Tjenester 32 Tjenestekartlegging. Oppdatering av tidligere utført kartlegging av tjenestene i kommunene Juni 33 Tjenesteutredninger

5 Sektorvise utredninger av tjenesteproduksjon og administrasjon. Utrede innhold, organisering og struktur for tjenesteområdene. 34 Kartlegging av bygg, infrastruktur m.v Oppdatering av tidligere utført kartlegging av bygg, infrastruktur, utstyr, kjøretøy osv i kommunene 35 Bygningsmasse utnyttelse og tilpasning Med basis i sektorutredningene vurdere utnyttelse og behov for tilpasning av bygningsmasse for ny kommune. 36 Kartlegging og behovsanalyse IKT. ( infrastruktur, avtaler, programvare, sentralt og fagsystem) 37 IKT plan ny kommune Utarbeide plan for IKT systemer, herunder organisering, lokalisering, infrastrukturløsninger, strategi for samkjøring av ulike IKT systemer, valg av programvare, behov for opplæring, informasjonssikkerhet, beredskap. November August 38 IKT samordning Mai 39 Statlige register Samarbeid med statlige etater om endringer i matrikkelen (Statens kartverk), folkeregisteret (Skatteetaten) og enhetsregisteret (Brønnøysundregisteret). Igangsettes raskt. Kommunikasjon, samhandling og kulturbygging 40 Kommunikasjonsplan for omstillingsprosessen. Utarbeide info/ kommunikasjonsplan som dekker innbyggere, ansatte, media m.v 41 Etablere hjemmeside og facebook og legge ut informasjon løpende om sammenslåingsprosessen. 42 Plan for sosiale aktiviteter og kulturbygging i omstillingsprosessen. Mål å skape en felles kultur både ansatte og politikere. 43 Plan for sosiale aktiviteter og kulturbygging for å skape en felles kultur blant innbyggere, ansatte og politikere ved oppstart av ny kommune 44 Plan for kommunikasjonsløsninger og videreutvikling av den digitale kommunikasjonen med befolkningen i ny kommune Økonomi 45 Budsjett/ regnskap Lage budsjett for omstillingsmidler, totalt 27 millioner 46 Utrede innhold, organisering og struktur for økonomitjenestene i Færder kommune: Felles bankforbindelse Mai Etablere: Mai Drift: Løpende August Mai Mai Mars Sept Løpende Delfrister fastsettes

6 Felles VAR regnskap Felles betalingssatser for tjenester Sammenstille regnskap og balanse Sammenstille eiendeler i selskaper hvor begge er eiere 47 Budsjett første driftsår 2018 Forberede budsjett, økonomiplan og handlingsplan for ny kommune fra Frist: «Førebuande fellesnemnd» Fellesnemnd kan ikkje opprettast formelt før etter at Stortinget har gjort vedtak om kommunesamanslåing og Fylkesmannen har kalla inn til felles kommunestyremøte. Det er difor behov for å oppretta eit felles politisk utval som kan setja i gong arbeid knytt til etablering av ein ny felles kommune, som til dømes kartleggings- og utgreiingsoppgåver. Det er eit stort og omfattande arbeid som må gjerast ved etablering av ein ny kommune, både i forhold til eksisterande kommunar og i forhold til etablering av den nye kommunen. I felles forhandlingsutval som forhandla fram Intensjonsavtalen var det fire representantar frå Fjell, fire representantar frå Sund og fem representantar frå Øygarden. Dette er ei noko uheldig fordeling i forhold til dei tre kommunane. Å etablera eit nytt utval i tråd med intensjonsavtalen si samansetjing av fellesnemnd vil difor vera ei betre løysing når det gjeld å halda fram den gode dialogen og leggja til rette for at ein raskt kan ta viktige avgjerder etter stortingsbehandlinga. For å sikra kontinuitet og framdrift, vil det vera tenleg å oppretta ei «førebuande fellesnemnd» med politiske representantar som og kan veljast som representantar til den formelle fellesnemda. «Førebuande Fellesnemnd» skal på same måte som den formelle fellesnemnda veljast av og blant medlemmene i kommunestyret, jfr. Inndelingslova 26 om val av medlemmar til fellesnemnd. «Førebuande fellesnemnd» vil ikkje få formelle fullmakter til å ta avgjerd, men kommunestyra kan gje nemnda mandat til å førebu samanslåing og koordinera samarbeidet mellom kommunane fram til fellesnemnda formelt vert oppretta etter stortingsbehandlinga. Framlegg til organisering av Førebuande fellesnemnd:

7 Etter at fylkesmannen har gjennomført felles kommunestyremøte og departementet har laga resolusjon for samanslåinga, vil kommunestyra i Fjell, Øygarden og Sund få ei ny sak om oppnemning av Fellesnemnd. Saka vil mellom anna omhandla klare mandat og fullmakter til fellesnemnda. Samansetjing «Førebuande fellesnemnd» er tenkt samansett på same måte som fellesnemnda, i samsvar med Intensjonsavtalen, kap. 13 Vegen vidare. Nemnda skal ha 17 medlemmer med fire medlemmer frå Øygarden, fem frå Sund og åtte frå Fjell. Det skal også veljast varamedlemmer. Medlemmene skal veljast av og blant medlemmene i kommunestyra. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar i første møte. Mandat Intensjonsavtalen ligg til grunn for «førebuande fellesnemnd» sitt mandat. Dei viktigaste oppgåvene å starta med er kartlegging av IKT-system, pensjonsordningar, selskapsstruktur og reglement, i tillegg til krav og prosess for tilsetjing av prosjektleiar. «Førebuande fellesnemnd» har ikkje avgjerdsmynde, men kommunestyret ber nemnda setja i gong prosesser innanfor følgjande oppgåver: Starta arbeid med krav og prosess for tilsetjing av prosjektleiar Kartleggja kva IKT-system som finnes i den enkelte kommune Kartleggja selskapsstruktur i den enkelte kommune Kartleggja dei ulike pensjonsordningane i den enkelte kommune Kartleggja personalreglement og løns- og arbeidsvilkår for tilsette i den enkelte kommune Planleggja og gjennomføra eit framtidsseminar tidleg i Leggja til rette for studietur våren for å henta erfaring frå kommunar som

8 allereie har vore gjennom den prosessen Fjell, Sund og Øygarden skal starta Sikra at tillitsvalde og vernetenesta medverkar i prosessen ved å supplera førebuande fellesnemnd med 3 tillitsvalde frå dei tre kommunane som får observasjonsstatus med tale- og forslagsrett og som tillitsvalde sjølv peikar ut. Utarbeida ein kommunikasjonsplan og sørgje for fortløpande informasjon til tilsette og innbyggjarar Leggja til rette for felles kommunestyremøte for dei tre kommunestyra i forkant av oppretting av den formelle fellesnemnda våren. Aktuelt tema er status og drøfting av «førebuande fellesnemnd» sitt arbeid så langt. Tillitsvalde og vernetenesta Det er viktig å sikra medverknad frå tilsette i prosessen med etablering av ein ny kommune, dette er og regulert i kommunane sitt avtaleverk. I Intensjonsavtalen kap. 13 Vegen vidare, står det at det skal opprettast eit partssamansett utval med ansvar for å drøfta arbeidsgjevarspørsmål. Utvalet skal vera samansett av medlemmar frå fellesnemnda og to representantar frå kvar kommune, desse er utpeika av organisasjonane til dei tilsette. Partssamansett utval vil først verta oppretta når den formelle fellesnemnda er oppretta. Ein måte å sikra medverknad frå tilsette allereie i «Førebuande fellesnemnd», er å supplera nemnda med 3 tillitsvalde (organisasjonar/vernetenesta) frå dei tre kommunane som får observasjonsstatus med tale- og forslagsrett. Sekretariat Etter avtale mellom ordførarar og rådmenn i dei tre kommunane, har servicetorgsjefen i Fjell kommune fått i oppgåve å vera sekretær for «Førebuande fellesnemnd». I tillegg kan rådmenna i dei tre kommunane delta i nemnda sine møte. Informasjon og kommunikasjon Internettsida og facebooksida som vart oppretta i samband med felles forhandlingsutval sitt arbeid med kommunestruktur, vert vidareført. Etter avtale mellom ordførarar og rådmenn i dei tre kommunane har informasjonsrådgjevar i Fjell kommune fått i oppgåve å sørgje for informasjon og kommunikasjon når det gjeld «Førebuande fellesnemnd» sitt arbeid. Møteplan «Førebuande fellesnemnd» set sjølv opp møteplan for nemnda i første møte. Første møte vert i kultursalen Fjell rådhus, måndag 9. november kl Rådmenna i dei tre kommunane, saman med sekretær og informasjonsrådgjevar, deltek på møtet. Økonomiske konsekvensar: Fjell kommune rekneskapsfører alle utgifter i samband med «Førebuande fellesnemnd» sitt arbeid på eigen kostnadsstad. Samla utgifter vert ført mot kommunen sin balanse og dekka inn når kommunane får utbetalt støtte til eingongskostnader etter at Stortinget har gjort vedtak om samanslåing våren. Vurdering og konklusjon: Samstundes med prosessen for å etablera ein ny felles kommune, skal dei tre kommunane Fjell, Sund og Øygarden drivast vidare som sjølvstendige kommunar fram til

9 Det er ei rekkje oppgåver som må kartleggjast og utgreiast i prosessen med etablering av ein ny felles kommune frå Det er difor viktig at ein politisk allereie no gjev rammer for det arbeidet som vedkjem kommunesamanslåing og som bør startast opp i dei tre aktuelle kommunane før den formelle fellesnemnda er oppnemnd. Ordførarar og rådmenn i dei tre kommunane er samde om at det bør leggjast fram ei felles sak for kommunestyra i Fjell, Sund og Øygarden om oppretting av ei «Førebuande Fellesnemnd». Nemnda bør få mandat frå kommunestyra og skal arbeide fram til Stortinget har vedtatt kommunestrukturen og til fylkesmannen har kalla inn til formelt møte om oppretting av Fellesnemnd i samsvar med Inndelingslova. Innstilling til vedtak/tilråding: 1. Kommunestyret vedtek å etablera ei «Førebuande fellesnemnd» som skal starta arbeidet med å førebu samanslåing og koordinere samarbeidet mellom kommunane fram til den formelle Fellesnmenda er oppnemnd i samsvar med Inndelingslova. 2. «Førebuande fellesnemnd» vert vald av kommunestyret sine representantar i dei tre kommunane Fjell, Sund og Øygarden og får slik samansetjing: Frå Fjell kommune: 8 representantar + 8 personlege varamedlemar Frå Sund kommune: 5 representantar + 5 personlege varamedlemar Frå Øygarden kommune: 4 representantar + 4 personlege varamedlemar Frå Øygarden kommune vert desse representantane valde: Medlemer: Varamedlemer: Førebuande fellesnemnd vert supplert med tre representantar vald av organisasjonane/vernetenesta i dei tre kommunane som får observasjonsstatus med tale- og forslagsrett. Organisasjonane/vernetenesta må samarbeida om sjølv å peika ut sine representantar til nemnda. 4. Intensjonsavtalen ligg til grunn for «Førebuande fellesnemnd» sitt mandat. «Førebuande fellesnemnd» har ingen fullmakter, men kommunestyret gjev nemnda mandat til å starta opp følgjande arbeid: Starta arbeid med krav og prosess for tilsetjing av prosjektleiar Kartleggja kva IKT-system som finnes i den enkelte kommune Kartleggja selskapsstruktur i den enkelte kommune Kartleggja dei ulike pensjonsordningane i den enkelte kommune Kartleggja personalreglement og løns- og arbeidsvilkår for tilsette i den enkelte kommune Planleggja og gjennomføra eit framtidsseminar tidleg i Leggja til rette for studietur våren for å henta erfaring frå kommunar som allereie har vore gjennom den prosessen Fjell, Sund og Øygarden skal starta Sikra at tillitsvalde og vernetenesta medverkar i prosessen ved å supplera førebuande fellesnemnd med 3 tillitsvalde frå dei tre kommunane som får observasjonsstatus med tale- og forslagsrett og som tillitsvalde sjølv peikar ut. Utarbeida ein kommunikasjonsplan og sørgje for fortløpande informasjon til tilsette og innbyggjarar

10 Leggja til rette for felles kommunestyremøte for dei tre kommunestyra i forkant av oppretting av den formelle fellesnemnda våren. Aktuelt tema er status og drøfting av «førebuande fellesnemnd» sitt arbeid så langt. «Førebuande fellesnemnd» fungerer til formell fellesnemnd etter inndelingslova 25 og 26 er oppnemnd. Behandling i Administrasjonsutvalet (ADMU) : Tilleggsframlegg til punkt 3 i innstillinga frå Vibecke Hodnekvam, Utdanningsforbundet: Det vert utanom 3 representantar frå organiasjonane også vald ein representant frå vernetenesta i dei 3 kommunane. Røysting: Framlegget fall mot 3 røyster frå dei tilsette sine representantar. Innstillinga vart deretter samrøystes tilrådd. Denne saka vart utsendt som tilleggssak. Vedtak i Administrasjonsutvalet (ADMU) - 018/16 Innstillinga vart tilrådd. Behandling i Formannskapet (FS) : Innstillinga vart samrøystes tilrådd. Vedtak i Formannskapet (FS) - 071/16 Innstillinga vart tilrådd. Siri Fahlvik Pettersen Rådmann Siri Fahlvik Pettersen Sakshandsamar Dokumentet er elektronisk godkjent, og krev difor ingen signatur.