Regionreform. Noen tanker om status og oppgaver for kontrollutvalgene fram til sammenslåing av Hedmark og Oppland fylkeskommune 1.1.

Transkript

1 Regionreform Noen tanker om status og oppgaver for kontrollutvalgene fram til sammenslåing av Hedmark og Oppland fylkeskommune

2 Lesestoff «Etablering av nye kommuner og fylkeskommuner» veileder utgitt av Kommunal- og moderniseringsdepartementet «Kommunereform-sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat» utarbeidet av NKRF Inndelingslova med veileder

3 Inndelingslova 25: Ved samanslåing eller deling av fylke som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, kallar departementet saman fylkestinga. Departementet kan gjere unntak frå kravet om slikt felles møte. På slike fellesmøte skal følgjande saker drøftast: Forslag til namn på den nye kommunen eller fylkeskommunen Talet på medlemmer i det nye kommunestyret eller fylkestinget Kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i denne lova Val av revisor for verksemda i fellesnemnda Oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av sammanslåinga 26 Fellesnemnd: Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor. Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala.

4 Kontrollutvalgets rolle i sammenslåingsperioden KU i HFK og OFK fungerer fram til nytt fylke er etablert. Inndelingsloven har ikke hjemmel for å etablere felles kontrollutvalg i perioden fram til ny fylkeskommune er etablert. Fellesnemnda vil i januar sannsynligvis få fullmakt fra de to fylkestingene til å tilsette revisor. Den kan da få fullmakt til å videreføre «deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor». Da skal begge kontrollutvalgene avgi hver sin innstilling, som skal ligge til grunn for fellesnemndas valg. Ved ulike revisjonsselskaper/ordninger, anbefales det å forsøke å avklare en slik situasjon i forkant av behandlingen i fellesnemnda. Men; kan ende med to ulike innstillinger, da må fellesnemnda foreta det valget den mener er best. Hvordan kan KU «påvirke» en evt. sammenslåing av Hedmark Revisjon IKS og Innlandet Revisjon IKS? Vi vet det har vært samtaler i selskapene. Fellesnemnda kan også få fullmakt til å videreføre sekretariatsordning for kontrollutvalget i den nye kommunen. KU skal avgi innstilling i saker om valg av sekretariatsordning. Det er samme sekretariat i de to fylkene i dag, anbefales at det benyttes et settesekretariat til å utrede på vegne av KU. KSI ønsker å fortsette, men ønsker den nye fylkeskommunen det?

5 Prosess så langt HFK og OFK Departementet innkalte til felles fylkesting Begge KU hadde møter i forkant, og innstilte på hver sin revisor som revisor til fellesnemda Felles FT diskuterte inndelingslovens punkter Egne sammenfallende FT-vedtak i samme møte; Antall i fellesnemnda valgt Forhandlingsutvalget skal utarbeide forslag til reglement for fellesnemnda, skal vedtas i januar av begge FT OFK: Som revisor for fellesnemnda velges revisoren for den FK som fører prosjektregnskapet for fellesnemnda. HFK: Som revisor for fellesnemnda velges Hedmark revisjon IKS. Skal i januar opprette et partssammensatt utvalg (PSU) for sammenslåingsprosessen hvor arbeidsgivers representanter velges fra fellesnemnda. Forhandlingsutvalget sikrer involvering av de tillitsvalgte frem til PSU er opprettet. Forhandlingsutvalget har hatt møter og de har sammen med tillitsvalgte deltatt på oppfølgingskurs i samarbeid med KS Forhandlingsutvalget har bedt om møte med departementet da de ikke blir enige om lokalisering, ikke brudd i forhandlingene. Navn diskuteres og vedtas av Stortinget våren 2018, samt noe mer om oppgaver KSI har forespurt hvilke fullmakter fellesnemnda vil få, og anbefalt at dette gis slik at ikke to FT må vedta likelydende vedtak om dette senere.

6 Regionreform i Trøndelag Nord-Trøndelag og Sør-Trøndelag slås sammen til en fylkeskommune fra frivillig Begge fylkeskommunene hadde før sammenslåingen hvert sitt revisjonsselskap og sekretariatselskap i form av IKS sammen med flere andre kommuner Fokus i prosessen; sikre et framtidig godt kompetansemiljø for både revisjon og sekretariat Krevde en genuin vilje hos politikerne samt tillit og raushet ovenfor nabokommune/-fylke. En kikk i møtekalenderen viser at KU jobber mer eller mindre som før, men med en del orienteringer Høsten 2017 jobbes det med overføring av kunnskap til nytt KU ved å lage rapporter over utvalgets aktivitet siste periode

7 Hva har skjedd i Trøndelagsfylkene - revisjon? April/mai 2016 rep.skapene i de to interkommunale revisjonsselskapene vedtok å utrede sammenslåing av de to selskapene med bakgrunn i kommune- og regionreform. Rep.skapet i Revisjon Midt-Norge ba også om en vurdering av selskapsform Vurderte IKS, AS og samvirke SA ble vurdert. Landet på SA, og dermed måtte de to opprinnelige IKS ene oppheves før nytt SA ble dannet. Ved etablering la man opp til en virksomhetsoverdragelse ihht arbeidsmiljøloven. Hovedkontor på Steinkjer, men oprettholder alle avdelingskontor ; kontrollutvalget behandlet saker om valg av revisor for Trøndelag fylkeskommune. Utredning gjort av sekretariatet. Vedtak med innstilling til fellesnemnda. Anbefaler å gå for et sammenslått revisjonsselskap som består av de to enhetene sine «gamle» selskap. Representantskapene i de to «gamle» selskapene anbefaler dette og går for en ny organisasjonsform; samvirke.

8 Hva har skjedd i Trøndelagsfylkene - sekretariat To ulike sekretariat, hvert sitt IKS sammen med flere kommuner Mai/september 2016; rep.skapene i de to eksisterende IKS-ene vedtok å utrede sammenslåing. Endte med et felles IKS som ble behandlet i FT. Utredning satt bort til Temark som settesekretariat. Forslag om sammenslåing av sekretariat behandlet av FT tidligere da de var med på eiersiden av IKS et, settesekretariat vurderte derfor ikke utsetting på anbud. Settesekretariat anbefalte KU å innstille ovenfor fellesnemnda for å gå deltagelse i det nye IKS et

9 Hva har skjedd i Agderfylkene? Revisor for fellesnemnda ble valgt ut fra hvem som skulle føre prosjektregnskapet den Ellers ser de ut til å være på samme sted som oss per i dag, og årsplan for 2018 tyder på at de jobber «som før»

10 Fokus framover for KU Mer framoverlent kontra det mer vanlige tilbakeskuende revisjonsblikket. Be om orienteringer jevnlig fra rådmann/prosjektleder og ha fokus på internkontroll, interkommunalt samarbeid, eierstyring mv. Samkjøring av IKT-systemer har ofte vist seg å være en av de mest kostnadskrevende enkeltområdene; OFK og HFK har allerede inngått felles avtale om IKTkjøp Eierskap; er allerede drøftet i noen saker at det må ses på eierskap i fellesskap. Attføringsbedriftene er nevnt i behandlingen av eierskapet til OFK

11 Konklusjon for kontrollutvalgene i OFK og HFK Har lagt opp til mer samarbeid mellom de to kontrollutvalgene enn tidligere grunnet regionreform ved å legge opp til to fellesmøter i 2018 Jobber som før, men mål å endre fokus noe Jevnlig dialog med administrasjonen om framdrift både på ny fylkeskommune og at drifta skal foregå fram til ny fylkeskommune er «oppe og går».