Møteinnkalling. Til styringsgruppa for kommunereform Os og Fusa. Dato: måndag 29. mai Tid: kl Stad: Skjelbreid Poirée, Fusa

Transkript

1 Møteinnkalling Til styringsgruppa for kommunereform Os og Fusa Dato: måndag 29. mai 2017 Tid: kl Stad: Skjelbreid Poirée, Fusa Det vert servert enkel lunsj ved oppstart av møte. Saksliste: Sak 1 Utkast til mandat for framtidig fellesnemnd for Bjørnefjorden kommune Sak 2 Framlegg til program for felles kommunestyremøte 15. juni 2017 Sak 3 Status for pilotprosjekt i samanslåingsprosessen Sak 4 Nye kartleggingsområde Sak 5 Felles kommunestyremøte 24. august 2017 Sak 6 Møteplan framover Sak 7 Eventuelt

2 SAK 1: Utkast til mandat for framtidig fellesnemnd for Bjørnefjorden kommune Framlegg til vedtak: Framlegg til mandat for fellesnemda vert lagt fram til drøfting i felles kommunestyremøte 15. juni Saksframstilling: Vedlagt utkast til mandat for fellesnemda Bjørnefjorden kommune. Mandatet skal vedtakast i felles kommunestyremøte 24. august Inndelingslova 26 seier følgjande om fellesnemd: Ved samanslåing av kommunar eller fylkeskommunar og ved deling som nemnt i 3 andre ledd bokstav b skal det opprettast ei fellesnemnd til å samordne og ta seg av førebuinga av samanslåinga eller delinga. Nemnda bør spegle av innbyggjartalet i dei enkelte kommunane eller fylkeskommunane. Det skal likevel vere minimum tre medlemmer i nemnda frå kvar kommune eller fylkeskommune. Fellesnemnda blir valt av og blant medlemmene i kommunestyret eller fylkestinget. Også medlemmer av kommunerådet eller fylkesrådet kan veljast. Nemnda vel sjølv leiar og nestleiar. Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande. Kommunane eller fylkeskommunane kan også opprette eit felles partssamansett utval etter kommunelova 25 for behandling av saker som gjeld forholdet mellom den nye eininga som arbeidsgivar og dei tilsette. Fellesnemnda skal ta hand om det førebuande arbeidet med økonomiplanen og med budsjettet for det første driftsåret etter at samanslåinga eller delinga som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, er sett i verk. Nemnda skal i sin verkeperiode gi fråsegn til departementet om årsbudsjetta og økonomiplanen for dei kommunane eller fylkeskommunane saka gjeld. Andre arbeidsoppgåver og fullmakter for nemnda blir fastsette i reglement som må vedtakast i alle kommunestyra eller fylkestinga. Kvar av kommunane eller fylkeskommunane kan be departementet om å ta avgjerd i slike spørsmål dersom det ikkje er mogleg å kome til semje. Nemnda kan få fullmakt til å tilsetje personale i den nye eininga. Dette omfattar også tilsetjing av administrasjonssjef og revisor. Tilsetjing av revisor skjer på bakgrunn av innstilling frå kontrollutvala. Nemnda kan òg få fullmakt til å vidareføre deltaking i interkommunalt samarbeid om revisjon eller vidareføre avtale med annan revisor.

3 Tilsvarande gjeld for sekretariatet for kontrollutvalet. Slikt vedtak skjer etter innstilling frå kontrollutvala. Fellesnemnda kan gi eit arbeidsutval myndigheit til å gjere vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell art. Reglane i kommunelova om møte- og talerett for ordførar, leiar av kommuneråd eller fylkesråd, administrasjonssjef og tilsette gjeld tilsvarande for nemnda. Reglane i 59 om lovlegkontroll gjeld tilsvarande for avgjerder fellesnemnda tek. Funksjonsperioden for fellesnemnda går ut når det nye kommunestyret eller fylkestinget er konstituert etter reglane i 27 Med bakgrunn i inndelingslova 26 vert det starta opp eit arbeid med å utforme eit mandat for fellesnemda. Framlegg til mandat har vorte presentert i dei to formannskapa og vil også verte presentert og drøfta på felles kommunestyremøte 15. juni 2017 og seinare ved endeleg vedtak 24. august Utkast - punktvis mandat for fellesnemnda: 1) Fellesnemnda skal planlegge og førebu iverksetjing av samanslåinga fram til nytt kommunestyre i den nye kommunen er konstituert. Fellesnemnda skal gå gjennom og vurdere alle prinsipielle forhold i samanslåingsprosessen 2) Fellesnemnda kan inngå avtalar på vegne av den nye kommunen 3) Fellesnemnda behandlar politisk organisering i den nye kommunen samt reglement for dei nye politiske organa og arbeidsvilkåra for dei folkevalde 4) Fellesnemnda skal utarbeide mandat for prosjektleiar/ny rådmann i den nye kommunen og sette i verk tilsetting av denne 5) Fellesnemnda behandlar prosjektleiar/ny rådmann si innstilling til hovudmodell for administrativ organisering 6) Fellesnemnda skal sørge for at reglar og avtalar om tilsette og tillitsvalde sin medverknad ved samanslåinga blir ivaretatt 7) Medlemmane i fellesnemnda er arbeidsgjevaren sine representantar i det partssamansette utvalet for samanslåingsprosessen

4 8) Fellesnemnda behandlar revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling frå kontrollutvala i dei to kommunane 9) Kommunane har i perioden fram til ansvar for si ordinære drift, men spørsmål som er viktige for den nye kommunen bør først drøftast i Fellesnemnda 10) Fellesnemnda kan uttale seg om saker som er til behandling i folkevalde organ i dei to kommunane når sakene blir vurdert å vere viktige for den nye kommunen 11) Fellesnemnda har eit spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske og arealpolitiske konsekvensar. Fellesnemnda skal førebu budsjett for 2020 og økonomiplan Viktig å presisere at det er det nye formannskapet som skal gje budsjettinnstilling til det nye kommunestyret 12) Fellesnemnda disponerer eingongstilskot og reformstøtte frå staten i samband med kommunesamanslåinga. 13) Fellesnemnda skal vedta budsjett for samanslåingsprosessen innanfor ramma av dei statlege løyvingane 14) Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjerder. Forhold som ein vurderer det er naudsynt å ta stilling til, blir avgjort med vanleg fleirtal. Ved usemje skal Fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsetjast til etter at nytt kommunestyre er konstituert 15) Fellesnemnda skal halde kommunestyra i dei to kommunane orientert om nemnda sitt arbeid 16) Fellesnemnda skal legge til rette for eit godt samarbeid mellom prosjektleiar/ ny rådmann og rådmennene i dei to kommunane fram mot etablering av den nye kommunen 17) Delegering. Fellesnemnda kan delegere til politiske underutval og/eller administrativ styringsgruppe å fatte vedtak i enkeltsaker eller i saker som ikkje er av prinsipiell karakter 18) Saksførebuing Administrativ styringsgruppe førebur saker til fellesnemnda. Prosjektleiar/ny rådmann innstiller saker til fellesnemnda. Rådmennene i dei to kommunane har møte- og talerett i fellesnemnda

5 SAK 2 Framlegg til program for felles kommunestyremøte 15. juni 2017 Framlegg til vedtak: Styringsgruppa vedtar framlagt program for felles kommunestyresamling 15. juni Saksframstilling: Styringsgruppa her vedtatt å gjennomføre eit felles kommunestyremøte 15. juni 2017, frå kl. 09:00 kl. 15:00. Kommunestyremøtet vil finne stad i Oseana. Som prosessrettleiar og til å drive fram programmet for dagen er KS-konsulent v/åsbjørn Vetti leigd inn. Vetti vil fasilitere dagen med faglege innspel, prosessar, gruppearbeid, diskusjon og refleksjon. Som innleiar har vi også vore så heldige at ordførar i Rissa kommune Ove Vollan vil halde eit innlegg. Rissa kommune har kome langt i prosessen og skal ha ny kommune klar 1. januar Ordføraren i Rissa kommune vil dele sine erfaringar med arbeidet. Programmet for dagen vert klart til gjennomdrøfting i møte 29. mai 2017.

6 SAK 3 Status for pilotprosjekt i samanslåingsprosessen Framlegg til vedtak: Styringsgruppa tar status for pilotprosjekta til orientering Saksframstilling: I møte 19. desember 2016 vedtok styringsgruppa å nedsette fire pillotprosjekt for gjennomføring i samanslåingsprosessen. 1) Barnehageområdet 2) Kulturskuleområdet 3) Næringsområdet 4) Velferdsteknologi/ kvardagsrehabilitering I møtet vil det bli gitt ei orientering om status i dei fire pilotprosjekta.

7 SAK 4 Nye kartleggingsområde Framlegg til vedtak: Administrasjonane i dei to kommunane startar eit arbeid med å utvide kartleggingsområda som skissert nedanfor. Styringsgruppa/fellesnemda vert orientert fortløpande. Saksframstilling: På fellessamling med KS og Kommunal- og moderniseringsdepartementet 26. og 27. april 2017 fekk kommunane som var til stades eit godt innblikk i kva som skal til for å lykkast godt i arbeidet med å skape ein ny kommune. Fleire av dei som presenterte sine erfaringar viste til kor viktig det er gjere eit godt kartleggingsarbeid. Gjennom aktivt arbeid på dei ulike tenestområda har vi kartlagt mykj når det gjeld tenester, kvalitet, organisasjon og funksjonar. Dette arbeidet vil ha verdi når prosessen med implementering startar for fullt. Vidare arbeid med kartlegging vert viktig. Det er difor naudsynt å starte eit administrativt arbeid for å kartlegge fleire område. Dette gjeld mellom anna tema som ikkje direkte går inn i tenesteproduksjon, men som likevel har stor betydning for innbyggjarar, budsjett og vidare framdrift. Nedanfor er det lista opp nokre område som vil vere aktuelle å starte eit kartleggingsarbeid på. Dette er eit utkast, fleire område kjem til. Kommunalt planarbeid som pågår, og planar som bør og kan samkøyrast Gebyr og gebyrregulativ med eventuelle framskrivingar etter vedtatte planar Prisfastsetting forøvrig Status i arbeid med ulike større utviklingsarbeid Oversikt over næringsarbeid, status næring Kartlegging vatn og avløp Kartlegging kommunale vegar Innkjøp, offentlege anskaffingar Eigedom Kontraktar og avtalar Kartlegging investeirngsprosjekt Kartlegging selskapsstruktur, eigarskap m.m. Konsekvensar når det gjeld eigedomskatt Råd og utval (eldreråd, u-råd, rfmmnfe, andre?) Kyrkja Frivilligheitssentralen ASVO verksemd Andre aktuelle område for kartlegging som vil kome fram i prosessen

8 SAK 5 Felles kommunestyremøte 24. august 2017 Framlegg til vedtak: 1. Styringsgruppa sett ned ein namnekomite som skal kome med framlegg innan 10. august 2017 til namn på den nye kommunen. Komiteen skal ha tre medlemmar frå kvar kommune: 2. Følgjande vert framlegg til polistisk styringsstruktur: Kommunestyre Formannskap Plan- og bygningsutval Tenesteutval Administrasjonsutval Arbeidsmiljøutval 35 representantar 9 representantar (økonomi, alle næringsaker) 9 representantar (plan- og byggesaker) 9 representantar (tenesteutvikling oppvekst, helse, kultur, teknisk) 3 politiske representantar administrativt Fellesnemnda for Bjørnefjorden kommune skal i perioden fram til ha følgjande samansetting: Os kommune 5 representantar og Fusa kommune 5 representantar. Kommunestyra i dei to kommunane vel sine respektive representantar til fellesnemnda. 3. Val av revisor Administrasjonen får fullmakt til å starte arbeidet med val av revisor. Kontrollutvala innstiller i saka. 4. Oppretting av andre fellesorgan Det vert gjort framlegg om å oppnemne eit partssamansett utval til felles kommunestyremøte 24. august Utvalet skal ha 6 medlemmar: 2 tillitsvalde, 2 politikarar, 2 administrasjon. 5. Prosjektorgansiering Styringsgruppa arbeider for å kome med framlegg til prosjektorganisering til møtet 24. august Saksframstilling: Stortingsmelding nr. 96 «Endring av kommunestrukturen» kjem 8. juni 2017 til behandling i Stortinget. Dersom stortinget då gjer vedtak etter innstillinga, er kommunane Os og Fusa ein ny kommune med virkningsdato 1. januar 2020.

9 Når vedtak er gjort skal fylkesmennene snarast råd kalle inn til felles møte med dei aktuelle kommunestyra. Dette møtet er for kommunane Fusa og Os fastsett til 24. august 2017, jmf. Inndelingslova 25 er det nokre formkrav til innhald i dette møtet: 25: Når det er gjort vedtak om samanslåing av to eller fleire kommunar eller deling av kommunar som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, skal Fylkesmannen snarast mogleg kalle saman til eit felles møte med dei aktuelle kommunestyra. Ved samanslåing eller deling av kommunar som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, kallar departementet saman kommunestyra dersom kommunane ligg i ulike fylke. Ved samanslåing eller deling av fylke som nemnt i 3 andre ledd bokstav b, kallar departementet saman fylkestinga. Departementet kan gjere unntak frå kravet om slikt felles møte. På slike fellesmøte skal følgjande saker drøftast: a) forslag til namn på den nye kommunen eller det nye fylket b) talet på medlemmer i det nye kommunestyret eller fylkestinget c) kriterium for samansetjing av og funksjonar til fellesnemnd etter 26 i denne lova d) val av revisor for verksemda i fellesnemnda e) oppretting av eventuelle andre fellesorgan for å sikre gjennomføringa av samanslåinga I intensjonsavtalen mellom kommunane står det at Bjørnefjorden kommune skal vere arbeidsnamn fram til endeleg vedtak. Administrasjonen har vore i dialog med fylkesmannen om namn på kommunen skal vere klar til 24. august Noko eintydig svar er det ikkje, men det er heilt klart ein føresetnad i forarbeidet til lova at namn skal vedtakast i dette møtet. Dersom det ikkje er klart, kan dette delegerast til fellesnemda som då vil få ansvaret til å fastsette kommunenamnet. Administasjonen foreslår at styringsgruppa set ned ein komite (namnekomite) som fram til omlag 10. august 2017 arbeider med namnespørsmålet. Namn på den nye kommunen bør forankrast i begge kommunestyra før endeleg avgjerd. Det bør vere tre representantar frå kvar kommune i komiteen. Politisk styringsstruktur. Framlegg til politisk styringsstruktur i Bjørnefjorden kommune som gjort greie for i vedtatt intensjonsavtale: Kommunestyre Formannskap Plan- og bygningsutval Tenesteutval Administrasjonsutval Arbeidsmiljøutval 35 representantar 9 representantar (økonomi, alle næringsaker) 9 representantar (plan- og byggesaker) 9 representantar (tenesteutvikling oppvekst, helse, kultur, teknisk) 3 politiske representantar administrativt

10 Fellesnemnda for Bjørnefjorden kommune skal i perioden fram til ha følgjande samansetjing: Os kommune 5 representantar og Fusa kommune 5 representantar. Kommunestyra i dei to kommunane vel sine respektive representantar til fellesnemnda. Lokalpartia i Os og Fusa vil arbeide for god geografisk spreiing på kandidatane ved nominasjonen til første felles kommuneval i Bjørnefjorden kommune i Dersom styrigsgruppa ikkje gjer endringar på dette vil dette vere framlegg til politisk styringsstruktur til møtet 24. august Delegering av fullmakter til dei ulike utvala vert gjort av fellesnemda. Val av revisor. Administrasjonane vil starte arbeidet med val av revisor. Det er kontrollutvala som innstiller på val. Dette må ikkje vere endeleg avgjort innan 24. august, men arbeidet til fellesnemda i 2017 skal reviderast slik at ein tidleg haust bør ha dette på plass. Oppretting av evt. andre fellesorgan. Administrasjonane trur det vil vere tenleg å oppnemne eit partssamansett utval allereie i felles kommunestyremøte 24. august Eit godt trepartsamarbeid vert viktig i arbeidet, og ei god forankring av dette utvalet allereie 24. august 2017 vil vere teneleg. Styringsgruppa står fritt til å foreslå prosjektorganisering til møtet 24. august Fordelen med å ha dette på plass til dette møtet vil vere at ein då vil kome raskt i gang med arbeidet. Vedlagt eit framlegg til skisse til prosjektorganisering.

11 VEDLEGG TIL SAK 5: SKISSE TIL PROSJEKTORGANISERING Os kommunestyre FELLESNEMDA Fusa kommunestyre Prosjektansvarleg / ny rådmann Sekretariat fellesnemda Tenestenemd (politisk) Partsamansett utval Nemd for samfunnsutvikling, stab og støttefunksjonar (politisk) Prosjektleiar tenester Prosjektleiar samfunnsutvikling, Prosjektleiar stab/støtte administrative prosessar Prosejkt 1,2,3,4,5,6,7,8... Prosjekt 1,2,3,4,5,6,7,8... Prosjekt 1,2,3,4,5,6,7,8...

12 SAK 6 Møteplan framover Framlegg til vedtak: Vedlagte møtedatoar vert vedtatt slik dei ligg føre. Saksframstilling: Det skal gjerast mykje arbeid fram mot felles kommunestyremøte. Det er difor framlegg om to styringsgruppemøte før 24. august Onsdag 21. juni med følgjande tema: Etterarbeid felles kommunestyremøte 15. juni Forebu felles kommunestyremøte 24. august Måndag 14. august med tema tema: Førebu felles kommunestyremøte 24. august Etter 24 august 2017 vert det viktig å kome raskt i gang med arbeidet i fellesnemda. Det er difor framlegg om oppstartseminar fellesnemda datoane august (hotell i nærleiken). Administrasjonane er klar over at dette er midt i valkampen, men håpar desse to-tre dagane kan setjast av for å kome i gang med det viktig arbeidet. Fellesnemnd møtefrekvens i oppstart: Kvar tredje veke frå veke 37 i tidsrom kl.14 - kl. 17.